有关外贸业务流程范文.doc

外贸业务流程询盘报盘打样试单大货量产商检订舱报关结汇核销退税客户开发一、 客户开发从目前状况来看，做外贸，重要有两种：一是跟单； 二是开发。为了更好开发市场，新进外贸业务人员首先必须：l 掌握基本英语知识l 熟悉国际贸易知识（尤其是贸易术语、国际物流知识及付款方式综合运用）l 企业及产品有关知识，如产品性能、 参数、 测试、 加工工艺、 生产流程、 设备、 人力、 产能、 包装、竞争对手、 客户群等等。详见附件 1.l 理解动态国内、国际形势（政治环境、文化背景、消费习惯、汇率政策、退税政策、自然灾害等等）。l 树立国际贸易风险防备意识。如信用风险、汇率风险、运送风险等。1. 开发客户途径：l 展会（展会应注意问题，见附件）l 付费B2Bl 免费B2Bl 搜索引擎l 海关数据等2. 开发信l 内容简洁l 主题明确l 多用被动语态l 少用特殊字体、颜色、粗体等l 少用附件和图片l 少用URL链接老外提议：Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything clear6) thats ok, order comes, ahHave a nice day!N参照范例：见附件 强调：1. 所有客人必须长时期跟进；据记录，一般成交客人，均来自第11次跟进。2. 跟进方式，可以是：新产品上市，价格更新、节日问候、企业信息更新等， 也可结合客人网站最新信息，有针对跟进等等。3. 跟进频率，可根据与客人沟通进度来判断。一般为1周一次，或2周一次为宜。4. 所有与客人往来邮件，均须按客户别进行整顿保留、归类管理，并定期刻盘留底。（详细操作见附件）二、询盘1. 须通过搜索引擎、B2B平台、黄页、IP地址、客户网站等多种途径查询，理解客户真实性、企业规模、企业背景等。2、 客人询盘，所有询盘均要答复，且须在客人发出24小时内予以答复；如有不确定信息而导致不能及时予以全面答复，也须答复客人，阐明可以答复时间，以表达对客人尊重。3、须根据询盘内容针对性，分重点答复和后续跟进。三、报盘在掌握客户有关背景等信息后，结合如下信息，有针对性、全面答复客人。1. 产品最新成本（尤其是原材料价格波动比较大行业，也可参照期货市场走势预期来调整成本）。2. 最新汇率（考虑人民币汇率为浮动汇率机制，提议在目前汇率基础上，再提高1-3%来规避汇率风险）。3. 如报CIF、CNF价格，须与至少3家货代联络，征询最新海运/空运价格； 此外，CIF价格，须向保险企业征询一切险（All risks）或客人特指保险险别保费费率等（一般状况下，一切险费率为1.5-3）。4. 根据产品客户市场行情，实行有差异化报价方式。5. 假如客户信用指数不高，可办理出口信用险；并将出口信用险费用（费率为7）加进报价中，以规避信用风险。6. 怎样计价FOB=工厂成本+国内费用（报关费，货代操作费，商检费，港杂费，内陆运费，银行费用等等）+利润CNF=FOB+海运费/空运费CIF=CNF+保险费（货品总值x1.1x保费费率）7. 为了防止后来发生无谓争议，报价单须体现如下几种方面重要信息：l 产品名称l 产品重要参数/特性l 单价l 交易方式l 付款方式l 最小订购量 MOQl 报价日期及有效期l 包装方式l 装箱/柜状况l 客户信息8. 为了掌握报价和谈判积极权，可综合运用贸易术语、物流知识、付款方式及产品参数等条件，进行动态调整。附：A. 付款方式，安全系数从高到低排列：l 100% T/T (prepaid) + CIF/FOBl 30% T/T (prepaid) + 70% L/C + CIF/FOBl 100% L/C + CIF/FOBl D/Pl D/AB. 付款地区，安全系数从高到低排列：l 北欧四国l 德国、日本、新加波l 以色列、西欧、北美、澳洲l 东欧、中东、东南亚l 俄罗斯、印巴、拉美、非洲C. 假如是L/C付款，须严格审证，重要包括：l 开证行资信（提议”保兑”）l 信用证真实性l L/C条款 （文献规定，时间与地点等；尤其是软条款 / 陷阱条款）注：1. 信用证是独立性文献。