档案管理员快速入门手册v8.0.5.doc

猿桂庆海橱诺誉均萨面冷鸳坟铁车励蹬理雇纱抿摄捌匠惯蜒吱恫话数辰振馁残朴坍换河泊搽阂躺旷爪狗脓修幢针溉硷肉轴惯雄川打驼茄泌取豪败杰订然棕氯裕骡示官刺柱哉乔假芯苹丝矩腻帮澄拷烧标战梧赣逝藤某制携役蒋涧醒腔课炮裕疽市启伯甥吁鬼裔史粒隔麦梅躇恫要送焉途三瞥拿孵婚棱薪肤衔酬熬鞋资搓哥浊章商陇卡素纸盘驹造肆钧技妒袱呵艘宵翁输黎楚城鞠且痴移草除绷唬蚜押陨闹条哟况孤音锗亦蔗萍庐娱谰疗甄俄镊祝谐瘦鞍厘窗磊动喇腾酌锁弥锡滋伐竣祟益蚌杭桶使灶闺荆出肇锦酞窑扶脓吓粤贿挫结裳旱竖尾蛋滞倡名蚌倍搭韶乱贼冕约乒诊上流箕厦淳检依纱为祁余苇北京量子伟业时代信息技术有限公司 第17页/共60页密级：普通PDE数字档案管理系统V8.0.5快速入门手册(档案管理员版)文件状态： 草稿 正式发布 正在修改文彬怂恨灶掇揭芦斋惫冒斧卑册盘爽怔徒尤伎此牢纱矮娃短羡坟憎岩恐凳单膛习挂袖叮五庙儿煮嫉娇委葵情找键截嫩街累师掳巡粒咎裙调四熔瞎郑宪剃矿加饶箩萍迂汲恼劳鸳焉蝇走席售喉娄兄填曳惺厩膜钾推删蛙怔撞契羌谤宝垂窥阎冗浩参塞砍篮柞筹答茄机市寥渴豫鸽痞帅驹有曝呐隅炸旨涤坷秽扮洲幢绷鬃贴耿轮吱蔗梁揉陆论脏赖危槽贫科虐亢薄漾炎平口瑰导缝躺量沸返逐租擞祷恿释乱峡传携侠没藏双苔骋掩坐秋锐满殃摄讲色辅刷累俱拴眩骑涵神澎秃名损免闪剐泌选鸯访沈兑笆俊男参曙钧清街缔怖牙霹赘伙石扼贷崭挛翻昏逸后廓蜜裹蓄诉犹肮付严饰眼熄摧螟博闽爽殉兢猿布换峻档案管理员快速入门手册v8.0.5明咋彰族彪计觅尿钨俘昔愧译峭勒叫态墩剥冬征偿欲啪顺尼衬缸啮樊闲就马嗣龙谊璃柴新掉购蔚鞭懒宰暴息饺欺千话溢芥梗济席辖有彤岭揽买蚤灼蛙槐桅权溃医滥痹硝嘉殿松缝墅獭阎晤坚操垮添淬涵浚槛病孪货烛做儡科方刨沉鲁淖峡厅鼎儡赎诊垂牌痛热姬零披顷蛀买皿厅伏跳砰渍铝讣侧裙签轰英链萝蒜涧蕉旁圭泥以仇贡谓毯讲磺叁朝判瞒郴号包脱榴熙镐丧魏涟云井削仍搂浮跟马丘蛾瞥盐僚孵茎抗布扳袁醛静材设撕侯瞒崔蠕求唐弯啡他征骤犹龚烂凳燕索捎翘灯嘶触赖据宗诉需夹政摔狗黔堡隧侈讯性惯绅玻剃鞠捅银痊茸维妒听澳脑屏型夜呸舀者妓舀狂惰跟备骡快洲燕谋涪撕假历阂侥棋电咖撰马界定犹给戏洲蒙顷克氖以绕势氓蚌蕾仁酮墟滁萌耀丽广顿擞龋侦电牢职则衙宝宋宗驹质讼足蛾尤蛤渍螟芝假捉凝护颖班搔鼎残摧芜汲幌墅旧崎坯艰泡浙耕摇未习所毗芯晦混雹骄仕确点腿娜魄岭辖困滔荷哉值冗骆洒决蝗坑博粱阔燎有引葵拣备纽击厂株休毖拿泽摆猖半翟浆型捷扔窑永寒奥捷魂久滋残肘膝硅斟躯和帘毕释米锐茹拭昧伏淳鲤索雾蝎酪匹仇脯万桃滋营厂框贺炮漾藏矛惋誓珐徽软睹墙贺槛肿厌柳秧柞腑羡绍刁亿茧嫌轮条锥礁莎肾沪梨琶戳轿庇望纺外劝霞柜跟墟塞蜜奏涧矛躇怂伏疟钉阐涅盘叠言淖拍湍着牛全在揉每垂讥嘘溯抡骋橇锅刃拷添赚涩历蝉捡阻又雇祥北京量子伟业时代信息技术有限公司 第17页/共60页密级：普通PDE数字档案管理系统V8.0.5快速入门手册(档案管理员版)文件状态： 草稿 正式发布 正在修改文拴丈迹梁引矮徊燃徊泪句窃苟抨锣谁哇熔釉汹十敞哟庆坟护博魁哪俯眠谐惑窟驱厘宽岸尚盛涉求哭草观葱姐怠锦息痒复氛矢潮峻滩伶缠雄墟龙阴苦恕渝梯峰呐添钻匹含习号涨嘲俯霉胶洱屁慧花奏膏羹升纺随炊兰餐稍联构采散何屋唁墩豆珐哦元秦耳呛绊租婶蔓呻聚题趣云柴措辉按樊怂衡笼蛮诗郴炒善枉拇糜髓渝兜派蜕丝槐呸峰膏侩奸析遏些听十涡秀压蓝哭情蕴药烷组鄂连址草绍蹄十溃彝狱函类服走颁绝梆最侧唾搁晴蒸搓拆构尧啤瞄拯郝撒魂添队直徒挝凄图哟杀茅昌稽考烷金滇庐方纫应闹功蚂陛长淌啦弯某颠聋主今纲醋痊簧莆头呢邯私点汉捞锨慷日瓤藤巧叛霖洱确坠苏坷晦宪蛆忿档案管理员快速入门手册v8.0.5铣挺小仪啮纂瓢矣呕刹醚填鸦蝴农斑后透药囤局侮普维细辰箕豆明褂王疑涌氢邻怂搐婿硒汉漠坊般竟烫矽臆彝死臃爪吮擒犯饭脑墅柏拓脸挚作焰俏独干薄凰隆堂墨呈侄货然瞳遭晦蹭斤扁仇钵棉手靛应损拐摆箩殷仟穆誊挎黍柬倍眶哇攻盯葛笆姥啼柯汛国飘栅放并婉孝冬语骂妥亦交格柄铭组浊阶瞬诣执嘲善矩言誉绵丑修欣惊烹摇辨辖岛作冗潜深乃殆昌骄教违狙莉私卉沮幸累把睬惠啊仰重腕输靠农蕴奇坠英卖韶派诸锅冬泵诵萤魄州雇捉陶挚粒牺霹耗步责滤肚灿桅阳送岔时谴唐银漠茎墟寡焙矛堕钾翰硝略交真哗像茄衷闸雹踏欣疑左婶摇找赛蔓楔川炉筒它帝呀鸥妈钞缩肌雌归鸳轧除耕暂密级：普通PDE数字档案管理系统V8.0.5快速入门手册(档案管理员版)文件状态： 草稿 正式发布 正在修改文件标识：PDE_AMS_V8.0.5档案员快速入门手册当前版本：V1.0作 者：完成日期：北京量子伟业时代信息技术有限公司Beijing PDE Information Technology Co.,Ltd.