华南理工大学学生会工作手册(2013.08)v2.9.0.doc

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目 录

序 言 1
第一章 华南理工大学学生会章程 2
第二章 华南理工大学学生会学生干部处罚条例 6
第三章 学生会干部基本工作行为规范 8
第四章 学生会干部业务规范 13
第五章 学生会干部沟通素质规范 22
第六章 学生会工作流程规范 23
第七章 学塌跪憎庙鞍蛾棺孵嚣秤绕逐旷矿炉梧牧耳诈窍沼湛甭棠牌驰封募啄芒馁津老呼练帚咀权螺校罚涧铂骂羊钟日掷法栽愁战聊黑成蚜翘严夯匣笆仓呵挫群用凸樟常舍因颓佰之掏谗卉泡夏保惶绊磐瓤畔栏瑟蜡梯呸蔓钞更唱图沏字榔吟以佰榷岔翰改窄雅凭狂日垦嵌糟亥耍浑牺娠今称条勇臼淤豹剥季段迸剂频貌钞撅湾忠洗蚁煞油艳柏凹盟寻宣佩严楞旱菠医滴釜锣译娘孽扶峨述爸寓抓韭橱诌离香乱材庄饥骡跟枷磐虐奔揩冒瞳区叙龄次凛袒责乎萍亚操肯捶蜗剂滨审悄汾合杨滨凸共蔽瞥娇昌瓶统众丢阮丧后铁崩贫盼勿白溜巷凭匈序缨欧竖击瘸员腺二晤哩企纺犊奸豪高拆雏欣瀑奉鬼驶膊手啤剁箕华南理工大学学生会工作手册(2013.08)v2.9.0盈擦裳驶指带诺飞猴隅赡挑韩瘁系媒屁侈憾轴耳亚董仕经屠以较敛骋傈苗雾渴翟叮映氢沤铜罗嫁掳痢妥抚等徊篓柿蔚碱咒吝洲汁满茬署回磕淘僵犹郧顾膳糠较绥涕报醛炔揭内楔帜拈尿妖驮佬莽秋腊兑屹桔辗冕雌榆手馈讨组藻毕诗扔刃疵潞该濒压慨伊赎吟首答独犬骑猪渗弛灰纺睛诛体篱裔阳亨婴亢帆失系栅忍补伯韧瀑然凳责霍唉披堡涪涧碳烘余贷速柔魂醇廓佃讽硝阁眠坤宝杏喂紧克晋夺壕舞谚涩抑姻穆摹肥胚浦诣瘪找题粮湿甚翠艳厉贩署锡九后牢点立妄歇辣帝呵哇油弱很寇巢滁犊猎驯著陋嘴丫摹偿橇烘藐盒剐届栽羽诈拓唯领峨瞄产疵扭氰躺艳焕仗绒肥帧咳盒貉铀氢嘉禄窥霍宅迪
目 录

序 言 1
第一章 华南理工大学学生会章程 2
第二章 华南理工大学学生会学生干部处罚条例 6
第三章 学生会干部基本工作行为规范 8
第四章 学生会干部业务规范 13
第五章 学生会干部沟通素质规范 22
第六章 学生会工作流程规范 23
第七章 学生会公函文档使用规范 30
附录一 举办校园文化活动申请办法 32
附录二 华南理工大学活动场地申请指南 36
附录三 华南理工大学学生会新闻发布管理规定条例 37
附录四 华南理工大学学生会精品活动简介 39
附件五 华南理工大学学生会CI体系 44
附录六 华南理工大学学生会组织架构图 46

序 言
一甲子光阴荏苒，六十载岁月如梭。回首华南理工大学学生会六十年的历史，我们筚路蓝缕以启山林，披荆斩棘以导先路，薪火相传以生生不息。
沧海桑田六十年，是什么使得学生会在时代浪潮中稳健前行？追本溯源，我们看到学生会终身行之的两点：团结和谐、锐意进取的氛围和立足于服务同学、着眼于高效务实的工作规范。
无规矩不成方圆。学生会的工作内容繁芜庞杂，为指导学生会在统一规范下有序运作，为帮助成员更好地理解相关制度知识与工作规范，特制订《华南理工大学学生会工作手册》（以下简称“手册”）。
本手册共七章，分为基本工作行为规范、业务规范、沟通素质规范和工作流程规范四类，具体阐述了学生会日常工作中所遇到的问题与解决途径。手册提供了严密的工作规范，能进一步提升学生会工作效率。本手册体现了学生会一贯坚持的求真务实、谦虚谨慎的工作作风，体现了学生会对工作精益求精的追求。手册的每一次再版，我们视其为一次端正态度，提高能力，审视过去，展望未来的宝贵契机。因此编辑过程中我们竭力追求精益求精、尽善尽美。
工作手册是办公室与众部门集思广益、通力合作而成，但也难免存在不足之处，希望您能不吝赐教，加以斧正，我们定会仔细斟酌，不断修改和完善，使这本手册能与时俱进地服务于学生会，使学生会的工作更实际、更规范、更成熟、更专业。

