OA系统使用手册.doc

OA系统使用说明上海金丝猴食品股份有限公司信息部目 录一、系统简介3二、系统登录3三、公司公告6四、公司新闻11五、行业新闻14六、图片新闻15七、部门门户18八、文档中心19九、应用中心25十、个人中心34十一、报表中心38十二、新品展示39一、 系统简介本系统是基于SharePoint 工作流的OA（办公自动化）系统，依托微软的技术支持，力争为公司员工高效快捷地进行无纸化办公提供强有力的保障。系统重要功能涉及：用户登录、注销，浏览部门门户，查看、新建部门工作计划及部门公告，查看、新建公司新闻、公司公告、行业新闻及公司员工通讯录，加班、休假、固定资产购置申请、设备报修及审批，查看报表，浏览，新建、上传、下载文档，新品展示，网站内容检索，日历，记事本等。二、 系统登录1. 打开浏览器，输入网址：，系统弹出一个身份验证窗体，已加入域的用户输入用户名及密码，点击“拟定”，即可进入系统。2.1 登录提醒框2. 未加入域的用户在用户名前输入 “jinsihou” 即可进入。 3. 由于各种浏览器的兼容性不同，用户尽量使用IE浏览器访问本系统（系统最佳兼容浏览器为IE 10），以便体验到更优质的服务。4. 系统首页包含的各个功能模块如下图所示。图2.2 系统首页展示5. 通讯录的添加。进入网站首页，在网站左侧的“其他应用”里，有一条链接是“通讯录”，那么点击“通讯录”链接进入通讯录列表页面。 图2.3 通讯录列表页面6. 新建通讯录。您可以点击页面左上方的项目新建项目或者直接点击页面上的，会弹出添加通讯录页面。您可以依次输入姓氏、名字、全名、电子邮件地址、公司、职务、商务电话等相关信息。点击“保存”按钮即可。图2.4 通讯录添加页面7. 点击保存之后，就会自动跳转到通讯录列表页面。这时您就可以看到您刚刚所新建的一条通讯录了。图2.5 新添加的通讯录列表页面8. 系统的注销。假如您想退出本系统的话，您可以直接关闭您正在浏览的浏览器或点击网站首页右上方的，再点击注销即可，如下图所示。图2.6 网站注销环节三、 公司公告1. 在网站首页 “最新公告”模块右侧点击“more“链接。图3.1 首页最新公告2. 进入公告文档列表页面。图 3.2 公告文档列表3. 依次点击页面左上方“文献新建文档文章页面”，进入公告创建页面。图3.3 进入创建页面4. 在页面中输入标题和URL名称（日期+文档序号命名，例：），说明可不填写，在下拉框中选择“(文档页面)仅正文”后点击“创建”，页面创建成功。图3.4 填写页面信息5. 创建完毕后，在文档列表页面找到刚刚创建的页面，点击文档“名称”。图3.5 查找所创建的页面6. 进入文档内容页面，在右上方点击“编辑”按钮，进入编辑页面对此页面详情进行编辑。图3.6编辑页面7. 编辑完毕后，点击左上方“页面”选项卡下或右上方的“保存”按钮，可保存页面信息，还可在左上方选择“设立文字格式”和“插入”对公告内容进行个性化地设立。图3.7 添加公告内容8. 公告页面创建完毕后，默认为“签出”状态，假如暂时不需要修改，可将其“签入”。图3.8公告“签入”9. “签入”的公告 “发布”后可供所有人浏览。图3.9 公告“发布”注释：“签出”状态下除了用户本人其他用户无法看到添加的内容。“签入”状态下同级权限和最高权限用户可查看或编辑已添加的内容。“已发布”状态下所有用户可浏览发布内容，但只有具有相关权限和最高权限用户可对发布内容做出修改。10. 添加公告除了“新建页面”外，还能以“上载文档”来呈现公告内容。在公告文档列表页面，点击“新建项目”，弹出“添加文档”页面，用户点击“浏览”选择文档后，点击“拟定”，即可将所选文档上传至公告列表。图3.10 添加公告文档11. 删除公告（有三种方式）1) 在首页点击公告“标题”进入公告详情页面，在左上方选择“页面删除网页”，弹出提醒框，点击“拟定”，即可删除公告页面。