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系统设计报告
一、系统概述
1 公司简介
XX汽车销售服务有限公司成立于2023年，公司以销售汽车为主业，兼营汽车配件，汽车维修服务等业务。公司业务覆盖了整个河北地区并辐射京冀等周边地区，现公司所经营的轿车涉及:一汽大众、一汽马自达、上海大众、海马汽车、天津一汽等汽车的销售与服务，另有汽车租赁、车友俱乐部及河北省区最大的汽车用品超市。   公司现有员工800余人，董事会成员所有是清华大学EMBA学历，管理层58人；员工的平均年龄仅27岁，75%以上具有大专以上文化素质，维修人员330人，其中65人具有高级技术职称，102人具有中级技术职称。销售量从2023年年的200多台增长到2023年的9000台，实现了销售量和销售额的连年翻番。公司现已所有现代化办公，实现了财务管理、办公档案、汽车销售、消费贷款一体的网络化，并创建了自己的网站，实现了网上办公。为加快公司信息化建设，为客户提供更便捷的服务，同时为管理层提供决策数据支持，结合SAP的实行经验，贯彻信息化建设与管理优化相结合的思想，以管理为纲，以信息化为手段，以“效益驱动、整体规划、分步实行、突出重点”为原则，通过实行信息化，促进管理的标准化、规范化、科学化。
2 重要挑战
财务业务部门之间未能实现一体化
各公司间的信息未能集成、共享
各公司的信息不透明、记录报表和数据不及时
公司库存管理失控，流失严重
资金管控调度不灵，资金闲置与资金紧缺不能很好解决
集团管理层很难得到全面的经营信息，决策没有依据
3 项目目的
统一基础数据和业务流程标准，实现公司的财务业务一体化
打通各个部门、各个系统间信息孤岛问题
从4S店到决策层面，实现信息的共享和集成
实现对销售、服务、配件、增值业务、财务、人力资源、后勤的集团管理平台
打造集团内部统一的信息管理平台
在统一平台上，实时管控各公司业务状况
为集团管控、数据分析和辅助决策服务
4 实行范围
针对4S店设计并开发集成解决方案
将各流程环节集成到统一的SAP平台
梳理4S店、集团运营、集团财务业务流程
设计并开发集团公共信息平台BI
5 方案思绪
第一期：建立样板店，同时着重挖掘集团的关键点
第一期项目，通过对4S店的进一步调研与流程梳理，结合公司的业务特点，解决方案采用SAP Business One集成、全面、灵活、可扩展、易于使用的特点，涉及4S店的整车销售、维修服务、配件管理、客户关系、财务管理、报表工具等模块，为汽车4S店搭建了一个实时完整的信息管理平台，从而保证店内业务信息的一致性和完整性。
第二期：以样板店为标准，将模式进行复制，推广到其他4S店
第三期：集成各个4S店业务到统一的平台，打造集团管理平台
二、系统分析
1、业务流程调查
对于整车采购、入库业务，业务流程描述如下：销售部门理制订购车计划，经总经理审批后，财务给厂家打款，销售内勤根据厂家的付款告知单在SAP系统建立采购订单，车辆到达之后，库管员确认运货单，PDI检查车辆，完善车辆档案填写(底盘号、发动机号)等信息，销售内勤按照厂家到货清单和采购订单入库。如图1.1所示：
对于销售整车销售业务，业务流程描述如下：客户到店或电话预约，前台接待，询问购车需求，销售顾问进行车辆讲解，然后约客户进行试乘试驾，记录客户感受，拟定购买意向，进行价格谈判，签订协议，收取款项，售后进行车辆检查，客户验车，车辆成交，销售顾问或销售经理进行定期回访。如图1.2所示：

2、数据流程调查
针对以上业务流程执行情况，结合业务实现及系统操作流程，绘制数据流程图如下（在此仅对采购业务作以说明，销售业务略）：

3、数据字典
根据不同业务解决规定，结合数据流程，对数据出处、去向及其流动和解决过程中所涉及的数据项和数据结构进行定义和说明如下：
（1） 往来客户
编号
DS01-01
名称
供应商信息
简述：整车及附件生产厂家或代理商信息
组成：供应商代码+供应商名称+地址+联系电话+联系人
备注：
编制人： 日期：

（2）物料信息
编号
DS01-02
名称
物料信息
简述：整车及附件材料信息
组成：物料代码+物料名称+类别+单位+单价+数量+金额
备注：
编制人： 日期：
（3）仓库信息
编号
DS01-03
名称
仓库信息
简述：仓库设立信息
组成：仓库代码+仓库名称+地址+保管人
备注：
编制人： 日期：