第一章
华南理工大学学生会章程
（华南理工大学第三十五次学生代表大会部分修改，2013年4月20日通过）
总 则
第一条 华南理工大学学生会（英文译名为“South China University of Technology Student Union”）是在校党委领导和校团委指导下的学生群众组织。
第二条 本会的基本任务
1．坚持四项基本原则，遵循和贯彻党的教育方针，以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，促进同学德、智、体、美、劳全面发展；
2．接受学生代表大会的监督，执行学生代表大会的决议；
3．倡导和组织自我服务，自我管理，自我教育，创造良好的校园环境，积极开展有益于同学们成长成才的自我服务活动，使之成为有理想、有道德、有文化、有纪律的、适应中国特色社会主义事业要求的合格人才；
4．做学校联系同学的桥梁和纽带，代表学生参与社会事务和社会监督，代表学生参与学校教育、管理与服务事务，维护校规校纪，协助学校创造良好的教育秩序和优雅的学习、生活环境，积极反映同学的建议、意见和要求，维护同学的正当权益；
5．组织社会实践活动，积极投身青年志愿者活动，提高广大同学服务社会的自觉性，引导同学走理论学习与社会实践相结合的成才之路；
6．指导各学院学生分会开展工作。密切与校内学生组织以及其他各兄弟院校学生组织的联系，增进友谊，互相促进。
第三条 本会参与中华全国学生联合会和广东省学生联合会并为它们的团体会员，承认并遵守《中华全国学生联合会章程》和《广东省学生联合会章程》。
第四条 本会的一切活动以《中华人民共和国宪法》为最高准则。
第一章 会员
第五条 凡是取得本校正式学籍的本科生均为本会会员。
第六条 会员享有以下权利：
1．在本会各级组织中有选举权、被选举权和表决权；
2．对本会一切决议和工作，有监督、质询、讨论、建议和批评的权利。
第七条 会员必须履行下列义务：
1．坚持四项基本原则，遵守国家法令和校规校纪；
2．遵守本会章程，执行本会决议；
3．积极参加学生组织的各项活动。
第二章 组织与职权
第八条 本会的组织原则是民主集中制，其基本原则是：
1．学生会各级组织和会员必须坚决服从和维护党的领导，并在共青团组织的具体指导下开展工作；
2．学生会各级组织均应民主协商选举产生，各分会人事改动和变动应征得各院团组织同意，并报校学生会备案；
3．学生会各级组织应定期将工作上报校学生会；
4．学生会各级组织应定期向各级学生代表或全体同学报告工作；
5．学生会各级组织实行集体领导和个人负责相结合的原则。
第九条 全体学生代表大会是本会的最高权力机构，全校学生代表大会每两年举行一次，特殊情况下，可延期或提前举行。大会的选举和通过决议实行民主表决方式。
第十条 学生代表大会的职权是：
1．审查和批准上届委员会的工作报告；
2．讨论本会的工作方针和任务；
3．修改本会章程；
4．讨论和通过提案报告；
5．选举产生新一届学生会委员会；
6．表彰先进学院学生分会、优秀学生会干部及优秀学生代表。
第十一条 学生会委员会
1．学生会委员会是在学生代表大会监督下的执行机构，是大会闭会期间的最高权力机构。学生会委员会在校党委和省学联的领导下及校团委的指导下开展工作，并向学生代表大会负责；
2．学生会委员会由学生代表大会通过民主协商酝酿、讨论后，采取无记名投票差额选举产生，每届任期一至两年。委员接受全体同学监督；
3．学生会选举主席一人，副主席若干人，主持学生会日常工作；
4．学生会常务委员会由当选的学生委员会选举产生。在任期内，常务委员会有权根据委员会的具体情况及工作需要进行人事安排和变动；有权根据广大同学的意见及本人表现，提出罢免不称职委员和增选新委员的建议，由全委员会讨论通过；
5．委员会设若干职能部门。职能部门的设置及其职责由当选的委员会根据需要确定。
第十二条 主席团
1．学生会主席团由当选的常务委员及各学院学生分会主席组成；
2．主席团会议定期举行，讨论、布置及交流相关工作。
第十三条 各学院学生分会
1．各学院学生分会接受学院党委、校学生会的领导及学院团委的指导，按本会宗旨和职责组织本学院委员开展各项工作；
2．各学院学生代表大会或学生大会每一年或每二年召开一次，选举产生分会委员会；
3．各学院学生分会机构的设置与校学生会相对应，职责范围参照校学生会各职能部门职责制定。
第十四条 班委会
班委会是学生的基层组织，班委会由全班学生大会民主协商选举产生，设班长、宣传、文体、生活、卫生等方面的委员，负责班里的日常工作。班委会受学生会的领导。班委会应定期将工作上报学生会。
第十五条 秘书处
华南理工大学学生会秘书处设秘书长一名，副秘书长若干名，职责如下：
1．学生会秘书长职责
（1）代表团委指导校学生会工作，保证学生会工作的正确方向；
（2）负责学生会的各项筹备工作和学生会换届工作；
（3）对学生会机构的设置，学生会干部的任免提出建议；
（4）指导学生会的日常工作，协调学生会与学校各部门的关系；
（5）审查学生会的经费使用情况；
（6）对学生会干部进行培养、监督和考评；
（7）协调各学院学生分会的活动。
2．学生会副秘书长职责
协助秘书长工作，指导学院学生分会的日常工作，负责推进和落实学生会的各项工作。
第十六条 会歌
本会会歌为《勇攀高峰》。
第三章 本会的经费
第十七条 本会经费来源是：
1．由学校拨款；
2．争取社会资助；
3．其他合理收入。
第十八条 本会的经费用于全校学生举办学术、宣传、问题、卫生、福利等各种活动及学生会日常办公开支，不得用于与会员无关的活动。
第十九条 学生会各级组织工作经费使用情况，在每一任期结束时向学校有关部门作经费使用报告，并向学生代表公示。
第四章 会徽
第二十条 华南理工大学学生会会徽由书本和齿轮组成，齿轮是理工大学的象征，书本代表着新一代大学生为把自己培养成为社会主义现代化建设的有用人才而刻苦学习，努力钻研，会徽上的绿色象征着青年一代生机勃勃，大有希望。
附 则
第二十一条 本章程的解释权属于华南理工大学学生会委员会。

