震旦家具公司实施专案总务采购流程.doc

第三章-MM03_总务采购流程1. 流程说明此流程是针对备品备件、固定资产、广告投放、型录印刷 、培训服务的请购单实行采购作业，在系统中有货源清单时，系统自动指派供应商，自动生成采购订单；在系统中无货源清单，总务采购汇同相关专业技术部门进行供应商的选择并拟定合理价格。当采购订单价格大于采购申请单价，需通过申请部门主管确认后，更新采购信息；采购订单打印出来后经主管审批后，发送给供应商，并得到供应商的确认。本流程涉及9种情形：采购申请自动指派供应商；采购申请自动转成采购订单；显示采购订单；进行询报价、价格比较作业；拒绝报价作业；更新采购信息记录；维护货源清单。注意事项：1. 采购申请自动指派供应商；采购申请自动转成采购订单；更新采购信息记录；维护货源清单，是针对备品备件的采购所执行的动作。2. 在更新采购信息记录前，需填写SAP系统采购信息记录维护申请表，并得到申请部门主管和总务主管的确认。3. 现阶段，对涉及专业性的采购，如广告投放/型录印刷、培训服务等采购，由相关技术部门拟定供应商和价格，由总务部采购根据相关技术资料、支持文献和采购申请在系统中创建采购订单。2. 流程图3. 系统操作3.1. 操作范例例1：自动指派供应商：将采购申请18000031指派供应商11000008例2：PR自动转成PO：将采购申请18000031转成PO例3：显示PO：例4：执行彩电的询价作业例5：执行供应商（11000046）彩电的报价作业例6：执行彩电的价格比较作业例7：更新物料1031采购信息记录，采购信息记录由6.84元变成5元例8：维护物料1033的货源清单3.2. 系统菜单及交易代码例1：自动指派供应商：将采购申请18000031指派供应商11000008后勤物料管理采购采购申请后继功能交易代码：ME563.3. 系统屏幕及栏位解释栏位名称栏位说明资料范例采购申请采购申请是指所要自动指派供应商的的采购申请的号码，总务类采购申请ZB的号码分派是从18000000 到18999999采购申请自动指派供应商所要满足的条件：l 物料主档中的采购数据中的自动采购订单打l 供应商主档中的采购数据中的自动建立采购订单l 供应商与物料必须要有信息记录l 物料必须有货源清单18000031采购组采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设立为3位数字，以5开头501工厂工厂是挂在公司下面的，它可以是制造实体，仓库分派中心，地方销售办事处。这里请输入总务工厂：FZ00FZ00排序标记系统自动会指定标记1，排序标记是指对采购申请单按照标记进行自动排序1：按采购请求号和项目进行排序清单范围系统自动会指定AA 3-行 + n 指定按键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例自动分派按菜单栏上的键，系统自动指派供应商，并带出信息记录供应商11000008信息记录信息记录是为采购提供货源信息。它说明供应商与物料或服务的关系，并且帮助采购员拟定供应商提供货品的情况。例2：PR自动转成PO：将采购申请18000031转成PO途径：后勤物料管理采购采购申请建立采购订单交易代码：ME59栏位名称栏位说明资料范例采购组此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设立为3位数字，以5开头501供应商此栏位为必输项；供应商是物料或服务采购来源，在SAP系统中是财务管理和物料管理的基础数据，总务类供应商代码设立为8位数字，共分为两类，长期供应商设立为11xxxxxx；一次性供应商设立为99xxxxxx、内部供应商设立为15xxxxxx。11000008工厂此栏位是必输项，工厂是挂在公司下面，它可以是制造实体，仓库分派中心，地方销售办事处。这里请输入总务工厂：FZ00FZ00测试运营把PR自动转成PO，进行实验性的测试运营按键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例消息消息是指将PR自动产生PO，在测试运营后，系统自动产生的消息。测试运营成功按（上一页）键进入上一个画面。栏位名称栏位说明资料范例采购组此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设立为3位数字，以5开头501供应商此栏位为必输项；供应商是物料或服务采购来源，在SAP系统中是财务管理和物料管理的基础数据，总务类供应商代码设立为8位数字，共分为两类，长期供应商设立为11xxxxxx；一次性供应商设立为99xxxxxx、内部供应商设立为15xxxxxx。11000008工厂此栏位是必输项，工厂是挂在公司下面，它可以是制造实体，仓库分派中心，地方销售办事处。这里请输入总务工厂：FZ00FZ00按键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例消息将PR自动转成PO，并采购采购订单号码点击（PO号码）进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例采购申请指采购订单是根据采购申请18000031生成18000031例3：显示PO：途径：后勤物料管理采购采购订单交易代码：ME22栏位名称栏位说明资料范例采购订单此栏位为必输项，输入所要显示的采购订单号码 按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例采购订单显示PO的所有信息选择采购订单的行项目，点击，查看采购订单的历史。