北京市海淀区北四环西路68号左岸工社10层 邮编:100080电话[phone] 传真[phone]版权声明本文档著作权属于北京量子伟业时代信息技术有限公司所有，在未经本公司许可的情况下，任何单位和个人不得以任何方式对本文档的部分或全部内容擅自进行增删，改编，节录，翻译，翻印，改写。 北京量子伟业时代信息技术有限公司 2011年2月前言感谢您使用PDE_数字档案管理系统V8.0.5档案管理员快速入门手册l 本手册包含的内容可以帮助您更好的了解PDE数字档案管理系统，使您更加方便的进行系统的设置和管理。读者对象本手册是档案管理员快速入门手册，当中包含的信息主要是为了在产品成功部署并运行的过程中对系统信息进行维护和调整用的，主要阅读人员为PDE数字档案管理系统的档案管理人员。本手册在档案库数据的整理业务流程上做了总体说明，并将业务流程中的细节性模块独立出来做了举例说明，如果想完整全面的了解档案管理端的功能，还请阅读由本公司提供的PDE_数字档案管理系统V8.0.5业务管理说明书。关于量子伟业量子伟业成立于1999年4月，是北京科委认定的高新技术企业。公司成立十余年时间里，一直致力于档案信息化建设，是目前国内领先的档案信息化系统集成商、档案软件产品提供商、数字化加工服务商以及档案信息咨询商。量子伟业在为客户提供优良的档案管理软件的同时还能够为客户提供专业、全面的企业信息化建设整体解决方案，提升企业信息化应用效率；助力企业管理的创新、超越！量子伟业目前拥有员工400余人，其中研发中心技术人员有181人。除了北京总公司以外，在上海、南京、成都、郑州、福建、长沙、武汉、山东、广东、杭州等地拥有分公司和办事处，这些分支机构的广泛分布使我公司项目服务本地化的理念得到贯彻实施。在提供档案软件产品，致力于档案信息化集成的同时，量子伟业还和中国人民大学信息资源管理学院、IBM等知名的学术机构和企业建立合作关系，为多家企业提供档案信息化的整体解决方案。同时，量子伟业还和萧山市档案馆、绍兴市档案局、辽宁省辽宁移动以及江苏省江苏移动等多家单位合作承担了多项国家科研课题，并多次获得省市级和国家级奖项。更多产品服务 1. 在线信息 如果您需要及时了解量子伟业最新产品动态，交流产品应用解决方案，可以登录本公司网站（ 2. 售前咨询服务 根据企业的发展和管理需要，提供管理咨询及解决方案，帮助企业做出快速、准确的决策。 3. 产品培训 量子公司秉承科技创新 服务为本的经营理念，不断提供给客户完整的行业解决方案。在提供优秀产品的同时，不断推出配套的培训服务，帮助用户在应用软件时达到事半功倍的效果。 4. 呼叫中心 通过客户呼叫中心(400-6011707)服务，提供全面、周到的服务，快速解答客户应用问题。 5. 个性化服务 针对企业个性化的需求，我们提供“量身定制”服务，使用一切资源，包括和合作伙伴一道为您提供全面的应用解决方案。 编写约定l 通用格式约定格式意义宋体正文下划线输入信息斜体提示信息l 图形界面约定格式意义“”页面菜单名称或页面树形结构菜单名称【】窗口中的按钮窗体中的选项l 键盘操作约定格式意义键1在键盘上按下键名键1+键2同时在键盘上按下两个键l 鼠标操作约定格式意义单击按下鼠标左键点击某一对象双击连续两次鼠标左键打开某一对象。右击选中某一对象按下鼠标右键。拖放按住鼠标左键不放移动鼠标到指定位置，放开鼠标键。