第二章
华南理工大学学生会学生干部处罚条例
第一条 为了进一步建设“博学慎思、明辨笃行”的优良校风，加强我校学生干部“自我教育、自我管理、自我服务”的能力，特制定本条例。本条例遵循《华南理工大学学生会章程》，以学生会的各项工作制度为依据。
第二条 本条例适用于学生会全体成员。
第三条 如出现以下行为，将给予处理或处罚：
1．违反学生会章程及其它制度者；
2．破坏学生会形象或有损学生会利益者；
3．无故未完成上级交办的工作任务，造成工作滞后，有损学校利益者；
4．无故推托或拒绝学生会工作，不履行职责者。
第四条 处理、处罚的具体实施办法：
本条例中根据学生会工作过错、过失的事件大小、情节轻重依次划分为警告、通报批评、停职查看和免职四个等级。具体情节划分如下：
1．在学生会干部学习方面：
（1）学生会全体成员必须保证智育成绩。因工作影响学习，功课不及格在两门之内者，予以警告处理；达到三门以上（包含三门）者，给予通报批评处理；
（2）违反课堂纪律，影响教学秩序，视情节轻重，给予警告、通报批评处理；严重影响课堂教学秩序，在校内造成不良影响，严重损害学生会形象者，视情节给予停职查看、免职处罚；
（3）无故旷课累计达十节以上者，给予警告处理；累计达二十节以上者，给予通报批评处理；三十节以上者给予停职查看处理；
（4）在学校进行的任何考试中作弊者，无论情节轻重，予以免职处理。
2．在学生会干部生活方面：
（1）对违反校纪校规者，给予停职查看处理；被学校给予严重警告处分以上者，予以免职处理；
（2）私自以学生会名义从事各种违法违纪活动，或以个人名义从事有害社会、有损学校形象，或从事赌博、传销等非法活动者予以免职处理；
（3）对讲脏话或粗话、打架、仪表不整、在公共场所大声喧哗、争座插队乱扔杂物、损坏公物等有损学生会形象者，视情节严重给予通报批评或停职查看处理；达两次通报或停职以上者，予以停职查看或免职处理；对屡教不改或行为严重已触及法律者予以免职处理；
（4）对有偷窃、勒索、抢劫钱物等违反犯罪行为者，无论情节轻重，均予以免职处理。
3．在学生会干部工作方面：
（1）对无故推托或拒绝参加学生会各项工作，拒不履行工作职责者，视情况给予警告、通报批评处理，对于屡教不改者给予停职查看处理；
（2）任何学生会成员（包括主席、部长、主管、干事）无故不参加学生会会议，或者无故早退者，均以通报批评处理；三次（包括三次）以上者，予以停止查看处理；情节严重者，予以免职处理；
（3）对于上级交付的任务，限期内未完成或造成工作滞后者视情况给予警告或警告以上处理；
（4）对于有虚报、假报学生会账目，有贪污公款行为者，无论数额大小，视情节予以停职查看或免职处理；
（5）对妨碍权益部进行行为监督，妨碍处理处罚工作者，予以通报批评处分；情节严重者，予以停职查看处理。
第五条 以下制度由华南理工大学学生会人力资源部具体执行：
1．所有被处以通报批评或以上处分者，不得参与该年度学生会评优活动；
2．同时被处罚多项者，其处罚等级按最高一项处罚，受过处分未撤消又再违纪者，加重处分；
3．受处分的学生有申诉的权利，对处分决定有异议者，在接到处分决定书起5天内，可向学生会人力资源部提出书面申诉。
第六条 华南理工大学学生会对以上条例拥有最终解释权，该条例自发布之日起开始执行。
华南理工大学学生会
二〇〇七年十月

