采购管理工作规范.doc

一、 目的
对采购活动进行控制，确保采购的产品符合规定要求。
二、 适用范围
适用于企业的采购活动，以及类似采购活动的外包活动。
三、 职责
经理负责采购文件的批准，主管采购工作；
供销部是采购活动的归口管理部门,负责采购活动控制；
化验室负责原燃材料的验证，参与对供方的评价和选择；
生产调度室参与对供方的评价和选择。
四、 依据文件
1．GB/T19001----2008标准；
2．企业质量管理体系文件；
3．GB /T 9774----2002 水泥包装用袋；
4．GB/T176----2008 水泥化学分析方法。
五、 工作规范
采购的产品直接影响或间接影响最终产品，因此应对采购活动进行必要的控制。控制采购过程和采购信息，控制采购产品的验证。
1． 采购产品范围的确定
对直接影响最终产品的原燃材料和能构成最终产品一部分的水泥包装袋，确定为A类产品。
对间接影响最终产品和影响随后的产品实现的辅助材料，如生产设备、仪器设备、磨机研磨体、衬板、窑用耐火材料、化学药品、硬件、软件及服务等，确定为B类产品。
根据采购产品对最终产品影响的程度不同，对供方及采购产品控制的程度也不同。对A类产品及其供方的控制应严一些，而对B类产品及其供方的控制应宽一些。
2． 确定采购要求
为确保最终产品符合顾客要求、符合法律法规要求、符合企业自身的规定，应对直接影响或间接影响最终产品的采购产品进行规定。根据采购产品对最终产品的影响程度，对采购要求确定具体要求。
对A类产品质量要求规定如下：

NO
采购
产品
质量要求
检验频次
取样
方式
1
石灰石
CaO≮48%， MgO≯2.5%
1次/≯1000t
瞬时
2
石灰石
碎屑
CaO≮45%， MgO≯2.5%
1次/≯1000t
瞬时
3
粘土
SiO2≮56%,Al2O3≮10%,n≮3.0
1次/≯300t
瞬时
4
煤
根据煤资源和实际需要定
1次/≯300t
瞬时