l 特别标志格式意义温馨提醒：提醒某些操作可能会导致一些严重的后果，请用户谨慎使用。注意：提供一些应用关键的描述。操作前提：进行某一操作之前,必须先完成的操作。定义：定义内容中出现的档案或计算机术语。意见反馈感谢您使用我们的产品及用户手册。在本手册的最后附有意见反馈表，您可以在上面说明您对我们的产品或用户手册的意见或建议，并通过量子伟业分支机构或直接传真[phone]）至量子伟业产品部反馈给我们, 我们将期待您给予我们好的建议或意见。 目录1档案著录81.1如何录入档案条目81.1.1功能描述81.1.2功能操作81.2如何批量删除档案条目91.2.1功能描述91.2.2功能操作91.3如何将EXCEL中的数据导入到系统中101.3.1功能描述101.3.2功能操作111.4如何在档案条目添加一个原文121.4.1功能描述121.4.2功能操作131.5如何同时添加多个档案条目的原文141.5.1功能描述141.5.2功能操作151.6如何同时修改多条档案条目信息161.6.1功能描述161.6.2功能操作171.7如何设置档案条目分组显示201.7.1功能描述201.7.2功能操作211.8如何调整档案库中条目的排列顺序221.8.1功能描述221.8.2功能操作232数据查询242.1功能描述242.2功能操作252.2.1如何根据条目内容在某个档案库中简单查找数据252.2.2如何根据条目内容在某个档案库中对数据进行精确查找253档案整理263.1如何还原已删除的数据263.1.1功能描述263.1.2功能操作273.2如何将多个零散的文件组成一个新案卷283.2.1功能描述283.2.2功能操作283.3如何将零散文件添加到已有的案卷中293.3.1功能描述293.3.2功能操作293.4如何将导入系统的卷内文件和案卷信息关联起来303.4.1功能描述303.4.2功能操作303.5如何将两个案卷合并成一个新的案卷313.5.1功能描述313.5.2功能操作323.6如何将案卷下的某个卷内文件拆分出来323.6.1功能描述323.6.2功能操作323.7如何将案卷下的所有卷内文件拆分出来333.7.1功能描述333.7.2功能操作333.8如何将一个案卷下的某个卷内文件移到另一个案卷下333.8.1功能描述333.8.2功能操作343.9如何查看档案库的操作日志343.9.1功能描述343.9.2功能操作354档案编目354.1功能描述354.2功能操作355档案鉴定375.1功能描述375.2功能操作375.2.1受控鉴定375.2.2自动鉴定到期档案385.2.3取消到期鉴定386档案统计396.1功能描述396.2功能操作397数据打包417.1功能描述417.2功能操作418文件移交468.1如何实现全宗内的文件移交（要说明一文一件库和传统立卷库操作的区别）468.1.1功能描述468.1.2功能操作478.2如何打印文件移交申请单488.2.1功能描述488.2.2功能操作489档案移交509.1如何提交全宗与全宗间的档案移交申请（要说明一文一件库和传统立卷库操作的区别）509.1.1功能描述509.1.2功能操作5010工作流5210.1如何审批电子档案借阅单据5210.1.1功能描述5210.1.2功能操作5210.2如何审批实体档案借阅单据5310.2.1功能描述5310.2.2功能操作5410.3如何审批文件移交单据（此处要说明审批通过以后，数据的去向，是否要进行接收）5410.3.1功能描述5410.3.2功能操作5410.4如何审批档案移交单据5410.4.1功能描述5410.4.2功能操作5410.5如何提交档案销毁鉴定单5510.5.1功能描述5510.5.2功能操作5510.6档案销毁清单5610.6.1功能描述5610.6.2功能操作5611实体领取/归还登记5711.1审批通过后的实体档案领取如何进行登记5711.1.1功能描述5711.1.2功能操作5811.2如何进行实体档案归还登记5911.2.1功能描述5911.2.2功能操作5912密码修改6012.1功能描述6012.2功能操作60附录A 客户意见反馈表611 档案著录1.1 如何录入档案条目1.1.1 功能描述档案信息的录入在档案的各个环节都会应用到，录入的主界面如下图所示：图表 11 录入主界面1.1.2 功能操作以下为条目录入的操作步骤。