（4）入库单信息
编号
DS01-04
名称
物料入库单
简述：物料入库信息
组成：入库单号+日期+供应商代码+供应商名称+物料代码+物料名称+物料数量+单价+金额
备注：
编制人： 日期：
（5）其他信息略
4、系统测试计划
系统测试涉及系统结构测试、系统功能测试、客户操作界面测试与系统模块数据输入输出数据准确情况进行测试，目的是验证系统的可行性，是否可以满足业务解决的需要，是否与业务流程一致。
三、系统设计
1、模块结构设计。
采购与销售管理重要涉及供应商管理、基础信息维护、采购管理、库存管理、客户管理、销售管理、财务管理、报表记录查询、系统帮助及版本说明等，其系统功能结构如图所示：
XX汽车销售服务有限公司进销存系统
基础信息维护
供应商管理

采购管理
库存管理
客户管理
销售管理
财务管理
报表记录查询
系统帮助版本说明

对于以上功能模块进一步细化和分解，就得到了子系统的功能结构图，如库存管理模块结构图：
增长
修改
删除
审校
查询
打印
导出
库存管理
物料信息维护
入库操作

出库操作
移库操作
盘点操作
报表记录
财务管理
报表记录
导入
增长
修改
删除
审校
查询
打印
导出
增长
修改
删除
审校
查询
打印
导出
增长
修改
删除
审校
查询
打印
导出
增长
修改
删除
审校
查询
打印
导出
增长
修改
删除
审校
查询
打印
导出
增长
修改
删除
审校
查询
打印
导出
增长
修改
删除
审校
查询
打印
导出

2、代码设计
2.1整车编码：Z+公司缩写+三位汽车品牌+001+两位年份+四位序列号
2.2备件编码：B＋公司缩写＋车型+结构+型号，例如：BHFD01000
2.3货位号：一位区号+两位架号+一位层号（行）+一位层号（行）+两位位号，例如：A-01a01-01
2.4 批次号：Z（B）+年+月+日+三位顺序号
2.5 仓库编号：C+公司缩写+二位序号
2.6 客户编号：C+公司缩写+四位序号
2.7 供应编号：S+公司缩写+四位序号
2.8 部门编号：二位序号
3、系统运营与开发平台设计
根据系统的安全性考虑，以及用户的多、分布较散、信息量的较大，系统拟采用客户机/服务器结构，同时从系统应用成本效益的角度出发，采用二层结构，减少成本支出
（1）ERP软件和系统软件
项 目
数量
1、 SAP Business One ERP Professional 版
采购国内SAP Business One总代理

2、系统软件

Windows Server 公司版 2023或2023 （25USER）OEM版

（1）Windows SQL Server 中文公司版 2023（15USER）

（2）或Windows SQL Server 中文公司版 2023 （15USER）

（2）服务器和网络设备
项目
数量
1、通信线路 网络中心10M光纤 静态IP

4S店2M光纤 静态IP

2、服务器DELL 　RAID５
DELL T610至强四核2.0G(5504)2颗/8G/3块146G(SAS)/DVD/RAID5三年 单电源

3、网络设备
CISO ASA5510-SEC-BUN-K9 ASA 5510 Security Plus Appl with SW, HA, 2GE+3FE, 3DES/AES

4、输入\输出设计
输出设计是面向客户的，由于不管通过屏幕显示或者报表打印出来，都规定清楚醒目、易于阅读。在进行输出设计中。既要考虑原系统的格式以方便用户，又要考虑新系统的特点，尽量使输出信息准确规范。该系统重要有以下几个方面的报表输出：
（1） 基础数据方面的报表。重要有部门信息报表、供应商信息报表、客户信息报表、物料信息报表、仓库信息报表、业务人员信息报表。
（2） 商品采购方面报表。协议报表、采购订单报表、采购入库单报表、入库单报表、入库退出报表。
（3） 销售方面报表。销售协议报表、销售订单报表、销售单报表、销售出库单报表、销售退货报表。
（4） 财务报表。应付款报表、应收款报表、库存明细报表、成本明细表、收入明细表、资产负债表、损益表、财务状况变动表。
输入设计的准确性对于整个系统的质量具有决定性的作用，输入设计不妥，就也许使数据发生错误，此时即使计算机解决十分对的，也得不到可靠的输出信息。为保证输入数据的对的性，在输入设计过程中，我们采用了以下方法：
（1） 尽量使用交互式方式输入数据。对于重要的数据，最佳提醒用户再次录入，减少输入错误，或提醒确认无误后提交。对于一些固定的数据，系统自动显示或者从别的表直接调入，不再让用户输入，既保证了数据准确性，又节约了用户输入的时间。
（2） 原始单据格式设计规范单一，重要以反映信息内容为原则。
（3） 采用人工核对与程序校对相结合来保证输入数据的对的性。特别是我们在很多地方编写了大量程序以检查输入。当用户输入数据时，就根据数据就有的值型、值域、位数和特性来进行检查，如发现错误，立即在屏幕上提醒用户改正。
（4） 系统录入有供应商客户信息录入、采购录入、入库录入、销售录入、出库录入等。

