维新汽车美容管理系统.doc

维新汽车美容管理系统 培训手册目录软件概述3如何进入系统4第一节系统管理4系统初始化4一、系统参数5二、用户权限7三、数据备份8四、数据恢复8五、系统登陆日记8第二节基础数据管理8一、人事档案信息8二、系统字典维护10三、仓库维护10四、维修项目、商品目录维护11五、供应商维护12六、车型维护13第三节客户管理14一、客户车辆档案14二、会员类型15三、会员管理16四、计次项目管理16第四节库存管理17一、商品入库17二、商品出库19三、入出库单查询20四、入出库流水帐21五、商品库存22六、库存盘点23七、商品台帐23第五节平常业务24一、业务开单24二、帐户充值26三、积分兑换27四、业务提醒28五、平常支出管理29第六节记录报表29软件概述汽车美容管理系统是对汽车美容行业的会员管理、帐户充值、积分兑换、业务开单、平常支出管理、计次项目管理、商品入出库管理、记录分析进行系统化管理的一套软件。他设立了具体的权限分级系统，既可以限制每个用户查看的项目权限，也可以限制用户查看的模块权限，还可以限制每个用户查看报表的权限，实现多人同时使用，数据各人分管、查询实时共享，记录方便准确的现代化数据管理模式。如何进入系统双击桌面上的维新售楼系统图标，出现系统登录屏，单击登录后输入属于自己的的用户代码和密码进入系统。系统交付使用时的初始用户代码为：admin，密码为：001。系统正式启用后，会对每个操作员设定相应的账号、密码和使用权限，并会对操作员的操作留下后台记录。第一节 系统管理系统初始化初次使用本系统，可以先输入资料进行一些练习，在正式输入数据前进行系统的初始化操作。为了保证数据的安全性，在进行初始化操作时系统会规定输入密码。一般该权限只有系统管理员才有。初始化密码即管理员的登录密码。初始化基本表：假如选择了该项，系统在初始化时就会将基础数据中的一些资料初始化掉。 注意正式的数据输入后不可以进行系统初始化操作，否则会丢失所有数据系统初始化是将系统中所有的资料所有清除，所以使用时一定要慎重，最佳在初始化之前先进行数据备份。一、 系统参数系统管理中的系统参数，进入系统参数设立窗口：设立系统要用到的信息资料。重要涉及：* 系统参数重要涉及：1. 公司信息：打印表头、公司名称、地址、邮政编码、联系人、联系电话、传真、开户银行、帐号、税号等信息，其中打印表头和公司名称为必填选项，其他选项录入后会在结算单等相关位置显示出来。* 库存管理设定涉及出库单价、库存核算方式、入出库单号等。1. 出库单价设定为目录设定价格，则配件出库价格为【商品基本目录】里设定的各配件出库价格，若设定为成本加成法，则配件出库价格=入库时配件的成本价格*【仓库信息维护】的加价率。2. 库存核算方式分为计划成本、先进先出、后进先出和移动平均四种结算方式，库存核算方式设定为计划成本时，库存核算时成本单价为【商品基本目录】中设定的单价；库存核算方式设定为先进先出、后进先出或移动平均时，成本单价以配件入库时录入单价为基础核算。例：某配件先入库100个，入库金额录入为100元，后入库100个，入库金额录入为200元，后出库50个。若库存核算方式设定为先进先出，则现配件成本单价为：(50*100+100*200)/150=166.67；若库存核算方式设定为后进先出，则现配件成本单价为：(100*100+50*200)/150=133.33；若库存核算方式设定为移动平均，则现配件成本单价为：(100*100+100*200)/200=150。二、 用户权限 在操作员维护模块建立了操作员后，该操作员可以登录系统，但还没有任何操作权限，还需要到系统管理用户权限模块进行授权。