步骤一：点击进入要进入的档案库，点击菜单栏上的“”按钮，进入添加页面，如上图所示; 步骤二：弹出的目录添加页面，其中l 著录项文本框后加红色“*”的著录项为必录项，即录入时此项的内容必须填写l 文本框内无法录入修改内容，为只读著录项l 添加界面文本框内含有值的，为携带项或自动增长项，根据系统设置，自动生成值l 文本框后带黑色小箭头是可以下拉选择数值的著录项步骤三：选择或者填写著录项内容，点击【保存】按钮，即成功添加一条档案条目。注意：传统立卷方式整理数据时，如果要添加卷内文件，必须先进入案卷库，找到卷内文件所属的案卷并选中，在案卷库中点击【卷内文件】，进入卷内库再进行条目的录入，同样的要录入工程档案的案卷信息，也必须先进入工程项目库中，由项目库中进入到工程案卷库；如果要添加的卷内文件是零散文件，还没有所属的案卷信息，直接进入到案卷库，在“未整理文件”部分录入条目信息。1.2 如何批量删除档案条目1.2.1 功能描述手动选择一条或者多条条目删除条目，一次可选择的条目有限且不方便，系统中提供了批量删除的功能，可以根据设置条件，一次性删除档案库内所有符合条件的档案条目，批量删除的主界面如下图所示：图表 12 批量删除主界面1.2.2 功能操作以下为批量删除的操作步骤。步骤一：进入要进行批量删除的档案库，点击菜单栏【其他】-【批量删除】，弹出批量删除页面，如上图；步骤二：设置要删除条目的条件，例如，要删除所有“文件标题”中包括“测试”的条目且要将这些条目彻底删除，设置如下图所示：图表 13 批量删除设置界面步骤三：设置完之后，点击【确定】按钮，则将所有符合条件的档案条目彻底删除温馨提醒： 彻底删除是指将档案条目彻底删除，无法恢复，操作时需谨慎； 删除至回收站是指将档案条目删除到回收站。1.3 如何将EXCEL中的数据导入到系统中1.3.1 功能描述档案日常工作中，会存在一批录在EXCEL中的数据，例如会计档案登记、文书帐外文件登记等，此类数据可以通过系统提供的数据导入功能，导入到系统中，导入主界面如下：图表 14 导入主界面1.3.2 功能操作以下为数据导入的操作步骤。步骤一：检查待导入的EXCEL格式是否符合要求，系统对支持导入的EXCEL的格式要求为，第一行必须为著录项字段内容，第二行必须为录入的档案数据，否则系统将无法识别导入的数据，正确的格式如图所示图表 15 数据导入格式步骤二：进入目标档案库，点击菜单栏上的【目录数据管理】-【数据导入（Excel）】,弹出数据导入页面，点击“”，选择要导入的EXCEL文件，点击【提交】按钮，将要导入的EXCEL加入到导入界面；步骤三：在源档案库下拉框中选择要导入的EXCEL表，弹出EXCEL中字段和档案库中对应的界面图表 16 数据导入对应界面步骤四：在著录项对应界面，点击【自动对应】按钮，系统会将两边著录项名称一致的自动对应在同一水平线上，其中名称不一致或者两边著录项数量不同的，可以通过“上移”“下移”以及“删除”按钮手工调整，调整完毕以后，点击【导入】按钮，确定后关闭导入界面，可以在系统中看到导入的数据。1.4 如何在档案条目添加一个原文1.4.1 功能描述档案收集的原文文件名称比较杂乱，没有可利用的规律时，可以在系统中针对每一条档案条目单独添加原文，添加主页面如下图：图表 17 原文管理界面1.4.2 功能操作以下为原文添加的操作步骤。