5
砂岩
碎屑
SiO2≮80%
1次/≯300t
瞬时
6
转炉渣
Fe2O3≮20%
1次/≯200t
瞬时
7
脱硫
石膏

SO3 ≮30%

1次/≯200t

瞬时
8
矿 渣
活性系数≮0.2%
1次/≯500t
瞬时

9
水 泥
包装袋

达到GB9774-2002合格品的要求

1次/批

瞬时
对B类产品因其特殊性,不宜做统一的规定,应根据当时的具体需要,在相关采购文件中进行详细规定。相关采购文件为：采购合同、协议书、采购计划、采购单等。
3． 选择评价供方
为确保采购产品符合相关规定要求，而且确保供方能长期稳定地提供合格的产品，应对供方按企业要求提供合格产品的能力进行评价选择。主要评价供方产品的符合性；供方提供合格产品的质量保证能力，即供方生产规模、交货期、运输、服务等，以及价格等其他必要的方面。评价时应考虑采购产品对产品质量影响的程度，对最终产品影响较大的A类产品的供方，在评价选择时应详细一些；而对B类产品的供方，在评价选择时应简单一些。
⑴对A类产品老供方的评价选择
对已建立供货关系的A类产品的老供方，由于只需评价其目前供货情况的有效性即能评价出其质量保证能力，故不需过多的评价其以前的情况，不用再多次考察其供货能力。因此每年年终供销部应对各原燃材料供方一年的供货情况进行总结。总结各供方交货期、运输、服务以及价格等情况，经过数据分析，分析出各供方供货的合格情况，分析改进的机会。化验室也应在每年年终对原燃材料各供方一年的供货质量情况进行总结，总结分析供货合格情况以及存在的问题。
供销部应针对原燃材料各供方的两份总结材料进行评价，评价各老供方供货情况的有效性。如果供方基本上能满足企业要求，供货情况有效，则就再次评价该供方为合格供方，并经主管经理批准。对存在的问题及时和该供方取得联系，以便供需双方共同采取必要的措施，确保采购产品符合规定采购要求。
经过评价发现，若供方对供货情况有效性存在问题较多，应要求其采取必要措施进行限期整改，如能按期达到要求，仍可评价其为合格供方。
经过评价认为，若供方对供货情况无效，存在问题较大，应取消其原合格供方资格，并停止其供货。如果确有改进，还需按新供方进行考察评价。
对于老供方的评价除年终定期评价以外，还可以平时进行。如果供方的采购产品连续三次达不到规定要求，则要求其限期改进。若仍不能改变，则取消其合格供方资格，停止其供货。
⑵对A类产品新供方的评价选择
对A类产品新供方的评价选择，首先由供销部和化验室对新供方进行考察，考察新供方的生产规模、产品质量、交货期、运输情况、服务以及价格情况等，并实地取样回厂进行检验。供销部应同时获取新供方的营业执照、开采证等背景材料，并写出考察报告。
供销部应召开由化验室、生产生产调度室参加的评价新供方会议。评价内容主要是考察报告、样品检验结果以及其背景材料，评价新供方是否具有稳定提供合格产品的能力，能否满足企业需求。如果新供方具有能稳定提供合格产品的能力，就评价其为合格供方，并经主管经理批准。
⑶对A类产品合格供方的控制
对每一年的合格供方进行登记，建立每个合格供方档案。对每次检验结果等信息，由供销部存入该供方档案，作为以后评价供方的依据。若发现供方存在问题，及时与其沟通，确定处理的必要措施，例如严加其验证、限期整改、停止进货、取消合格供方资格等措施，确保其产品符合规定要求。
⑷对B类产品供方的评价选择
对生产设备、仪器设备、磨机研磨体、衬板、窑用耐火材料、化学药品等B类产品的供方评价选择时，供销部应进行调查研究，找出同产品两家以上供方进行水平对比，通过货比三家，从中评价出综合能力较强，能较好满足企业需要的为目前供货单位。
4． 编制采购文件
⑴编制采购年度计划
每年年初，供销部按照本管理工作规范，根据当时各种采购产品的库存情况和当年的生产计划，编制当年的采购年度计划，经主管经理批准后，分发到有关部门。
采购年度计划，应有各产品的质量要求，质量要求可比本规范高一些，以使采购产品更好地符合规定要求，但不能低于规定要求。采购年度计划应有分月采购量。
⑵签定采购合同
根据采购年度计划和以前供货情况，分别和各合格供方签定采购合同，采购合同经主管经理批准生效。
采购合同中应明确产品技术要求、验收条件、交货期、数量、价格等内容。
采购协议内容也应和采购合同一样，确保采购产品符合规定要求。
化验室药品等，可以用采购单进行采购。
⑶采购信息
采购信息应表达拟采购的产品，适当时应包括：
A.供方提交的产品、提交产品的程序、提供过程要求（工艺要求），提供设备方面的要求应经过批准；
B.有关供方人员的资格要求；
C.供方的质量管理体系的要求；
不论采购年度计划，还是采购合同、协议、采购单、采购信息，在与供方沟通前，应经主管经理批准所规定的采购要求是否充分、是否适宜。
5. 验证采购产品
对A类采购产品的原燃材料，进厂时由化验室取样进行检验，原燃材料检验依据文件为GB/T176----2008标准。水泥包装袋进厂由计量部取样检验，水泥包装袋检验依据文件为GB/T 9774----2002标准。A类采购产品的质量要求见本管理工作规范。化验室将检验结果及时报供销部。合格产品由供销部办理进厂入库手续。不符合规定要求的采购产品，由供销部及时与供方联系并按不合格处置。
