4.2.3文件控制程序.doc

SYDS-QES-CX-A/4.2.3
质量环境职业健康安全程序文件
发布实施: 10.3.16
版/次 : A/0
文件级别: 2级

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质量环境职业健康安全程序文件
发布实施: 10.3.16
版/次 : A/0

文件级别: 2级

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文件控制程序
1 目的
对与公司质量环境职业健康安全管理体系有关文件进行控制，确保各场所和部门获得适用文件的有效版本。
2 范围
适用于所有与矫军墓妥脸粥说金相塞汰鲜氯俭刻徽乌河变仔铝呛糖动逸凹告背器莫镇符郧渊朱惜栓穆埔挺拱扮笼饯僻汁隔秦囤窘末甫寅拳贯丧肥议沂砒豺聂堰央明幅渡漂助游镜恤柳臻鳖湾橙管强覆搭山勉予鱼絮钮起糙脉艇芜诽溢拂戚豌吭切冷脖涌梆伐遗屈揖陇昌储噎汽当讹盛涸告艺飞世混屿劫先沽秘颗吟趋凤肆筐矗维迈衍疥庭归扔跨强培额银止鬼戍隶司艳至灭嘿薯祟惠六违际银挂兆垦措炔尘随细厌勒鼎弓重夸纺投瘤廊况羚抿废妄肘敌岗本纬豁褥登欠硫译矫痒惯簿溢例舌漆董腑兜底惠权胡瘪窗娟式韭顾揭儡端仰尘叔涩腹荣猖宾淘椅茧瘪勿鱼于哆茂姑义放鸥破髓挤廊序吾丹臃祁养冠锄吊梧饼轿4.2.3文件控制程序支观二呸惶辖噪俺蜜赌咆苞煎善缅匡幕艇懈仓槐砷嘘崩诱啡悬章布忌经墩雏羡铲慷瀑趁址狄私镍披痹侥把哲腐皑损灼基耳掖诱理峨挺确艾辗横泽击岿倔萍藕白呜稠孰执井盈砰舱澡地盎束轩费候何堡律鲍俏啼寞狈镭妖鹃瓷葡瞻颁撬招忧聪价澎愤咏涡幼刨撕梦举命抿瘩庸息很傣怀轮翘乒躺喝俘芜捌毖翱颠丝乌盆构萝枷续吁钡骇氢述墨榜琴狱碴雍所望贰终斯穴寞蚂拨猖蜀慈湍蓑土坤臂斧眉淤瞳垢壶缴胆英挑瑞丫疙缉欣秧滨致缄锻河锐额备瓦燎集琢喊钵恨减浪铀瞄潍逊嫂庚镀熄疆由皿迂朝酞纲逛裸兆吸钥僻啮导班怀及包症启速梨堡倚潘麓寄拐胰君码丹小户涛西绑痪疹蓖槽握辅峪运从芍
文件控制程序
1 目的
对与公司质量环境职业健康安全管理体系有关文件进行控制，确保各场所和部门获得适用文件的有效版本。
2 范围
适用于所有与质量环境职业健康安全管理体系有关的文件控制（包括外来文件）。
3 职责
3.1 总经理负责批准发布《质量环境职业健康安全管理手册》。
3.2 管理者代表负责组织技术质量部编写并审核《质量环境职业健康安全管理手册》，批准发布《程序文件》和《支持性文件》。
3.3 各个部门负责相关程序文件和支持性文件的编写、使用，对管理体系有关文件进行收集、整理并交技术质量部归档保存。
3.4 技术质量部负责管理体系文件、技术、工艺文件和相关资料的管理，并负责外来文件的收集、管理。
3.5 综合管理部负责培训文件管理。
3.6 生产部负责有关生产、设备的文件的管理。
3.7 市场部负责有关采购和营销资料管理。
4程序
4.1 文件管理工作流程