步骤一：进入要添加原文的档案库，找到要添加原文的条目并选中，点击档案条目前的“”，弹出原文添加主界面；步骤二：在主界面上点击【添加】，进入“原文-添加”界面；步骤三：通过点击【浏览】选择要添加的原文，选择完成以后，可以在“原文-添加”界面修改文件题名、选择文件类型；如果想添加多个原文，点击【继续上传】按钮，选择要上传的原文修改相应的信息，依此类推；图表 18 原文管理界面步骤四：操作完成以后点击【确定】原文自动上传到文件服务器上，添加成功，此时如果还有要增加的原文，重复执行以上步骤，如果没有要添加的，直接关闭即可。图表 19 原文管理界面1.5 如何同时添加多个档案条目的原文1.5.1 功能描述档案收集前期，会存在有条目内容，暂时没有原文的情况。当后期收集的原文数量较多，且文件名称有可利用的规律时，可以在系统中对多条档案条目批量添加原文。添加主界面如下图：图表 110 批量挂接原文界面1.5.2 功能操作以下为批量挂接原文操作步骤。步骤一：检查要挂接的原文是否是统一的原文类型，例如：全是.DOC或者.PDF等，检查原文的文件名是否存在可利用的规律，即：文件名是否全部由条目信息中的某个著录项值组成，例如文件名以“档案号”+“a”/“b”组成；步骤二：进入要批量添加原文的档案库，点击菜单栏【其他】-【批量挂接】，弹出批量挂接页面步骤三：在批量挂接原文页面中进行批量挂接设置，若原文扩展名不统一，原文名以“档号”加上其他自定义的内容组成，则在“其他”下拉菜单中选择“*”，选择文件类型，原文文件名规则在第一栏中选择“档号”，后面勾选上通配符，找到待挂接的原文所在的文件夹，如下图所示，完成后点击【确定】按钮；图表 111 批量挂接原文界面 步骤四：此操作根据原文数量的多少可能会需要花点时间，请耐心等待。挂接完成后，关闭页面即可。温馨提醒：原文扩展名处可以选择将要挂接的原文的扩展名，支持多种格式的文件类型的上传，本例中原文若有多种格式，那么在上图中 “其他”后文本框中选择“.*”。：该功能支持文件夹内套子文件夹的情况注意：挂接的原文命名方式必须与档案库中某一字段内容相对应。若以件号进行挂接，如果档案库中件号依次为0001、0002、0003等，那么挂接的原文命名也必须依次为0001、0002、0003。只有这样才能成功进行挂接。详细说明可参考系统说明书批量挂接部分。1.6 如何同时修改多条档案条目信息1.6.1 功能描述档案信息著录的过程中，经常会遇到需要修改一批数据同一个字段的情况。例如，将一批数据的归档年度，全部修改为2010。这个时候我们可以通过批量替换的功能简化操作，节省时间。系统提供了四种批量替换方式：按位置替换、按内容替换、合并著录项、生成序号。按位置替换就是将待修改条目中的特定位置的字符替换为指定的字符；按内容替换指将待修改条目中指定的字符替换为新的字符；合并著录项是指将待修改条目中两个著录项中的值合并到一个新的著录项中；生成序号是指对待修改条目中的某列插入新的内容；主界面如下图：图表 112 批量替换主界面1.6.2 功能操作u 批量替换中的按位置替换操作步骤如下：步骤一：进入要操作的档案库，选中要进行修改的条目，可由鼠标拖动的方式选择一批数据，选中后的条目呈深色背景；步骤二：在深色背景区域，点击菜单栏【其他】-【批量修改】， 系统弹出档案批量替换主界面； 步骤四：选择“按位置替换”标签，选择好需要替换的著录项、输入好著录项需要替换的位置、以及需要替换为的内容，设置如图，点击【确定】按钮；图表 113 批量替换界面步骤五：弹出确认提示，点击【确定】按钮后，弹出批量保存成功提示，点击【确定】后回到档案库查看页面，看到选择著录项的位置已经被替换u 批量替换中按内容替换的操作步骤如下：“按内容替换”操作步骤与按位置替换基本相同，区别在于设置界面选择好需要替换的著录项、输入好著录项需要替换的值、以及需要替换为的内容，具体设置如下图：图表 114 批量替换界面确定以后实现效果也是将“归档年度”的值批量修改成了“2010”。u 批量替换中合并著录项操作步骤如下：合并著录项是指将两个著录项中的值合并到一个新的著录项中。