工程档案管理程序10.16.doc

工程档案管理程序1. 目的对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程资料为现行有效版本。2. 范围 适用于公司所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。3. 职责 工程部的档案管理员负责工程资料的收集、 登记、借阅和保管；工程项目资料和竣工资料的收集归档；工程文件用印（登记、盖印）；工程部经理负责对过期资料的审查销毁。4. 内容4.1.项目资料的控制4.1.1 收集、进库和保管4.1.1.1 工程项目正在进行时，各部门应将本部门所涉及该项目的上级批示、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类证书的原件/正本在产生的同时，及时送至工程部档案管理员处保管。4.1.1.2 工程项目在结束时，各项目应将施工过程中的重要文件、数据以及具有 参考价值的资料，归纳、整理、附上移交文件清单，交于工程部档案管理员处。4.1.2 归档 工程项目正在进行时，档案管理员对所接收的项目资料，应按项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放。4.1.2.1 公司所开发的各项目均有单独的项目代号或简称。4.1.2.2 文件的归档分类:第一册 GF： 公司管理规范 GC-GF-GS- 工程管理规范 GC-GF-GC- 工程类表单 GC-GF-GC-001-工程部内部管理规范 GC-GF-GC-002-工程管理规范 GC-GF-GC-003-工程部人员架构及职责 GC-GF-GC-004-第二册 ZD： 工程指导书 GC-ZD-第三册 ZL： 政府文件 GC-ZL- 第四册 GL： 公司来文： 报公司各部门文件 GC-GL-001- 发设计管理部文 GC-GL-002- 发成本管理部文 GC-GL-003- 其他文件 GC-GL-004-第五册 JY： 会议纪要：公司每周/每月工程例会纪要 GC-JY-LH- 公司现场工作协调会纪要 GC-JY-XC- 专题会议纪要 GC-JY-ZT-其他会议纪要 GC-JY-QT-第六册 QQ：工程前期准备： 基地情况资料 GC-QQ-JD- 施工单位考察 GC-QQ-SK- 监理公司考察 GC-QQ-JK- 用水、用电文件 GC-QQ- 技术资料 GC-QQ-JS- 其他文件 GC-QQ-QT-第七册 KC： 工程勘察往来文件： 初勘资料GC-KC-CK- 详勘资料GC-KC-ZL- 抽查纪录GC-KC-CC- 其他文件GC-KC-QT-第八册 JL：监理公司往来文件：监理合同（含招投标文件） GC-JL-HT- 监理细则 GC-JL-XZ-监理例会纪要 GC-JL-JY-监理月报及审核意见 GC-JL-YB- 发监理单位文 GC-JL-FW- 其他来文 GC-JL-QT-第九册 SG： 施工合同（含招投标文件）：GC-SG-HT- 施工组织设计（施工单位提供）GC-SG-ZZ- 施工方案（施工单位提供）GC-SG-FA 施工单位来文GC-SG-LW-发施工单位文GC-SG-FW-工程联系单GC-SG-LX-工程报告及函件GC-BG-第十册 WZ： 物资合同 GC-WZ-第十一册 SJ：设计变更（按日期）： 方案、扩初阶段 GC-SJ-FA- 施工图阶段 GC-SJ-SG- 图纸会审纪要 GC-SJ-HS- 技术交底记录 GC-SJ-JD-第十二册 QZ：工程签证 GC-QZ- 第十三册 XJ： 限价单 GC-XJ- 第十四册 JH： 计划管理：GC-JH-总进度控制计划及评审记录 GC-JH-KZ- 施工图纸交付计划 GC-JH-TZ- 分包商进场计划 GC-JH-JC- 样板确认计划GC-JH-YB- 甲供材料进场计划GC-JH-CL- 资金使用计划GC-JH-ZJ- 总进度计划（施工单位）GC-JH-JD- 月/周计划（施工单位） GC-JH-YJ第十五册 CL： 材料设备管理：机电设备 GC-CL-JD-建材装饰 GC-CL-JC- 样板登记一览表 GC-CL-YB- 收（调）料单 GC-CL-SD- 设备调试验收记录 GC-CL-YS-第十六册 JD： 进度款支付： 工程进度款审批单 GC-JD-GC- 物资进度款审批单 GC-JD-WZ- 扣款通知单 GC-JD-KK- 奖/罚款通知单 GC-JD-JF-第十七册 JG： 交工前楼宇检查记录 GC-JG-001-竣工资料 GC-JG-002-如：竣工图 开竣工报告 中间验收资料第十八册 YS： 验收报告：GC-YS- 程验收报告（不需政府参与的验收）GC-YS-BG- 政府验收 8 证GC-YS-ZF-履约评定表 GC-YS-PD-第十九册 TS： 投诉处理：投诉记录表 GC-TS-JL-投诉分析报表 GC-TS-FX-第二十册 HQ：后勤管理资料：GC-HQ-GL- 考勤表 GC-HQ-KQ- 其他文件 GC-HQ-QT第二十一册 QT： 零星工程资料 GC-QT-001-其他文件 GC-QT-002-4.1.2.3 归档文件编号：档案管理员对所接收的项目资料，在分类的基础上均按 接收的先后顺序进行编号，编号基本原则：部门名称缩写+文件分类缩写+专业分类缩写+文件顺序号例：第七册 KC： 工程勘察往来文件： 初勘资料 GC-KC-CK- 详勘资料 GC-KC-ZL- 抽查纪录 GC-KC-CC- 其他文件 GC-KC-QT-以此类推，工程档案编号由工程档案管理员负责，每一个文件夹须有文件卷目总索引、文件卷目索引表、文件目录表此三级索引表，以便对文档文件进行检索；文件卷目总索引列明归档文件各卷目编号及名称；文件卷目索引表列明卷目归档文件的分类及名目；文件目录表作为整理记录、文件的最终目录,在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。对施工和物资合同可按工程部所编合同号进行排序，并在首页打印出目录表。4.1.2.4 标识：对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。