承包商索赔管理的程序及注意事项.doc

承包商索赔管理的程序及注意事项于幼云（北京交通大学，北京 100044）摘 要：索赔是国际工程合同管理的关键环节之一，更是承包商解决合同风险的重要手段。本文阐述了在国际工程中承包商进行索赔管理的程序，并着重对保证承包商能够顺利完成索赔工作提出了建议。关键词：国际工程；承包商；索赔程序；索赔中图分类号：TU72 文献标识码：A 文章编号：1811-8755(2004)0811Abstract: Claim is an efficient method in solving the problems of contractual risks and is also very important to international construction management. In this article we introduced the procedure of claims, and proposed several elaborate suggestions for contractors.Key words: international project; contractor; claim procedure; claim引言索赔（Claim）在国际工程管理中十分常见，是合同管理中非常关键而且行之有效的一环。但是，现今由于我国市场经济体制还不健全，相关法律法规有待完善，合同双方都还没有索赔的意识，对于索赔观念淡薄。承包商进行工程项目管理大都仅停留在“人际交流”的层面上，缺乏真正建立在合同和证据基础上的规范化管理。这就导致我国承包商在从事国际工程中经常感到难于应对，往往遭受到不应有的损失。笔者在本文中以FIDIC 99施工合同条件为例，为承包商明确阐述了承包商索赔管理的程序模式，并针对可能影响承包商索赔顺利进行的重要因素提出了注意事项。也希望本文能为今后索赔在国内工程中顺利应用提供借鉴。1. 工程索赔概述所谓工程索赔（Claim），是指在建设工程实施过程中，合同当事人一方对于非自身原因造成的损失或延误，依据合同的有关规定，向另一方提出调整合同价格、调整合同工期或其他方面的合理要求，以弥补自己的损失，维护自身的合法权益的行为与权利。由于施工现场条件、气候条件的变化、施工进度、物价的变化,以及合同条款、规范、标准文件和施工图纸的变更、差异、延误等因素的影响，使得工程承包中不可避免地出现索赔，它是一种正常的经济补偿行为。国际工程承包是一种国际性的商业竞争，它包含着许多风险，如政治上、经济上、合同上的风险等等，承包商不可避免地需要应对这些风险。而且，随看国际工程承包市场竞争日趋激烈，这些风险将会越来越大。即使很有经验的承包商也不可避免在工程承包中遇到这样或那样的风险、特别是在大型的工程承包项目中。这些风险集中表现为承包商在工程实施过程中将要遇到许多新的客观变化，如施工条件、施工进度、工程量、物价、汇率的变化等等。一旦风险发生便会引起承包商费用的增加。为了保障自己的利益，承包商必然会向业主提出因风险所造成的损失补偿要求。因此由非承包方原因而使承包商承担的风险所引起的工程支付的差额，即承包商认为的应得款与业主认同的付款的差额，这是承包商有权取得的利益，承包商必然会提出要求取得自己应得的利益这就需要进行索赔工作。2. 索赔的基本程序21索赔程序的流程示意图 仲裁谈判内部处理阶段索赔事件发生索赔原因调查索赔理由评价索赔理由分析证据搜集工期延长成本增加 提交索赔文件开始索赔谈判解决阶段 图1-1 索赔工作程序示意图22索赔程序分析图1-1为被广泛应用的索赔工作程序。从总体上，索赔工作可以分为两个阶段索赔的承包商内部处理阶段和索赔的解决阶段。在此我们结合现今国际工程中常用到的FIDIC 99施工合同条件进行分析：（1）索赔的承包商内部处理阶段a. 索赔事件发生28天内，向工程师发出索赔意向通知书；b. 紧接着承包方应就引起损失的事件进行调查，分析干扰事件的原因和责任，收集证据，对干扰事件引起的费用增加或（和）工期延长计算索赔值。当该索赔事件持续进行时，承包方应当阶段性向工程师发出索赔意向；c. 并在发出索赔意向通知书28天内，向工程师提出最终索赔报告及有关资料。索赔意向书提交后，就应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止，要认真做好同期记录，每天均应有记录，又要有现场监理工程人员的签字；索赔事件造成现场损失时，还应做好现场照片、录像资料的完整性，且粘贴打印说明后请监理工程师签字。同期记录的内容有：事件发生时及过程中现场实际状况；导致现场人员、设备的闲置清单；对工期的延误；对工程的损害程度；导致费用增加的项目及所用的人员、机械、材料数量、有效票据等。在索赔事件的进行过程中，承包人应向监理工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告，说明索赔事件目前的损失款额影响程度及费用索赔的依据。同时将详细情况报告抄送、抄报相关单位。当索赔事件所造成的影响结束后，施工单位险在合同规定的时间内向监理工程师提交最终索赔详细报告，并同时抄送，抄报相关单位。