DB44 07_T 63-2020公共服务中心档案立卷归档规范.pdf

IICS03.080.01A16DB4407江门市地方标准DB4407/T632020公共服务中心档案立卷归档规范Filing Specifications for Public Service Center2020-04-23 发布2020-05-23 实施江门市市场监督管理局发 布DB4407/T 632020I目次前言.II1范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14总体要求.15建档立卷.26档案整理要求.27档案保管要求.38借阅、使用和销毁.4附录 A（资料性附录）档案借阅登记表.5附录 B（资料性附录）销毁清册.6DB4407/T 632020II前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则编写。本标准由江门市市场监督管理局提出并归口。本标准起草单位：广东省江门市质量技术监督标准与编码所、台山市水步镇公共服务中心。本标准主要起草人：张沛贤、韦涵静、夏雪利、何庭辉、程学君。DB4407/T 6320201公共服务中心档案立卷归档规范1范围本标准规定了各级公共服务中心（以下简称“服务中心”）对档案管理的总体要求、建档立卷、档案整理要求、档案保管要求、借阅、使用和销毁等。本标准适用于服务中心档案的管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 18894-2016电子文件归档与档案管理规范DA/T 22-2015归档文件的整理规则3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1案卷file指具有有机联系的若干文件的集合体。3.2立卷establishing a dossier指将办理完毕需要继续保存的、具有有机联系的一组材料按照立卷的方法和要求，立成案卷的过程。3.3归档filing指办理完毕且具有保存价值的文件材料经过系统整理，组成案卷之后移交档案室保存的过程。4总体要求4.1凡服务中心在工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子存储介质等不同形式的历史记录均应建档立卷。4.2归档材料由服务中心内设各科室/组别分别收集、分类整理，统一设专人、专室集中立卷、有序排列、存放和管理。4.3服务中心领导要对档案工作给予重视和支持，经常过问，及时解决档案工作中存在的问题。DB4407/T 63202024.4档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规。4.5档案工作人员要认真执行国家有关保密的法律和行政法规，遵纪守法，严守机密，热爱档案工作，学习钻研档案业务。4.6建立纸质档案，宜同时建立电子档案，电子档案的整理、归档和管理按 GB/T 18894 的规定进行。5建档立卷5.1基本原则5.1.1分类成卷或入盒的档案，应遵循文件材料的形成规律和特点，保持材料之间的有机联系。5.1.2卷内文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，便于保管和利用。5.1.3归档的文件应符合文档一体化管理要求，材料份数以及每份存档文件的组成、内容均应齐全完整。5.2立卷方法5.2.1对归档材料先划分门类。5.2.2按问题立卷法。在每一大门类下，将反映“一事”、“一项目”、“一个活动”的材料组成一卷。一个案卷内的材料集中反映一个问题、一个项目或一项活动，方便按照问题查找利用档案。5.2.3按名称立卷法。在每一大门类下，按照材料的二级细分类别名称分别组卷，将具有相同类别名称的材料组成一个案卷，方便按照材料类别属性查找利用档案。5.2.4在具体工作中应根据实际需要选择使用其中一种立卷法，或者两种组合使用。6档案整理要求6.1分类6.1.1立卷归档材料的门类主要包括：a)各级往来的文件材料；b)服务中心工作活动中形成的材料；c)会议材料；d)机构、人事材料；e)会计财务材料；f)基建材料；g)设备、仪器材料；h)业务办理材料；i)其他具有历史查考和利用价值的材料。6.1.2归档材料采用年度-保管期限两级分类。a)按年度分类将归档材料按其形成年度分类。若单件档案涉及跨年度的，按件内第一排序文件的形成日期确定。b)按保管期限分类将归档材料按划定的保管期限分类。6.2组件组件按DA/T 22的5.1的规定进行。DB4407/T 63202036.3编号6.3.1归档材料应依立卷、分类方法和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性及简单性原则。