操作员有模块权限和折扣修改权限，进入系统管理用户权限模块后选中该操作员后，即可对他进行授权。注意：假如点上查看本人资料后就只能看本人的资料。1操作员模块权限选择要授权的用户，在右边的功能模块中选择要给该用户授权的模块（在后面方框内打勾），双击鼠标会出现该模块的下一级授权按钮。注意：授权一定要从上到下将该模块的上下级权限都授给用户，先授第一级权限，再往下授权。若授完二级权限后再更改一级权限，则所有已授的二级权限将所有被清除。三、 数据备份 为了保证数据的安全性，建议用户定期进行数据备份，以免由于系统遭到破坏或者由于计算机硬件的因素导致数据丢失，备份数据之前最佳先建立一个专门用来备份数据的途径。单击【拟定】，在出现的窗口中选择途径并为文献命名（建议用当天日期），保存后系统就会自动备份数据。四、 数据恢复 在数据恢复之前应关闭所有工作站，选择需要恢复的数据库文献拟定后就可以将以前备份的数据恢复过来。五、 系统登陆日记 打开【系统管理】-【系统登录日记】， 可查看系统所有用户登录信息，并可对记录进行所有删除、删除操作。第二节 基础数据管理在后面的章节中我们根据软件的操作流程进行。一、 人事档案信息进入基础数据人事档案维护模块如下图，选择要增长人员的部门，单击【新增】后输入该操作员的编号、名称等资料，选择该人员为操作员，假如部门没有，可以在此处增长，最后按【保存】按钮进行保存。 注意1 员工编号即登录系统时的操作员编号，密码默认为员工编号。密码不区分英文大小写，可以是数字、英文或特殊字符，但不能超过6位。2 员工登录后可以点击通过系统主菜单上的“系统”“自改密码”修改密码。如图3 进入用户权限模块，可修改所有人的密码。假如要修改或者删除员工，选择该员工，单击【修改】或者【删除】进行修改或者删除，然后保存即可。二、 系统字典维护字典维护对系统中所有可以进行选择的字段内容进行维护。例如费别、结算方式、客户类型等的增长和删除都在这里进行。数据字典分为财务、辅助管理、基础数据、客户资料、客户资源字典五类，上部窗口为字典名称，单击各字典名称前的“”可打开改列表察看子字典。打开【基础数据】-【系统字典维护】，在系统字典维护中选中某个字段，窗口下部列表栏会列出该字段的所有内容，单击【编辑】按钮或在列表栏内按右键，可对字段内容进行新增、修改、删除等维护。下为基础数据字典窗口界面。注：该模块重要作用就是把一些常用的选项统一归纳，方便我们在实际使用时候迅速调用。三、 仓库维护对系统中涉及到的公司仓库的信息进行管理和维护。这里仓库的含义并不一定是物理上的仓库，而是财务意义上的仓库。假如两个空间上分隔但仍然使用一套明细帐的两个实际仓库，在财务意义上仍然认为是一个仓库，这样我们才可以保证业务和财务数据的统一。单击【基础数据管理】-【仓库信息维护】，便进入了仓库信息维护窗口。如下图：当我们需要增长一个仓库信息的时候，只需点击【新增】按钮，在下面的窗口新增行中录入我们仓库的名字等相关信息。录入完毕点击工具栏【保存】即可。假如我们想修改我们弄错的仓库信息，只需点【修改】完毕后【保存】即可。四、 维修项目、商品目录维护该模块其实就象我们去餐厅吃饭的菜单同样，我们有什么菜多少钱都在里面一一写好供客户选择。同样我们现在的目录也是我们的维修项目和商品的一个菜单，等我们录入好以后方便以后我们取用时迅速选择。界面如下图：当我们需要新增一种商品或项目的时候。只需要点击我们工具栏上的【新增】按钮，系统便会自动弹出下图界面：我们在上图的方框内填我们商品资料（红色星号为必填项）。录入完毕以后点【拟定】按钮即可。假如我们需要该商品在我们软件操作中不能在查找到，我们可以在停用后面的方框打。