药品采购管理操作规程.doc

种类：操作规程
编号：GYSD-QP-006-02
版号：第 1 版
页码：第 1 页，共 3 页

药品采购管理操作规程
起 草 人：
起 草 日 期： 年 月 日
审 核 人：
审 核 日 期： 年 月 日
批 准 人：
批 准 日 期： 年 月 日
执 行 日 期： 年 月 日

1. 目的
建立药品采购操作规程，确保从合法的企业购进合法和质量可靠的药品。
2. 依据
《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》及其附录
3. 适用范围
药品购进过程的管理
4. 职责
采购部对本规程的实施负责
5.内容
5.1药品采购的前置工作：
5.1.1采购活动应符合以下要求：
5.1.1.1确定供货单位的合法资格，供货单位是否具有合法的《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》。
5.1.1.2确定所购入药品的合法性：
A、所购进的药品是否在供货单位的生产或经营范围之内； 
B、所购进的药品是否在本公司的经营范围之内；
C、所购进的药品是否是国家药品监督管理部门要求停止或暂停生产、销售和使用的药品。
5.1.1.3核实供货单位销售人员的合法资格。
5.1.1.4 采购中涉及的首营企业、首营品种，采购部门应当填写相关申请表格，经过质量管理部门和质量负责人的审核批准。必要时应当组织实地考察，对供货单位质量管理体系进行评价。
5.1.2搜集以上资料，经质管部审核、质量负责人审批后，方可进行业务洽谈。
5.1.3与供货单位签订质量保证协议，并交质管部归档保存。
5.2采购记录：
5.2.1采购员根据市场销售和需求预测结合库存情况，以药品质量作为重要依据，在《合
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格供应商目录》中选择供货单位，并在计算机系统中录入计划，审核后生成采购订单；
5.2.2采购订单应提供给财务部作为付款依据；提供给收货人员和验收人员作为收货及验收入库的依据。
5.2.3采购订单作为采购记录（电子记录），应记载药品的通用名称、剂型、规格、生产厂商、供货单位、数量、价格、购货日期等内容。采购记录至少保存5年。
5.3票据：
5.3.1购进药品，应附随货同行单（票）。随货同行单（票）应包括供货单位、生产厂商、药品的通用名称、剂型、规格、批号、数量、收货单位、收货地址、发货日期等内容，并加盖供货单位药品出库专用章原印章。如无单据或单据不符规定，应督促供应商尽快提供符合规定要求的单据，以免耽误验收入库。
5.3.2采购药品时，应当向供货单位索取发票。发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等；不能全部列明的，应当附《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。凡未能提供发票的，不准购进。
5.3.3发票上的购、销单位名称及金额、品名应当与付款流向及金额、品名一致，并与财务账目内容相对应。
5.3.4发票交财务部按有关规定保存。
5.4购进含特殊药品复方制剂、终止妊娠药品应从有经营资质的合格供应商中采购，禁止使用现金交易，货款应汇到供货单位的银行账户。
5.5除发生灾情、疫情、突发事件或者临床紧急救治等特殊情况外，一般情况下不准采用直调方式购销药品。如确需直调的，应按《药品直调管理制度》进行并建立专门的采购记录。
5.6每年按《进货质量评审规程》对药品采购的整体情况进行综合质量评审，建立药品质
量评审和供货单位质量档案，并进行动态跟踪管理。对审核合格的，列入《合格供货单位
目录》。审核不合格的不准再购进药品。

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药品采购流程图
首营企业审核
首营品种审核
供货单位销售人员审核
签订质量保证协议、合同
进货质量评审
采购部收集资料
采购部
初审
质量管理部审核
采购部收集资料
采购部
初审
质量管理部审核
质量负责人审批
合格供货单位目录
采购部收集资料和初审
质量管理部审核
购进药品
做好采购记录
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责