1.3 基础数据
车辆主数据
序号
字段名称
例 子
描述
1
编码

车辆编码（产品代码、唯一编码）
2
描述
VIOS
车辆名称
3
物料组
SCP42L-EEPHKC
车型
4
条形码
车牌号
产品代码、SFX(每类车的最小单位、区分颜色)
5
车系

6
车型

7
配置

8
外观颜色
紫钻黑

9
内饰颜色

10
排气量
2.0

11
变速箱
4AT

12
发动机型号
3SZ-FE

13
种类
国产
进口、国产
14
序列号管理
LFMAN42A
底盘号为序列号

15
商检号

16
关单号

17
备注

客户主数据

序号
字段名称
例 子
描述
1
代码

客户编号
2
名称

客户名称
3
类别

修改“组”

货币

4
证件号码
4110355
修改“国税编号”
5
电话1

6
电话2

7
移动电话

8
传真

9
电子邮件

10
地址

装运类型

11
邮政编码

修改“密码”

系数标记

项目

12
联系人
实际使用人
姓名,联系电话,其他信息
13
销售员

14
介绍人

业务合作伙伴渠道代码
15
机会

记录客户还没有结算的销售机会

订单

记录客户所有订单的金额
16
如何知道本店
报纸
客户来源：报纸，活动，介绍，自定义
17
客户性质

个人、公司、组织
18
省份

19
城市

20
区县

地区
21
性别

22
年龄

23
婚姻状况

24
行业

25
职业

教育限度

26
可用积分

27
已用积分

28
消费金额

29
累计积分

30
配件优惠率

31
工时优惠率

销售机会

序号
字段名称
例 子
描述
1
客户类型编号（·业务合作伙伴编号）
C00001
所有新建销售机会都使用一个同一个潜在客户（销售机会建立档案后，再把此编号从后台进行修改）
2
客户类型（业务合作伙伴名称）
潜在客户
客户名称
3
客户意向级别（联系人）

4
客户名称（机会名称）

5
业务伙伴地区
河东区
需要提供分类标准
6
销售员
孙佳正

7
状态
未清、赢取、损失

8
建档日期（开始日期）

9
结算日期

10
未清活动

11
结算比例
10%
根据销售阶段计算出的权值
属性页-潜力
12
预计购车时间
多少天内购车

13
预计购车日期
2023年12月1日
When（购买时间）
14
预计金额
250000
How much(预算)
15
加权金额

16
毛利%

17
毛利总计

18
购买方式

配置：机率水平
19
意向车型，爱好范围、颜色
外形/动力性能/使用费用/舒适性/安全性/操控性/价格/品牌/经济性/售后服务/其他
What（购车侧重点）
配置：利率范围
What（意向车型
属性页-常规
20
业务伙伴渠道代码
张三
Where（介绍人）
21
信息源
DM/DH/报纸/电视/广播/杂志广告/网站/偶尔路过/朋友介绍/市场活动。。。
Where（来源渠道）
如何知道本店
需要提供分类标准
22
行业

