项目管理办公室的未来.doc

项目管理办公室的未来(Harold Ainsworth)
项目管理-PM>理论探讨>推荐文章 文档号:00.088.533 发布时间：01-03-2006

过去的几年中，许多组织已经纷纷建立了PMO，许多专业杂志或者会议上也发表了大量有关PMO的文章。而且PMO的作用已经发生了改变，最初只是作为一种项目的支持性组织，现在PMO开始发挥一种保证性的功能，确保组织使用项目管理的流程，在这种情况下，PMO已经变成了一种被高层管理者用来确保流程被遵守、识别低绩效项目并推荐适当改善措施的工具。
“PMO”通常用来指代“项目（Program或Project）管理办公室”，这个机构也有其它表述方式，比如“企业项目办公室”、“项目办公室”或者“战略项目办公室”。 PMO最初起源于那些需要对项目经理提供行政和管理支持的大型项目，2000年，由于许多企业的Y2K问题需要大量的协调工作量，PMO才开始走上前台。在TQM（全面质量管理）非常流行的那段时间，一些组织的QA（质量保证）办公室可能承担着目前的PMO类似的角色，尤其是当这些组织主张或者执行一些通用的流程和独立评审的情况下。
我认为，造成PMO开始出现的原因可以归纳为以下几个方面：

●  项目绩效不佳，需要执行新的流程去改进；
●  需要管理人员具有项目管理知识；
●  追赶行业潮流的组织认识到项目管理对于组织绩效的重要性；
●  “卓越中心”方法被应用于项目管理过程中。
在过去的几年中， PMO起初是一种更关注本地或者本部门的组织，现在，我们看到许多组织开始建立企业级的PMO，协调整个组织的项目管理活动。
在某些组织中，PMO所扮演的角色曾经是很有影响力的，但随着活动范围的缩小，尤其是一些组织开展成本节约活动的时候，PMO的影响开始减少。必须承认的是，一些组织的PMO及其绩效方面的确存在一些问题，比如：变成了一种官僚机构——制定了许多以控制为目的的程序；人满为患，人为增加了管理成本；工作绩效及其对于组织的存在价值无法衡量；没有获得来自管理层的足够支持；承担行政管理职能，但很难识别关键价值增加；被当作管理层的政策制定机构，项目经理对其总是采取回避的态度；与项目经理、项目发起人和其它利益相关者比较起来，PMO不太清楚自己的角色和责任。
目前存在另外一种趋势，有些专家或学者认为PMO应该对项目负责，有些PMO经理将这种责任看作是增加其影响力的方式。而通常来说，项目责任应该是由业务发起人或者作为发起人代表的项目经理承担的，从来没有另外一个声称对项目负责而对项目的最终成果并不关心的组织。PMO对组织中项目管理的专业化程度负责，但对单一项目的交付并不承担责任。
PMO的责任范围一般包括：
●  对项目管理工作的支持——流程、模板、知识库中的历史数据；
●  独立评审；
●  为管理层提供统一的项目绩效报告；
●  项目行政管理支持；
●  开发项目管理能力，比如培训；
●  获取并利用来自项目的经验和教训。
调查显示，如果PMO在不显著增加管理成本的情况下实现上述要求，那么它肯定能够在项目管理能力方面为组织增加价值，调查显示：2002年10月，英国的KPMG发现，拥有成熟PMO的组织的项目成功率比较高，PMO的成本在项目总成本中的利率在2~3%之间；2005年，KPMG确认了组织中成熟的PMO所带来的项目成功收益。
但是，事物总是发展变化的，正如PMO这种组织出现以来所经历的角色改变一样，各种变化一直在不断地发生着。我曾对与项目管理、特别是大项目和组合管理有关的所有工作采取系统性方法的必要性作了论述，如图所示，这项工作需要来自高层管理人员的有效治理和PMO的支持。

在执行这种系统方法过程中，PMO不仅需要支持项目，而且需要对大项目和组合项目管理过程提供支持。这是一个根本性的变化，而不是一个增加的内容：项目组合管理和大项目管理与项目管理是完全不同的，本质上说这种做法需要具有一种基于最终成果和收益定向的管理和业务定位，而不仅仅是针对项目范围、时间和成本的技术层面。
上述方法是对一些基本问题所做出的回应，而下面这些问题被认为是当前的项目管理过程中普遍存在的：
●  不能兑现计划的商业价值；
●  需要处理环境变化的更加适用的方法；
●  需要改进内部各部门之间以及外部供应商和业务伙伴之间的协作；
●  许多当前项目中的复杂性和日益增加的不确定性；
●  项目管理成熟度模型（如PMI的OPM3）的出现，组织需要采用这些工具来提升项目绩效。
未来PMO还需要发挥这些作用：
●  对收益计划及其实现方式的支持；
●  阶段或阶段门控制——就是在关键的检查点对大项目或项目的评审，以便管理层做出是否需要继续该项目的决策（但有时要做出停止一个差绩效项目的决定是很困难的）；
●  对项目组合管理过程提供支持，具体内容包括：确保所有的提案和可行性研究报告在提交管理层批准之前，已经针对认可的标准进行了评价；确保有足够的能力（人力或资金）从事计划中的大项目或项目；为管理层收集有关项目组合绩效的完备信息，以便做出过程中有关变更的有效决策。
●  对“实践社区”的支持，他们是那些参与知识的分享和创建以改进能力的实践者；
●  供应商管理，特别是适当伙伴关系的开发，涉及到紧密协作以分担风险，这项工作需要付出特别的技能的努力；
●  对整个系统中的项目治理过程提供支持；
●  对不同于项目管理过程的大项目管理提供支持。
然而，这个变化并不简单，它对组成未来PMO的人员在技能和经验方面提出了具体要求。PMO可以继续像以前一样对项目提供支持，包括项目管理流程方面的支持，同时，它还需要承担对大项目管理以及组织的组合项目管理的支持性工作。
对大项目的支持会困难得多，因为大项目由一些不确定的活动和项目组成。大项目拥有不同的生命周期、需要其它管理技术以及更多的商业操作技能，所有这些都增加了管理的复杂性，也意味着未来PMO的绩效计量手段需要包含一个更大的支持系统。
我相信，随着有效的组织治理体系的实施，以及管理层对业务系统流程更加熟悉，未来PMO的保证性角色将会淡化。PMO将需要对整个业务系统的绩效提供更多的支持和评审，同时对大项目和项目组合提出独立评估意见。
要有效地实施未来的PMO，组织需要改变的第一件事就是需要具有整体、系统性视野，组织的各个组成部分必须具有明确的角色定位。另外，要确保所有被采用的管理流程，包括项目组合、大项目、项目、治理和PMO支持，是一个高度集成的系统，而不是像我们今天看到的这样彼此孤立。
作者：Harold Ainsworth，美国项目管理学会认证PMP，会计和管理学硕士学位，在项目组合管理、大项目管理以及项目管理领域拥有咨询和培训（公开课和内训）经验，他的咨询方法具有系统性的问题导向，进而发现能提供最有效结果的平衡点。他曾经在从事大型系统集成项目的国际公司担任高层管理角色，在多个大型银行系统计划中担任经理。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)