栏位名称栏位说明资料范例GRGR，指对采购订单的收货情况。IR-LIR-L，指针对采购订单收货的发票开立情况。例4：执行彩电的询价作业途径：后勤物料管理采购询价/报价询价交易代码：ME41栏位名称栏位说明资料范例询价类型此栏位为必输项；询价类型共分为2类：AN为询价，AB为GP 投标需求，系统自动指定为ANAN询价语言代码系统自动指定为ZHZH询价日期此栏位为必输项；输入进行询价的日期，格式为YY/MM/DD2023/03/05报价截止日期此栏位为必输项；输入报价终止日期，格式为YY/MM/DD2023/03/12采购组织此栏位为必输项，采购组织是一个组织单元，负责采购物料或服务，与供应商协商采购条件。采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。总务类采购组织为FG01。FG01采购组此栏位为必输项，这里的采购组通常是指进行询价的人，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设立为3位数字，以5开头501按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例公司代码此项为必输项，公司代码是在一个集团下的具有自己的资产负债表的各法独立单元，是财务的核心组织单元。F001按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例短文本此栏位为必输项；短文本是指对所要询价的物料的型号、规格、品名等的具体描述彩电询价数量此栏位为必输项1OUn此栏位为必输项；是指物料的询价定单的单位PC交货日期此栏位为必输项；是指规定供应商交货期限：格式为YY/MM/DD2023/04/31物料组此栏位为必输项；物料组指对相同属性的物料或服务，把它们组合成为一组。50514在菜单拦中，进入下一画面。栏位名称栏位说明资料范例供应商自动进入供应商地址画面，选择供应商，系统自动带出供应商名称、标题、搜索条件、街道、城市等信息例5：执行供应商（11000046）彩电的报价作业途径：后勤物料管理采购询价/报价报价交易代码：ME47栏位名称栏位说明资料范例询价此项为必输项，请输入询价的号码，询价单的号码设立为10位，以6打头。按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例净价此栏位为必输项；请输入供应商11000046的报价，此价格为不含税价。净价：1800元例5：执行彩电的价格比较作业途径：后勤物料管理采购询价/报价报价价格比较交易代码：ME49栏位名称栏位说明资料范例采购组织此栏位为必输项，采购组织是一个组织单元，负责采购物料或服务，与供应商协商采购条件。采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。总务类采购组织为FG01。FG01报价此栏位为必输项，请输入报价单的号码到按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例报价三家供应商的报价，从小到大进行排列，可看出最低报价的是上海良木家具有限公司，最高价格的是上海汇兴实业有限公司例7：拒绝报价：途径：后勤物料管理采购询价/报价交易代码：ME47栏位名称栏位说明资料范例询价此栏位为必输项，请输入询价单的号码按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例R此栏位为拒绝某供应商报价的必输项，R是指拒绝标记按键，系统显示询价 的报价被维护的信息。例8：更新物料1031采购信息记录，采购信息记录由6.84元变成5元途径：后勤物料管理采购询价/报价报价价格比较交易代码：ME47栏位名称栏位说明资料范例询价请输入根据询价单来更新采购信息记录的询价单号码按或键进入下一个画面。选择行项目，鼠标点击2下进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例信息记录更新此栏位为必输项，请选择参数A或B或C。信息记录分为基础数据和组织数据。基础数据用于信息记录的所有组织级别上。组织数据用于各个采购部门或工厂。信息记录可以得到的附加信息：l 当前和未来的价格和条件l 最新一次的采购订单的编号l 物料的描述：即在采购订单中的描述l 某种物料的订单的记录l 不同供应商提供物料价格的历史情况l 供应商的评估系统A按键，系统显示询价 的报价被维护的信息。例9：维护物料1033的货源清单途径：后勤物料管理采购主数据货源清单交易代码：ME01栏位名称栏位说明资料范例物料此栏位为必输项；请输入所要维护货源清单的物料号码1033工厂此栏位为必输项；工厂是挂在公司下的，它可以是制造实体，仓库分派中心，地方销售办事处等。总务类工厂为FZ00FZ00按或键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例有效从此栏位为必输项；资源清单记录有效期从-时间开始2023/03/07有效至此栏位为必输项；资源清单记录有效期到-时间终止2023/03/07采购此栏位为必输项，采购组织是一个组织单元，负责采购物料或服务，与供应商协商采购条件。采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。总务类采购组织为FG01FG01供应商选择物料所提供的供应商号码11000033FIX物料的固定货源Blk供应源冻结按键，系统显示改变货源清单的信息。