4.1.2.5 在该工程结束时，原件需交政府职能部门保存的资料，应将复印件存归，并在复印件上注明原件去处。4.1.3 借阅项目开发过程中，各部门、各项目如需借用相关的项目资料，应到工程管理部档案管理员办理相应的借阅手续，填写档案借阅登记表，或出具借条，并在使用完毕后，立即归还。4.2工程竣工资料的控制4.2.1 工程竣工资料的范围当地相关政府部门所要求的专项工程项目均应做竣工资料。4.2.2 工程竣工资料的验收条件工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件：4.2.2.1 建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕；4.2.2.2 全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。4.2.3 工程竣工资料的验收程序4.2.3.1 工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单 位形成的档案按照有关规定进行自检，填报工程竣工档案情况申报表， 报送公司。4.2.3.2 公司汇总各监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和工程竣工档案 情况申报表后，由档案管理人员对各单位报送的和本公司的甲方竣工 资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报建设工程竣工档案专项验收申报表。4.2.3.3 验收工作在建设工程现场进行。由主管城建档案管理部门验收小组主持， 公司组织设计部、工程管理部、以及设计单位、监理单位、施工单位技术人员和档案管理人员参加。4.2.3.4 验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式 的建设工程竣工档案专项验收意见书认真进行整改，并确保符合规 定要求。4.2.3.5 工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管 城 建档案管理部门复核审查。4.2.4工程竣工档案的移交4.2.4.1 工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。4.2.4.2 公司在接收承建方的竣工档案时，应检查所交资料是否符合规定要求、 在确保与原件一致的前提下，向各单位出具接收工程项目档案（资料） 登记单。4.2.5归档4.2.5.1 档案管理员对所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和标识。4.2.5.2 不同项目的竣工档案不得混放在一起。4.2.6 借阅4.2.6.1 公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。4.2.6.2 公司之外的单位借阅档案，需工程部经理的批准。4.2.7 销毁对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经工程部经理审查批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存。4.3档案立卷的要求4.3.1 文字资料立卷要求4.3.1.1 档案材料归档时，以 A4（即 210mm x 297mm）规格为标准，不足 A4 规格的应用 A4 白纸粘贴，过大的要折叠为 A4 规格。4.3.1.2 档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底的材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。4.3.1.3 文字材料组卷时，厚度不得超过 2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。4.3.1.4 装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册，入档案盒。4.3.2 图纸的立卷要求纸质竣工图（或其他归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为 4# 图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。4.3.3 立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。4.3.4 立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。4.3.5 立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。4.3.6 为使档案管理更有序、便于使用，各种档案资料均应以项目分类编号。 2010年读书节活动方案一、 活动目的：书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！ 二、活动目标： 1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。 2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。 三、活动实施的计划 1、 做好读书登记簿 （1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。 （2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。 （3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。 2、 举办读书展览： 各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。 3、 出读书小报：