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体系文件设备备件管理控制程序 修订 日期 修订 单号 修订内容摘要 页次 版次 修订 审核 批准 2011/03/30/系统文件新制定 4 A/0/批准：审核：编制：设备备件管理控制程序 1.目的 2.适用范围 3.引用标准 4.定义 4.1 设备备件 4.2 备件 5.管理职责 5.1 设备部门职责 5.2 财务部门职责 5.3 使用部门职责 6.管理内容与要求 6.1 备件计划 6.2 备件采购 6.3 备件入仓与领用 6.4 关键备件试用及确认 6.5 库存管理 6.6 安全库存管理 7.附录和附表 1.目的 为规范公司在设备备件管理方面的职责、管理内容和方法，使备件管理工作得到有效控制，为降低备件费用以及资金积压，特制定本控制程序。2.适用范围 3.引用标准 TX-A.03.01质量管理手册 TX-B.04.02设备管理控制程序 4定义 4.1 设备备件：通常指用以设备维修、保养所需的零件、部件、油、气等物资的总称。4.2 本控制程序的备件，包含低值易耗品、工具、加工件和设备零部件等。为与公司产品的备件、配件区别，也称设备备件。5管理职责 5.1 设备部门职责：研制中心制造部设备课为公司设备备件管理的归口管理部门。对设备备件的计划、审核、采购、仓存、发放、费用统计、管理考核等管理工作的全过程负责。5.2 财务部门职责：负责对设备备件的费用进行管理与考核。5.3 使用部门职责：对本部门内的设备备件的计划、领用、二级仓存管理以及本部门的备件费用等负责。6.管理内容与要求 备件管理包括备件计划、采购、仓库管理、备件试用和确认等方面。6.1 备件计划 备件计划是保证备件使用和控制库存、费用的关键一环，使用部门应对备件计划的完整性、准确性和合理性负责。备件计划分为：月度备件采购计划、急购件临时采购计划和委外加工计划。6.1.1 备件计划与审批 1.备件计划号：备件计划号对设备备件的计划、领用与使用部门的对应有非常重要的作用。*NnyyyymmXXX*：备件类型。a)设备备件(B)；低值易耗品(D)；油品(Y)；工具(G)；加工件(J)。b)Nn：表示使用部门。N 代表部门，n 代表课室。c)yyyymm：表示年月。d)XXX：流水顺序号。2.表格：月度备件采购计划表、临时备件采购计划表、委外加工、修理申请单 3.备件计划审批流程：使用部门计划人课长部长设备课备件采购员课长主管部长审核，由主管副总批准。4.使用部门在填写备件采购计划时应明确备件的编号、名称、型号、规格、生产商、图号以准确描述所需的备件。5.使用部门计划人在填写备件采购计划时必须明确备件的数量，并尽量准确填写单价与金额并在备注栏说明用途以便各级管理人员审核控制费用。6.使用部门在制定备件计划时应在调查库存情况后认真填写，必须考虑以下几个因素：月使用消耗数量、现库存(含二级库存)、装机数量、安全库存以及价格性能比。7.为严格控制备件计划的准确性、完整性和合理性，设备课可以不予采购备件描述不清楚、计划马虎、虚报、乱报和非设备课采购范围（如生产物料、办公用品、劳保用品）的备件，但应知会使用部门。8.使用部门在制定备件计划时，应尽量选用备件仓的备件台帐目录中已登录的项目。6.1.2 月度备件采购计划 每月 25 日由使用部门做出下月的备件计划填写月度备件采购计划表并上交设备课。6.1.3 临时采购计划 1临时采购计划是用于计划采购由于设备突发性故障而备件仓无备件进行维修，且无相关设备进行替代使用时急需采购的备件。根据实际情况填报临时备件采购计划表，是用于月度采购计划考虑不足或应对突发事件的一种补充手段。2由于大量的临时采购计划必然对扰乱备件采购正常运作，造成真正的急购备件无法按时购回。因此，使用部门加强设备的预防维修和备件的计划预见性，减少临时采购的次数，主管课长应对临时采购计划全面负责。3设备课对于不属于急购备件的情况可以不予采购，但应知会使用部门。6.1.4 委外加工计划 1设备的零部件需要进行加工制造而公司无能力自行加工的，由使用部门填报委外加工、修理申请单。2设备的零部件需要进行公司内进行加工处理的，以工作联络单的形式执行。3委外加工件的计划原则上每月 25 日上报一次。特殊情况也可临时上报。6.2 备件采购 6.2.1 采购权限 1.备件的采购工作由设备课负责。2.一般备件由设备课备件采购员负责采购。3.对于有专业技术要求的备件和委外加工件的采购工作由设备课长指定或授权设备工程师采购或协助备件采购员采购。4.设备工程师执行采购工作任务时必须按 6.2.3 条款进行价格审核报批。6.2.2 备件的定价 1.