最终报告应包括以下内容：施工单位的正规性文件；索赔申请表：填写索赔项目、依据、证明文件、索赔金额和日期等；批复的索赔意向书；编制说明:索赔事件的起因、经过和结束的详细描述；附件（与本项费用或工期索赔有关的各种往来文件、证明材料般详细计算资料）等。(2)索赔的解决阶段，递交索赔报告后，即进入索赔解决阶段。a. 工程师在收到承包方送交的索赔报告和有关资料后，于28天内给予答复，或要求承包方进一步补充索赔理由和证据；b. 工程师在收到承包方送交的索赔报告和有关资料后28天内未给予答复或未对承包方作进一步要求，视为该项索赔已经认可。当工程师对索赔报告进行审查并提出初步处理意见之后，最终须由业主和承包商之间通过谈判协商加以解决，也可以请人进行调解。为了达到预期目的，承包商应了解自身和对方的价值取向和利益重点，准备各种应对策略保持良好的谈判气氛，从而使业主最大程度地满足承包商提出的索赔要求。但是在迫不得已的情况下，可以通过仲裁、诉讼，最终使索赔得到解决。3承包商索赔管理注意事项31 树立索赔意识首先，由于我国承包商大多受到其在国内进行工程承包管理模式的影响，索赔意识较为薄弱。对此承包商应该突破自身管理的思维惯性，应当在投标之初便应树立良好的索赔意识。“索赔意识”也可以说就是索赔的“自觉性”。承包商应从合同双方一开始合作，就仔细研究合同中双方的权利义务，并充分考虑在工程承包中可能出现的风险和合同中对于这些风险在业主和承包商之间是如何进行划分的，对哪些可以索赔、哪些不可以做到自己心知肚明。事先便要估计出哪些问题将来可能出现索赔机会，然后留待问题出现后进行索赔，而不是仅仅被动地等待引起索赔的干扰事件发生后，才被动地考虑进行索赔。对于合同中业主不合理的免责条件，承包商应在签约前向业主提出修改，并通过书面确认，做好相关文件的保留归档工作。只有这样在将来一旦问题发生，承包商便可以从合同文件中找到索赔的法律依据，为最终索赔成功奠定基础。3.2建立健全工程索赔管理机制承包商要从建立健全索赔管理机制上入手，培养索赔意识才不是空中楼阁。索赔是一项系统的综合性工作,包括技术资料的收集、整理、分析、宣传、跟踪及谈判等过程，非一朝一夕之事，这就要求承包商建立健全索赔管理机制。要成立企业主管参加的施工索赔工作小组，针对索赔工作过程进行细致的分工和布置，定期召开工程索赔的工作会议，组织工程管理人员和技术人员认真学习有关索赔条款及合同规范，进行施工现场的勘查对比，使索赔工作科学化、规范化、制度化，为成功的索赔打下基础。3.2.1领导重视，责任到人领导首先要提高对工程索赔和决算工作重要性的认识，把它当作提高经济效益的重要工作来抓。索赔工作贯穿于施工全过程，不只是工程竣工后计划预算人员写写划划的事，企业各级要选一名领导重点负责该项工作，同时明确各职能部门的职责并落实到个人。合同是工程索赔的主要法律文件，因此，承发包商在合同签订过程中，应对明显加大自己经营风险的条款和业主开脱责任的条款及时提出修改要求，对于涉及重大利益的问题，只能给予适当让步，切不可作原则性妥协；同时应尽量争取在合同中加入不可预见因素处理条款和权责明确的双向约束条款，为今后可能出现的索赔留出空间。在此建议承包商在项目中设立专职商务经理职位。由于索赔工作程序复杂，涉及大量资料证据的收集、整理，并存在与工程师不断交涉的问题。承包商可以聘请一位社交能力相当强的具有丰富索赔经验的专门从事索赔工作的商务经理。由他负责及时对有关会议文件及其它相关资料进行分析，发现产生索赔的干扰事件，提供确凿的索赔依据，并由其负责全方位的索赔控制与管理工作。另外，商务经理还负责与业主（或工程师）的沟通工作，充分发挥其优异的沟通能力，为索赔工作进行人为“润滑”，有理有节地将索赔问题顺利解决。3.2.2全员参与，落实到位承包商要制定索赔管理办法和完成增收指标的保证措施及奖惩办法。加强各个部门之间横向联系与沟通，纵向信息反馈要迅速准确，同时明确各职能部门的责任，施工技术部门负责提供有效的现场签证资料；物资部门负责材料价格的确认，收集各种材料的原始凭证，以备工程索赔使用；计划部门要认真研究合同条款，在有效现场签证的基础上做好计量与索赔工作；同时要领会吃透合同，研究分析可能引起的工程索赔。对已竣工的工程项目要按照合同条款的规定及时与业主决算，形成债权债务关系。要与业主及时签订还款合同，并相应在合同条款中注明还款期限、延付损失如何补偿等有利索赔条款，为索赔做好准备，尽量减少损失。3.2.3索赔及时，资料完善 （1）强调索赔时间观念 时间观念在国际工程承包索赔中十分关键。要进行成功的索赔，承包商还要有明确的时间观念。所谓时间观念，就是任何索赔都有时间限制。只有及时提出索赔、进行索赔、索赔才有效，否则承包商将丧失索赔的权利。如：根据FIDIC施工合同条件(1999年第一版)的规定，索赔事件发生28天内，向工程师发出索赔意向通知书，如果在28天之后发出索赔意向通知书则工程师有权不予受理。因此在每个索赔事件发生后，承包商均应及时提出索赔要求，并进行索赔。从总体来说，对于每一个承包项目都可能有许多索赔事件，它们发生的时间有先有后，而每一个索赔事件从发现到解决都需要一个相当长的过程，承包商应在总的索赔计划安排中统筹考虑。