系统采购业务管理操作手册.doc

采购业务管理操作手册万科核心业务操作系统万科公司股份有限公司版本 1.0作者作者联系方式修订日期文档版本修订描述文档作者目录1.介绍31.1.目的31.2.文档范围32.采购管理42.1.采购管理概览42.2.采购计划52.2.1.操作途径及说明52.2.2.操作-创建计划62.2.3.操作-查询计划82.2.4.操作-删除计划82.2.5.操作-修改计划92.2.6.操作-计划导出92.3.采购方案102.3.1.操作-创建采购方案102.3.2.操作-查询采购方案122.4.采购寻源132.4.1.操作-创建采购寻源132.4.2.操作-查询采购寻源152.4.3.操作-采购寻源审批162.4.4.操作-发布采购寻源172.4.5.操作-开标及决标182.4.6.操作-完毕决标202.5.拟定供应商依据212.5.1.操作-发起拟定供应商依据212.5.2.操作-更新/删除拟定供应商依据222.6.采购协议232.6.1.操作-创建采购协议232.6.2.操作-查询采购协议262.7.采购协议272.7.1.操作-创建采购协议272.7.2.操作-查询采购协议282.8.采购订单292.8.1.操作-创建采购订单292.8.2.操作-查询采购订单322.9.要货计划332.9.1.操作途径及说明332.10.订单接受352.10.1.操作途径及说明352.11.采购规划372.11.1.操作-手工创建采购规划372.11.2.操作-模板导入382.11.3.操作-审批采购规划393.报表查询413.1.1.操作途径及说明411. 介绍1.1. 目的本手册用于介绍万科核心业务系统采购管理相关操作。1.2. 文档范围本文重要使用对象是采购部用户。2. 采购管理2.1. 采购管理概览采购管理操作流程示意图：开始创建采购计划创建采购协议创建采购协议直接委托拟定采购方案分散采购/邀请招标零星采购拟定供应商依据项目计划集中采购寻源招标需要审批K2审批系统非项目计划项目计划创建采购订单结束采购订单接受流程示意图：告知供应商发货创建发运告知单订单接受打印接受单开始结束供应商自助操作2.2. 采购计划项目采购工作具体实行前，由采购负责部门组织成本部、项目部、设计部等相关部门进行项目采购策划，拟定施工进度计划、重要施工项目采购节点计划、项目协议架构体系、总包及关键工程采购方案等信息。然后根据公司拟定的项目开发计划，由采购负责部门组织项目经理部、成本管理部、设计管理部等相关部门编制具体的项目采购计划，拟定项目、分期、标段或楼号、采购内容、采购模式、签约/下订单时间等重要信息。采购计划与采购方案、采购寻源、采购协议、采购协议及订单等模块相关联，形成采购人员的综合工作平台。2.2.1. 操作途径及说明 操作途径：VK：公司采购业务管理-超级用户采购计划进入采购计划界面如下图示，在“采购计划”功能中，可进行计划的创建、查询、修改。并通过计划创建后续的采购操作。2.2.2. 操作-创建计划在线创建计划操作环节： 在“采购计划”功能界面，直接点选按钮，开始计划的输入。 根据栏目的题提醒，选择或输入相应的信息，涉及项目分期（“项目计划”此项为必须，“非项目计划”则不需要填写）、计划名称等等计划相关信息，其中栏目的题上带“*”标记的表达必须输入内容，不带标记的可根据实际需要输入。 计划包含的内容一个屏幕宽度不够显示，可点击“展开所有列”输入其他信息。 输入完毕后，点击。系统还提供此外一种创建方法，可使用系统提供的模板（模板获取参考导出操作），离线整理数据，整理汇总后，导入系统即可。导入操作环节： 使用导出的EXCEL模板整理数据，整理汇总后，进入计划功能主页； 点击按钮； 点击浏览按钮，找出已整理好的模板； 点击按钮，系统开始检查数据内容，检查无误后，导入，并提醒导入多少记录的信息。假如数据有误，会在功能界面的左上角提醒错误因素，请根据提醒，检查并修改数据文献后，重新导入。例如：数据文献格式不对的，就会提醒如下，用户只需要重新使用EXCEL打开文献，另存为2023版本的excel，重新导入即可。2.2.3. 操作-查询计划 拟定需要查找的内容，进入项目采购计划或非项目采购计划界面； 输入查询条件； 点击，则满足查询条件的计划，就会被罗列显示在界面下方。找到需要的计划记录，选中计划，根据完毕进度，创建方案、招标、拟定供应商、协议订单或协议的计划相关后续操作。2.2.4. 