恒实海阔天空二期工程档案管理办法.doc

海南海航恒实房地产开发有限公司
海阔天空二期工程档案管理办法

总　则
一、说明
为了加强建设工程档案管理，提高案卷质量，特制定本实施细则。
本细则主要依据国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB／T50328――2001），结合建设工程档案管理工作实际制定。
本实施细则适用于本公司开发海阔天空二期工程项目档案的整理。项目承包人、监理单位须按此办法整理工程档案并适时向公司移交。
二、文件材料及立卷质量要求
1、文件材料要准确、系统、齐全，内容真实，签署手续完备，要严格按照《建设工程文件归档整理规范》。
2、档案材料的材质与书写材料必须有利于长期保存。
3、立卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。
4、工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图以及不同载体的材料，原则上要分别组卷，组卷应合理有序。
5、案卷封面、卷内目录、备考表等一律采用电脑打印。
立卷程序与标准
立卷是一个分类、组合、整理、编目过程。
一、分类
文件材料立卷的基本单元是一个单项工程（如一幢建筑、一条道路、一座桥梁），简称工程。如一个建设项目（简称项目）由若干个工程组成，原则上应将每个工程的文件材料分开组卷，其中施工技术文件、竣工图部分应严格按工程组卷。工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件可以以项目为单位分类组卷。
二、排列
（一）排列原则
1、文字材料在前，图纸在后。
2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。
（二）排列顺序
以工程为单位组卷的文件材料应严格按以下6大类排列：
1、工程准备阶段文件
2、监理文件
3、施工技术文件
4、竣工验收文件
5、竣工图
6、声像、电子文件材料
每一类文件材料的排列应严格按附表进行。不能有重复和颠倒现象。
三、组合
将分类排列好的一个项目（或工程）的全部文件材料，按一定形式组合起来。
（一）组合的基本要求
1、组合应以文件材料的内容为主线，兼顾其他特征，使之联系密切，分级适当，分卷合理，内容尽量单一，类型鲜明，卷与卷内容相互衔接。按工程参建单位（如建筑、基础、水电、市政、管线、绿化、装饰、安装、网络、监理等）进行，其中文字、图纸、照片、录像、电子材料应分别组合。文字材料中工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件四个部分一般也要分别组卷。一、二次组合文件材料的相互组合、排列，不能出现交叉和跨越，同一组合（包括一、二次组合）文件材料中的内容不能拆分在不同的案卷中。
2、竣工图原则上按专业分开组卷。当工程图纸较少时，也可组合立卷，但不能将同一专业的图纸分出一部分与其他专业图纸组合成一卷。
3、组卷的一般内容、顺序和组合方式依据附件1进行。
4、案卷厚度为20－40mm。
（二）组合的基本方法
1．工程准备阶段文件以项目组卷。按文件类别（如立项文件、招投标文件等6类）进行组合，根据文件材料多少组成一卷或若干卷。同一类别的文件原则上不能组合在不同案卷中。
2．监理文件以项目组卷。按工程或文件类别（如会议纪要、月报、控制文件报验单等）进行排列组合。同一类别的文件材料原则上不能组合在不同案卷中。
3．建筑安装工程施工技术文件应严格按每个工程进行组合，每个工程应按单位工程、分部工程、工序、文件材料内容，或者相邻文件来进行组合。但土建、设备安装工程施工技术文件应分别组卷，原则上土建施工技术文件中的桩基文件应与其他文件分别组卷。
4．竣工验收文件以项目组卷，以文件材料内容（如竣工验收报告、竣工总结、规划验收合格证、质量评估报告等）排列组合。
5．室外（总体）工程资料，按道路（广场）、管线、绿化等专业组合。
四、整理
1、去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行托裱。