一般来讲，发现索赔的阶段，虽然索赔理论上是伴随工程始终的，但是实际上从投标初始并延续至工程建成一半的时，晚于这个时间提出的具体索赔事项往往来不及得到彻底的解决。在工程建成20%75%这一阶段承包商应大量地有效地处理索赔事项，并争取在这一阶段基本解决。整个项目的索赔谈判和解决应放在工程全部建成竣工这一时期。并在竣工前夕解决一切的索赔争端。在每个具体的索赔事件的处理过程中，各阶段的索赔工作也要进行时间安排，并力争尽早解决。在国际工程承包中，时间就是金钱，失去时间就等于损失利益，所以对时间的把握就尤为重要。（2）做好基础资料管理变更索赔的另一个关键是要有正当的理由和有利、真实、全面的证据。编制索赔文件实行招标投标承包工程中，承包商常用的策略是“中标靠低价，赚钱靠索赔”。如果说中标报价是保本经营，那么索赔是获取利润的主要手段和最佳方法，为此必须有充分的基础资料，科学的费用计算和合格的索赔文件。基础资料和费用计算的依据主要是：a. 工程项目方面的资料：合同文件；与业主及委托人的谈话记录、会议纪要和来往信件；与监理工程师的来往信件和谈话记录；国家或当地政府、主管部门及上级领导的文件及指示等。b. 施工管理方面的资料：各种原始记录及质量检查记录；施工备忘录及施工日记；材料和设备的订购、租赁及闲置记录；与原设计文件出入较大的工程地质、水文条件、土石方成分比例及实地测量的资料记录；工程照片(应标明拍摄日期和工程进度及其影响原因的真实形象)和同期记录；工程变更、自然灾害、社会原因所造成工期延长或增加费用的有关记载等。c. 工程成本方面的资料：计量及支付表；工时、工资类会计凭证；材料和设备类的会计资料及采购发票等。工程索赔资料要做到全面、正确“全面”有两层含义，一是指工程索赔资料的形式，从文字、图片、照片、录音、录像等资料，做到应有尽有，“立体”地展示工程索赔事项。二是指工程索赔资料记录有头有尾，能通过查阅这些资料，了解整个工程索赔事项过程的来龙去脉，达到一清二楚的目的。“正确”是指工程索赔资料的可信程度，经得起推敲。要让人觉得无法驳倒你，就要做到实事求是、内容翔实、针对问题。这里还强调一点就是一定要将所有可能作为证据的资料从一开始就一式两份，一份交给对方，另一份做好严格地保留存档工作，切不可草草置之，因为国际工程索赔中往往只有原件才是有法律效力的。3.2.4注重培养合格的索赔人才我国施工企业往往缺乏索赔人才，由于索赔是一个综合性的系统工程，又受到很强的时间约束，因此施工企业临时培养索赔人员或抽调人员从事索赔很难达到预期的索赔效果，为此承包商必须专门培养一批精通索赔业务的管理与业务人才。要求索赔人员必须有较高的综合素质，这批人才应该熟悉经济法、合同法等与索赔管理有关的法律法规，还要熟悉现场管理，掌握相关的技术知识，又要有广泛的施工实践经验，并且要了解造价方面的基本知识。只有这些真正合格的复合型人才能够担此重任，成功的进行索赔工作。4总结随着我国加入WTO，国际建设市场将向我们敞开，我国承包商有更多的机会开拓国际工程承包市场，难得的机遇与严峻的挑战并存，因此，承包商应尽快学习国际先进的工程索赔管理方法，积极探索工程索赔的经验和教训，努力培养和造就一批高素质工程索赔管理人才，以迅速提高我国工程索赔管理水平，并从根本上改变我国工程索赔管理相对落后的局面。参考文献：1 梁键.国际工程施工索赔，北京：中国建筑工业出版社,1996.21342 龚维丽.工程造价的确定与控制，北京：中国计划出版社,2000.316-31723 史渊，赵颖，姜静.工程索赔的实际操作，科技与经济3 乔志勇.略论工程索赔，经济师，2001年第10期4 梁继民.工程索赔及管理程序，企业管理5 FIDIC施工合同条件1999 20.1款6 Own, Stephanie, Law for the Construction Industry C，U. K. Addison Wesley Longman Limited. 1997:49作者简介：于幼云，女，北京交通大学经济管理学院管理科学与工程专业硕士，研究方向为项目管理与工程管理。(收稿日期：2004-10-25)2010年读书节活动方案一、 活动目的：书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！ 二、活动目标： 1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。 2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。 三、活动实施的计划 1、 做好读书登记簿 （1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。 （2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。 （3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。 2、 举办读书展览： 各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。 3、 出读书小报：