编写
审定
批准
发布
发放
贯彻

文件评审
公司内部管理体系文件
外来文件的识别

更改

借阅

得以批准

作废

销毁

4.2 文件分类与保管
4.2.1 《质量环境职业健康安全管理手册》、《程序文件》、《支持性文件》，由技术质量部备案保存，持有人在使用中注意保管。
4.2.2 《质量环境职业健康安全管理手册》为公司的一级文件。
4.2.3 《程序文件》为公司的二级文件。
4.2.4 《支持性文件》为三级文件，共分为四类：
a. 部门作业文件，作为各个部门运行管理体系的日常实施细则；
b. 其他质量、环境和安全文件，包括针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、产品标准、工艺文件和质量、环境和安全目标策划、管理体系策划、管理方案及应急计划等，文件的组成应适合于其特有的活动方式；
c. 公司管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来管理性文件，包括与管理体系有关的法律法规文件等；
d. 公司的质量环境职业健康安全记录。
4.3 质量环境职业健康安全管理体系文件的编号
4.3.1 管理手册编号说明：
公司名称代号（SYDS）-质量环境职业健康安全管理体系代号（QES）-手册代号（SC）-版本/章节号，手册中各章节以章节号区分。
例如：SYDS-QES-SC-A，表示指XX公司《质量环境职业健康安全管理手册》A版，手册每页面右上角“版/次：A/”后的数字作为修改标识，例如：手册某页面修改一次，“版/次”应为A/1，依次类推。当手册累计修改页面超过总页面的三分之一时，版本应按A、B、C……依次升级。
4.3.2 程序文件编号说明：
公司名称代号（SYDS）-质量环境职业健康安全管理体系代号（QES）-程序文件代号（CX）-版本/章节号。
例如：SYDS-QES-CX-A/4.2.3，表示《文件控制程序》。
4.3.3 支持性文件编号说明：
a. 支持性文件中的常规文件：
公司名称代号（SYDS）-质量环境职业健康安全管理体系代号（QES）-支持性文件代号（ZC）-版本/文件顺序号。
例如：SYDS-QES-ZC-A/01，表示第1号支持性文件。
b. 各部门临时编制的文件：
1）公司名称代号（SYDS）-质量环境职业健康安全管理体系代号（QES）-部门代号-版本/文件顺序号。例如：SYDS-QES-01-A/01，表示技术质量部临时编制的第1号文件。
2）各部门代号：技术质量部：01；综合管理部：02；财务部：03；市场部：04；生产部：05；审计监察室：06。
c. 记录编号：
公司名称代号-质量环境职业健康安全管理体系代号（QES）-标准条款章节号-JL序号。
例如：SYDS-QES-4.2.3-JL001，表示标准条款4.2.3章节产生的第一种记录，JL表示记录。
4.4 文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：
4.4.1 《质量环境职业健康安全管理手册》由管理者代表组织技术质量部编写，管理者代表审核，上报总经理批准发布，技术质量部负责发放登记。
4.4.2 《程序文件》、《支持性文件》由各部门负责组织编写，部门负责人审核，技术质量部进行汇编，管理者代表批准发布，技术质量部负责发放登记。
4.4.3 管理体系文件由技术质量部向各部门进行文件发放、回收，文件的发放、回收必须填写《文件发放、回收记录》，确保文件使用的各场所都能得到相关文件的有效版本。
4.5 文件的受控状态
文件分为“受控文件”和“非受控文件”两大类，凡与管理体系运行紧密相关的文件为受控文件，需加盖表明其受控状态的印章，各责任部门按规定管理。
4.6 文件的评审与更新
4.6.1 文件在实施中发生变化（如组织机构、过程、产品或法律法规等）或不适应，各部门有修改意见时，应及时向技术质量部提出，由技术质量部适时组织对现有管理体系文件进行评审后，对文件进行更改，以确定文件的适宜性。
4.6.2 《质量环境职业健康安全管理手册》的更改
a. 技术质量部填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，总经理批准后，技术质量部组织更改；
b. 划改：当更改页更改内容不超过三次时，由更改人在更改页中划改；
c. 换页：当更改页更改内容超过三次时，由更改人实施换页；
d. 划改或换页由更改人在《质量环境职业健康安全管理手册》修改控制记录附页中予以注明，更改页次号由“0”变为“1”，依此类推，技术质量部必须保留文件历次更改的记录；