2、文字材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一（297mm×210mm A4），以A4规格为标准，卷内其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等达到统一。
3、对于文件材料原件规格不足A4时，常用裱贴方法有两种：一是将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张A4规格的白纸上；二是采用阶梯式的裱贴方法，即将若干张（视原件大小定）需裱贴的小尺寸文件材料排成上下阶梯式，贴于一张A4规格的白纸上。裱贴时，应在左边留出25－30mm装订边。
4、裱贴衬纸用70克以上书写纸。
5、图纸一律按手风琴折叠法，折成四号图幅规格（297mm×210mm），图签外露于右下角，图纸不应露白。
五、编目
对分类排列组合以后的文件、图纸、声像材料，进行系统的编目。
（一）卷内文件编号
1、卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷单独从1号开始编号。
2、页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角；图纸页号的编写位置应紧靠标题栏外的右下角。
3、页号编写一律使用号码机。
4、案卷封面、卷内目录（原有图纸目录除外）、备考表不编写页号。
（二）卷内目录的编制
卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注组成。
1、序号即顺序号，用以固定卷内文件次序。卷内文件依其排列先后填写序号。序号用阿拉伯数字从1起依次标注。
2、文件编号，填写文件的文号或每张（类）图纸原编图号。
3、责任者，填写文件材料的编制单位或主要责任单位（竣工图的责任者为施工单位）。建材质保及材料出厂证明书的责任者可以省略，案卷封面上的编制单位填施工单位名称。
4、文件材料题名，也称文件标题，填写每份（类）文件材料题名的全称。无题名的文件应根据内容拟写题名。卷内原有完整、准确的图纸目录，题名可从简，如“建筑竣工图或建筑竣工图1－10”。
5、日期，填写编制文件的年月日或起止日期。填写号可省略“年”、“月”、“日”用“.”代替。质保资料的编制日期可以省略。
6、页次，填写每份（类）文件材料首页上标注的页号，最后一份文件的页次应注明起止页号。
7、备注，对卷内文件变化作必要说明。
8、卷内目录放置于本卷首页之前。
（三）卷内备考表的编制
卷内备考表由本卷页数、说明、立卷人、审核人、时间组成。
1、本卷页数，填写已编号的文件材料的数量。
2、说明，填写卷内文件缺损、修改、补充等情况。
3、立卷人，完成立卷后，由立卷单位立卷责任人签名。
4、审核人，由案卷质量审核者签名。
5、日期，由相应的立卷人、审核人等填写。
6、卷内备考表排列在本卷内文件材料的尾页之后。
（四）案卷封面的编制。
1、案卷封面采用内封面形式，主要内容有案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。
2、案卷题名详见七。
3、编制单位，即卷内文件材料的形成单位或主要责任者。竣工图编制单位为施工单位。
4、编制日期，即卷内文件的形成起止日期，与卷内目录中日期项一致。
5、密级分秘密和无密（可不填）两种，保管期限分永久、长期两种。
六、案卷装订的要求
1、案卷采用装订和不装订两种形式。即文字材料装订，图纸不装订。
2、装订采用三孔式，孔距为85mm，距纸张左边缘15mm，上中下位置距中，用棉线（鞋带）穿孔，结头打在背面。
七、拟定案卷题名
案卷题名应简明扼要，准确揭示卷内文件材料的内容，便于保管和利用。
1、案卷题名一般由建设单位名称、建设项目名称、工程名称、卷内文件材料内容四个部分（要素）组成，字数控制在38个汉字内。
