XXXXXXXX有限公司保密管理制度.docx

XXXXXXXX有限公司
保密管理制度

第一章 总则
1、目的
为规范公司保密管理工作，维护公司利益，特制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于XXXXXXXXXX有限公司及所属各分公司。
第二章 保密范围
1、公司秘密是指关系到公司和客户利益，依照特定程序制定，在一定时间内只限一定范围内人员知悉的事项。
2、公司秘密包括下列秘密事项
2.1经营决策类事项：公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、重大经营项目、常规经营项目、金融产品/新项目开发计划、经营决策、投资计划、并购计划，以及公司经营决策中的其它需要保密的事项。
2.2 业务类事项：各类合同、协议、意向书、可行性报告、贷后管理业务各项对内对外资料和文件、合作伙伴信息、客户信息、对外邮箱信息以及公司业务往来中其它需要保密的事项。
2.3 财务类事项：各类非公开财务报表、统计报表、预决算报表及报告、资产评估报告、审计报告、非公开的采购信息、与合作方的结款方式、公司资金状况，以及其他需保密的财务事项。
2.4 金融产品研发类事项：研发信息、核心人员培训计划及培训资料、项目建议书、合理化建议、行业研究报告、金融产品研发汇编资料、金融产品手册以及相关合作中他方要求保密的事项。
2.5企业风险管理事项：风险评估报告、重大风险点的统计、原因分析及应对措施等事项。
2.6 行政类事项：需要保密的会议及会议纪要、决议、公司领导层非公开的私人信息、车辆管理记录资料、非公开的行政档案以及其它需要保密的行政类事项。
2.7人事类事项：人事档案、核心人才档案、员工薪酬、薪酬制度、公司未公开的重大人事调整信息或人员变动信息、奖惩信息、员工社保及公积金账户信息、预离职人员信息、离职员工档案、离职人员及调动人员的交接记录文件以及其它需保密的人事类事项。
2.8 先进的管理方法：具有创新性的商业模式、独有的有效降低运营成本的方法等事项。
2.9其他类事项：公司涉及网站后台、域名、招聘网站、体系各公司通讯录、企业邮箱、公司内刊、公司简报、办公及生活物品登记表以及工作QQ等相关需要保密的密码信息。
3、秘密的载体
3.1纸质载体
3.2声像载体
3.3电子信息
第三章 秘密等级及确定
1、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
1.1 绝密
最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。
1.2 机密
重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受严重的损害。
1.3 秘密
一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。
2、公司密级的确定
2.1 绝密范畴
投资计划、并购计划、各类合同、协议、意向书、可行性报告、贷后管理业务对内对外各项资料和文件、重大经营项目、合作伙伴信息、客户信息、各类非公开财务报表、统计报表、预决算报表及报告、资产评估报告、审计报告、公司资金状况、金融产品研发资料汇编、企业风险管理保密事项、核心人才档案、金融产品/新项目开发计划、对外邮箱信息、工作QQ等资料。
2.2 机密范畴
经营战略、经营方向、经营规划、常规经营项目、经营决策、非公开的采购信息、与合作方的结款方式、需要保密的会议及会议纪要、决议、公司领导层非公开的私人信息、公司未公开的重大人事调整信息或人员变动信息、具有创新性的商业模式、独有的有效降低运营成本的方法、体系各公司通讯录、企业邮箱信息、公司涉及网站后台、域名等密码信息。
2.3秘密范畴
核心人员培训计划及培训资料、项目建议书、合理化建议、行业研究报告、金融产品手册、非公开的行政档案、人事档案、员工薪酬、薪酬制度、奖惩信息、员工社保及公积金账户信息、预离职人员信息、离职员工档案、离职人员及调动人员的交接记录文件、招聘网站密码信息、公司内刊、公司简报、办公及生活物品登记表、车辆管理记录资料以及其他需要保密的事项。
第四章 保密期限
1、属于公司秘密的文件资料，应设置保密期限。保密期限由定密责任人依据公司的经营需要设定，报总经理核准后实行。
2、保密期限分为临时、短期、中期、长期和永久五个级别，具体时间为：
2.1临时：0-6个月