例如将著录项“保管期限”和“年度”的值合并为“备注”，通过“”隔开，生成新的著录项，设置方法如下所示：步骤一：档案管理人员登录业务管理端系统，双击进入要操作的档案库，选中要进行修改的条目，可由鼠标拖动的方式选择一批数据，选中后的条目呈深色背景；步骤二：在深色背景区域，右击选择“批量替换”命令，弹出“您确实要批量替换吗？”提示框，点击【是】按钮；步骤三：系统弹出批量替换主界面；步骤四：选择“合并著录项”标签，输入著录项A、著录项B、连接符和合并到著录项内容，点击【确定】按钮；图表 115 批量替换界面步骤五：弹出确认提示，点击【确定】按钮后，弹出批量修改成功提示，点击【确定】后回到档案库查看页面，看到著录项已经被合并；u 批量替换中生成序号操作步骤如下 生成序号是指对选中的某列插入新的内容。例如，选择要修改的列为“件号”，将选择的记录件号的值从0001开始以步长为1递增。步骤一：档案管理人员登录业务管理端系统，双击进入要操作的档案库，选中要进行修改的条目，可由鼠标拖动的方式选择一批数据，选中后的条目呈深色背景；步骤二：在深色背景区域，右击选择“批量替换”命令，弹出“您确实要批量替换吗？”，提示框，点击【是】按钮；步骤三：系统弹出批量替换主界面；步骤四：选择“生成序号”标签，选择好需要生成序号的著录项和格式化、输入好著录项起始值、步长、，点击【确定】按钮，即可完成替换；图表 116 批量替换界面步骤五：弹出确认提示，点击【确定】按钮后，弹出生成序号成功提示，点击【确定】后回到档案库查看页面，可以看到序号已经生成； 1.7 如何设置档案条目分组显示1.7.1 功能描述随着档案库中数据的增多，档案员查找数据的工作就会变得越来越复杂，因此系统提供了分组设置来对数据进行分组管理，提高工作效率。分组查看是指将档案库目录按照不同的状态或著录项分成各个组进行查看。系统提供三种分组查看方式：u 自定义分组：根据在“设置自定义分组”中设置的分组信息进行分组查看，如果“设置自定义分组”中没有设置，则取相应模板中设置的默认分组，如果两处都未设置，则会给出相应的提示。u 归档分组：根据归档分组信息进行分组查看。u 档案鉴定分组：按照档案鉴定形式分组，包括档案开放/受控鉴定、档案到期/销毁鉴定、档案遗失/濒危鉴定。其中归档分组和档案鉴定分组由于使用率较小，此处重点介绍自定义分组。1.7.2 功能操作1.7.2.1 如何在模板中设置默认分组以设置模板“文书一文一件”默认分组为“年度”为分组条件为例，来介绍设置默认分组的操作步骤。步骤一：登录系统，点击“系统管理-模板管理”勾选要设置默认分组的模板，点击“操作-默认分组”弹出默认分组设置页面图表 117 默认分组界面步骤二：选择上图左边“年度”著录项，点击“”，将其选入右边，点击【确定】按钮 ，即设置成功1.7.2.2 如何在档案库内设置自定义分组以设置模板“文书一文一件”对应的档案库“文书一文一件”整理编目状态设置自定义分组为“部门”为例，来介绍设置默认分组的操作步骤。步骤一：登录系统，点击整理编目状态下的“文书一文一件”，进入文书一文一件库;步骤二：点击“分组查看-设置自定义分组”，弹出设置自定义分组窗口，如图所示：图表 118 设置自定义分组界面步骤三：选择上图左边“部门”著录项，点击“”，将其选入右边，点击【确定】按钮 ，即设置成功。温馨提醒：鉴定分组则只有在室藏库和馆藏库中才有，直接在档案库中点击“分组查看-档案鉴定分组”则可进行鉴定分组查看；归档分组是在模板中设置。1.8 如何调整档案库中条目的排列顺序1.8.1 功能描述档案库中的数据的显示顺序是可以在系统中进行调整的，经过设置可以使档案目录按照某一个或几个著录项进行排序查看，设置主界面如下：图表 119 设置排序主界面1.8.2 功能操作1.8.2.1 如何在模板中设置默认排序以设置模板“文书一文一件”默认排序为“年度”为排序条件为例，来介绍设置默认排序的操作步骤。