采购作业管理控制程序.doc

采购管理控制程序1目的为确保对影响采购质量的关键环节实施控制，保证采购产品的质量、性能、交付和服务等各方面，符合顾客、法律法规、职业健康安全和环境的要求，并满足公司工程建设和管理的需要，特制定本程序。2适用范围适用于公司在工程建设和生产准备过程中的所有产品或服务的采购控制。3职责3.1采购管理实行业务管理原则和法律归口管理的原则。3.2总经理负责领导公司的采购管理，副总经理协助总经理负责领导公司的采购管理。3.3物资部、综合管理部以及计划部是采购管理主要部门。4管理内容与要求4.1.1物资部负责与设备、材料等有关的采购管理工作，包括：设备、原辅材料；生产性低值易耗品；非标设备加工承揽；货物仓储保管；货物运输；货物保险；行政管理所涉及的形成固定资产的低值易耗品。4.1.2综合管理部负责与行政管理、基础设施建设有关的采购管理工作，包括：人员聘用；培训；法律咨询；审计事务；广告、宣传；后勤管理；绿化维护；行政管理涉及的不形成固定资产的非生产性低值易耗品。4.1.3计划部负责与工程建设有关的劳务采购的采购管理工作，包括：建设工程（包括勘测设计、建筑安装工程等）；工程监理；技术引进；工程设备安装调试；技术咨询、评估监测及科学试验；财产保险；财产租赁；其他与工程建设有关的采购。4.2采购的申请4.2.1工程项目（劳务）采购的申请由工程项目涉及业务管理部门填写工程项目（劳务）采购申请表提出申请，部门主管提出初审意见，提交计划部，计划部提出审核意见，报公司领导批准后备案并进行采购管理工作。4.2.2物资采购申请4.2.2.1工程用物资的采购申请由物资使用部门填写物资采购申请表提出申请，各专业（包括汽机、锅炉、发电机、热工以及土建专业）负责人对申请审核后，由物资使用部门主管提出初审意见，计划部根据经批准采购申请的工程实际需要提出审核意见，报公司领导批准后备案并提交物资部，物资部将已批准的采购申请的物资纳入采购计划，并进行物资采购管理工作。4.2.2.2生产性低值易耗品的采购申请由物资使用部门填写物资采购申请表提出申请，部门主管提出初审意见，计划部根据工程预算以及年度预算提出审核意见，报公司领导批准后备案并提交物资部，物资部将已批准的采购申请的物资纳入采购计划，并进行物资采购管理工作。4.2.2.3行政管理涉及的货物采购申请由使用部门填写物资采购申请表提出申请，部门主管提出初审意见，提交综合管理部，综合管理部提出审核意见并备案，报公司领导批准后由物资部或综合管理部进行货物采购管理工作。物资部负责形成公司固定资产低值易耗品以及生产性低值易耗品的采购；综合管理部负责不形成固定资产非生产性低值易耗品的采购。4.2.3培训采购申请由需求部门提出填写培训申请表提出申请，部门主管提出初审意见，提交综合管理部，综合管理部提出审核意见并备案，报公司领导批准后，由综合管理部组织采购。4.2.4其他采购申请由需求部门填写签报提出申请，部门主管提出初审意见，提交相关采购主要管理部门，主要管理部门提出审核意见并会签后报公司领导批准，由采购主要管理部门组织采购。4.3潜在合格供方的选择以及合格供方名录的建立4.3.1各管理部门应建立各职能范围内的合格供方名录，潜在的合格供方的选择应根据以下信息确定：供方提供的产品已在公司使用的，使用部门反馈的信息；供方提供产品在同容量电厂的使用情况；供方资质证明、质量、安全、环保业绩以及遵循法律法规要求的符合情况；公司专业技术人员的推荐；承办部门在市场上了解、收资的信息。4.3.2确定潜在的合格供方后，由各管理部门负责组织各职能范围内的潜在合格供方进行调查，进行资质审查。4.3.3潜在合格供方的资质审查内容应包括：主体资格：具有经年检的企业法人营业执照或营业执照；经营范围：欲签合同标的应复核当事人经营范围，设计专营许可的，应具有相应的许可、等级及资质证书等；代理权限：由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人（主管）身份证明、授权委托书、代理人身份证明等；履约能力：具有支付能力、生产能力、运输能力、技术能力。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；履约信用：重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件。4.3.4潜在合格供方的资质审查经相关部门会签后，并报分管副总经理批准后，纳入合格供方名录。4.3.5相关职能部门应每年定期对合格供方名录进行复评。4.4劳务、物资及服务的采购管理4.4.1申请经公司领导批准后，物资部、综合管理部及计划部负责各自职能范围内的采购管理。4.4.2采购的标的金额按以下管理内容进行管理：4.4.3预算金额在人民币伍拾万元以下的采购，管理部门应在合格供方名录中选择3家以上合格供方，报公司领导或授权人确定供方后实施采购。4.4.4预算金额在人民币伍拾万元以上（含伍拾万元）的采购，管理部门应选择3家以上合格供方，作为潜在投标方，报招标领导小组确定投标方，在招标领导小组的领导下，由招标工作小组按招标管理实施细则进行招标，确定供方后实施采购。4.5招标管理4.5.1公司依法成立公司招标领导小组、招标工作小组。4.5.2公司招标领导小组是公司招标的最高决策机构，决定公司招标的方针、政策、重大工程及物资的招标方案。4.5.3招标工作小组由物资、工程两个招标工作小组组成，负责招标的各项具体组织工作。4.5.4招标管理工作具体按招标管理实施细则执行。4.6合同管理4.6.1确定供方后，金额在1万元以内的，由采购管理部门自行采购；金额在1万元（含1万元）以上的，由采购管理部门起草合同，按合同管理流程进行合同管理，具体按合同管理办法执行。4.7采购产品的验证4.7.1劳务采购的验证产品交付前，按工程验收管理规定进行验收，并根据相关供方的施工工期、施工能力、安全、环境和服务进行劳务和服务采购的验证，验证结果可作为合格供方复评的输入。4.7.2物资采购的验证产品交付时，物资部按设备、物资材料质检管理办法进行验证，产品交付并投入使用一定时期后，由物资部可向产品使用部门发问卷调查，进行产品验证，问卷调查可作为合格供方复评的输入。4.7.3服务采购的验证综合管理部根据服务采购的协议或合同要求，对提供服务相关供方的服务态度、工作绩效及需求部门反馈的信息，实施验证，验证结果可作为合格供方复评的输入。4.8对供方采购劳务、服务及物资的管理4.8.1公司对相关供方拟选择的设备、材料供应商有否决权。相关供方所采购的材料、设备及特种材料，必须由公司审定。相关供方应提供所有物资供应分供方名录以及相应的资质资料报物资部备案4.8.2公司对劳务供方拟选择的劳务分供方有否决权，重大分包合同招标应邀请公司参加，劳务供方应提供所有劳务分供方名录以及相应的资质资料报计划部备案。5相关文件培训控制程序合同管理办法工程招标管理实施细则物资招标管理实施细则设备、物资材料质检管理办法工程验收管理规定6相关记录工程项目（劳务）采购申请表物资采购申请表7附录附录A 流程图附录B 工程项目（劳务）采购申请表附录C 物资采购申请表附录A（资料性附录）流程图A.1合格供方名录建立流程图A.2 使用部门采购申请采购管理控制流程图合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责