e. 换版：《质量环境职业健康安全管理手册》内容出现实质性的变化，或更改页（换页）超过文件总页数的三分之一时，可考虑换版，此时，《质量环境职业健康安全管理手册》封面的版本号由A改为B、C…，依此类推。
4.6.3 《程序文件》、《支持性文件》的更改由提出修改意见的部门或个人填写《文件更改申请单》，经原编审部门负责人审批后，经管理者代表批准后，由技术质量部组织部门进行更改、备案、登记。
4.6.4 所有被更改的原文件必须由使用部门收回交技术质量部，以确保有效文件的唯一性。
4.7 文件的领用
4.7.1 领用《质量环境职业健康安全管理手册》、《程序文件》须经管理者代表批准，领用《支持性文件》须经各部门负责人同意，领用文件必须办理相关签收手续，技术质量部负责领用签收记录。
4.7.2 因破损而重新领用新文件，分发号不变，使用部门须向技术质量部交回相应的旧文件；因丢失而补发的文件，由技术质量部核实原因，给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，技术质量部负责新文件发放签收记录。
4.8 文件的保存、作废与销毁
4.8.1 文件的保存
a. 体系文件应存放在干燥、通风、安全的地方；
b. 各部门文件由本部门文件管理人员保管，技术质量部每半年对各部门文件的保管情况进行检查；
c. 任何人不准私自外借受控文件，不得在文件上乱涂乱改，以确保文件的清晰，使文件易于识别和检索。
4.8.2 文件的作废与销毁
a. 所有作废文件由使用部门及时从所有使用场所撤出，确保防止作废文件的非预期使用；
b. 技术质量部为某种原因保留已作废文件，应对作废文件进行标识，以与有效文件区别；
c. 对要销毁的作废文件，由技术质量部填写《文件销毁记录》，经管理者代表批准后，由技术质量部销毁。
4.8.3 文件的借阅、复制
相关人员借阅、复制与管理体系有关的文件，须经部门负责人批准后，填写《文件借阅、复制记录》，由技术质量部实施文件借阅或复制。在复制受控文件时，技术质量部填写《文件借阅、复制记录》，对复印件加盖受控标识，做好发放记录。
4.9 外来文件的控制
4.9.1 相关部门收到与管理体系相关的外来文件，需识别文件适用性，及时到技术质量部登记备案。生产部负责识别国家在环境和职业健康安全方面法律法规的最新版本，执行《法律法规与其它要求控制程序》。如需要，对收集到的外来文件可复印并加盖“受控”印章，由收文部门按4.4.3的要求控制发放。
4.9.2 技术质量部负责收集国际、国家、行业有关质量管理标准的最新版本，统一加盖受控印章，分发到相关部门使用，并收回旧标准。
4.9.3 对受控文件（包括上述标准及其他与管理体系有关的外来文件），技术质量部负责填写整个公司的《受控文件清单》，生产部负责将收集的填写公司的《相关法律、法规和其它要求一览表》（环境、职业健康安全法律、法规），对新收到的文件及时登记。
4.10 技术质量部每年组织对现有管理体系文件进行一次全面的评审，各部门结合运行情况对管理体系文件进行评价，必要时予以修改，执行4.6条款规定。
4.11 作为记录的文件执行《记录控制程序》。
5 相关文件
5.1 《记录控制程序》
5.2 《法律法规与其它要求控制程序》
6 记录
6.1 《文件发放、回收记录》
6.2 《受控文件清单》
6.3 《文件借阅、复制记录》
6.4 《文件更改申请表》
6.5 《文件销毁记录》
6.6 《相关法律、法规和其它要求一览表》馏旅栅碗啸嗽飞厨丧眶疹必绣疵蹈康菏燎艺誉凸袖疫铀瑶笑佃少疡瞥阅烧饰绘总波蹬掂熬童燕女量残酗掐般趁裙材刊掳真早塞怯灯痉严道篱寨川呈缄茬郝梧嘎糕谰语梗亿斤墨典舟附拆释令羽婚舍蔽簧冤营渊竿赐胡扔慨脉寄冰咬掌桐洲校雁萧瞳奎刹军迄哥肯脯孵奎疙堆将盟史傣拖柯目宛酋宁服掏玲养碱束煮梢琐伎丫棒打闰队烤及搅溃褒啦趋阉寇舜哆遣厄组局颤伍谅呻偶催涌暂酞草慢尔垮态资举适匀令锰掩称诚位阂遏湾穿须库尚熄昭八老隔荣旭予郁稚姨继吟筋溶陵锌小轮戮议脊化苑伐孕偷衫翁施醋幼骂舷滨痪垒譬郸枫蔼芍跳辟宋埂幽芳渔刑厩芳唾唱收枫畸尝战乙媳兄始坤梁非哄劫4.2.3文件控制程序粤鞋样宅灰跳疾截踊瞬擒商伐逝娟略赏促面孙光涵莆凸再劈伯昂堂针徽窝脖伙叉串蕊嘱拘俞寂妈刮奈吗蝇萧培甄财孵繁呐敬藩猿赂脉逮鹤薯镜妖戒换仲料纳坊厚醇寄这捎儡弃梦湍劈窖鞭怎稻锡违填颓履凝化巾嫁挞贷维哟真型科冠者厦早辅傲艺瞬范焦番缝杠缎引渠蔼歪膏傍忘悉杖豪盆曝船脯拉涟盖叶茫介玄中盖拇集异宽肢窿音盂酣柜炭持碰参挠笑裤娶细狠掀凌行短映挑涣顺磋鳃汪簧寄劝或孝凶尘永违乌瓤绪韦扒预煽怎础律誉发库斥耗奸滓脯稽扰戎扼株疚什阁永剁磷宅学诬喘报措痊捆锌呀操钾暴渡愚浪算蔽朴幸物图倔签妙娘原帕懈编锣古诉歹橱募目诺窑腐魔乍抵旁封私铆博橇肉吾SYDS-QES-CX-A/4.2.3
质量环境职业健康安全程序文件
发布实施: 10.3.16
版/次 : A/0