图3.11删除公告方式一2) 在首页点击“more”进入公告列表页，先选中要删除的文档，然后点击左上方的“文献删除文档”，弹出提醒框，点击“拟定”，即可删除公告文档。图3.12 删除公告方式二3) 点击文档名称后的 弹出操作提醒，再次点击 选择删除，弹出提醒框，点击“拟定”。图3.13 删除公告方式三四、 公司新闻1. 在网站首页 “新闻中心”模块右侧点击“more“链接。图4.1 首页新闻中心2. 进入新闻列表页面。图 4.2新闻文档列表3. 依次点击页面左上方 文献新建文档文章页面，进入新闻创建页面。图4.3 选择创建类型4. 在页面中输入标题和URL名称（日期+文档序号命名，例：），说明可不填写，在下拉框中选择“(文档页面)仅正文”后点击“创建”，新闻页面创建成功。图4.4 页面创建5. 创建完毕后，在新闻文档列表页面找到刚刚创建的页面，点击文档“名称”。图4.5 查找所创建的页面6. 进入新闻内容页面，在右上方点击“编辑”按钮，进入编辑页面，对此页面详情进行编辑。图4.6编辑页面7. 新闻编辑完毕后，点击左上方“页面”选项卡下或者右上方的“保存”按钮，可保存页面信息，还可选择“设立文字格式”和“插入”图片等信息。图4.7 添加内容8. 新闻页面创建完毕后，默认为“签出”状态，假如暂时不需要修改，可将其“签入”。图4.8新闻“签入”9. “签入”的新闻“发布”后可供所有人浏览。图4.9 新闻“发布”10. “删除新闻”操作和“删除公告”第二种方式一致（点击查看）。五、 行业新闻添加“行业新闻”和添加“公司新闻”的流程基本一致，只是添加新闻用户注意区别两者内容应有所区别，“公司新闻”记录公司内部的新闻资讯，“行业新闻”记录与公司行业相关的新闻资讯。六、 图片新闻 在系统首页，点击红色区域内的图片，可以进入相关的新闻页面，用户可对图片及链接新闻进行添加或修改。图6.1 系统首页1. 点击网站首页右上方的按钮，在下菜单项中选择“网站内容”。图6.2 选择“网站内容”2. 在“网站内容”列表中选择“PIC”。图6.3 网站内容选择“PIC”3. 进入图片列表页，点击添加图片，弹出图片选择框，选择图片途径，单击“拟定”。图6.4 新建图片选择途径4. 之后弹出图片属性编辑页面，依次输入标题、拍摄日期、说明、关键字和新闻链接，完毕后单击右下方或左上方的“保存”按钮即可完毕图片添加，特别要注意新闻链接应当填写对的。（新闻链接可点击新闻标题进入新闻详情页面，复制地址栏中的地址）图6.5 添加图片的具体内容5. 回到图片列表页，可看到新添加的图片，返回到网站首页，点击新添加图片可进入所链接的新闻详情页面。图6.6 图片添加显示七、 部门门户1. 用户点击首页“部门导航”下的各个部门名称链接，可进入相应部门站点，查看该部门的的相关内容。用户浏览所有部门站点内容，但无法对其添加、编辑、删除。每个用户仅拥有对自身所在部门站点的相关权限。2. 添加“工作计划”1) 点击部门站点首页“工作计划”后的链接，进入“工作计划”列表页面。图7.1 “工作任务”列表2) 在列表页点击“新任务”，进入添加页面。图7.2 添加工作任务图7.3 添加具体信息3) 输入相应内容即可完毕添加(注：分派对象应为用户姓名全称，输入后系统自动显示匹配结果)。3. “部门公告”添加流程。1) 在部门站点首页“最新公告”后的链接，进入“部门公告”列表页面。2) 在列表页，依次点击左上方 文献新建文档文章页面，添加新公告。部门“最新公告”与首页的“最新公告”添加流程相同，有所区别的是，此处发布的公告只有进入部门站点内才可以看到。八、 文档中心1. 点击“文档中心”，进入文档列表页，文档分为“部门文档”和“公共文档”，用户可查阅、下载其他部门的“公共文档”及所在部门的所有文档，还可在“所在部门”个人文献夹、“公共文档”文献夹下上传文档。图8.1 文档中心显示界面2. 