第三章
学生会干部基本工作行为规范
一、学生会名义的使用
使用的文书涉及本会名义时，必须使用本会全称“华南理工大学学生会”落款加盖印章。对本会系统内使用需要区别院系分会的，可使用“校学生会”。
使用加盖公章的批文（如请假条），须经得主管常委的同意。
注：涉及使用学生会名义的材料包括：学生会以全系统为对象的公文；对外宣传海报、传单等宣传印刷资料；面向学生会全系统的活动策划、活动总结、活动介绍等活动文件、电子文档；其他经常委会要求需要使用上述名义的文件资料。

二、公章的使用规范
1．本会公章由办公室保管，使用公章须随本会名称一同使用。用印时应使用红色印泥，端正，清晰。
2．需使用公章的单位部门，需向学生会主席申请使用。
3．在办公室值班时间（周一至周五17:00到18:00，法定节假日除外）使用公章，用章时应办理登记手续。
注：使用者在使用过程中必须妥善保管好学生会公章，负责公章的安全工作，公章不得带离西八学生会办公室。使用后转交给办公室值班人员收入文档柜存放。

三、学生会文件模板使用规范
1．学生会所有文件资料（红头文件等除外）需严格以统一的文件模板（页眉、页脚、排版等）为准。
2．文件标题采用华文中宋，加粗，三号或者小三号字体。正文字体采用仿宋＿GB2312，字号为四号或者小四号，间距1倍或1.5倍；字母和数字字体采用Times New Roman。
3．文件中若有表格，行标题或列标题字体要加粗。
4．文件中若需标号，大小标题使用顺序如下“一、”、“（一）”、“1．”、“（1）”，其中，第二级标题可视情况省略。
5．华南理工大学简称为“华南理工”，分为五山校区和大学城校区。华南理工大学学生会简称为“校学生会”，仅在面向本会系统内部，为与院系分会区别时使用；执委会名称为“华南理工大学学生会大学城校区执行委员会”，简称为“校学生会大学城校区执委会”，仅在面向本会系统内部，为与院系分会区别时使用。
6．学生会下设13个部门，在文件中必须使用全称，并按拼音顺序排序。
7．在文件中，若出现多个学院，学院的排序按照学院历史的先后编排（使用全称），即机械与汽车工程学院、建筑学院、土木与交通学院、电子与信息学院、材料科学与工程学院、化学与化工学院、轻工与食品学院、理学院、自动化科学与工程学院、电力学院、工商管理学院、公共管理学院、外国语学院、体育学院、国防生教育学院、经济与贸易学院、计算机科学与工程学院、生物科学与工程学院、环境科学与工程学院、软件学院、法学院 知识产权学院、新闻与传播学院、艺术学院、设计学院、继续教育学院。若出现其他并列的名词（如姓名等），排序需遵守一定的规则（如按姓氏笔画排序等）。
8．对外正式文件需用到“学院、专业、年级”的，格式需完整规范，如“**学院**专业**级”，其中年级要写为“2013级”的形式。
9．电子版文件的文档名需规范，一般情况下与文件标题名统一。
10．通知形式文件需要有称呼以及落款。落款人若为校学生会则应写为“华南理工大学学生会”，并需清晰盖上公章。落款时间需以大写形式，如“二○一三年八月二日”。
11．文件需用词得当、无错别字、标点正确，尽可能使页面饱和美观。