需要提供分类标准
23
注释

属性页-阶段
24

阶段
初次接待、需求拟定、产品介绍、试乘试驾、洽谈报价、签约成交、交车

销售机会各阶段的联系日期、销售员、跟进方式、阶段、跟进结果、工作内容、经理批注、活动
属性页-竞争车型（竞争对手）
25
竞争店名

26
竞争车型

自定义字段
27
客户类型
个人、公司、机关、组织

28
性别
男、女

29
联系电话

30
联系手机

31
联系地址

32
重要用途
上班、休闲、工作
Why（使用目的，用途）
配置
33
购买类型
增购、换购、新购
配置
34
替换车名

配置
35
替换车型

配置
36
摘要

销售机会的结果
37
附件

与机会相关的文献
活动

序号
字段名称
例 子
描述
1
活动

2
类型
销售
市场/销售/服务/客服
3
主题
试乘试驾

4
已分派到

5
业务伙伴名称

6
联系人

7
电话号码

属性页-常规
8
起始时间

9
结束时间

10
注释

提醒时间

未激活

已结算

属性页-内容

内容

属性页-链接凭证

单据类型

单据编号

源对象类型

源对象编号

属性页-附件

销售平常活动管理，就是要把销售顾问以及销售经理天天

所从事的各种销售活动尽也许“信息化”、“标准化”以及销售力量的“合理化”。通过对客户信息、后台业务信息的高度共享，有助于销售流程的规范化，提高公司整体的销售业绩。

解决方案
用系统中的标准采购流程管理（采购订单/ 收货采购订单/应付发票）
采购订单：采购订单根据物料编号（产品编码、SFX）选择需要采购车辆的型号，输入数量及单价，添加完毕之后，经财务进行审批，审批之后，财务基于此订单向厂家拨付预付款
预付款：
收货采购订单根据实际入库车辆信息，基于采购订单进行复制，并对每个车型划分序列号（即：底盘号）
应付发票：根据实际增值税票，选择相应的底盘号进行复制做应付发票，付款：假如整个采购订单的增值税票都到齐，则需要在做应付发票时选择相应的预付款进行抵消，假如增值税票金额和预付款金额不符，需要财务做财务凭证进行调整，用预付冲销应付，并进行对账
系统实现
启动途径
〖模块〗→〖采购-应付帐款〗→〖采购订单〗
操作细节
点击启动途径所相应的菜单，得到如下界面：

5、整车销售、出库
销售部分。
销售活动信息化管理，就是要把销售顾问以及销售经理天天所从事的各种销售活动尽也许“信息化”、“标准化”以及销售力量的“合理化”。通过对客户信息、后台业务信息的高度共享，有助于销售流程的规范化，提高公司整体的销售业绩。

业务描述
销售部需要按照车型制定每月的销售计划。
潜在客户（A卡客户）促成后，晋升为正式客户（C卡客户），添加销售单。

A．全款购车：销售顾问陪同客户选车，验车无误，销售顾问与客户签订购车协议，销售顾问填写【销售订单】(整车收款告知单)，陪同客户到收银台缴纳车款，财务开具机动车发票、销售发票、【收款收据】和【出门证】。销售顾问陪客户携【机动车发票】、【销售发票】的出库联提车，客户凭【出门证】离店。
B．无现车订购：销售顾问填写【销售订单】，并基于订单建立预收款请求，客户到收银交定金，收银员基于预收款请求收款，并开具【定金收据】；销售部向厂家订购，车辆到厂后，告知客户取车，销售顾问带顾客到收银台缴纳车款的余款，财务开具【机动车发票】、【销售发票】、【收款收据】和【出门证】。销售顾问陪客户携【机动车发票】、【销售发票】的出库联提车，客户凭【出门证】离店。
解决方案
用系统中的标准销售流程管理
系统实现
启动途径
〖模块〗→〖采购-应收帐款〗→〖应收发票〗
操作细节
点击启动途径所相应的菜单，得到如下界面：

6、分期付款销售

客户在分期付款购车时提交必要的信贷凭证，销售顾问在审核后批准客户分期购车规定并办理相应手续签订分期付款协议，销售开据【销售单】(整车收款告知单)到收银台缴纳首付款。销售顾问将客户信息传至银行。
银行调查确认客户信息、信用度、还款能力后，确认是否批准客户贷款购车。银行批准，车款转账后，销售顾问告知客户提车。
销售顾问陪同客户选车，验车无误，销售顾问陪客户到财务开【具机动车发票】、【销售发票】、【收款收据】和【出门证】。销售顾问陪客户携【机动车发票】、【销售发票】的出库联提车，客户凭【出门证】离店。
说明：若客户要办理保险代办、牌照代办时，补缴相应钱款财务开据相应发票。
7、保险销售

记录每辆车的保单信息，保险公司、保单起止日期、险种信息。

8、精品销售

业务说明
销售顾问填写【销售单】(精品收款告知单)，陪同客户到收银台缴款，财务开具销售发票、【收款收据】和【出门证】。销售顾问陪客户携【销售发票】的出库联领取精品，客户凭【出门证】离店。
解决方案
用系统中的应收发票管理
系统实现
启动途径
〖模块〗→〖销售－应收帐款〗→〖销售应收发票〗
操作细节
点击启动途径所相应的菜单，得到如下界面：