2.2短期：3-5年
2.3中期：5-10年
2.4长期：10-15年
2.5永久：15年以上
3、具体事项保密期限由定密责任人确定，报总经理审核后实施。
4、定密责任人授权部门兼职档案员对保密文件进行保密期管理，对到期文件由部门兼职档案员告知定密责任人到期时间，由定密责任人请示总经理是否需解密。对于要解密的文件，填写《解密申请书》（见附件1），并附文件清单，报总经理审批后方可解密。
5、解密的文件由兼职档案员告知档案中心负责人进行解密管理，文件需交接的，按《XXXXXXX有限公司交接管理制度》进行交接。
第五章 保密措施
1、总经理指定人员为定密责任人，负责本部门属于公司秘密的文件、资料和其他物品密级的确定、变更和解除工作。
2、定密责任人授权部门兼职档案员对本部门属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存、销毁等工作。
3、兼职档案员每周五汇总本部门的一周产生的档案文件（包含秘密文件）交由档案管理中心备份存档，并提交《资料文件存档记录周汇总表》至档案管理中心负责人。
4、档案管理中心负责人对各部门每周备份存档的保密文件进行保密管理，对其安全性负责，非总经理批准不得查阅、提取。
3、 保密事项的汇报路径
3.1保密事项采取一对一汇报路径，即兼职/专职档案员直接向交办领导汇报。
3.2非必要，各部门兼职/专职档案员不得互相谈论本部门档案（尤其是保密文件）的存档管理情况。向档案管理中心负责人汇报工作时采取一对一的汇报方式。
4、对于保密的会议，任何与会人不得记录、录音、录像，会议结束后由会议主持人或指定专门人员一并检查所有与会人员，严禁带出任何文字或音像记录。
5、文件资料传递方式方法
5.1以纸质或声像为载体的公司密秘，必须密封，标注密级并在封口处加盖保密专用章。
5.2公司秘密级别在机密级以上的文件需要交接或邮寄时，属于各部门的，由各部门兼职档案员负责交接或邮寄并跟踪签收情况；无法确定部门归属的，由档案中心专职档案员负责交接或邮寄并跟踪签收情况。
5.3电子信息必须加密，密码口头向收件人传达，任何人不得记录，且电子信息的传递一律使用U盘进行一对一拷贝，禁止以邮件、QQ等形式传递。
5.4需要多人会签的保密文件，应由兼职/专职档案员逐一传递并请相关人员现场会签，并做会签登记，严禁任何人复印、滞留文件。
5.5机密级以上文件采用电子信息的传递的，由定密责任人以U盘方式传阅，当场阅示，严禁拷贝。
6、机密文件的归档与调用
6.1各部门设置带锁的文件柜，由部门兼职档案员负责保存文件，钥匙由兼职档案员保管；档案管理中心对于绝密文件设置密码保险柜（密码信息只限档案管理中心负责人和总经理知晓），机密级以下文件设置带锁的文件柜保存，钥匙由档案管理中心负责人保管。
6.2对于电子信息，原则上需拷贝成光盘、磁盘等形式保存，特殊情况需电脑保存的，必须设置文件密码和电脑开机密码。
6.3相关部门需要调用文件时，必须填写《公司秘密文件调阅申请单》（见附件2），报总经理审批同意后，方可持单调阅。
第六章 实施细则
1、核定密权。
1.1各事项的密级和知情范围由各公司或部门定密责任人依本制度相关规定确定，定密责任人有权依工作需要调整密级和知情范围，但属于本制度规定的机密级以上事项，必须报总经理核准后方可实施。
1.2各类公司秘密因密级、性质不同，知情范围不同，具体如下表所示。
密级
种类
知情范围
秘密
核心人员培训计划及培训资料
相关部门员工、人事行政负责人、总经理
项目建议书、合理化建议、行业研究报告、金融产品手册
相关部门员工、总经理
公司内刊、公司简报
公司内部员工
办公及生活物品登记表
出纳、人事行政负责人、财务负责人、总经理
非公开的行政档案、车辆管理记录资料
人事行政负责人、行政专员、总经理
人事档案、奖惩信息、招聘网站密码、员工社保及公积金账户信息、预离职人员信息、离职员工档案、离职人员及调动人员的交接记录文件
人事专员、人事行政负责人、总经理
薪酬制度
人事专员、各部门负责人、分公司负责人、总经理
员工薪酬
人事专员、人事行政负责人、财务部门负责人、分公司负责人、员工所在部门负责人、总经理
机密
经营战略、经营方向、经营规划、常规经营项目
公司内部员工
经营决策
各部门负责人、分公司负责人、总经理
非公开的采购信息
采购责任人，财务部门负责人、总经理
结款方式
业务负责人、财务会计、出纳、财务部门负责人、总经理
重要会议纪要、决议
记录员、与会人员、总经理