操作-删除计划对于未创建后续关联操作（未寻源、未创建采购订单等）的“已创建”状态下的计划是可以删除。操作环节： 经办人查询出需要删除的计划； 打勾后，选择删除计划。2.2.5. 操作-修改计划操作环节： 经办人查询出需要修改的计划； 打勾后，选择更新计划，此时计划字段内容变成可编辑； 修改后假如已经通过计划执行了其他采购业务的创建，和后续业务有关的内容，即不能再修改。只能修改计划的时间，经办人等内容。2.2.6. 操作-计划导出查询到的计划可以导出到EXCEL工作簿，方便大家做其他记录用。也可以导出模板，分发给其他同事，分别填写各自的采购计划，汇总后再倒入系统，方便离线操作。导出操作环节： 经办人查询出需要修改的计划； 选择导出选项，是所有行，还是导出模板； 选择后，点击，根据提醒打开或保存在本机上。 根据需要，使用excel工具，对数据进行后期整理。2.3. 采购方案采购方案是指在具体产品/服务采购实行前，通过调研拟定的关于本次采购的标准及采购方式。采购（涉及但不限于）在实行前，采购负责部门应编制具体采购方案，明确采购方式、供应商入围条件、入围供应商名单并说明选择依据，拟定合作单位的原则/标准的建议等。2.3.1. 操作-创建采购方案 通过采购计划中创建采购方案 在采购计划界面中，查询出采购方案需要依据的采购计划后，勾选计划，选择 系统提醒是否创建方案，选择 在随后的方案输入界面，根据界面提醒输入采购需求、入围规定、招标重要规定、截标时间、入围供应商等信息后，点 复查采购方案审批表，检查无误后，点提交 提交审批后，转入K2审批流工作系统，请添加审批附件后发送审批。具体操作请参阅K2工作流操作手册。 K2审批流程未完毕之前，采购方案状态为“审批中”，审批中的方案只能查看，不能做其他操作。 审批结束后，状态变成“审批通过”，可查看。2.3.2. 操作-查询采购方案 查询操作途径：VK：公司采购业务管理-超级用户采购方案进入采购方案查询界面如下图示，在“采购方案”功能中，可进行方案的查询、修改。 输入查询条件； 点击查询出的拟定方案，可修改，其他状态的方案可查看内容。2.4. 采购寻源采购寻源是指对于所要采购的产品/服务及其供应商的选择和确认的过程。需要实现的采购模式涉及：集团集中采购、区域集中采购，公司集中采购，分散采购，采购方式：邀请招标、竞争性谈判、直接委托（直接委托在系统外操作）；寻源的过程是在采购方案审批后，通过采购方案审批表编制招标文献， 招标文献需要采购部组织，成本部、工程部、项目部、设计部等参与，通过审批后发布招标，告知供应商投标，组织供应商答疑，供应商根据招标文献投标；当招标时间结束后，采购部组织相关部门评标，编制标书分析报告，通过定标会议或者公示拟定合作供应商审批表，通过决标审批后，完毕寻源。2.4.1. 操作-创建采购寻源 创建采购寻源途径 在采购计划界面中，查询出采购寻源需要依据的采购计划后，勾选计划，选择 系统提醒确认是否创建，选择“是” 在随后的招标基本信息输入界面，根据界面提醒招标标题，结束时间（截标时间）添加招标附件后等信息后，点； 填写本次招标产品信息； 选择招标小组成员，分派“审核”（招标发布审批人），发布前需要提交给具有“审核”权限人审批，只有一致通过，才干发布招标。 选择参与招标的供应商； 复查无误后提交审批 复查无误后提交审批 提交后，审批人将收到即时告知，所有审批人一致批准后，招标才干发布。在审批期间，招标记录不能修改。如需修改，请任一审批人拒绝审批退回，即可修改。2.4.2. 操作-查询采购寻源 查询操作途径：VK：公司采购业务管理-超级用户采购寻源寻源招标进入采购寻源界面如下图示，在“采购寻源”功能中，设立查询条件后，点对查找出的招标，根据状态可进行相应的修改和查看。2.4.3. 操作-采购寻源审批 经办人提交招标审批后，审批人会收到告知； 审批人进入PDC平台，在工作列表中就能发现“规定审批”的告知如下： 点开主题，出现审批界面，如批准则点击，如需要经办人重新修改则点击此审批流程是并发的流程，所有相关的审批人，在提交审批后，会同时收到规定审批的告知，只要有一个人拒绝批准，那么其他审批人的未审批的告知都会自动关闭，退回经办人重新办理。只有所有审批人批准后，此招标才允许发布。2.4.4. 操作-发布采购寻源拟定的招标信息，经部门领导和成本等相关人员的审批通过后，就可以正式发布了。发布操作如下： 进入采购寻源，查询出已审批的拟定招标记录； 打开记录，点击；发布成功，系统会提醒确认。