如何设计岗位说明书.doc

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通过学习本课程，你将能够：
● 了解岗位说明书的构成；
● 学会撰写岗位说明书；
● 分析岗位的变化轨迹。

如何设计岗位说明书
一份完整的岗位说明书应该包括：基本资料、工作内容、任职资格、工作场所、考核标准以及备注六大部分。

【案例】
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如何设计岗位说明书
一份完整的岗位说明书应该包括：基本资料、工作内容、任职资格、工作场所、考核标准以及备注六大部分。

【案例】
某公司销售工程师职务说明书
一、基本资料
1.职务名称：销售工程师
2.直接上级：客户总监
3.所属部门：客户中心
4.工资等级：B职系四等
5.工资水平：
6.分析日期：2004.4
7.辖员人数：
8.定员人数：1人
9.工作性质：业务人员
10.分析人员：
11.批准人：

二、工作内容
1.工作概要
负责本公司产品的销售。
2.职务说明（逐项说明工作任务、职责、权限、时间消耗）
编号
工作内容及职责
权限
耗时（%）
1
与市场部共同组织本公司产品市场策划
协助

2
开发有本公司产品需求的用户：电话联系、演示、安装试用软件
负责

3
对有本公司产品需求的用户进行跟踪
负责

4
做好工作日记和客户档案
执行

5
为普通用户制作方案说明书和价格
负责

6
协同技术中心工程师为有特殊需求的用户制作方案说明书及报价
协助

7
处理顾客的售后服务、技术支持事宜。对不能解决的问题，提交技术中心，并协助其工作
协助

8
完成岗位目标和上级下达的其他任务
执行

3.工作关系
实施监督
在规定权限内，自行处理有关工作，遇特殊情况向部门主管请示
所受监督
客户总监
职位关系
可直接升迁的职位
部门经理
可相互转换的职位
销售代表
可升迁至此的职位

三、任职资格
所需学历及专业
最低学历
专业
其他说明
大专以上学历
计算机
其他专业同等学历也可
所需技能培训
（方可上岗）
培训时间
培训科目
三个月
企业文化、计算机
所需经验
一年以上相关工作经验
一
般
能
力
项 目
激励能力
计划能力
人际关系
协调能力
实施能力
信息能力
公共关系
冲突管理
组织人事
指导能力
领导能力
沟通能力
需求程度（满分为5分）
3
3
3
3
3
3
3
3

基本素质
1.大学本科以上学历
2.计算机及相关专业
3.认同公司的企业文化和经营理念
4.有敬业精神，团队合作精神强
5.遵守公司的各项规章制度
个个性特征
1.性格开朗、自信、热情
2.有较强的沟通能力、口才好
3.心理承受力强，敢于接受挑战和压力，勇于开拓创新
4.有合作精神
5.心胸开阔
体能要求：身体健康，能承受快节奏、满负荷的工作，保证经常加班。

四、工作场所
工作时间
工作环境和条件
工作均衡性
早9：00-晚6：00
经常加班
室内、室外各一半
比较忙碌
五、考核标准
1.工作绩效 2.工作态度 3.工作能力 4.专业知识 5.责任感
6.企业文化 7.发展潜力 8.协调合作 9.品德言行 10.成本意识
从以上10个方面进行考核
六.备注

直接上级： 该职务执行人：
年 月 日

以下是对上述岗位说明书模板分析得出的结果。
一、基本资料
1.工资
工资水平不应该出现在岗位说明书中，但可以明确工资等级。
2.辖员人数
辖员人数是指所有被管辖区域的人数，即直接下属向上级报告的人数，应该加入这个岗位的管理跨度。
3.批准人
一般来说，批准人可能是两类角色：
人力资源经理
人力资源经理在岗位说明书上签字的目的是确认准确性，主要是从形式、管理技术角度负责，保证所采用的表格规范化。
岗位最直接或间接上司
直接上司在岗位说明书上签字，是对这个岗位具体的职责任务、入职要求、工作环境、工作条件、工作待遇等把关。
对批准人，可以理解为直接上司核准，人力资源总监批准。
4.工作性质
岗位说明书中，对工作性质的提法不清楚，应改为职位类别或工作职系。
二、工作内容
1.工作概要
工作概要是综合性的、最简单的语言描述。
2.职务说明
职务说明部分，权限标注应该清楚具体。整个公司应该制定一个权限“字典”，用于解释一些词的含义。
耗时
职务说明需要在有规律、清晰的描述之下加进耗时。还可以用其他，如工作量、频次、数量进行描述。
各项职责排列
各项职责应该本着先重后轻的原则进行排列。
完成岗位目标和上级下达的其他任务
制度永远都是滞后的，无法事先规定些临时性或突发性计划，需要用职务说明进行约定。
3.工作关系
在表示某种工作关系时，图形方法是最形象、最直接、最有效率的方法。
管理是工具，任何时候都要找到最快、最有效、最简单的表示方式。用图形表示工作关系，通常包括三部分：
组织结构图
即与这个岗位相关的上下、左右的组织结构图。
工作关系图
即这个岗位通常和哪些岗位发生工作关系。
职务升迁变化图
即岗位通道、职务通道的图示。
进行岗位分析时，应该把工作流程图绘制出来，即本岗位的主要工作流程。