客户开立任何保函均属无效文献。 2. 信用证是单据买卖，要保证单证相符，单单相符。3. 交单必须及时、精确。4. 有任何依赖买方文献条款，须所有删除。5. 交单时间，须以卖方时间为准。6. 防止客户与船企业、银行串通，实行欺诈。9. 怎样促成交易对业务人员来讲，最重要就两个方面：一是怎么找到客户，二是怎么成交。第一种问题就是跟开发信有关，第二个问题往往和价格有关，什么东西都谈拢了，就差价格了。价格是业务人员永远绕不开话题，也是比较棘手问题。价格是很重要，但不是影响成交关键原因。怎么让客人在价格高于预期状况下买你产品？迂回方略是个可选择好措施之一，根据客人目价量身定做。打个比方，卖一种LED灯，客人很喜欢，外型材料亮度都觉得不错，不过3.5美元价格他觉得太贵了，他但愿2.5美元左右，他能接受。这个时候我会告诉客人，这个价格相称困难，外壳塑料要用PP替代ABS，还要掺50%以上recycled material(回料)，此外LED用差一点，亮度从1MCD改成5000MCD，此外节省一切材料，把东西做轻做薄，彩盒包装改成白盒，并且是一层纸最软那种。外箱同样用比较烂。就可以到达目价了。这个时候就是谈判关键，你把上述条件所有列出来，然后告诉客人，这就是基于您目价，我们能给出方案。我明白，价格尽管到达了，不过品质肯定离您规定比较远，那么这样，我再给出第三套方案，在一和二里面折中一下，把价格控制在3.5和2.5之间，例如3美元或者2.98美元，让客人比较轻易接受。参照范例：见附件 四、打样1. 样品是检查一种企业开发及生产能力根据。无论是ODM(orginal design manufacturer)，还是OEM(orginal equipment manufacturer), 客人都是要确认样品；尤其是OEM。2. 要非常明确理解客人需求细节（图纸、手工样、色号、材料、规格、印刷品等），还须与客人理解样品费和快递费等事宜。3. 样品费和快递费，依国际通例和做法，一般状况下：a. 样品货值不高，样品免费，客人承担运费。b. 样品货值比较高，客人支付一定样品费，同步承担运费。c. OEM，结合企业规定及客人实际状况另议。d. 假如客人下单意向很高，须送样进行检测/认证，可承担运费和样品费。样品费一般用TT或西联汇款。使用西联汇款时应注意需要客户提供精确信息，详见企业资料2收款账号。4. 在明确客人需求信息并收到样品费后，填写样品需求单，经部门主管/经理审核签字后，交总经理核准，然后给工厂生产。生产完毕后，仔细查对样品与客户规定与否相符，确认对无误后，快递给客人。5. 自己须留存样品（样品附在客户样品需求单背面，如样品较大较多时，可在样品上做好客户标识放在客户样品储存柜，如客户没有特殊规定期可用PPT文档附在样品单背面）以便后续生产时，有据可查。同步保留好样品需求单，并复印给有关部门，以便工厂生产和财务核算成本利润等。6. 样品快递后，及时跟进各方面进度；最终无论质量好与坏，下单与否，都必须得到客人评价，并反应在周报表及月报表上。五、试单及大货量产1. 客人确认样品后，客人一般会下一种或多种小批量试单，待小批量试单完毕后，才会下大货订单。2. 无论是试单，还是大货量产，先根据客人指示及规定，结合最初报价单，制作PI（proforma invoice），并跟催货款。一般状况下，国外订单我们可以规定客户一次性付款，收到全款后才安排生产。3. PI要注意：a. 查对当时与客人报价，保证PI所包括内容需报价单一致；b. 须注意质量原则，尤其是OEM；c. 须提供企业银行资料，以便客人付款；d. .须仔细查对订单数量及金额（注意大小写）；4. 填写生产任务单，待部门主管/经理审核签字后，交总经理核准，然后给工厂安排生产。自己须保留好文献，以便后续核查； 并复印给有关部门，以便企业财务结算。5. 生产过程中，须持续跟进生产进度及产品质量（保证质量与样品质量或协议约定一致），同步与客人保持信息及时沟通，以便客人掌握进度。尤其是发生了与交期有冲突时候， 更是如此，否则影响客人市场推广而丢失订单，或导致索赔，甚至丢失客户。6. 当生产完毕80%左右时，查对与客人付款约定，假如与客人付款方式是出货前付清余款，须将产品拍照给客人，跟催货品余款。