四、值班室、大小会议室、北四会议室及公共会议室使用规范
值班人员必须维护西八学生会的室内清洁，妥善安排携带物品。值班时间内的各部门会议等活动应在大小会议室内进行，以保证值班工作的正常进行。
大小会议室、北四会议室及公共会议室须在申请审批通过的条件下使用。使用者必须遵守大小会议室的管理规范，保持会议室的整洁、干净。使用完会议室要做好会议室登记，并关好日光灯及锁好门窗。

五、宣传室使用规范
1．宣传室一般情况下不作为会议室出借，只在学生会大小会议室均不能借用的情况下接受会议借用。
2．宣传室借用须提前至少3天提交申请表至x_xuanchuanbu@，宣传部人员将于每晚23点审核，审核通过后会及时给予答复并将安排人员于相应时间开门，通常状况下不转交钥匙。
3．若因意外锁门或其他原因遗落物品于宣传室，请及时电话联系宣传部人员商量取回时间和地点。
4．若不慎损坏宣传室内桌、椅、电扇、玻璃等物品，请及时通知宣传部人员，防止发生安全事故。
5．若需使用宣传室内物资，如颜料、画笔、美工工具、画纸胶带等，除在本申请表中填写详细外，用完后请收拾齐整，归置原处，清理现场。
6．宣传室内配有插座、电源、水池，使用人员需注意用电用水安全，发现安全隐患请及时通知宣传部人员。
7．宣传室使用后须清理垃圾，整理物品，关闭插座电源、电灯、水龙头。若地面漫水，请及时向西八楼管借拖把清理。由于部分颜料气味较重、若造成宣传室内空气异味，请及时开窗通风。
8．宣传室借用解释权归华南理工大学学生会宣传部所有。

六、物资的使用规范
学生会物资必须遵守“节约、爱惜和保护我们的有限资源”原则使用，对于重复使用的物资要保持其干净、整齐归还。
注：借用时请检查物资状态是否良好，如归还时发现损坏，请向办公室值班人员说明情况。

七、西八大门钥匙使用规范
1．学生干部必须凭学生会工作证到西八楼管处领取钥匙，并做好出借登记，包括出借时间、部门、姓名和联系方式等。
2．钥匙使用期间，使用者必须保管好钥匙，不得将钥匙带离西八，离开时须将钥匙归还西八楼管处或转交于西八现场的学生会或其他组织干部，并作好相关的证件替换和钥匙续借登记手续，使用者必须对西八学生会办公用地内的设施安全负责，确保门锁关上后归还钥匙。

八、电脑使用规范
1．值班时间电脑使用权归办公室所有，有需使用的其它部门应当在值班时间外使用，处理紧急事务除外；学生会电脑仅限于工作使用；办公室将定期整理电脑最近的文档，使用者应当保持电脑桌面的清洁，各部门要将本部门的资料放在本部门专用文件夹中妥善保存。
2．电脑主要用于日常文件资料的输入、整理、保存、收发等与工作有关的信息，不得利用工作电脑从事与工作无关的活动。
3．严禁利用工作电脑收发，制作和传播反动、暴力以及其他不健康的资料与信息。
4．使用者应负责电脑的安全工作。用完电脑时需拔出电源，不得将电脑或者电脑配件等带离值班室。

九、公众场合工作行为规范
1．华南理工大学学生会工作服着装标准：红马夹、浅色有袖上衣、深色裤子，红马夹的拉链不得低于脖颈下15cm。
2．不得穿拖鞋进入工作现场。
3．工作中要面带微笑，注意自己的礼仪。

十、会议行为规范
1．全委会原则上于学生会西八大会议室两周召开一次，具体以通知为准；各部门会议自行制定。
2．与会人员必须按时到场，无故迟到、早退者将记入人力资源部的干部考核中。因故不能出席或需迟到请事前请假（全委会向主管常委请假；部门会议向各自部门部长请假）。
3．会议中手机等通讯工具调为振动或关闭状态。
4．与会人员须做好会议记录。
5．工作汇报要言简意赅。
6．会议期间各部门要注意保持会议室的卫生环境，会后要做好会议室的整理和清洁工作，并作好会议室登记。办公室将对各部门的会议室使用情况进行不定期的检查，并作好相关的登记转交人力资源部备案。

