集团有限公司合同编号规则.doc

***集团有限公司
合同分类编号规则
第一章 总则
第一条 为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订为规范合同编号的指导性和标准性文件，便于目标成本的落实和控制。
第二条 本规则除特别指明外，适用于《***集团有限公司合同管理办法》中规定的所有合同。
第二章 职责
第三条 法务部及档案管理部门负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。公司各职能部门合同、档案管理人员负责本规则的具体实施。
第三章 原则和方法标准描述
第四条 合同分类编号规则应遵循下列原则：
1.适应公司主营业务的合同管理需要；
2.与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法；
3.公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。

第五条 合同分类编号方法
（一）合同编号规则
1. 合同编号由九个字母和八个数字组成；
2．编号形式：×××-△△-■■-####-****，其中符号所代表的含义如下图所示：

合同编号规则示意图
二级编码：合同承办部门（即责任部门）缩写
一级编码：集团公司、各分、子公司、控股公司拼音缩写
三级编码：合同类型或业务缩写
五级编码：该年份内所签合同份数顺序号
四级编码：合同签订年份
使用“-”进行连接各级编码
×××
****

■■
####
△△

—

—

—

—

（二）合同编号具体编写规则:
1.一级编码：集团公司、各分、子公司、控股公司拼音缩写，如下表所示：

公司名称
缩写
***集团有限公司

*** 股份有限公司

***企业管理

***集团投资有限公司

2.二级编码：合同承办部门（即责任部门）缩写规则：
①常设部门缩写，一般取部门名称前两个字的拼音首写字母组合而成，如下表所示：
部 门
缩 写
行政管理部
XZ
法律事务部
FL
生产制造部
SC
技术质检部
JS
合作项目部
HZ
IT信息部
IT
知识产权部
ZS
物 流 部
WL
基 建 部
JJ
行政管理部
XZ
②若遇部门名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第三个字，依此直至选出不同的组合。
例如：“基层网络”与“稽查安保部”都可缩写：“JC”，依据本条规定，可分别缩写成：“JW”和“JA”。
③若遇部门名称拼音首写字母完全重合的，可扩展名称后再行缩写。
例如：“基建部”和“纪检部”都缩写成：“JJ”和“JB”， 依据本条规定可将“基建部”扩展为“基本建设部”， “纪检部”扩展为“纪律检察部”，即可解决。
④表格中未列明的部门，可根据本条规定，进行缩写即可，但不得与既有部门的缩写重合。第一次提交合同的部门，应注明部门汉字全称及缩写字母。
3.三级编码：合同类型或业务缩写规则
1）有名合同缩写规则：
有名合同名称
缩写
买卖合同
MM
供用电合同
GY
赠与合同
ZY
借款合同
JK
租赁合同
ZL
融资租赁合同
RZ
承揽合同
CL
建设工程合同
JG
运输合同
YS
技术合同
JH
保管合同
BG
仓储合同
CC
委托合同
WT
行纪合同
XJ
居间合同
JJ
②若遇合同名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第三个字，依此直至选出不同的组合。
例如：“建设工程合同”与“技术合同”都可缩写：“JS”，依据本条规定，可分别缩写成：“JG”和“JH”。
2）无名合同缩写规则：
①未列明的合同名称缩写，可根据本条规定，进行缩写即可，但不得与有名合同的缩写重合。
②若遇合同名称拼音首写字母已被有名合同占用的，可使用项目名称缩写，但是不得与有名合同的缩写相同。
③无名合同缩写规则可参考第二款二级编码缩写规则.
4.四级编码即合同签订年份。
例如：在2009年签订的，该级编码即为：2009
5.五级编码：该年份内所签合同份数顺序号
根据合同签订先后顺序编流水号，从“0000”自“9999”止，列在该合同编码最后四位。
（三）补充协议编码规则的处理
1.补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号加两位阿拉伯数字标识，以“01”开始“99”结束，如“（01）”。
例如：该补充协议是***集团有限公司法务部在2009年第45份委托合同的第三次补充的，流水号为003，则合同的第一份补充协议的编号为“HQJ-FW-WT-2009-0045（003）”。
2.合同纠纷引起的诉讼或者后来又达成和解协议的，按诉讼案件编码，不受本规则约束。
第四章 附则
第六条 本规则自发布之日起开始施行。
第七条 本规则解释权属法务部及档案管理部门。

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