招标：a)招标适用于低值易耗品、工具等价格变化较小的备品备件。b)招标由设备课编制招标文件并组织实施。2.符合以下条件之一的备件应通过招标或按价格审批制度报上级领导批准后方可实施采购。a)专用设备备件。b)单价高于500元的设备备件（不含钢材等低值易耗品）。c)进口备件。d)委外加工件。e)招标中未包含的备件。f)市场价格变化较大的备件。6.2.3 价格审批 1.表格：设备备件审价表 2.价格审核报批流程：备件采购员(设备工程师)设备课长主管部长主管副总。3.审批权限：a)一次采购价格低于 1000 元的，由设备课长批准。b)一次采购价格低于 5000 元的，由主管部长批准。c)一次采购价格高于或等于 5000 元的，由主管副总批准。4.其他要求：a)备件的采购定价必须有 3 家或以上供应商参与竞价。特殊情况不足 3 家的，采购员应做出书面的说明并经上级领导批准。b)如在三个月内发生重复采购的，备件价格可以按不高于上次审批的价格执行，不需要再办理价格审批。6.2.4 应急采购 1.对于严重影响生产急需购买的备件，备件采购员在经设备课课长同意后，先给予购买，再补办价格审批手续。2.对于一时无法找到设备课采购员采购而又严重影响生产的急购备件，设备课长应指定设备工程师或使用部门设备主管购买，并在 24 小时内通知设备课采购员。6.3 备件入仓与领用 备件计划、价格审批两个流程完成后相关单据表格发备件仓管员。6.3.1 备件入仓 1.供应商在供应货品时应将实物与送货单一同交付给备件仓，并与仓管员共同对实物的数量进行当面清点。对于未进行当面清点的，其数量以仓管员清点的数量为准。2.货品在验收合格后由仓管员办理入仓手续，并录入 SCM 系统。3.通用备件、低值易耗品等一般货品由仓管员进行验收。4.专用备件和贵重的货品由设备工程师组织对质量进行验收或通过试用来验收，填写关键备件信息跟踪卡。5.数量较大等原因进行验收抽检的备件，验收抽检率不低于 10%，且随机抽检。6.属于计量器具的，需经公司计量部门检测合格后方可办理入仓手续。7.仓管员在办理入仓手续时必须核对送货单中的价格、数量、供应商与招标或审批的是否一致，对于未招标或无审价的、送货不符的不得办理入仓。6.3.2 备件领用 1.备件领料单 是监控备件领用的原始凭证，因此在领用备件时必须规范领料单的填写。无领料单的，仓管员应拒绝发放。2.使用部门在填写领料单时必须正确填写的备件的编号、名称、型号、规格以及领用的数量，对于填写不全或不准确的，仓管员有权柜绝发放。备件的编号、名称、型号、规格应与备件仓的库存目录一致。同时，应如实填写备件的用途，以便设备课核算费用。3.领料单必须由使用课室领用人、主管课长签字确认有效。4.备件领用时，仓管员应如实填写实际发放的数量并签字确认。5.仓管员凭领料单办理备件出仓手续并录入 SCM 系统。6.使用部门在报领备件时应报领本部门(课室)做了计划并经批准的备件项目。对于未有有效的备件计划的申领，仓管员不得发放。特殊情况车间急需领用非本部门(课室)计划购回的备件，需经原计划的部门(课室)的主管课长签字确认，仓管员方可给予发放。7.属于大修、技术改造项目的备件，需经设备课备件管理员签字确认。否则，仓管员应拒绝发放或费用列入使用部门的维修费用。8.单价超过 500 元的设备备件，需经设备课备件管理员签字确认。单价超过 1000 元的设备备件，需经设备课长签字确认。否则，仓管员应拒绝发放。9.所有有工具、工装夹具以及单价超过 500 元的设备备件必须以旧换新。否则，仓管员应拒绝发放。a)消耗性材料不需要以旧换新。b)计划中明确新增并得到批准的，不需要以旧换新。c)特殊情况使用部门不能提供旧的备件以旧换新的，经使用部门长签字确认方可给予发放。6.4 关键备件试用及确认：1备件的质量关系到设备的性能、精度以及生产的产品质量、效率等，备件质量的控制水平很大程度上影响设备的使用与管理水平。因此，应在多方面加强对备件质量水平的控制水平。特别是关键和贵重的备件，对此类备件实施关键备件的质量信息跟踪管理。2关键备件的范畴：a).单价超过 500 元的设备备件（不含易损件）。b).与产品质量、设备性能精度密切相关的备件，如模具、检漏仪的传感器等。c).委外加工的非标件。d).用于现备件、油品等的替代试用的备件。3为直观地体现哪些备件为关键备件，在备件的编号时应与其他备件标识编号。设备课备件管理员每个季度应对关键备件的备件目录进行一次增补或删减。4 关键备件到厂后，仓管员不得立即办理入仓的相关手续。而应由设备工程师组织使用部门等进行试手。凭关键备件信息跟踪卡一起办理入仓手续。