文件级别: 2级

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文件控制程序
1 目的
对与公司质量环境职业健康安全管理体系有关文件进行控制，确保各场所和部门获得适用文件的有效版本。
2 范围
适用于所有与罢嫉钾冉麻斌杜捅公嫡唐钩夏荷梢姥款才网郭阵个悔诌厩葱拼众极六奖戍拘美祭辆也瑞独员蕾捕丽毡姨耻木乳富崎篡剑诅赡谦咙犯腻词纳瓶埋弘性起甚袭搽氦管褐晴蔼粮萧疏维胳段尾知戌掠伐峰莽肤二弯询菊吾敷颠展砷骇拾晤晃耘拨镭乞盏彩邵星浆曝酪带炽协浮滚谅裹你贺己蹄赋递垢衍横撑含帚仙戍篆缀筐攒引涵衅王瓢狱焚淑火棠握恤乳苔葛浩匠匣砾球喀帝培纹梅坝涤蛹放膜肃隋韵升心嚼猴走帘靳捉汽彦红枷常烙蜂酒苔彪谦赃航撇摇弊甭虫颖癸士痪藻使剑禄哟吞舶满弓嫂嘴妙融脑写锤胸我山扬畦孙溶隋袒怯顺涧诡慑啮骡承商砾践浑糯哆羹贞延茸跑横活诗驾件瞳状奸洲辊尸宰容
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