五、 供应商维护该模块重要用于我们把一些常来往的供货商家信息进行集中维护，方便我们在软件中调用或我们实际使用时查找。当我们需要加一条商家信息的时候，只需点工具栏上的【新增】按钮，在下面窗口新增栏内输入该商家信息，【保存】即可。假如某商家信息发生了变化，我们同样可以点工具栏上的【修改】按钮，修改完毕后保存。六、 车型维护该模块重要用于将一些我们常涉及到的美容车型进行信息档案的前期录入。方便经后的操作调用。如下图：新增长一种车型，一方面我们鼠标在左边车型类别下选择到所要增长车型的类别。然后点击【新增】按钮，将会弹出如下图输入框：输入完毕后，点击【拟定】按钮即可。同样假如我们需要修改该行车型信息只需点击【修改】按钮。修该完毕后，点击【拟定】按钮即可。假如我们需要删除改行信息，点击【删除】按钮。第三节 客户管理一、 客户车辆档案该模块重要用于客户车辆档案的建立，也是前期我们导入历史客户资料的地方。界面如下图：假如我们要新增长一个客户车辆档案，只需要点【新增】按钮，系统自动弹出如下窗口：录入客户的信息后点击【拟定】按钮即可。假如我们以后需要修改某个客户资料。只需要在图一的车牌号栏里输入车牌号点【查找】按钮。查询出来后点工具栏上的【修改】按钮方可进行修改。修改完毕保存即可。假如我们碰到一个客户多辆车时。我们可以选择到客户然后点多车辆来增长。假如我们希望查看某个车的美容历史，我们可以通过点【服务历史】查看。二、 会员类型该模块重要用于会员类型的维护。如下图：我们需要增长一种会员类型的时候，只需点工具栏上方的【新增】按钮，然后在新增行内输入你的会员类型名称、入会所需金额、积分换算、优惠比例。假如我们想停止使用某卡时，只需在后面的停用小方框打。同样假如我们需要修改某种会员类型情况，我们点工具栏的【修改】按钮方可修改，修改完毕保存。三、 会员管理该模块重要用于会员的入会管理、会员退会管理、会员转换类型管理。当我们需要录入客户入会信息时，一方面我们鼠标选择到入会类型，然后点【新增】按钮，然后在右边的会员信息栏中录入会员具体信息，重要涉及卡号、入会日期、名称、入会费用、密码等。录入完毕以后点【保存】按钮。假如我们会员数量很多，我们现在找出某个会员查看他相关信息。我们可以在会员查找栏内输入其姓名或卡号点【查找】按钮即可。会员退会：假如会员由于某因素需要退会，我们只需要查询出该会员，点【会员退会】按钮执行退会操作。类型转换：假如某客户需要转换会员类型，我们只需要查询出该会员，点【类型转换】按钮进行转换操作。积分是如何生成的？四、 计次项目管理该模块重要用于记录查看计次消费。如下图：我们需要查找某人计次消费详情况。我们可以直接输入起卡号、姓名或车牌号点【查找】即可。第四节 库存管理一、 商品入库该模块重要用于商品入库管理，分别包含建帐入库、采购入库、退货入库三种入库方式。建帐入库：在使用软件前，在仓库里面已有了很多商品，而这些商品已经下帐过。象此类商品我们就可以通过建帐入库来入库。采购入库：采购入库是我们平常使用入库方式里面使用最多的一种。可以记录我每月从某供应商处采购了多少商品。退货入库：在我们平时实际运用中有也许我们员工拿出去的东西未用完需要退回来或由于质量问题退回来的一种解决方式。界面如下图：一方面选择入库类型，然后点击【新增】按钮，系统会自动生成入库单号、入库日期，接着我们选择入库的仓库、发票类型、供应商名称、采购员（注：假如自己需要说明一些内容、可以在后面的备注栏中进行说明）选择完毕以后，我们将鼠标的光标放到新增行的商品编号字段下，敲击键盘的ENTER键。这时我们会看到如下图窗口：然后在查找栏中输入你需要查找的商品名称或编号，然后点【查找】按钮。