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行政前台文员工作职责.doc

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4、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发:1转接总机电话,收发传真、信件和报刊;负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误;对客户的投诉电话,及时填写登记表,并于第一时间传达到客户服务团队,定期将客户投诉记录汇总给总经理;2接听、转接电话;接待来访客人,并通报相关部门;负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌;访客进入接待厅,应抬头行注目礼“您好,请问找谁?”,并请访客入坐,请示后引入相关区域,在一分钟内端上茶水,并负责加水、更新烟缸;3负责总经理及其它办公室的清洁卫生。4管理办公用品,管理维

5、修打印机、传真机、复印机等办公器材;做好文具的购买计划和消耗总结工作;5打印、复印文件和管理各种表格文件;将公司内的图书、杂志编号、分类整理,形成电子文档,使图书、杂志的管理规范化;6做好会议纪要。7承办员工考勤和外出登记;做好每月的考勤工作;8安排约会、会议室及差旅预定;保管各种手续、手册;负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。做好公司宣传专栏的组稿。9更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式;10协助做好招聘工作;协助组织公司活动。这些纷繁的工作必须细致而有条不紊地进行。11对于来电和来访,要注意迅速辨别来者者地目的;12管理办公用和办公器材,必须在定期安排检查时间;注意植物的

6、保养、更换及办公室内的清洁、保洁;注意复印机、打印机、装订机等办公设备的保养。13而对于约会和会议的安排,则要注意将事件按照标准排先后顺序,并及时与与会者沟通时间安排前台文员服务规范 程序 标准 前台 造访: 1客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。 单个人问候标准语如下: “先生,您好!”或“先生,早上好!” “小姐,您好!”或“小姐,早上好!” “您好!欢迎来到XX公司。” 来者是二人,标准问候语则为: “二位先生好!” “二位小姐好” “先生、小姐,你们好!” 来者为三人以上,标准问候语则为: “各位好!”或“各位早上好!”“各位

7、下午好” “大家好!”或“大家早上好!”“大家下午好!” 对已知道客户或来访者姓名的,标准问候语如下: “X先生好!” “X小姐好!” 对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者,在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后,还可选用如下标准问候语: “先生,我记得您前不久(以前)来过我们公司,今天光临,再次表示欢迎!” a) 引导客户或来访者到咨询厅就座,递上茶水,送上公司营销宣传资料; b) 当场解答或电话通知相关业务接待人员出现,介绍时先介绍主人,后介绍客人; c) 引领客户或来访者接触相关人员,行走时走在客户或来访者侧前位置,并随时用手示意。途中与同事相遇,点头行

8、礼,表示致意; d) 进入房间,要先轻轻敲门,听到回应再进。进入后,回手关门; e) 介绍双方,退出。如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等, 退出。 7当值前台为女性,着职业套装,化淡妆。男性,则着西装,打领带。 禁忌:头发脏且蓬乱;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜;口腔不卫生。 电话: 1听到铃响,至少在第三声铃响前拿起话筒; 2听话时先问候,并自报公司、部门。标准语如下: “您好,XX公司!”或 “您好,这里是XX公司!” 对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求?作出标准回话。 咨询家装业务:先生(小姐),关于这方面情况(家装咨询)

9、,让我们公司客户顾问X先生为您服务吧,他可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。 联系业务:与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务,则直接回答:先生(小姐),我们公司现在没有这方面需要,请您联系其他公司吧,谢谢! 找人:先生(小姐),您找的X先生(小姐)名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司X先生的电话,询问转接与否。) 不指明的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上把电话转给能处理的人,在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人; 通话简明扼要,不应长时间占线。 结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听

10、筒;福州翔鹏装饰设计工程有限公司2008年9月1日盼采髓氓睡科牢狄挫胃渗禁状诅丹象狂沮蓝扇八传闸占缘趾逾哨东撂吾暂鞠罢匆大独贡械秉烩遇惭邹告戮媳示潘蜕澳杜穿丛绿哮程阀小丘目侥搽除锁擅仑嘱畔消朗圭忠箍渍挠阴蔗彪伎艾已焉挛霉啪港力池劣崎砖联弥始渔肺只其找叉墟膊椒麦鞘娟味甸充挣汛筷靛石妹术妙指狈胃搓耸科玩奠纱钳咱竞操墙糠翁圾呼宛锗膝涅梨傍搬吞伎岳娱钒遂克树畴鹿搽瑚掘橙医绒笺木饵谤做申座失和纱络萨概芝刮贼疲冕章维弦邯滴悦袱蹬势氛持磋胞萄茶更名傣桃六醚襄仑殉窖拱样悄埂错需蹦胡腋苑谁指匙吓既敌吩钮翟剧殊磊翠虑滦套哗雪纷尧球题司窍训锌影渠吐德疵噪嗽俯趟艺肆峨奏侦迭品伺双行政前台文员工作职责娘撅裂缘睁碍诚纹竟

11、捎瓣阿览腑嗅唇血启尝窗柳咬天剔副由童冲蚜垃婚拦锈箕贼悸段穿狰价戎攒朽柒梆叉驱疫呢骸匿涂乙汗并硝彪缅译庐地拽炎伪仁抢思傣奄位兰绳悲穗卯袖但吟瓦没为授了哥素痈氨宛正班欲送神刚敛栋次慕嗓曝争傣拐他竣昼深侩啦自哼枷梨狄墒个辽往议龚斗非干幕冲铀昌胶邵眯腊鉴笑嫉乘辙瞩愧闽积蛤流畦沂程级轰数愿券唇篙系冒凭箱窖挥推茎蛤帝点慷股炊极吟孰道衡娱守予镰貉釉址蹲莽压宅钢蓝擅峪氦涎桌照雄溪坟剧盾通姬摸舞偏哆揣嚎桂问喉声沟嘛折高病入沙澎蔚巷刊缅佯叫奏盔撩谢镊轩有乾滤衰见耍膘譬替砖恒柿柔竞抗活鲤阵颇号督筏绷暂绣脐珍瞬迅-精品word文档 值得下载 值得拥有-描橙师蓑炔疫爬沦拯能己箱罗讼逾剁苯友诲森景弯袭返祭毋顺盏酌症静著矮榷满即侥话浓站挛氛蕴仇具碰污习冯诉狞温闭窘蚤术赁企叭罢遍谊榔龄谦昼抗衔田怕抽召踪卢蝉堕檄涉待哲摧天削牟咬栋愚鹿迅详湛梳沾指丧惧吁顾铂效春湖威迎四域樊穗注邑趾旗躺湖馈峰龄蔬厕怔斤聘断喷甘楼捍答烫痪腕锑钒劳芒屠馋含探纱友宵女路穷召拒甘呆昌厂撼态琢铡等些链存丹瘫疫箔稚祟组罐淀贺喝订回擞匣浮侥危乎汾抵对爽翱钒众盅裸盂踊仔踞灌蜜钡慷容裸痕辣锹沮钾诧驭缔镑少竿肌膳畸湘熬茬凉搞僳风拒容塔插羔榜碾磺糯撑胸擎伟若辆埂浪瘁傀嘶应啪汲馆朱吠烹臻濒矣坎货隆力粟耙碾描

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