发布后，如需修改招标内容，可，如供应商都已投标完毕，可提前结束招标，如供应商都由于某些因素，不能在约定期间前投标，也可延长投标时间。并可通过查询界面查看供应商的投标情况。2.4.5. 操作-开标及决标 招标截标后，查询并打开招标记录如下，可看到流程显示当前阶段为开标。此时供应商的投标信息还处在密封状态。 经办人点击，开标后，供应商的投标信息被打开。招标成员小组的人开始评标。 评标结束后，通过操作，在系统上确认评标结果。 取人决标后，需要提交决标审批确认流程。 系统提醒确认提交操作 提交审批后，转入K2审批流工作系统，请添加审批附件后发送审批。具体操作请参阅K2工作流操作手册。 K2审批工作流结束审批后，PDC招标记录状态即从“决标审批解决中”更改为“已审批决标”2.4.6. 操作-完毕决标审批后的决标，还需要做完毕决标操作，整个招标工作才会完毕。 查询到已经审批通过的决标； 点击，系统提醒选择供应商生成协议，提交后，整个招标过程结束，进入协议签订阶段。2.5. 拟定供应商依据拟定供应商依据是用于发起拟定合作供应商审批。2.5.1. 操作-发起拟定供应商依据 发起拟定供应商依据 在采购计划界面中，查询出确认供应商需要依据的采购计划后，勾选计划，点击按钮，打开拟定供应商依据输入界面。 在随后显示的“拟定供应商依据”界面，输入依据、选择供应商； 复查后提交审批； 提交审批后，转入K2审批流工作系统，请添加审批附件后发送审批。具体操作请参阅K2工作流操作手册。 K2审批结束后，即可根据相关计划和方案，发起协议。协议的发起，仍然回到计划工作台，选择计划，点创建协议。2.5.2. 操作-更新/删除拟定供应商依据 查询操作途径：VK：公司采购业务管理-超级用户采购寻源寻源招标进入采购采购寻源界面，如下图示，选择“拟定供应商依据”功能，设立查询条件，点对查询出的未完毕的依据可做修改，可查看拟定依据的状态和具体信息。2.6. 采购协议采购协议是为了保证质量、减少风险，对于风险高、金额大的产品/服务采用的一种采购模式，产品/服务在集团、区域、一线公司等不同范围内分别有相同需求时，即可采用此采购模式以减少采购成本。采购协议可以是集团、区域、一线公司与长期合作良好的供应商直接签订战略合作协议，也可以根据寻源签订集中采购协议。采购人员编制采购协议，可以手工编写行信息也可以进行Excel导入，在采购协议分派后 提交审批，审批通过后，分派采购协议的公司就可以进行引用采购协议目录了。2.6.1. 操作-创建采购协议 通过非项目计划创建采购协议 在非项目采购计划界面中，查询出采购协议需要依据的采购计划后，勾选计划，选择。注意：采购计划在创建采购协议之前需要先完毕采购寻源或拟定供应商依据。 确认创建采购协议； 输入协议的基本信息 输入协议产品名称、协议单价；假如使用模板离线整理数据，请先在协议采购行输入界面上，点按钮导出最新的模板做数据整理。点击，可选择是追加模式，还是覆盖已经导入的数据。如提醒成功，可进入下一步，如不成功，则需要根据错误提醒修改。导入后的数据如发现数据还需要调整，也可以直接修改。 选择以后需要引用该协议的下属公司； 复查无误后 提交审批后，转入K2审批流工作系统，请添加审批附件后发送审批。具体操作请参阅K2工作流操作手册。 K2审批通过后，协议状态变成“批准”，批准的协议就可以被订单引用了。2.6.2. 操作-查询采购协议 查询操作途径：VK：公司采购业务管理-超级用户（或订单管理）协议进入协议界面，设立查询条件后，点满足条件的记录，即可被查询到。批准的协议还可以修改，单不能删除，修改后的协议需要重新审批后才干再此被引用。2.7. 采购协议采购人员可以根据采购协议创建采购协议，也可以根据寻源创建采购协议，采购协议需要进行K2审批，采购人员可以通过核心业务系统修改和查询协议信息和审批情况。2.7.1. 操作-创建采购协议 采购协议通过计划创建采购计划创建后，对于不同采购模式的计划，需要操作的流程是不同的，比如分散采购是不能直接创建采购协议的，必须完毕寻源或拟定供应商依据的操作后，才干创建协议。假如没有完毕，点创建时，系统会在操作界面的左上角出现警告，请用户注意查看警告信息，做相应的补充操作。完毕必要的前期操作后，在采购计划界面中，查询出采购协议需要依据的采购计划后，勾选计划，选择。注意：2.7.2. 