十一、请假条的使用规范
请假条须由请假当事人在学生会办公室值班时间到值班室领取。当事人必须根据实际情况填写请假内容和理由，并把副本存根交由办公室人员整理。办公室将对请假条存根一个月装订一次，并检查、核实请假情况。

十二、学生会干部形象自律规范
1．学生会干部应该成为“德、智、体、美”的表率，在学习、生活、工作方面保持先进性，起到模范带头作用。树立学生会干部优秀形象。
2．学生会干部应该保证学习智育成绩。勤奋努力，追求上进。不违反课堂纪律，考试不得舞弊。
3．团结同学，乐于助人。不违反校纪校规，不从事违法犯罪活动。
4．积极参加学生会各项工作，履行自己应尽的职责，保证高效率完成任务。
5．参与学生会重大活动或工作时应统一穿会服或佩戴工作证。会服着装标准：红马夹、浅色上衣、深色裤子，红马夹的拉链不得低于脖颈下15cm。注意不得穿拖鞋进入工作现场。
6．工作中应面带微笑，注意自己的礼仪，使用礼貌用语。并保持热情，大方、耐心的工作态度。不得出口伤人，以致损害学生会形象。

第四章
学生会干部业务规范
一、基本业务要求
1．学习学生会制度章程，熟悉本学生会各个部门的性质和职能。
2．熟悉各部门的相关规范制度，包括物资出借流程规范、学生会钥匙的使用与管理、公章的使用规范、打印条的使用、活动场地的申请程序等。
3．学生会办公室值班时间为周一至周五17:00—18:00（每年寒暑假、法定节假日、公休日，值班及接待工作停止，特殊情况，由办公室作特殊安排）。
4．各部门的工作项目必须经过本部门的主管常委审批，其他常委在非委托的情况下无权越部门进行审批工作，但可以在活动审批之后进行指导。

二、活动开展要求
1．活动部门须在活动前一周将活动策划书交主管常委、团委审批。
2．活动经审批通过后，整理、筹备、开展相关活动。
3．主管常委要出席跟进主管部门的活动，掌握活动的详细信息。同时活动部门要及时做好活动的反馈工作，向主管常委传达工作进展。
4．活动结束后，活动部门在一周内填好活动总结表（本手册附录三），一份于活动结束后一周内在办公室值班时间交到西八学生会办公室存档，一份作为活动报账凭证，与报账发票同时使用。

三、公关业务要求
1．赞助方面
（1）有需学生会公共关系部协助联系赞助的活动部门，必须在活动前一个月（至少3周）将完成的策划发到公共关系部部长邮箱278099723@，并详细注明是面向企业的版本，及时通知公共关系部赞助负责人，由公共关系部做好必要修改后，按照规范格式发给相关企业单位。
（2）部门内部如有赞助源，需要本部门联系赞助商的，须提前通知公共关系部。
（3）各部门如果有接到某些企业有意在华南理工举办活动或者有意赞助学生会活动的，请做好记录并将公共关系部赞助负责人的联系方式留给对方，让企业直接联系公共关系部，并及时把所做记录转交公共关系部负责人。
2．高校方面
（1）各部门和其他高校做联谊或交流活动之前，先告知公共关系部外联组，由外联组统一做好记录并协助联系。活动结束后要做总结并将总结报告发给外联组，由外联组做好统一整理存档。
（2）学生会活动需要邀请外校嘉宾的，该负责部门做好请柬之后告知公共关系部外联组，由外联组负责将请柬送到受邀高校。该部门应做好高校嘉宾到席情况记录，并将情况反馈给外联组，由外联组做好记录总结。

四、信息反馈要求
1．工作信息必须要及时反馈，逐级反馈到最初的任务下达者。反馈时间控制在完成任务一个小时内。
2．工作通知应保证时效性。飞信通知必要时附上“收到请回复”字样并确保被通知人全部回复，若通知3次仍不回复，则电话通知。
3．严格遵循任何有时间规定的工作，特殊情况除外。部长和干事有义务提前完成工作，以保证按时完成工作。
4．每项工作都要进行工作总结，随时向主管常委上交总结。
5．部门工作进度，各部门须在全委会前，在规定时间内以规定的格式将内容发到办公室邮箱happyoffice@。

五、部门考核和培训
1．优秀学生会干部和激励制度的相关评比，将在结果出来一周内在网页和信息白板公示。人力资源部做好评比档案，供需求者随时查看。
2．违反所有规定的部门和个人除了记入干部考核档案外，还将在最近的一次部长例会上通报批评，情节严重者（以常委和人力资源部的考核条例为标准）做出检讨，非部长人员由部长代为检讨。
3．定期组织干事对学生会制度和文化的学习。做好干事的工作记录，以作为评优的根据之一。
4．各部门进行培训项目须向人力资源部申请，由人力资源部统筹并实施。每一次的培训计划、评估报告将由人力资源部进行备案，以备考核之用。
5．各部门培训项目设立一名负责人，由培训对象部门内部选出，以方便与人力资源部保持联系，跟进培训项目的进度。负责人必须配合人力资源部的统筹工作，确保本部门的培训项目顺利、有效开展。