2、同一项目的案卷题名时，建设单位、项目（工程）名称一般应保持前后一致。如若干个工程或整个项目文件材料组合卷，案卷题名时应写明项目和工程名称（或编号）。如：“海阔天空2期（项目名称）1－7号住宅（工程名称）施工文件”。
3、建设单位的名称，在命名时须用全称或通用简称。同时应与著录卡内容一致。
4、建设项目名称应按立项文件（计划任务书批复）内容准确填写；建设项目只有1个工程，工程名称省略。若建设项目包括若干个工程，工程名称应按规划许可证或验收合格证中内容填写。
5、卷内文件材料内容，应严格按附表中文件材料名称（或一次、二次、综合、总括名称）准确填写，同时，同一层次中的2卷以上文件材料内容题名相互间应属并列关系，不能包含。同一份、类、次文件材料内容可以用“之一、之二……”表示，但文字材料一般不超过3卷，图纸卷不能超过5卷。
八、照片材料的整理
1、照片按照工程前期、施工过程、竣工验收三个阶段的秩序分类排列。
2、将排列整理好的照片，依次粘在芯页上，芯页规格统一为297mm×210mm（A4）。2张照片粘一张芯页。
3、每张照片要有必要和简洁的文字说明，要写明被摄物所在的具体地点、时间、内容（含人物）。
4、对于一组联系密切的照片应加以总说明。
5、编目、拟定案卷标题等，参照文件材料要求进行。
6、照片材料原则上应单独立卷。当照片较少时（几张），可不单独立卷，将整理好的芯页排列在竣工验收文件之后，与竣工验收文件一并立卷。

附件1：建筑工程文件材料归档内容、排列顺序表
附件2：文件材料组合表

附件1：
建筑工程文件材料归档内容、排列顺序表
一、工程准备阶段文件
1.立项文件
1.1项目建议书批复、项目建议书
1.2可行性研究报告批复、可行性研究报告
1.3计划任务书（或设计任务书）批复、申请报告
1.4会议纪要、领导讲话、专家建议
2.建设用地、拆迁文件
2.1规划定点意见书、规划定点图
2.2建设用地规划许可证及其附件
2.3征拨建设用地批文、申请报告
2.4土地转出让合同（协议）
2.5拆迁批文、安置意见、协议、汇总表等
3.勘察、设计文件
3.1工程地质勘察报告
3.2水文地质勘察报告等
3.3初步设计批复
3.4设计方案审查意见及附图
3.5有关行政主管部门（人防、环保、消防、白蚁防治、市政、建设、抗震、文化、文管等）批准文件或协议
3.6施工图设计审批意见
4.招投标文件
4.1勘察设计招投标文件
4.2勘察设计承包合同
4.3设计招投标文件
4.4设计承包合同
4.5施工招投标文件
4.6施工承包合同
4.7工程监理招投标文件
4.8监理委托合同
5.开工审批文件
5.1建设项目规划审批文件
5.2建设工程规划许可证及其附件
5.3年度计划（或开工）批复、申请
5.4审计意见书
5.5建设工程施工许可证
5.6工程质量监督申报表、工作方案等
5.7建筑工程安全受监登记表
二、监理文件
1．监理规划
1.1监理规划
1.2监理实施细则
1.3监理部总控制计划等
2. 进度控制
2.1工程开工/复工审批表
2.2工程开工/复工暂停令
2.3 有关进度控制的监理通知
2.4 有关进度控制的回复单
2.5施工进度计划(调整计划)报审表
2.6工程延期报审计审批
3.质量控制
3.1 有关质量控制的监理通知
3.2有关质量控制的回复单
3.3质量事故报告及处理结果;
3.4不合格项目处理方案及处理结果
4.造价控制
4.1有关质量控制的监理通知；
4.2有关质量控制的回复单；
4.3预付款报审与支付;
4.4付款报审与支付.
5.分包资质
5.1分包单位资质材料
5.2供货单位资质材料
5.3试验单位资质材料
6．合同与其他事项管理
6.1费用索赔报告及审批；
6.2合同争议、违约报告及处理意见；
6.3 合同变更材料
7监理工作总结
7.1专题总结;
7.2月报总结;
7.3 工作竣工总结
7.4工程竣工监理验收评估报告

三、施工技术文件
（一）桩基部分
1.桩基工程施工、技术管理资料
1.1桩基工程概况
1.2桩基工程开工申请表、开工报告
1.3工程测量、定位放线记录
1.4图纸会审、设计变更、洽商记录、施工组织设计或施工方案
1.5技术交底
2. 桩基工程质量控制资料
2.1预制桩（钢桩）进场验收记录