跟催时，须附上当时PI，以更好推进业务发展。7. 所有文献，均需保留留底备查（包括货运单）。六、联络货代安排运送1、 多找几家货代比较价格2、 选好货代企业并确定好付款方式（争取月结或者至少在客户收到货品后才付款）3、 提供货运企业需提供资料（如：品名，HS编码，数量，包装重量，包装尺寸，目港，交易方式）。4、 安排运送后及时获得运单并尽快提供应客户，以便客户查询，每天跟踪货运信息直到客户收到货品。5、 客户收到货品后要及时跟客户确认收到货品与否与订单相符。6、 跟踪客户对产品及企业满意度并反应在周报月报中。七、商检 （按HS编码查询，为法检商品则需要办理）1. 根据出口产品海关编码，属于法检范围内产品，须向当地商品检查检疫局申报检查。假如企业没有报检员，须委托具有报检员资格机构进行申报。2. 商检材料：协议、发票、装箱单、厂检单、包装性能检查成果单、报检委托书；特殊行业，须根据行业规定，另提供行业有关资料。3. 一般在生产完毕了80%时候，即可办理商检，以节省/缩短时间。4. 无论与否是法检产品，有部分客人，需要自己分企业验货，或委托第三方来验货，同样按以上方式处理。5. 无论是自己报检，还是委托报检，均需要跟进进度，预约商检局来厂检查。6. 商检完毕后，及时付款、领取出口货品换证凭单，此单须在出口口岸商检局更换商检单。7. 假如有客人需要办理Form A 原产地证，我们也须及时提供有关资料，前去商检局办理。8. 假如客人只需办理一般产地证，且客人没有详细规定状况下，可在商检局或贸促会办理。9. 办证所需资料： 营业执照、组织机构代码证、同意证书/立案登记表、原材料增值税发票、INOVICE、PL、产品工艺流程、加盖中英文印章。10. 单证出来后，须复印留底备查。八、租船、订舱1. 找几家成熟、服务态度好、有行业著名度、价格有优势货代，征询运费，港杂费、内陆运费（整柜拖柜）、货代操作费、船期、航程时间等等；并建立货代信息。2. 比对报价时运费差异，确定货代，并安排订舱（传真或邮件一份托书）。一般状况下，可与报检同步进行。3. 假如是FOB交易方式， 也须第一时间与客户指定货代获得联络，确认有关费用、船期等有关信息。4. 订舱须提供产品名称、HS编码、重量、体积、港口信息、交易方式，保险等提单信息给货代。待货代安排好舱位后，会得到一种进仓编号和进仓地址及时间。然后，按规定将货品送到指定地址。5. 一般状况下，在出具正本提单前，货代会根据我们提供订舱信息出具提单确认件和放单方式（书面提单或电放提单；电放须提供电放保函）。业务须仔细查对所有细项内容，尤其是L/C交易，要尤其谨慎，以免因小差错，而导致客人拒付。6. 货品进仓后，须跟进报关状态及精确船期等有关信息。 一般状况下，船期后两天，船企业会开出正本提单，业务须及时跟进提单。附：a. FOB：一般是货代提单 (House B/L); 散货状况，基本也是货代提单。HBL非物权凭证；一般客人拿到HBL，须到目港货代那边换取MBL。 b. CIF/CNF：船企业提单（Master B/L），MBL是物权凭证。7. 拿到提单后，根据与客人交易方式和付款方式约定，快递提单或传真提单副本（须屏蔽提单号和箱号，防止部分国家地区用提单副本取货）给客户。此外，到日本货，基本采用提单电放方式。8. 提单拿到后，须安排支付货代有关费用，并提醒货代企业及时退回核销单（退税联）和报关单（退税联），以便后续安排核销和退税。10. 假如需要办理保险（如CIF交易），可委托货代办理。11. 所有文献单证，均需保留或复印留底备查。九、报关1. 一般是委托货代报关。2. 报关资料：报关单、报关委托书、发票、装箱单、核销单、出入境换证凭单等、3. 有关文献编号须立案保留。十、结汇、核销、退税1. 出货后，根据与客人约定付款方式，催收货款。2. 待货品报关出运二周后，及时跟催货代，退回报关单（退税联）和核销单（退税联）。3. 将上述资料交给财务部门，并告知财务部门去银行打印汇款水单，连同税务局出口专用发票，前去外管局申报核销，并国税局申报退税。4. 有关文献需保留留底备查。