论秘书工作中“听”的重要性.doc

论秘书工作中“听”的重要性摘要：随着经济管理的全球化、专业化和信息化，秘书也逐渐的以一种全新的思维方式进入到各行各业之中，成为很多的企业在运营过程中不可缺少的得力助手。古希腊哲人泰勒士说过： “多说话并不表明有才智。” 上天赐予人两只耳朵， 却只赐予我们一张嘴，这就告诉我们要多“听”少“说”。秘书在工作中随时随地都要与人沟通， 像是接待访客、接打电话、安排事务、辅助谈判这些， 耐心倾听和正确理解别人所讲的内容在秘书工作中是非常重要的。关键词 秘书 倾听目 录一、 秘书1、 何为“秘书”2、 秘书的基本工作听、说、写二、 “听”在秘书工作中的重要性1、倾听可获取重要信息， 增强解决问题的能力2、倾听可掩盖自身弱点， 更易形成共识3、倾听可以增强沟通效力三、 如何才能够更有效的“听”1、倾听的技巧一、 秘书（一）何为“秘书”（二）秘书的基本能力听、说、写秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。主要有：听知能力、口头表达能力、写作能力、阅读概括能力、社交活动能力 、协调能力 、观察分析能力 、应变能力 、使用先进办公器械的能力 、 预测能力、记忆力和纸行力。 其中最为基本的就是： 听知能力、口头表达能力和写作能力。1、 听知能力 秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复 的发言中拎出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向联系和国际交流日益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言或外语，就是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。 2、 口头表达能力秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话也切忌噜苏冗长，更不要拖音带腔。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。 3、 写作能力具体是指公文和事务应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力 要求不同。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。这同样是需要加以锻炼、培养才能提高的。秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把宇写得端正、匀称、流利。 二、 “听”在秘书工作中的重要性（一） 倾听可获取重要信息， 增强解决问题的能力通过倾听我们可了解对方要传达的消息，感受到对方的感情、交流的背景和真实意图等，还可据此推断对方的性格、目的和诚恳程度。通过倾听中的提问， 我们可以搞清不明之处，或是启发对方提供更完整的资料。耐心倾听，可以减少对方的防范意识， 得到对方的认同，甚至产生同感、知音的感觉， 从而促进彼此的沟通了解。倾听可以训练我们推己及人的心态，锻炼思考力、想像力和客观分析能力。倾听有助于了解清楚事情的来龙去脉， 提出建设性意见， 提高专业技能和管理技能， 从而增强解决问题的能力。倾听可以激发创造的灵感， 世界上有不少发明创造就是听出来的。例如钢盔的发明者就是从一次闲谈中获得灵感的。第一次世界大战期间， 法国的亚德里安将军到医院看望伤员， 听到几个伤员在闲谈中问一个人： “炮弹爆炸时， 你的头部怎么保护得好好的， 一点没受伤？” 那个人回答说：“当时我急了， 赶紧把一个铁锅扣到了头上。”亚德里安将军心里一动， 何不让战士都戴上金属制作的帽子！ 于是， 钢盔问世了。（二） 倾听可掩盖自身弱点， 更易形成共识善听才能善言。沉默可以帮助我们掩盖若干自身的弱点， 少发表意见可以减少自己受别人攻击的机会。如果对别人所谈的问题一无所知或未曾考虑， 保持沉默便可不表示自己的观点和立场。良好的倾听习惯有助于发现对方谈话的出发点、弱点和重点， 让对方感到自己提的意见已充分考虑了其需要和见解， 对方会更愿意接受。（三） 倾听可以增强沟通效力倾听能够帮助自己理解别人， 也有利于让别人更快地接纳自己， 这将有助于人际关系的改善。倾听能够使他人感受到被尊重和被欣赏。卡耐基曾说： 专心听别人讲话的态度， 是我们所能给予别人的最大赞美。倾听能让交际对象感受到你的真诚， 更易于获取友谊和信任。倾听能让说话者觉得自己的话有价值， 从而愿意说出更多更有用的信息， 他们也能够因为感到受尊重而获得满足感。称职的倾听者还会促使对方敏捷思维， 启迪对方进一步交谈的欲望，双方皆会受益匪浅， 从而实现有效的沟通。