新建文献夹（以创建个人文献夹为例，创建其他文献夹方法相同）为方便用户管理个人文档，开始使用系统时，用户可新建一个以自己名字命名的个人文献夹。点击新建新建文献夹，弹出新建页面，输入文献夹名称，点击保存，即可创建。图8.2 新建文献夹显示界面之后可看到刚刚创建的个人文献夹。用户拥有对个人文献夹的所有操作权限。图8.3 新创建文献夹“删除文献夹”操作和“删除公告”第三种方式一致（点击查看）。3. 上传文档。（以“信息部”个人文献夹下上传文档为例）1) 用户选择个人文献夹，点击进入。图8.4 选择个人文献夹2) 依次点击 “上载上载文档”。图8.5 上传文档3) 弹出添加文档页，点击“浏览”选择文献途径后点击“拟定”。图8.6 选择上传的文档4) 之后会弹出文档的属性页面，输入文档的名称，标题，计划开始日期，计划结束日期等信息，点击左上方的“保存”或者右下方的“保存”按钮，完毕上传。图8.7 编辑文档属性页面5) 用户如需上传“公共文档”，可点击文档中心列表页面左侧导航站点的会显示四种分类，用户可根据情况将文档上传至相应分类。4. 新建文档。1) 点击“新建新建文档”，弹出提醒对话框。2) 点击“拟定”，系统会创建一个空白word文档，用户在文档中输入要创建的内容。 图8.8 新建文档3) 用户点击“保存”后弹出保存对话框，文献名默认为新建文档前几个字，用户也可修改成合适的文献名，点击“保存”。图8.9 保存新建文档4) 系统会将文档保存至用户在网站上选择的位置。5. 下载文档（有两种下载方式）1） 右键-目的另存为图8.10 下载界面一2） 点击文档名称后的弹出操作提醒，再次点击点击“下载副本”图8.11下载界面二“删除文档”操作和“删除公告”第三种方式相同（点击查看）。用户只能对公共文档和个人建立或上上传的文档进行删除。九、 应用中心我的应用：应用中心包含加班申请、休假申请、固定资产购置申请、设备报修等功能，添加新闻和公告功能已在前面列出。待办审批：查看要解决的审批；完毕审批：查看已解决的审批；我的申请：查看已提交的申请；日历：显示日期和待办事件，添加事件（详见个人中心）记事板：记录信息功能。（详见个人中心）个人文档：（详见个人中心）休假申请流程：1. 申请人提交申请点击“休假申请”，进入申请界面，填写相应信息后，点击提交。 图9.2 休假申请添加页面完毕申请。在左侧列表里点击“我的申请”可查看已提交的申请，等待审批，并可按类别查询。图9.3 查询提交的申请2. 审批人审批1) 部门主管审批:点击“待办审批” ”休假申请张毛印”图9.4 待办审批2) 填写审批意见如图：提交图9.5 填写审批意见3）部门主管查看完毕审批图9.6 查看完毕的审批4）人力资源部审批：同部门审批同样。图9.7 查看审批结果5）申请人查看审批结果图9.8 申请人查看审批结果加班申请流程：1. 申请人提交申请点击“加班申请”，进入申请页面，填写相应信息，点击“提交”，完毕申请。图9.9 加班申请页面申请提交后，系统会跳转到“我的申请”，用户在申请类型下拉列表中选择“加班申请”，点击“拟定”，可查看已提交的 “加班申请”及审批状态。图9.10 查看加班申请页面2. 审批流程和“休假申请”相同。固定资产购置申请流程：1. 申请人提交申请点击“固定资产购置申请”，进入申请页面，填写相应信息，点击“提交”，完毕申请。图9.11 固定资产购置申请页面申请提交后，系统会跳转到“我的申请”，用户在申请类型下拉列表中选择“固定资产购置申请”，点击“拟定”，可查看已提交的 “固定资产购置申请”及审批状态。2. 审批流程和“休假申请”相同。设备报修流程：1. 申请人提交申请点击“设备报修单”，进入申请页面，填写相应信息，点击“提交”，完毕申请。图9.12 设备报修申请页面申请提交后，系统会跳转到“我的申请”，用户在申请类型下拉列表中选择“设备报修单”，点击“拟定”，可查看已提交的 “设备报修单”及审批状态。