9、二级网络

销售部经理提出市场开拓计划交总经理审核，通过后同二级经销商签订协议，交接车辆。在车辆销售后，二级经销商将客户信息报店头，并将客户资料录入系统，财务开据相应发票给经销商。
解决方案
同正常销售，在销售开单时，选择转储二网库在销售。
10、二手车管理
二手车评估：二手车到店后，客服专员告知二手车评估人员来店评估二手车价格，商定价格后由客服专员整理二手车信息（涉及车辆信息、价格等信息），并在系统中建立物料主数据。
二手车入库：填制入库单将二手车采购入库。
二手车整备：生产模块解决
二手车销售：二手车意向客户来店后，销售顾问接待客户介绍车辆信息。客户拟定置换或购买二手车，在系统中做二手车销售，跟据销售单到收银交款。
二手车过户：客户交款，财务缴款并开具相应票据及出门证 ，客户凭票据提车出库、凭出门证离店。

供应商主数据
目前公司销售部的供应商涉及：
整车供应商、精品供应商、配件供应商等

1.4 业务报表
报表需求
采购跟踪表
库存情况表
s整车销售明细表
质押明细表
月度销售汇总表

1.5 审批与警报
自定义警报
要自定义的警报
1、库龄报表(整车、备件)
2、应收款逾期
3、客户保养提醒
4、客户保险到期提醒
整车销售部重要业务为销售路虎、捷豹品牌汽车，并负责上述品牌车的市场开拓和二级销售网络建设。
销售部承担着公司从开始制订销售计划、车辆采购计划、车辆到店后质检入库、收集客户资料、客户接待、对外报价、客户需求分析、商品介绍、邀约试乘试驾、与客户洽谈报价、签订协议、贯彻客户方收款、交车、回访客户全过程控制与管理。

1.2 业务流程
标准销售业务流程循环：

集客活动（电话诱导、试乘试驾会、客户联谊会、店头文化、公益活动、节日促销、直接拜访）
接待(引导接待、展厅问候、综合接待、自我介绍、展开轻松对话、送别客户)
需求分析（5W2H）
商品介绍（六方位绕车介绍/PABF介绍法）
试乘试驾（试乘试驾预约登记表、检查表、协议、意见表）
洽谈报价
成交定车
交车
客户跟踪

1、潜在客户接待

业务描述
通过各种集客活动，吸引客户来店。客户进店后，销售顾问接待，征询客户相关信息，客户意向车型；了解客户需求，向客户介绍车辆相关知识，解答客户问题。客户离店，销售顾问送走客户后，记录客户信息，建立潜在客户档案（A卡）。
解决方案
用系统中的销售机会进行管理
系统实现
启动途径
〖模块〗→〖销售机会〗→〖销售机会〗
操作细节
点击启动途径所相应的菜单，得到如下界面：

A卡3要素：姓名、电话、意向车型

2、潜在客户促进

业务描述
潜在客户售前跟进过程管理：潜在客户（A卡客户），依据3-7-7规则对客户进行回访，记录客户进店情况，商谈的重要事项，记录客户需求分析（5W2H）、商品介绍、试乘试驾、报价、定车、交车邀约情况，下次回访时间。
超期未回访客户，系统进行提醒，销售经理天天关注超期客户的信息，提醒和指导销售顾问跟踪与跟进；
通过多次与客户沟通、洽谈，促使客户成交、签定协议。
解决方案
用系统中的销售机会
系统实现
启动途径
〖模块〗→〖销售机会〗→〖销售机会〗
操作细节
点击启动途径所相应的菜单，得到如下界面：

需求分析（5W2H）：
When 预测结束时间
How much 预算
What 车型、爱好、侧重点
Why 用途、使用方式
Where渠道、来源
How 购买方式
Who 备注：购买者、决策人、影响人

3、试乘试驾

业务描述
试乘试驾：销售顾问积极邀请客户试乘试驾，客户预约试乘试驾，安排试乘试驾用车，规划好试车线路，检查客户驾驶执照，填写《试乘试驾批准书》
系统记录预约日期，时间，申请人，批准人，试乘时间，里程，是否完毕，备注，试车线路，驾照号；客户姓名、联系电话、试驾车型、销售顾问
解决方案
用系统中的活动实现
系统实现
启动途径
〖模块〗→〖管理〗→〖业务伙伴〗→〖活动〗
操作细节
点击启动途径所相应的菜单，得到如下界面：