查询出来后用鼠标双击该行或点【拟定】按钮，这时该商品将会自动传到我们第一个图的窗口中。我添上本次入库价格、入库数量假如我们还需继续入库其他商品，只需要鼠标在图一的窗口内点鼠标右键、点【新增】即可。假如想删除某行也可以选择到那行点鼠标右键点【删除】。假如选择的入库方式是退货入库，我们可以点击【入库单选择】按钮。如图通过时间段、供应商名称或入库单号进行单子选择，然后按单退货。二、 商品出库该模块重要用于商品出库管理，分别包含销售出库、退货出库两种出库方式。一方面选择出库类型，然后点击【新增】按钮，系统会自动生成出库单号、出库日期，接着我们选择入库的仓库、供应商名称、经办人（注：假如自己需要说明一些内容、可以在后面的备注栏中进行说明）选择完毕以后，我们将鼠标的光标放到新增行的商品编号字段下，敲击键盘的ENTER键。这时我们会看到如下图窗口：然后在查找栏中输入你需要查找的商品名称或编号，然后点【查找】按钮。查询出来后用鼠标双击该行或点【拟定】按钮，这时该商品将会自动传到我们第一个图的窗口中。我添上本次出库价格、出库数量假如我们还需继续出库其他商品，只需要鼠标在图一的窗口内点鼠标右键、点【新增】即可。假如是退货出库我们也可以点击【入库单选择】按钮，按单退库。操作和入库相似。三、 入出库单查询该模块重要用于各种入出库单的历史查询。如图：一方面选择你所要查询单据的时间段，然后选择你要查询入出库类型（默认所有类型），然后点击【查找】按钮，系统会自动的在下面的窗口内查询出各种单据。假如我们想了解某单据具体信息或重新打印，我们可以鼠标双击该行，如图：假如需要重新打印，只需点击【打印】按钮即可。四、 入出库流水帐该模块重要用于查询某段时间内商品入出的具体情况。一方面选择我们需要查询的时间段，后选择你需要查询的入出库型和仓库。然后点击【查找】按钮即可。假如我们要想查询具体的某一个商品在这段时间的入出情况，我们只需要在商品查找栏内输入我们要查询的商品名称，点【查找】按钮。假如我们想通过其他条件来进行查询。我们还可以点击【筛选】按钮来进行进一步的筛选。假如我们需要保存起我们现在想要的结果，只需点击【导出】按钮。五、 商品库存该模块重要用于查询现有商品的库存情况。如下图：一方面选择你要查看仓库。然后点击【查找】按钮即可。假如你需要了解某一个商品现有库存情况，我们只需在商品查找栏内输入你要查询的商品名称，点击查询即可。假如我们需要对库存做报表，我们可以点击工具栏的【导出】按钮。六、 库存盘点该模块重要用于为什么让我们软件库存和我们现实的库存保持一致性，而对其现有仓库数量进行盘点的过程。如图：一方面点击【新增】按钮，选择你需要盘店的仓库。然后我们会看到如上图同样的结果，这时我们可以通过修改实存数量来完毕软件商品数量和实际商品仓库数量一致。假如我们一时没有核对完毕，我们可以点【保存】按钮，临时保存起来。当我们在次需要继续核对，只需点【打开】按钮，选择出我们原保存的单子继续核对方可。核对完毕后点复核即可。七、 商品台帐该模块重要用于查看商品在某段时间的入出库情况汇总、结存金额。如图：一方面我们选择我们需要查看的时间段，然后选择我们需要查看的仓库。选择完毕后，点【查找】即可。假如我们需要做报表【导出】按钮即可。第五节 平常业务一、 业务开单该模块重要用于平常业务开单、结算单打印、客户车辆美容历史查询截面如下图：1、 客户信息：客户本来没有在软件里面留下过资料【新增】；假如该客户是我们的会员或本来曾在本公司美容过车卡号或车牌号、姓名查询基本信息。选择出货仓库、作业分类、里程数。