图9.13 查看设备报修单页面2. 审批流程和“休假申请”相同。十、 个人中心日历：显示日期和待办事件，添加事件，如会议等。个人中心中日历可以实现日程安排，会议告知等功能。重要介绍“日程表”如何建立会议告知。点击“日历”，进入日程管理。图10.1 日历管理界面在日期框里点击，出现“添加”按钮，点击弹出添加页面，输入具体信息后，点击“保存”，完毕添加。图10.2 日历添加选项界面注释：1. 与会者：选择要告知参与会议的人员。选中的与会者可以看到会议告知，没有选中的人员看不到会议告知。图10.3 选择与会人员用页面2.忙/闲：可以查看所选“与会者“忙/闲”状态。图10.4 忙闲状态显示3.类别：选择项目类型。如图：图10.5 项目类型也可以自定义类型：图10.6 自定义类别界面4.完毕后，日程表上会对添加日程的日期特殊标示。图10.7 显示添加的选项5.点击标题可以查看开会内容。 图10.8 显示添加内容的具体信息记事板：发布信息。对自己发布的信息可以编辑，删除。对其别人员发布的信息只能查看。如图：图10.9 显示记事板的内容个人文档：查看自己的文档。点击个人文档跳到所属部门的自己的文献夹下，假如自己的文献夹不存在，跳到部门文档文献下。十一、 报表中心报表中心只允许最高权限用户对其操作，普通用户无权查看。报表中心的整体布局分为为左侧的“报表类型导航”和右侧的“报表数据显示”，单击左侧的导航栏中的某个报表分类，右侧会显示该分类下具体报表信息，另一方面还可对报表中数据进行查找等操作。图11.10报表中心页面十二、 新品展示1. 进入网站首页里，点击新品展示后的“more”链接。图12.1 网站首页新品展示页面2.进入新品展示页面。根据左侧不同产品的分类，您可以浏览每个产品的具体信息。图12.2 新品展示具体页面 3.新产品的添加。进入网站首页里，点击新品展示后的“more”链接，进入新品具体页面，这时您在点击该页面的右上方的，弹出下拉菜单，您再选择“网站内容”链接。图12.3 新品展示页面4.选择“网站内容”后，进入“列表、库和其他应用程序”页面，再次选择“新品展示2”。图12.4 选择新品展示2页面5.点击“新品展示2”进入到“新品展示缩略图”页面，您可以点击进行新品图片的添加。图12.5 新品展示缩略图6.点击后，弹出“添加图片”选择图片提醒框，选择您想要上传的新品图片。图12.6 添加图片选择框7.选择完毕之后，点击“拟定”按钮，会弹出一个新品展示属性的页面。依次输入该新品图片的名称、标题、拍摄日期、说明、关键字等信息。点击“保存”按钮即可。图12.7 新品图片属性页面8.保存完毕之后，会自动跳转到新品展示缩略图页面，就可以看到您所刚刚上传的新品图片了。图12.8 新品展示缩略图页面9. 进入新品展示页面，新品展示图片的添加。9.1.进入网站首页里，点击新品展示后的“more”链接。图12.9网站首页新品展示页面9.2.进入新品展示页面。根据左侧不同产品的分类，您可以浏览每个产品的具体信息。图12.10 新品展示具体页面9.3. 选择“网站内容”后，进入“列表、库和其他应用程序”页面，再次选择“新品展示”。图12.11 选择新品展示页面9.4.点击“新品展示”进入到“新品展示-所有项目”页面，您可以点击进行新品展示图片的添加。图12.12 新建左侧导航项目页面9.5.点击后，会弹出提醒框，依次输入导航的标题、商品编号、URL（注意此时的途径，应当是新品展示图片的途径）、时间、评论、规格、商品类型（您可以在下拉列表中选择，也可以自定义导航标题）。图12.13新品展示输入页面9.6.点击“保存”按钮后，会自动跳转到“新品展示-所有项目”页面，这时您就看到了您刚刚所创建的项目了。图12.14 新品展示-所有项目页面9.7.最后您再回到“新品展示页面”，就可以看到您刚刚所添加的是新品图片了。图12.15 新品展示页面