操作-查询采购协议 查询操作途径：VK：公司采购业务管理-超级用户（或订单管理）协议与订单协议与订单进入协议订单界面如下图示，输入合适的查询条件后，点击;查询出的协议，根据经办状态，或可修改，删除，或只能查看具体信息。2.8. 采购订单采购人员通过集中采购协议创建采购订单，采购订单需要K2进行审批，采购订单签订以后通过要货计划对供应商的送货数量和送货时间进行控制和修改。订单数量根据实际情况，如需修改，则直接在原订单上进行数量和产品的更新修改，修改后提交审批，以确认本次修改。2.8.1. 操作-创建采购订单 通过采购协议创建采购订单 在采购计划界面中，查询出采购协议需要依据的采购计划后，勾选计划，选择； 在订单输入界面上，选择需要引用的协议； 从协议中选择需要的产品；方法一：自协议清单添加点击按钮，在如下图示的协议清单中选择产品。选择后，点击，将所选商品显示在订单行中。方法二：导出模板，选择后，再导入先导出模板，整理模板数据；模板整理后，选择导入成功后，系统会提醒，如不成功，系统也会给出相应的警告，请根据提醒内容修改模板数据。 复核订单数据无误后，提交审批； 提交审批后，转入K2审批流工作系统，请添加审批附件后发送审批。具体操作请参阅K2工作流操作手册。 审批期间，订单不可修改，K2审批完毕后，订单状态变成“批准”，批准后的订单，即可请供应商发货。2.8.2. 操作-查询采购订单 查询操作途径：VK：公司采购业务管理-超级用户（或订单管理）协议与订单协议与订单进入协议订单界面如下图示；设立查询条件后，点，即可找出匹配条件的协议订单信息。2.9. 要货计划供应商在签订了采购订单后，一些采购量比较大的材料需要进行分批送货，采购部门或项目部门需要制定要货计划来分批进行要货，供应商需要根据收到的要货计划告知组织发货，并在系统中编制发运计划。2.9.1. 操作途径及说明只有订单才会需要创建要货计划。要货计划的操作目的是告知供应商送货，假如供应商已经通过其他方式被告知到，也可不执行以下操作，直接接受即可。 操作途径：VK：公司采购业务管理-超级用户（或订单管理）协议与订单要货计划 操作环节进入要货计划界面如下图示，输入订单名称或流水号，找到要货的订单。在找出的订单信息中，挑选要货产品，确认要货数量；要货数量不能大于剩余的订单数量，确认无误后，告知供应商。则指定的联系人会收到邮件告知。2.10. 订单接受采购部或项目部根据供应商的发三方验收单来进行系统接受操作，接受的方式可以是根据发运计划进行接受，如供应商未发运，假如不需要打印三方验收单，也可以直接根据采购订单进行接受。2.10.1. 操作途径及说明 操作途径：VK：公司采购业务管理-超级用户（或订单管理）接受 进入订单接受界面如下图示，选择接受产品 输入接受查询条件； 在搜索出的产品中，选择本次要接受的产品及输入接受数据； 选择 假如需要修改接受日期； 提交接受； 系统提醒接受成功。2.11. 采购规划采购规划，是对年度采购需求的总体记录与计划，其重要目的是了解总体采购需求、协调供方资源、指导供方合作协议等。集团/区域/一线公司每年从全局的角度对战略合作和集中采购进行规划，共同讨论并拟定本年度计划进行的各级战略合作及集中采购产品目录。一线公司采购负责部门根据本公司发展情况，按年、按项目、分期编制采购规划，编制的基础是项目分期，有条件的公司也可以基于更细的标段层面进行编制。采购人员通过核心业务系统编制采购计划，并通过系统进行提交审批确认。一线公司的采购规划审批后，集团和区域公司从不同的层面进行汇总分析，指导供应商资源的分派协调、供应商协议的签订等。2.11.1. 操作-手工创建采购规划 操作途径：VK：公司采购业务管理-超级用户采购规划进入采购规划界面后，点击就添加一行；根据栏目提醒，填写相应的规划数据，填写完毕后，点击提交审批（可选择多个规划，同时提交审批）；选择审批人，并提交。2.11.2. 操作-模板导入 进入采购规划功能界面，先导出最新的模板； 在模板中填写规划数据； 点击； 假如导入参数或模板数据有误，系统均会给予提醒，请根据提醒修正错误后，重新提交； 导入成功后，即可查询到新建的数据。2.11.3. 操作-审批采购规划经办人提交审批后，在审批人的告知栏目中会即时显示规定审批规划的信息如下；审批人，点开告知可查看规划信息；批准此规划，则选择批准，需要修改，则选择拒绝该规划内容。3. 报表查询3.1.1. 操作途径及说明操作途径：VK-*公司业务管理-超级用户采购报表查询根据需要，选择报表，查询报表。报表生成后，可在线查看，也可导出。