三、任职资格
1.任职资格部分
首先是所需学历及专业，其次是所需技能的培训。其中，专业要求应该明确。
所需学历，有最低学历要求，也应该有最高学历要求，或者叫基本学历要求，两种模式均可。
国内管理有一个误区，就是人才高消费，结果是培养了一批又一批人才，但也存在大量人才流失。用人时，可以选择用低不用高，这能让员工更加珍惜自己能胜任的工作。
2.所需经验
除对工作年限做明确规定外，还需加注解，即需要有一套测试实际能力的体系。
3.一般能力
应该对各个能力的定义进行描述，明确打分标准。
4.基本素质和个性特征
除对一般能力做出要求外，还应该对岗位业务能力做出要求。可以利用很多心理学成果，例如：特征、个性等心理学内容，使内容更加丰富。
5.体能要求
有些岗位对体能有一定的要求，比如讲师，需要长时间站立进行课程讲解。
不同的职业和岗位，有的甚至对年龄、性别也有要求。
四、工作场所
1.工作时间
工作时间应该明确，如有加班要求应该写具体，且具有可操作性。
2.工作环境和条件
工作环境和条件要详细体现出来，比如：室内环境，是否提供午餐，有无粉尘、噪声、辐射等都要明确清楚。
【案例】
总监辞职
某企业招聘了一名总监，上班三天就提出了辞职。原因是此人对粉尘过敏，哮喘病发作，无法继续工作。这对员工、企业都是损失，如果在工作说明书中写清楚，招聘时注明“经测试本地区有轻微粉尘污染”，就不会出现这种情况。

由案例可知，在岗位说明书中应该把真实环境，包括室内室外环境写具体。
3.工作均衡性
在岗位说明书中，不仅要写清楚什么时段比较忙碌，还要有操作性，例如季节性忙碌。

五、绩效考核与备注
绩效考核系统应该对考核标准做出明确规定，如果只有方向性的指引，就会缺乏可操作性。
此外，备注、年月日、该任务的执行人都要填写完整。

岗位分析是一个动态过程，其核心成果就是岗位说明书。岗位说明书有两种变法：一是重新做；二是在原有基础之上进行版本更新，把变更内容记录下来。这样做既节约时间和成本，还能保持连续性，能够看出整个岗位变化轨迹，以改进提高。

要点提示
岗位说明书的两种变法：
① 重新做；
② 在原有基础之上进行版本更新，把变更内容记录下来。

【案例】
JA公司人力资源部经理职务说明书
当前任职者：×××NO.202
基本资料
职务名称：
人力资源部经理
职务编号：
JA-BB101
所属部门：
人力资源部
职务级别：
部门经理级
直属上司：
常务副总经理
本职务人数：
1人
职责描述
1.负责本部门全面工作，负责对直属下级的指挥、监督、考核工作；
2.负责公司人力资源战略的全面规划和人力资源开发与管理的阶段性工作计划；
3.负责公司人事制度的起草、修订及监督实施工作；
4.负责公司人员招聘、面试、录用等程序的指挥、管理等工作；
5.负责公司员工培训计划的拟定、报批、组织落实等工作；
6.负责公司员工绩效考核的方案设计、表格的发放、回收汇总等工作；
7.负责公司重要岗位人才的寻访、挖掘、考察及能力分析工作；
8.负责管理公司人事调配、岗位轮换、人员进出手续办理工作；
9.负责公司员工升迁晋级（降职降级）等过程中的思想政治工作；
10.负责外联工作，如与政府人事劳动和社会保险部门、人才机构、媒体等的合作；
11.负责总经理交办的其他工作。
任职资格
1.年龄：25～35岁；
2.性别：不限；
3.学历及专业：本科以上，人力资源专业或其他经济管理类专业；
4.健康状况：无残疾或其他缺陷、体健貌端；
5.经验：三年以上企业人力资源管理经验；
6.知识：具有较高的理论水平，熟悉国家劳动人事法规政策，具有心理学、组织行为学、情商学等多学科知识，系统参加过现代人力资源培训；
7.能力：全面掌握企业人力资源开发与管理的理论及操作技能；熟练掌握现代办公自动化信息系统（电脑操作、人力资源信息软件等）；有良好的文笔和口头表达能力，语言有较强的感染力；
8.性格：性格稳重，有亲和力，善于沟通协调人际关系；
9.品德：为人正直，有良好的职业操守，有正义感和社会责任感；
10.其他要求。
工作条件及权限
1.公司提供相应办公室、办公用具、用品等；
2.公司领导授予履行该职务应有的工作权限。
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【案例】
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