因B类产品种类较多，验证方法应有不同。
对生产设备、主要备品配件、仪器设备，进厂时开箱进行验证。首先验证主机，查看主机规格型号、生产厂家等是否与采购合同相一致，其次验证随机带的备件单或说明书中备件与实际是否相符。整个验收由供销部负责。如符合要求，则由计量部办理进厂入库手续；如不符合规定要求，由供销部及时与供方联系，使供方及时处置。符合规定时供销部才能办理进厂入库手续。
对磨机研磨体、衬板、窑用耐火材料等进厂时由计量部进行验证。验证其实验报告单是否与采购合同或采购单相符，也可以用实际消耗来进行验证。如果符合规定要求，由计量部办理进厂入库手续；如果不符合要求，供销部及时与供方联系，并按不合格品处置。
对化验室药品，供销部在采购时对照采购单选购所需的药品。不符合要求不购买，符合要求就购买。验证方式用采购单与药品的标识比较即可。
目前未有顾客对采购产品进行验证的情况，无在供方处进行验证的情况。
6． 对采购产品不合格的处置
对A类产品的原燃材料，当检验结果不符合规定要求时，如果均化后也难以达到规定要求，化验室拿出初步处置意见，由供销部及时和供方联系，采取退货处置，并责成供方采取必要措施，防止类似问题再次发生。如果均化后能达到规定要求，化验室拿出初步处置意见，由供销部及时和供方联系，采取降级降价让步接收处理，并责成供方杜绝类似问题再次发生。生产部门将该批不合格物料均化，再检验符合规定要求后，转入下道工序。
对水泥包装袋，如检验其结果达不到规定要求，供销部将该批包装袋退回供方处置。
对B类产品的生产设备、备品配件、仪器设备等，如验证不符合规定要求，则和供方联系，退货处理。
对B类产品的磨机研磨体、衬板、窑用耐火材料等，如达不到规定要求，根据不合格的程度，采取降级降价让步接收处置。如不合格程度严重，则由供销部采取退货处置。
对化验室药品，因符合要求时才购进，因此无不合格情况。
7． 确保部门质量目标完成
供销部的工作应围绕本部门的质量目标而开展。应经常检查考核本部门质量目标完成情况，及时发现问题，及时采取必要措施加以改进，使本部门工作开展有效，确保本部门质量目标完成，为实现企业的质量方针、质量目标做出本部门应有的贡献。
每半年供销部应对本部门质量目标完成情况以及存在的问题、应采取的措施等，以书面形式报管理者代表和经理并抄报生产调度室，使管理者代表及时掌握质量管理体系运行情况。
8． 检查采购过程，改进出现问题
按GB/T19001----2008标准要求，供销部应经常对采购过程进行监视、测量，发现改进的机会，使采购活动更有效的运行，确保供销部和企业质量目标完成。检查方法多种多样，如内部审核、过程监视、过程能力评价、过程产品检验、日常工作检查、质量目标完成情况、相关分析会议、过程结果的评审等。通过检查，发现问题，进行分析研究，找出产生的原因，采取必要的纠正措施和预防措施进行改进。采用PDCA方法使采购过程有效运行。
9． 培训采购人员
除企业举办各种培训班以外，还应采取各种培训形式，对采购工作人员进行培训。培训形式可以为新工作开始前、班前班后、月总结等。培训内容为合同法、业务知识、企业质量管理体系文件等。通过培训，提高采购人员的业务水平和素质，达到“人力资源管理工作规范”对其岗位的能力要求。通过培训，使采购人员充分认识到自己工作和质量目标的相关性及重要性，从而为实现本部门及企业质量目标做出贡献。
六、 记录
1．JL—供—01 对供方考察报告
2．JL—供—02 对供方评价结论表
3．JL—供—03 对供方供货情况总结表
4．JL—供—04 合格供方登记表
5．JL—供—05 采购年计划
6．JL—供—06 采购合同
7．JL—供—07 B类采购产品进厂验证记录
8．JL—供—08 原燃材料进厂月入库记录
9．JL—供—09 备品配件、材料进厂入库记录
⒑ JL—供—10 采购产品不合格与供方联系记录
⒒ JL—供—11 水泥包装用袋质量检验记录
⒓ JL—供—12 水泥包装用袋检验台帐
⒔ JL—供—13 供方产品质量情况总结
⒕ JL—供—14 顾客对供方产品质量验证记录
⒖ JL—供—15 采购人员培训记录
⒗ JL—供—16 采购工作总结
七、 审批、生效时间
⒈编 号：HYS-供02-C4-2009　
⒉起 草：龚 强　2009年1月26日
⒊审 核：王国栋　2009年1月27日
⒋批 准：吴锦禹　2009年1月28日
⒌发布时间：　2009年1月 28日
⒍生效时间：　2009年2月 1日
八、 发放范围
相关部门和人员。

九、修改控制

序号
文件更改通知单号
页
修改状态
生效时间
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合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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