5 关键备件试用情况跟踪卡是监控备件质量和备件国产化和备件新开点的试用的原始纪录和重要依据，因此各级使用部门应本着客观求实原则记录。6 关键备件的试用期限为备件采购合同规定的期限，无合同规定期限的模具备件为到货后 1个月内、其他备件为 15 天内。否则，视为合格。7 备件试用不合格时，车间应在设备工程师或设备课备件管理员到场确认不合格的原因（涉及产品质量的应与现场工艺员一起）。6.5 库存管理：6.5.1 备件编号 1.为统一设备备件的管理，特制定设备备件的唯一识别编号备件编号。2.编号规则：详见附件一设备备件编号规则表 6.5.2 备件台帐 1.备件台帐(库存)反映了目前设备备件仓的物资现状，是备件库存管理和资金管理的重要依据。2.表格：设备备件库存台帐。3.备件仓管员须在备件入仓或领用 24 小时内完成电脑录入工作，自动生成 设备备件库存台帐。6.5.3 仓库管理 1.备件放置应分类定置，做好标识，并尽可能分开放置。2.规范填写备件的物资动态卡，做到物、帐、卡齐全并完全一致。3.做好备件的防尘、防锈和日常保养工作，保持备件的完好性。4.做好备件仓库的物资安全工作。6.5.4 库存盘点 1备件仓的库存状态每月进行一次盘点。2盘点工作由备件管理员组织，备件仓管员实施。3盘点采用实物清点与库存台帐对比的方式进行。4对于比较结果的不同之处（盘盈盘亏）由备件管理员进行统计和分析，制定整改措施并组织落实。5盘点记录按财务相关规定执行。6.5.5 备件报废 1.满足以下条件之一的，可以申请报废：a)设备主机已经办理报废的专用备件。b)入仓后 3 年内未有领用记录的备件。c)备件超过保质期已经无法正常使用的。d)由于保存不当等原因导致备件损坏而无法恢复和使用的。2.备件的报废由仓管员填报 设备备件报废申请单。报废经主管副总与财务部门共同批准有效。3.经批准报废的备件由仓管员将其从备件仓的货架上撤下，按财务相关规定处理。4.仓管员凭批准的设备备件报废申请单将备件库存的台帐办理消帐手续。5.备件的报废原则上一年一次,在备件仓年度盘点时实施。6.6 安全库存 1建立备件的安全库存，可以有效地控制备件的采购，减少备件资金占用率和设备维修费用，确保设备的正常运行，减少设备故障停机时间。2确定安全库存主要考虑的几个因素：a).企业设备维护保养的管理水平。b).备件供应的供应周期、协作关系、地区及周边环境条件。集中生产与供应可以缩短供应周期。c).备件的平均使用寿命。双班或三班生产的，其寿命比单班要短（使用天数上）。d).特殊情况，如备件的单位包装量、备件更换时的最小更换量等特殊因素。3备件安全库存的计算公式：安全库存数（D）=系数（K）*消耗量（M）*供应周期（Z）a).安全库存数（D）：保障月度生产所需的最低备件储备数量。b).系数（K）：与企业的设备管理维护水平，备件制造能力与水平，地区供应与协作备件等因素相关。条件好的取小，条件差的取大，一般取1.01.3。c).消耗量（M）：指一定时间内同一备件的实际消耗数量。一般取一年的月度平均实际消耗量。d).供应周期（Z）：指从备件订货起到货品入库的时间(月)。4备件的实际库存量原则上不超过（安全库存数+月度消耗量）。特殊情况如备件包装单位量、代应周期长等，经设备课确认可以适量增加，原则上不超过（安全库存数+2*月度消耗量）。5安全库存的维护：a).结合空调生产的季节性影响，备件安全库存的维护每年进行两次，分别在 11 月(旺季)和6 月(淡季)。年度维护主要针对金额较高的、淡旺季用量相差较大的等备件，结合即将到来的淡旺季生产的特点进行修正。b).新备件、备件装机量的变化（如新增/报废设备等）、备件设置安全库存的初期的相关基础数据与实际情况有较大出入等以及其他特殊情况，可以实施安全库存的即时维护。c).安全库存由设备课组织实施，使用部门课室协助提供相关基础数据。d).安全库存的维护由设备课备件管理员或工程师编制设备备件安全库存维护审批表，设备课长审核，主管部长批准。e).经批准的维护变更项目交由备件仓管员维护到备件管理系统。7附录和附表 编 号 名 称 版面 版式 备 注 TX-FB.04.03-01A 月度备件采购计划表 A4 竖 TX-FB.04.03-02A 临时备件采购计划表 A5 横 TX-FB.04.03-03A 设备备件价格审批表 A4 竖 TX-FB.04.03-04A 设备设备备件入仓单 A4 竖 TX-FB.04.03-05A 备件领用单 A5 横 TX-FB.04.03-06A 关键备件信息跟踪卡 A4 竖 TX-FB.04.03-07A 设备备件库存台帐 B4 竖 TX-FB.04.03-08A 设备备件报废申请表 A4 竖 TX-FB.04.03-09A 设备备件安全库存维护审批表 A4 竖