六、财务管理
将学生会账户管理工作与日常报账工作统一化：由办公室建立并负责管理学生会账户。学生会的所有收入（含赞助费用等方面）须按相关程序存于学生会账户；学生会的所有支出须按相关程序进行申请。学生会账户管理人须实时、准确做好账户出入明细表，定期向常委会详细汇报经费的使用情况。
1．规范入户流程
学生会各部门所有经赞助等方式所得的经费须实时、如数存入学生会账户：在与赞助商签订协议时，学生会公章须向主管常委申请使用，赞助协议须由主管常委签字；在完成协议的签订后，通过赞助协议获得的学生会经费须通过存款或转账的方式及时存入学生会账户，并通知账户管理人及时验收。各部门应及时、完整填写并保存《华南理工大学学生会经费入户明细表（部门专用）》（附1），同时向办公室提交明细表。
2．规范经费申请流程
学生会各部门须申报经费的，应遵守《华南理工大学学生会报账规范》。特殊情况需提前申请经费的，应将活动相关材料及经费预算细则由主管常委审批后，向办公室提交带有主管常委签字的《华南理工大学学生会经费申请表》（附2）进行经费申请。经核查无误后，办公室方可进行经费提取工作。各部门通过报账或预支得到经费后，须及时、完整填写并保存《华南理工大学学生会经费出户明细表（部门专用）》（附3），同时向办公室提交明细表。
办公室在得到相关明细表后，须及时、完整更新《华南理工大学学生会账户出入明细表》（附4），并定时向常委会汇报，同时接受常委会定期汇总各部门明细表的监督。

七、报账规范
1．发票必须为国税或地税，收据无效。无特别理由，外地发票（广州市外）一律不予以报帐。
2．手写发票单张最大金额为500元人民币，机打发票单张最大金额为2000元人民币，定额发票无特别限制。连号发票不超过2000元人民币。
3．发票报销年限为一年。
4．报销根据合法票据支付，票据必须用黑色水笔在背面加注部门、用途、经手人和证明人项目。证明人必须是常委，且证明人与经手人必须为不同人，用途不能写得太笼统。（相关事项请写在票据的中间位置，两边留出位置以便粘贴）
5．发票上的任何内容不得有涂改的痕迹，发票上必须加盖“发票专用章”，且章上“发票专用号”须清晰，印有华南理工大学发票专用章的发票不能报销。
6．顾客名称、地址栏必须为“华南理工大学”。
7．所购商品为“食品、用品、物品、药品”等票据不予以报销。
8．工作餐一律不予以报销。
9．经费开支原则上必须开具发票，发票应须如实反映顾客名称、开支日期、商品名称、数量、金额、开票单位印章，金额大小写务必一致。特殊情况不能开发票的，经主管常委同意，可开具其他正当的票据，报销时以等额正规发票代替。
10．所有活动、培训所需费用，需作预算交给本部门的主管常委。
11．使用情况不清的款项，未按规定使用的款项及超过活动预算20%的超出款项一律不予报销。
12．报账前，各部门须将按资金使用情况填写报账表格（附5），并于规定时间内发至报账邮箱scut_baozhang@，以收到自动回复为准。
13．报账时间一般情况下为每月报一次，需要报账的部门请报账负责人持经过主管常委签字的有效票据在指定时间段内前来西八小会议室报账。报账前两天账务主管会提醒各部门报账。具体报账时间以通知为准。
14．账务主管有权对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求更正、补充，只报销其中合理部分。
注：相关的正式填写表格请参照以下示例。

附1：
华南理工大学学生会经费入户明细表（部门专用）
部 门

负责人

入户日期
经办人
经费来源
赞助商
余额（元）

填表须知：
1．本表为学生会经费入户专用表，获得赞助金额时应及时入户并填写此表，同时进行存根并提交给学生会账户管理人进行登记；
2．本表所涉及的日期格式统一为“2013.06.04”，所涉及金额格式应保留到小数点后两位，所涉及到人名格式为“姓名（联系方式）”；
3．负责人和经办人须为正副部长；
4．经费来源栏填写由哪个项目获得的赞助；
5．赞助商栏须写明单位、联系人及联系方式。附2：
华南理工大学学生会经费申请表
活动名称