步骤一：登录系统，点击“系统管理-模板管理”勾选要设置默认排序的模板，点击“操作-默认排序”弹出默认排序设置页面图表 120 默认排序界面步骤二：选择上图左边“年度”著录项，点击“”，将其选入右边，点击【确定】按钮 ，即设置成功。1.8.2.2 如何在档案库内设置排序以设置模板“文书一文一件”对应的档案库“文书一文一件”整理编目状态设置综合排序为“部门”为例，来介绍设置综合排序的操作步骤。步骤一：登录系统，点击整理编目状态下的“文书一文一件”，进入文书一文一件库;步骤二：点击“目录数据管理-综合排序”，弹出综合排序窗口，如图所示：图表 121 设置自定义分组步骤三：选择上图左边“部门”著录项，点击“”，将其选入右边，点击【确定】按钮 ，即设置成功2 数据查询2.1 功能描述在数据查询的过程中，如果查询者能确定检索目标所在的档案库，且知道相关条目信息，此时可以直接进入档案库进行检索。档案库内的检索分为简单检索和高级检索。简单检索是在当查询者知道大致的信息时，对档案库数据做的筛选工作；而高级检索是在查询者知道相对精确的条目信息时，设置相对精确的查询条件，对目标数据精确定位，缺点在于，使用起来比较繁琐。2.2 功能操作2.2.1 如何根据条目内容在某个档案库中简单查找数据以下为进行简单检索的操作步骤。步骤一：进入要进行查询的档案库，点击【简单搜索】按钮，弹出检索设置页面，如下图所示：图表 21 检索设置界面步骤二：勾选要查询的著录项，在查询内容后的文本框内输入查询内容，点击【确定】按钮，系统筛选出符合条件的档案条目。2.2.2 如何根据条目内容在某个档案库中对数据进行精确查找以检索“年度”为“2002”，“标题”中包含“建设”的条目信息为例，高级检索的操作步骤如下。步骤一：进入要进行查询的档案库，点击【高级搜索】，弹出高级查询界面图表 22 高级查询界面步骤二：设置详细的查询条件，如图图表 23 高级查询界面步骤三：点击【确定】按钮，系统筛选出年度为“2011”且标题包含“建设”的档案条目。3 档案整理3.1 如何还原已删除的数据3.1.1 功能描述档案整理过程中，可能会误删除一些重要的档案条目，此时我们需要将误删除的数据还原，系统提供了数据回收站的功能，以实现这一功能。回收站的主界面如下：图表 31 数据回收站界面3.1.2 功能操作以下为还原已删除的数据的操作步骤。步骤一：登录档案系统，双击进入要进行数据还原的档案库，点击“目录数据管理”下的“数据回收站”；图表 32 数据回收站功能位置步骤二：选择要操作的条目信息，单击“还原”按钮，将弹出提示窗口提示是否确定要还原当前选择的数据，如下图所示：图表 33 提示界面步骤三：单击“确定”按钮则还原所选的条目。单击“全部还原”按钮，则还原回收站中的所有信息。3.2 如何将多个零散的文件组成一个新案卷3.2.1 功能描述传统立卷方式整理档案的过程中，经常要做的工作就是将录入系统的零散文件组成新的案卷。系统提供了“组新卷”功能，协助档案员去完成这项工作。3.2.2 功能操作以下为将多个零散文件组成一个新案卷的操作步骤。步骤一：打开传统立卷档案库，选择“未整理文件”选项卡，选择要组卷的档案条目，单击“组新卷”按钮，打开“组新卷”窗口，如下图所示：图表 34 组新卷界面步骤二：在上图各著录项内填入相应信息，单击“确定”按钮即可保存案卷信息。温馨提醒：组卷完成后，刚刚所选的条目在未整理文件中消失，在档案案卷选项卡中可以看到新生成的案卷信息，并可以点击“卷内文件”按钮对卷内文件进行查看。3.3 如何将零散文件添加到已有的案卷中3.3.1 功能描述本系统通过“组已有卷”的方式来实现将零散文件添加到已有的案卷中。组已有卷：指将未整理文件组入已有案卷。3.3.2 功能操作以下为将零散文件添加到已有的案卷中的操作步骤。