2.2预制（钢桩、商品混凝土及桩头）合格证汇总表
2.2原材料合格证（证明）、试验（检测）报告及汇总表
2.3施工试验报告及见证检测报告（钢材焊接、混凝土）
2.4预制桩接桩隐蔽验收记录
2.5施工验收记录（钢桩接桩，预制桩、钢桩锺击，人工挖孔灌注桩，泥浆护壁成孔灌注桩，锺击沉管灌注桩，钢筋笼制作安放，灌注桩水下混凝土）
2.6试桩记录
2.7基桩动、静载荷试验报告
3.桩基子分部工程质量验收记录
3.1桩基子分部工程质量验收记录
3.2各分项质量验收记录
4. 桩基工程竣工文件
4.1桩基工程竣工报告
4.2桩基工程质量控制资料核查表
4.3桩位测量记录、桩基质量事故处理记录
4.4桩位放线图
4.5桩位竣工图
（二）土建部分
1.施工、技术管理资料
1.1工程概况
1.2工程项目施工管理人员名单
1.3施工现场质量管理检查记录
1.4施工组织设计、施工方案审批表
1.5技术交底记录
1.6开工报告
2.工程质量控制资料
2.1图纸会审、设计变更、洽商记录，设计交底记录
2.2工程定位测量、放线验收记录
2.3原材料出厂合格证书及进场检（试）验报告
（1）钢材合格证和复试报告汇总表，钢材合格证、复试报告，预应力钢筋进场复试报告、合格证，预应力锚具、夹具和连接器合格证及静载锚固性能复试报告，金属螺旋管进场复验及合格证书，其他钢材合格证、复试报告
（2）水泥出厂合格证、复试报告汇总表，水泥出厂合格证、试验报告，预应力孔道灌浆水泥进场复验及合格证
（3）砖（砌块）出厂合格证或试验报告汇总表，砖（砌块）出厂合格证或检验报告
（4）混凝土外加剂（及其他材料）产品合格证、出厂检验报告和复验报告汇总表，混凝土外加剂产品合格证、出厂检验报告和复验报告，预应力孔道灌浆用外加剂产品合格证及进场复验报告，粉煤灰合格证及进场复验报告，砂、石料进场复试报告
（5）防水和保温材料合格证、复试报告汇总表，各种防水材料和保温材料合格证、复试报告
（6）其他建筑材料合格证、复试报告汇总表，饰面板（砖）、大理石、玻璃、涂料等材料合格证及复验和性能检测报告
2.4施工试验报告及见证检测报告
（1）混凝土试块试压报告汇总表，混凝土试块试验报告（含结构实体同条件养护试块），抗渗混凝土试块抗渗试验报告，用于装配式结构拼缝、接头处混凝土强度试验报告，特种混凝土试块试验报告，混凝土配合比通知单，特种混凝土配合比通知单
（2）混凝土强度评定
（3）结构实体混凝土强度评定
（4）砂浆强度汇总评定表，砂浆试块试验报告，预应力灌浆用水泥浆试块试验报告，特种砂浆试块试验报告，砂浆配合比通知单，特种砂浆配合比通知单
（5）钢筋连接试验报告、焊条（剂）合格证汇总表，钢筋连接试验报告、焊条（剂）合格证，预应力钢丝镦头强度试验报告
（6）后置埋件现场位拨试验报告，土壤试验记录汇总表，土壤试验报告，地表土壤氡浓度检测报告
（7）外墙饰面砖样板件粘结强度检测报告
2.5隐蔽工程验收记录
2.6施工记录
（1）施工日志
（2）现场施工预应力记录
（3）地基验槽记录和地基处理记录
2.7预制构件、预拌混凝土合格证
（1）混凝土（其它）构件合格证汇总表，混凝土构件合格证，混凝土构件结构性能检验报告
（2）预拌混凝土合格证及试块强度报告
（3）门窗产品合格证及复验报告
2.8地基基础、主体、结构验收及抽样检测资料
（1）钢筋保护层厚度实测表
（2）地基基础工程检测报告
（3）结构实体检测报告
2.9工程质量事故及事故调查处理资料
2.10新材料、新工艺施工记录
3.土建工程安全和功能检验资料
3.1屋面泼水、淋水、蓄水试验记录
3.2地下室防水效果检查记录
3.3有防水要求的地面蓄水试验记录
3.4建筑物垂直度、标高、全高测量记录
3.5烟气（风）道工程检查验收记录
3.6幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检测报告
3.7建筑物沉降观测记录
3.8节能、保温检测报告
3.9室内环境检测报告
4.工程质量验收记录
4.1质量验收总表部分
（1）单位（子单位）工程质量控制资料核查记录
（2）单位（子单位）工程安全和功能检验资料检查及主要功能抽查记录