6.3.2档号的结构为：全宗号-档案门类号/二级分类码.年度-保管期限-件号。代码之间用“-”连接，档案门类与年度之间用“.”分隔。如“XXXX-A01.2019-Y-0001”。6.3.3档号的编码规则：a)全宗号：立档单位名称的缩写，用四个大写字母表示。b)档案门类号/二级分类码.年度：档案门类号见表 1。二级分类码是对每一门类的归档材料进一步细分类别码，服务中心根据自身情况建立每一门类下的二级分类码表，二级分类码用两位阿拉伯数字表示。年度为材料形成年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2019”。示例：A01.2019，A 是指“各级往来文书”；01 是服务中心规定的 A 门类下的二级分类码，代表“上级有关部门来文”；2019 指归档材料的形成时间是 2019 年度表 1档案门类代码类别各级往来文书工作活动档案会议档案机构/人事档案会计财务档案基建档案设备、仪器档案业务档案其它材料档案代号ABCDEFGHGc)保管期限：分为永久，定期 30 年、定期 10 年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。d)件号：为单件归档材料在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用 4 位阿拉伯数字标识，不足 4 位的，前面用“0”补足，如“0001”6.4编目组件按DA/T 22的5.5的要求进行。7档案保管要求7.1归档时间7.1.1一般应在第二年一季度前完成对上一年度材料的归档。7.1.2基建类材料应在工程项目竣工验收后 1 个月内归档。7.1.3会计财务材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案室移交。7.1.4磁带、光盘、照片及底片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。7.2保管要求7.2.1为确保档案的安全，应设置档案专用框架。档案室要牢固，并有防火、防盗、防光、防高温、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施，经常检查，发现问题及时解决。具有永久、长期保存价值的档案，如有破损或字迹失真的，应及时修补或复制。7.2.2建立、健全档案资料的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用、销毁等情况进行统计。7.2.3档案工作人员应熟悉服务中心的历史和所藏档案情况，编制必要的检索工具。应不断采用新的技术设备，逐步实现现代化管理。DB4407/T 63202048借阅、使用和销毁8.1借阅和使用8.1.1借阅档案首先填写档案借阅登记表见附录 A，经服务中心领导批准后方可借阅。8.1.2档案借出后，要督促按期归还，并检查维护档案文件的完整齐全。如发现遗失和污损档案文件等情况，要追究有关借阅人的责任，索回遗失档案材料，并及时报告领导予以处理。8.1.3借阅档案人员要对档案特别爱护，禁止涂改、勾画、拆散和抽换案卷，确保档案原貌和整洁。借阅档案时，不得转借他人或给无关人员阅览。借阅人员对案卷要妥善保管，防止遗失、泄密，以确保案卷的安全。未经批准不得抄录和复制。8.1.4外单位查阅服务中心档案必须持有单位介绍信，并经服务中心领导签字后方可阅览使用。8.2销毁8.2.1服务中心领导会同中心内有关科室/组别、档案室，并根据国家和上级主管部门规定，结合本单位的情况，制订出服务中心档案材料保管期限表。8.2.2销毁的档案须保存期满，销毁前须经服务中心指定的档案鉴定小组认真鉴定后实施。8.2.3档案室应根据档案材料保管期限表的规定，结合实际工作情况会同各科室/组别人员对所管的档案材料进行鉴定。对确无保存价值的档案需要销毁时，应写出销毁档案报告，说明拟销毁档案的理由和所属年代、保管期限、销毁数量和简要内容，经服务中心领导审核批准后方可销毁。8.2.4销毁档案，应编写“销毁档案目录”或在原“案卷目录”上予以注销。销毁档案须派专人（两人以上）监销，监销人应在销毁清册（见附录 B）上签名。DB4407/T 6320205AA附录A（资料性附录）档案借阅登记表档案借阅表见表A.1。表 A.1档案借阅登记表序号日期单位案卷成文件题名利用目的期限档号借阅人签字审批人备注DB4407/T 6320206BB附录B（资料性附录）销毁清册销毁清册见表B.1。表 B.1销毁清册编制部门：序号案卷内文件题名年度档号卷内文件原期限已保管年限备注件数页数编制人：批准人：日期：监销人：，日期：_