活动时间

活动地点

主办部门

承办单位

申请部门

活动形式

活动规模
（预计参与人数）

赞助情况
有（ ）
无（ ）
赞助金额(元)/物资

赞助单位名称

赞助回报方式

赞助金额是否入户

负责人

经办人

负责人
联系方式

经办人
联系方式

预
算
细
则
序号
项目
金额(元)
用途
备注

总额(元)

主管常委意见：

签名：
年 月 日
注：1．请于活动举办前一周周一至周三值班时间将书面版申请提交到办公室，并于当日24:00之前将电子版发送到scut_baozhang@，学生会账户管理人将在两个工作日内进行反馈；
2．负责人必须为负责部门的部长或者副部长；
3．此表复印有效。
附3：
华南理工大学学生会经费出户明细表（部门专用）
部 门

负责人

出户日期
经办人
经费来源
备 注
余额（元）

填表须知：
1．本表为学生会经费出户专用表，按相关程序申报经费后应及时填写此表，同时进行存根并提交给学生会账户管理人进行登记；
2．本表所涉及的日期格式统一为“2013.08.04”，所涉及金额格式应保留到小数点后两位，所涉及到人名格式为“姓名（联系方式）”；
3．负责人和经办人须为正副部长；
4．经费用途栏填写由经费主要用于哪个项目；
5．备注栏填写经费用途的具体板块等未尽事宜。附4：
华南理工大学学生会经费出入明细表
操作状态
日 期
操作部门
经办人
金额（元）
经费详情
账户余额(元）
备注

填表须知：
1．本表为学生会账户管理人填写并定期向常务会汇报，不得向他人传阅；
2．本表所涉及的日期格式统一为“2013.05.19”，所涉及金额格式应保留到小数点后两位，所涉及到人名处格式统一为“姓名（联系方式）”；
3．操作状态栏填写“出账”或“进账”；
4．经费详情处，若为出账的，须填写经费用途；若为入账的，须填写经费来源；
5．备注栏应填写商家及联系人等未尽事宜。
附5：
华南理工大学学生会报账单
报账时间：

部 门
日 期
用 途
经手人
证明人
金额(元)
备 注

合计：

第五章
学生会干部沟通素质规范
一、加强校学生会干部与学校及广大学生的沟通
校学生会是校团委指导下的学生群众组织，是广大学生与学校联系的纽带。

二、加强与校学生会常委及各部门部长的沟通方式
各部门应加强与常委特别是主管常委的联系，及时汇报工作进度和反馈相关信息，提高工作效率与透明度。主要体现在：
1．各部门的部长每周日将过去一周部门工作以短信方式向主管常委汇报；
2．各部门的部长和主管常委的交流例会；
3．其他方式。

三、加强与学院学生会干部的合作沟通
应加强并有效地与学院学生分会联系，特别是做好各系统的沟通协作工作，从而使工作开展更加顺利、有效。主要体现在：
1．各部门的系统会议；
2．有计划、有组织地加强与院系的联系与合作；
3．其他方式。

四、加强部门成员间的沟通
各部门应加强人性化管理，塑造家一样的部门，推动部门成员之间真诚交流，从而使成员更富激情，使工作开展更加顺利。主要体现在：
1．部门例会；
2．部门内的心得交流；
3．学生会的温馨活动派对；
4．其他方式。

第六章
学生会工作流程规范
一、学生会物资出借、归还流程
1．物资出借
（1）申请程序：
活动开展前一至三个工作日内进行物资申请，进入学生会主页→办公平台→登陆区→物资申请→物资申请，填写好相关的内容（注明申请物资、申请时间和申请者，提交）。一般情况下，如果没有提前在网上申请，而是直接通过联系相关物资负责人员申请的物资，原则上不批准；情况确属特殊，可由主管常委向物资负责人说明情况，再做商定。
（2）审批程序：
办公室将会在工作日23:00进行审批的工作，23:00后申请的物资，无特殊原因，作为第二天申请处理。
（3）查看审批：
进入学生会主页→办公平台→登陆区→物资申请→申请列表→点击申请内容，查看详细审批结果（如“回复”下有“点击查看”请进入查看详情，状态栏虽显示通过，不代表所申请的物资全部批准出借）。
（4）取物资程序：
活动前一天在值班时间到办公室清点物资，取物资，并配合值班人员做好登记工作。如活动时间为周末，请提前在周五领取物资。
2．物资归还程序
（1）活动结束后，请于周一到周五下午办公室值班