（3）单位（子单位）工程观感质量检查记录
4.2地基基础分部工程质量验收记录
4.3主体结构分部工程质量验收记录
4.4装饰分部工程质量验收记录
4.5屋面分部工程质量验收记录
（三）给排水部分
1. 图纸会审
2. 技术交底
3. 施工组织设计
4. 设计变更
5. 原材料进场合格证及检测报告
6. 设备、产品质量检查、安装记录
7. 隐蔽工程检查记录
8. 施工试验记录
9. 工程质量检验记录
10. 质量事故处理记录
（四）电气部分
1. 图纸会审
2. 技术交底
3. 施工组织设计
4. 设计变更
5. 原材料进场合格证及检测报告
6. 设备、产品质量检查、安装记录
7. 隐蔽工程检查记录
8. 施工试验记录
9. 工程质量检验记录
10. 质量事故处理记录
（五）采暖、燃气部分
1. 图纸会审
2. 技术交底
3. 施工组织设计
4. 设计变更
5. 原材料进场合格证及检测报告
6. 设备、产品质量检查、安装记录
7. 隐蔽工程检查记录
8. 施工试验记录
9. 工程质量检验记录
10. 质量事故处理记录
（六）装饰部分
1. 图纸会审
2. 技术交底
3. 施工组织设计
4. 设计变更
5. 原材料进场合格证及检测报告
6. 设备、产品质量检查、安装记录
7. 隐蔽工程检查记录
8. 施工试验记录
9. 工程质量检验记录
10. 质量事故处理记录
（七）网络部分
1. 图纸会审
2. 技术交底
3. 施工组织设计
4. 设计变更
5. 原材料进场合格证及检测报告
6. 设备、产品质量检查、安装记录
7. 隐蔽工程检查记录
8. 施工试验记录
9. 工程质量检验记录
10. 质量事故处理记录
（八）电梯部分
1. 图纸会审
2. 技术交底
3. 施工组织设计
4. 设计变更
5. 设备、产品质量检查、安装记录
6. 隐蔽工程检查记录
7. 施工试验记录
8. 工程质量检验记录
9. 质量事故处理记录
（九）室外工程部分（略）
四、竣工验收文件
1.竣工验收报告（建设单位）
2.竣工总结（包括建设、施工、设计、监理单位等）
3.竣工验收质量评估报告（监理）
4.勘测、设计单位质量检查报告
5.建设工程档案专项验收意见书
6.规划、消防、环保等有关部门专项验收认可文件
7.单位(子单位)工程质量竣工验收记录、竣工验收证明书
8.房屋保修书
9.室外工程竣工验收文件
10.竣工决算
五、竣工图
1.综合竣工图
1.1总平面布置图
1.2竖向布置图
1.3室外管网综合图
1.4室外专业管线（供电、供水、排水、有线电视、电信、燃气、路灯等）竣工图
1.5小区道路、绿化竣工图
2.土建竣工图
2.1建筑竣工图
2.2结构竣工图
2.3装修（装饰）竣工图
3.水电竣工图
3.1给排水（消防）竣工图
3.2电气竣工图
4.暖通气竣工图
4.1采暖竣工图
4.2通风竣工图
4.3空调竣工图
4.4燃气竣工图
六、声像、电子文件材料
1.声像文件材料
1.1照片材料
1.2录音材料
1.3录像材料
2.电子文件材料
2.1光盘材料

附件2：
文件材料组合表
总括名称
综合名称
二次组合文件材料名称
一次组合文件材料名称
文件材料名称
文件材料

工程准备阶段文件
立项文件
略（见附件1）
建设用地、拆迁文件
略（见附件1）
勘察、设计文件
略（见附件1）
招投标文件
略（见附件1）
开工审批文件
略（见附件1）
监理文件
监理规划、细则、会议纪要、月报、监理工程师联系单等文件
略（见附件1）
建筑工程施工技术文件
桩基施工技术文件
略（见附件1）
土建施工技术文件
施工技术管理资料
略（见附件1）
工程质量控制资料
略（见附件1）
土建工程安全和功能检验资料
略（见附件1）
工程质量验收记录
略（见附件1）
设备安装工程技术文件
给排水、电气、采暖、燃气、网络、电梯等施工技术文件
略（见附件1）
室外工程施工技术文件
略
竣工验收文件
略（见附件1）
竣工图
综合竣工图
略（见附件1）
建筑安装工程竣工图

土建竣工图
略（见附件1）
水电竣工图
略（见附件1）
暖通竣工图
略（见附件1）
燃气竣工图
略（见附件1）
其他竣工图
略（见附件1）