领导非公开私人信息
总经理助理、总经理
具有创新性的商业模式、独有的有效降低运营成本的方法
财务部门负责人、公司高层管理人员、总经理
企业邮箱信息、体系各公司通讯录、公司涉及网站后台、域名信息
相关责任人、总经理
人事调整信息
人事行政负责人、总经理
绝秘
投资计划、并购计划
财务部门负责人、公司高层管理人员、总经理
贷后管理业务对内对外各项资料和文件
贷后管理业务责任人、部门负责人、总经理
各类合同、协议、意向书、可行性报告
业务承办人、部门负责人、总经理
工作QQ密码信息、对外邮箱信息
相关责任人、总经理
重大经营项目
财务部门负责人、公司高层管理人员、总经理
非公开财务报表、统计报表、资产评估报告
财务部门负责人、分公司负责人、总经理
预决算报表及报告
财务部门负责人、人事行政负责人、分公司负责人、总经理
合作伙伴信息、客户信息
业务承办人、部门负责人、总经理
审计报告
财务部门负责人、审计负责人、总经理
资金状况
财务部门负责人、资金管理部门负责人、总经理
金融产品/新项目开发计划
相关部门负责人、财务负责人、总经理
金融产品研发资料汇编
相关部门负责人、总经理
企业风险管理保密事项
相关部门负责人、总经理
核心人才档案
人事行政负责人、总经理
其它事项由定密责任人根据工作实际情况，确定知情范围。
2、各级别信息的传递路径
2.1各级别信息必须按上表所示，在规定范围内按本制度相关规定传递。
2.2秘密
秘密级的信息，按正常工作指挥层级在一定范围内传递，做好文件的传递记录与传递路径控制。
2.2.1相关文件只限具有审阅、批示权限的人员阅看。
2.2.2文件由兼职/专职档案员负责传递，并做《秘密文件传递记录》（见附件3），详细标明文件名称、传阅人、各环节阅示人及阅示意见、阅示时间等。
2.3机密和绝密
机密和绝密信息，按“经手人同直接交办人单线传递”的原则进行，具体要求需符合以下标准：
2.3.1纸质、声像文件必须封存，其封存标准按本制度第五章相关规定执行。文件必须在封口粘贴《封存单》（见附件4），标明封存人、时间，并加盖保密章。
2.3.2文件原则上严禁以电子信息方式传递，必须专人送达接收人；必须经电子信息方式传递的，严禁以邮件、QQ等方式传递，一律使用U盘进行一对一拷贝。
3、脱密期
涉密员工离职必须提前一个月提出申请，公司接到申请，需在第一时间对其涉密工作做调整，预离职员工在离职通知期内需查看秘密文件的，必须请示定密责任人获得批准后方可查看。员工在脱密期内必须按照公司“保密协议”的条款，自离职之日起2年内承担保密义务。
4、兼职/专职档案员、保密章保管人及相应职能
4.1保密章/兼职/专职档案员的各项分管职能及用途：
4.1.1保密章
4.1.1.1级别：秘密章、机密章、绝密章
4.1.1.2保密章的保管：保管人需将保密章放在加锁的抽屉或保险箱内，钥匙由保管人随身携带。
4.1.1.3保密章用途：保密文件收文、收发、移送时需在保密文件封套的封口处加盖保密章，以确保在传递及保管过程中没有私自拆封。
4.1.2兼职/专职档案员负责秘密文件的登记、收文、传阅、借阅、分发、保管、清退、销毁、移交九项工作内容。
4.1.3九项工作说明
4.1.3.1登记：绝密、机密、秘密的文件的收文、传阅、借阅、分发、复印、清退、销毁、移交等各个环节兼职/专职档案员都应详细登记、签字，使文件在整个运转过程中都有文字记载。登记制度是建立完备的文件管理程序和使用手续的重要保障，也是检查秘密文件安全责任的主要凭证。
4.1.3.2收文：凡收到秘密文件，一律由兼职/专职档案员核对收文单位和收件人、检查信封封口是否被开启，保密章是否完好，确认无问题后再签收。如发现有疑问应与送信人交涉，了解情况，并告知发信件方。启封后，清点份数、页数，按不同类别和密级，分别登记、编号，呈送领导批示。兼职/专职档案员应按领导批示阅文范围组织传阅或分发，不得随意发大范围，不得私自借给或复印给其他人员。
4.1.3.3传阅：传阅秘密文件由兼职/专职档案员按领导批示的范围负责通知有关人员到指定场所阅文。兼职/专职档案员应逐件进行登记、送阅文人，登记表要附在文件夹中。阅后或下班前要收回，收回时要当场清点核对份数、页数，防止文件横传或被私自抽出拿走。
4.1.3.4借阅：工作需要暂时使用涉密文件，须按照领导批示或文件规定阅读的范围，经兼职/专职档案员办理借用手续后才能借出。借出时间最长不得超过当天，超过时间还需要使用的可于次日再借。超过时间未退还的，兼职/专职档案员要负责及时追回。绝密文件须经总经理批准方可借出，并要在当天下班前收回。