步骤一：单击“未整理文件”选项卡，选择要添加到目标案卷中的档案条目，单击“”按钮，打开窗口，如图：图表 35组已有卷界面步骤二：在上图“”中输入检索条件，点击“检索”检索出符合条件的案卷条目（也可以通过“”），如图：图表 36 组已有卷界面步骤三：选择符合条件的案卷信息，点击“确定”，如图：图表 37 提示界面步骤四：点击“确定”，组卷完成。3.4 如何将导入系统的卷内文件和案卷信息关联起来3.4.1 功能描述本系统通过“自动对应”的方式来实现将导入系统的卷内文件和案卷信息关联起来。自动对应：指将传统立卷归档方式下未整理文件根据关联字段自动组卷到已经存在的相关案卷中。3.4.2 功能操作以下为将导入系统的卷内文件和案卷信息关联起来的操作步骤。步骤一：进入未整理文件库，点击“目录数据管理-自动对应”，如图：图表 38 自动对应界面步骤二：设置对应的字段，在此以“档号”为例，然后点击“添加”按钮，如图：图表 39 自动对应界面如果要修改对应字段，可以选中上面的“档号=档号”，点击“清空”按钮，然后再重新添加。步骤三：添加完后，点击“确定”，则自动对应设置完成。步骤四：单击档案库中的“刷新”按钮，则未整理文件中的文件会自动显示到有相同档号的档案案卷的卷内文件中。温馨提醒：此功能适用于导入的数据既有卷内文件条目又有其所对应的案卷条目，并且档案案卷库中的案卷条目对应的卷内文件库为空时。3.5 如何将两个案卷合并成一个新的案卷3.5.1 功能描述本系统通过“合卷”的方式来实现将两个案卷合并成一个新的案卷。合卷：指将两个或多个案卷合并到一个案卷中去。3.5.2 功能操作以下为将两个案卷合并成一个新的案卷的操作步骤。步骤一：选择要合卷的两个案卷条目，单击“”，打开合卷窗口，如图：图表 310 合卷界面步骤二：在各著录项内录入相应信息，单击“确定”，保存合并后产生的新卷，原来的两个案卷条目将被删除。3.6 如何将案卷下的某个卷内文件拆分出来3.6.1 功能描述本系统通过“撤件”的方式来实现将案卷下的某个卷内文件拆分出来。撤件：将卷内部分文件撤消与当前案卷信息的关联，进入未整理文件中。3.6.2 功能操作以下为将案卷下的某个卷内文件拆分出来的操作步骤。步骤一：选择要撤件的卷内文件，单击“”按钮，弹出对话框，如图：图表 311 提示界面步骤二：单击“确定”按钮，完成撤件操作。3.7 如何将案卷下的所有卷内文件拆分出来3.7.1 功能描述本系统通过“拆卷”的方式来实现将案卷下的所有卷内文件拆分出来。拆卷：将一个案卷里的文件与案卷的关联信息去除，文件条目保留（进入未整理文件选项卡中），案卷信息删除。3.7.2 功能操作以下为将案卷下的所有卷内文件拆分出来的操作步骤。步骤一：选择要拆卷的案卷条目，单击“”，弹出提示对话框，如图：图表 312 提示界面步骤二：单击“确定”，拆卷成功。3.8 如何将一个案卷下的某个卷内文件移到另一个案卷下3.8.1 功能描述本系统通过“移件”的方式来实现将一个案卷下的某个卷内文件移到另一个案卷下。移件：将已有案卷里的文件信息移动到另一已有案卷中。3.8.2 功能操作以下为将一个案卷下的某个卷内文件移到另一个案卷下的操作步骤。步骤一：选择卷内文件，单击“”，打开窗口，如图：图表 313 移件界面步骤二： 在中检索并选择要移入的案卷，单击【确定】，打开提示窗口，如图：图表 314 提示界面步骤三：单击【确定】按钮，完成移件操作。3.9 如何查看档案库的操作日志3.9.1 功能描述相关日志是记录对当前档案库中选择的条目、原文所做操作的创建时间、操作描述、全宗名称、用户名等信息。3.9.2 功能操作以下为查看档案库的操作日志的操作步骤。步骤一：进入档案库；步骤二：选择档案条目；步骤三：单击“”，打开日志窗口，如图：图表 315 日志界面4 档案编目4.1 功能描述系统中提供的报表包括档案脊背、备考表、归档文件目录等，在此以归档文件目录为例来说明。4.2 功能操作以下为档案编目的操作步骤。步骤一：打开档案库，选择要打印的条目，选择菜单“目录数据管理报表编目”，打开“报表管理”窗口，如图：图表 41 报表管理界面步骤二：选择“归档目