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岗位职责及档案管理制度(档案员).doc

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4、工作,为发展档案事业尽职尽责。2、 努力学习科学文化知识,钻研业务,掌握本机关种类档案的分类、组卷、编目、保护、利用的知识和技能,搞好所属机构的业务指导工作。3、 对本单位应归档的文件材料按时收集、分类、整理、组卷、书写编目、保证案卷质量、做到管理科学,方便利用,努力实践档案工作的标准化、规范化。4、 坚持原则,保守机密,忠于职守,坚守岗位,不将档案材料擅自带离工作岗位或给无关人员传阅。5、 热情接待查档人员,为查档者提供方便,提供档案做到及时、准确。6、 做好档案信息利用,资料收集,编制检索工具,编研和档案统计工作。7、 做好档案的收进、移出和统计工作。8、 认真做好档案鉴定工作,对已超过保

5、管期限确无利用价值的档案材料提出存毁意见,编造销毁清册,经领导和单位审核后,按规定程序进行销毁,并报市档案行政管理部门备案。档案借阅制度1、职能部门人员借阅档案,需经主管领导批准,办理借阅登记手续,方可查阅。2、借阅机密档案,必须经主管领导批准后,在阅览室内查阅。3、外单位查阅本单位档案,必须持单位介绍信。写明利用目的,内容及来人政治面目,经主管领导批准后,方可查阅,但一律不得借出。4、借阅档案者未经许可,不得随意抄录、复印和拍照原文。5、借阅人员必须爱惜档案、资料,保持档案的清洁与完整,不得在档案上勾划、涂改、污损、抽页,注意保密,不得转借和遗失。如发现问题,根据情节轻重,依法处理。6、档案

6、员有责任检查借阅者归还的档案,了解保管情况和利用效果。借阅人员有义务汇报、介绍利用情况。7、借阅期限,按要求用毕归还。如需借走,或延长时间,必须经单位主管档案工作的领导批准,方可办续借手续,期限为期一年,到期必须归还档案保密制度1、严格遵守、执行党和国家的保密制度、维护档案的安全、完整和统一。2、机密档案要妥善保管加强保密措施。3、机密档案、资料的借阅,必须履行严格的领导审批手续,经领导批准后,方可在指定的场所阅读,不得外借。5、机密档案不准摘抄或复制。6、档案员或查阅人员对档案的内容要保密。不得在公共场所谈论,不准携带档案文件回家,探亲,访友。造成失密、泄密要追查当事者和工作人员的责任。档案

7、库房管理制度1、档案库房内有“九防”措施:即防盗、防火、防光、防虫、防尘、防潮、防鼠、防污染、防高温。并定期检查、通风。2、保持库内清洁,做好温湿度记录,使库房相对湿度保持在45%60%之间,温度保持在1424左右为宜,如有异常情况及时采取改进措施。3、库房内严禁吸烟,严禁存放易燃易爆等危险物品和与档案无关的物品。停电时应用手电照明,不得使用蜡烛等明火器具。4、库房设专人管理,无关人员一律不得进入库房。随时关好门窗,确保档案安全。5、档案出入库情况应有详细记录,借阅的档案收回时,及时放回原处,不得前后错位。6、案柜的摆放应做到整齐美观。远离窗户,随时做好保洁工作。档案统计制度档案统计工作是档案

8、工作中一项独立的工作环节,也是保证档案工作质量,提高档案工作水平的一项有效方法。1、档案统计工作应准确、及时、科学。2、根据档案资料的查阅、借阅登记,每年统计一次利用效果情况。3、凡立卷归档的文书、会计、科技、声像档案,应分类填写登记簿,年终汇总立卷情况。4、经档案室移交出去或销毁的档案,应进行统计登记。立卷归档制度一、归档范围:凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料,均应依法归档,任何人不得以任何借口拒绝归档。二、归档时间1、文书档案:本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料,在次年一月底前由档案室管

9、理人员统一布置立卷,经本部门负责人审定后,每年三月份移交档案室集中统一保管。2、会计档案由财务部门年终立卷,保存一年后,移交综合档案室保管。4、设备档案:按同一设备仪器名称,含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料,指定负责人员,收集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。6、实物档案:单位获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编号归档三、归档要求1、应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确,按照文件材料的形成规律及其内在联系,进行分类、立卷,使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况,便于保管和利用。2、归档的文件材料一般一式一份。重要

10、或利用频繁的,可酌情增加归档份数。3、凡归档的文件材料,其制作材料必须利于长期保存,同时要保证图样清晰,字迹工整耐久,签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。4、案卷封面各个项目应填写清楚、准确;卷内文件材料按规定次序排列、编号,并填写“卷内文件目录”和“备考表”。 5、归档案卷要按一定次序系统排列,按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号,并编制案卷目录,填写案卷目录号。6、归档手续,各部门将文件材料和案卷向档案室移交时,应编制“移交清单”一式二份,经交接双方核对签字后,各留一份,以备考查。柱霖奖嘶注玛肘聂浊雏呛肄妄游脉笆琢幕口颗亡图描仆趾奸美吴酬崖淮楔埃县贩拿测贯胖洱疗牟榷者软岗

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