4.1.3.5分发：分发秘密文件应及时、准确。秘密文件直接发给收文单位/部门相关责任人，由兼职/专职档案员在收发文登记簿上签名。如遇急件，兼职/专职档案员不在公司时，可由部门负责人代为签领，办完后转交兼职/专职档案员登记保管，严禁其他人员代签领。取送的秘密文件必须装放在文件包内，领件人必须遵守保密纪律，途中不得进出公共场所和办理其他事宜。代签领的文件，发放单位/部门应及时通知收文单位/部门，收文单位/部门兼职/专职档案员接到密件后应主动与发文单位/部门兼职/专职档案员联系核对份数，确保密章完好、保密件安全。
4.1.3.6保管：涉密文件必须存放在有符合保密基本条件的文件柜内，并由专人管理，秘密文件使用后要及时入柜加锁。离职员工档案自员工离职之日起由公司保管两年，到期后按照销毁规定进行销毁。
4.1.3.7清退：秘密文件均应定期清查。发文单位/部门规定要退回的，要按时如数清退。发文单位/部门收回秘密文件时，经清点核对无误后，应在退文单位/部门的收文登记簿中履行签收手续。在清退、清查中如发现有丢失的，要及时向主管领导报告，并及时追查处理，采取补救措施，避免或者减轻损害后果。
4.1.3.8销毁：除了按规定必须存档或清退的秘密文件外，无保存价值的秘密文件一般可在下一年度销毁，但需留存销毁文件清单。凡需要销毁的文件，均须经过鉴别和主管领导人批准，由主管领导人和兼职/专职档案员分别在收文登记簿的销毁栏中签名或盖私章，采用符合保密要求的碎纸机，并在两人现场监督下销毁。不得将秘密文件、资料和内部文件出售给废品收购部门和个体废品收购人员。销毁磁介质、光盘等秘密载体，应当采用砸烂或剪毁等方法彻底销毁。
4.1.3.9移交：兼职/专职档案员调动工作时，须向接替工作的人员办理移交手续，并向主管领导报告，移交时要有分管领导在场监督移交工作。
5、 监督
5.1人事行政部是保密制度实施的监督部门。
5.2人事行政部必须定期对各部门的保密工作进行检查，发现问题及时予以纠正。
5.3 建立问责制。对于不按保密制度进行公司秘密管理工作的部门，追究第一责任人的责任。发生涉密事件，由人事行政部牵头调查，依据情节严重追究相关当事人的责任。
第七章 罚则
1、出现下列情况之一的，经办人给予通报批评一次，并处以罚金50元；部门负责人负连带责任，给予警告一次，并处以罚金100元。
1.1 未按本制度相关规定进行秘密文件的登记、收文、传阅、借阅、分发、保管、清退、销毁、移交。
1.2 不小心泄露公司秘密，尚未造成严重后果和影响。
2、出现下列情况之一的，经办人给予警告一次，并处以罚金100元；部门负责人负连带责任，给予严重警告一次，并处以罚金200元。
2.1在不适宜场合谈论涉密事项。
2.2私自复印、拷贝公司密秘文件。
2.3 过失丢失机密文件，但尚未造成严重后果和影响。
3、出现下列情况之一的，当事人予以开除并酌情赔偿损失；部门负责人负连带责任，给予记大过一次，并处以罚金500元。
3.1 故意/过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失。
3.2违反本制度保密规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密。
3.3 利用职权强制他人违反保密制度相关规定。
第八章 附则
1、本制度由人事行政部制定，由人事行政总监审核，总经理批准后，方可实施，修改亦同。
2、本制度解释权归人事行政部，自颁布之日起正式实施。
附件1：《解密申请书》
附件2：《秘密文件调阅申请单》
附件3：《秘密文件传递记录》
附件4：《封口粘贴单》

附件1：
解密申请书

张总：
根据《XXXXXXXX有限公司保密管理制度》规定，以下文件已到解密期，拟予以解密，详情如下：
序号
文件名称
密级
涉密摘要
解密时间
备注

请批示

XXXXXXXXXX有限公司
xx分公司 xx部门 xxx
20xx年xx月xx日

附件2：
秘密文件调阅申请单
文件名称

调阅人

拟调阅时间

拟调阅方式

所属部门

调阅事由

总经理意见

经办人

附件3：
环节
阅示人
阅示意见
阅示时间
阅示人签字
经手人签字
1

2

3

4

5

6

7

8

9

秘密文件传递记录
文件名称：
附件4：
封口粘贴单
封口粘贴单
封存单位（章）：
封存人（签字）：

封存时间： 年 月 日

20