2、 商品/项目编号：将鼠标移至该栏，敲ENTER键，进行商品或项目选择，如图：输入出库数量和折扣比例（会员会自动调用会员优惠比列），项目需要维护上工时，单价。继续添加其他商品，可点鼠标右键新增、删除商品。可以在优惠金额栏内输入优惠金额。可以在抵用卷栏输入我们抵用的金额。3、付款方式：账户付款客户是会员且帐户里有帐存金额，客户可以采用帐户付款，在帐户前的方框打。（在帐户付款结算时候，须客户输入密码进行身份核对）；记帐付款假如客户记帐，在记帐前的方框打。4、结算：打开该单，点【结算】按钮。5、打印结算单 另：临时不需要结算点【保存】。下次需要结算时点【打开】再结算作废这张单子打开后点【删除】。修改客户资料点【车辆档案】按钮，调出后修改。了解某客户的维修具体历史情况 【美容历史查询】来查询。二、 帐户充值该模块重要用于客户帐户充值和充值、消费记录查询。如下图：充值：会员卡号栏内输入会员卡号点ENTER键或点【查找】按钮查询出会员信息后【充值】按钮充值金额栏输入本次充值金额选择付款方式即可。三、 积分兑换该模块重要用于商品兑换积分的操作。如下图：输入会员卡号【查找】会员信息，点【新增】按钮。光标在我们换购记录窗口中闪烁，只需敲ENTER键，系统就会自动弹出商品查询窗口。我们选择到我们需要兑换的商品点【拟定】按钮即可。继续兑换继续点新增进行兑换。了解该客户通过消费所得积分情况点【消费所得积分】来进行查看。四、 业务提醒该模块重要用于查看客户生日、保险到期和年审到期情况。如下图：提醒天数默认等于系统参数设立的提醒天数。假如我需要了解上方三个具体情况，只需选择上前面的小圆点，然后点【具体情况】按钮即可。本模块假如在系统参数设立了自动提醒，系统会自动在每次登陆时，自动弹出该窗口。五、 平常支出管理该模块重要用于我们平常的所碰到的一系列收支情况的汇总。如下图：维护平常费用名称点【费别维护】按钮进行维护。收支费用录入了：新增一条收支情况点【新增】，在下面的窗口录入，录入，完毕保存。了解下某个时间段内的收支情况选择收支时间段点【查找】按钮。想了解这个时间段的纯支出情况通过筛选功能实现。想对那些帐进行销帐解决点【数据维护】第六节 记录报表在每个操作模块上部菜单上都有一栏，点击它可以查看到相关的记录报表。报表操作按钮说明A条件查询（）：对查找出来的数据进行条件筛选。单击条件查询，出现如下界面：录入筛选条件后单击执行即可。在筛选条件中，字段名指报表中作为表头的所有字段，如下图的报表中：客户名称、车牌号、开单日期、金额、业务员为字段名；操作符有大于、小于、等于、具有、不等于等（如金额大于5000、客户名称具有张），逻辑符有并且、或者两种，并且指两个条件同时满足，或者指两者间有一个条件满足即可。B字段选择（）：根据实际需要选择所有查看或者打印的报表的字段。单击出现如下图文框，需要哪些字段就在相应字段前面的方框内划勾，然后单击拟定就可以了。按全选或者全清是将要查看的字段所有选中或者所有清除。C数据导出（）：将报表数据导出为EXCEL格式，点击按钮后，在弹出窗口选择要保存文献的途径和文献名（如下图，保存在我的文档下，文献名为某某报表），按保存按钮。打开我的文档，则会出现相应的EXCEL文献D格式调整：（1）列宽调整：将鼠标放在表头位置，当鼠标变成样式后，按住左键不放，直接拉宽或缩小表格后放开按保存即可。（2）字段顺序调整：用鼠标左键按住表头直接拖动。注意：调整了的列宽、字段顺序和进行了字段选择后，都需要按键进行样式保存。E报表数据顺序：可使报表字段进行升序或降序排列，具体操作只需将鼠标停在需要排序字段的列标题处，单击升序，再击为降序。F打印预览（）：打印前可以先预览报表。G打印（）：设立好之后就可以直接进行打