行政管理知识11-合同管理.docx

合同管理

一、 企业的合同种类
第一，以法律是否设有规范并赋予一个特定名称为标准，合同分为有名合同与无名合同；
第二，以给付义务是否由双方当事人互负为标准，合同分为双务合同与单务合同；
第三，以当事人取得权益是否须付相应代价为标准，合同分为有偿合同与无偿合同；
第四，以合同的成立是否须付标的物或完成其他给付为标准，合同分为诺成性合同与实践性合同。
其中，企业常见的合同种类有：
1. 采购合同：由采购部门主管
定义：是企业（供方）与分供方，经过双方谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，合同双方都应遵守和履行，并且是双方联系的共同语言基础。签订合同的双方都有各自的经济目的，采购合同是经济合同，双方受“经济合同法”保护和承担责任。
2. 销售合同：由销售部门主管
定义：是合同上写明的数额，至于实际销售额的，如果有差别的话，就是销购双方存在暗箱操作的,利用这种方式来避税等。
3. 服务合同：由行政部门主管
定义：是指当事人一方为另一方提供服务所订立的合同。
二、 合同管理方式
1. 外包：外包公司负责管理存储合同。
2. 内包：统一管理 – 公司统一由专人管理，一般为人事行政部门。
优点：方便联系负责管理合同的负责人。
缺点：由于合同种类繁多，统一管理会导致负责人办事效率不高。
部门分别管理 – 按照合同性质由负责部门指定专人管理
优点：各部门有一负责人管理合同，每个人管理专门，专业 有针对性，能提高办事效率。
缺点：管理分散，需要查询时，需要先判断合同类别，再联系相关部门的负责人。

三、 合同的签订流程

1. 采购合同：
A 供应商用专门模版起草合同或直接起草合同。
B 本公司的法务部门审批合同，若所有条款均同意，总经理签字，部门负责人盖章，合同生
效；若有不同意的条款，本公司应向供应商提出改进方案，供应商重新起草合同，本公司
同意所有条款后，总经理签字，部门负责人盖章，合同生效。
C 生效的合同要一式两份，一份给供应商，一份给财务部门。
D 财务部门给合同编PO（Purchase Order）号并交给管理负责人。
2. 销售合同：
A 本公司用专门模版起草合同或直接起草合同。
B 客户的法务部门审批合同，若所有条款均同意，总经理签字，部门负责人盖章，合同生效；
若有不同意的条款，客户应向本公司提出改进方案，本公司重新起草合同，客户同意所有
条款后，总经理签字，部门负责人盖章，合同生效。
C 生效的合同要一式三份，一份给客户，一份给客服部门，一份给销售部门。
D 合同交给管理负责人保存。
3. 服务合同：
A 供应商用专门模版起草合同或直接起草合同。
B 本公司的法务部门审批合同，若所有条款均同意，总经理签字，部门负责人盖章，合同生
效；若有不同意的条款，本公司应向供应商提出改进方案，供应商重新起草合同，本公司
同意所有条款后，总经理签字，部门负责人盖章，合同生效。
C 生效的合同要一式两份，一份给供应商，一份给财务部门。
D 财务部门给合同编PO（Purchase Order）号并交给管理负责人。

四、 合同清单
1. 采购合同
编号No.
PO号
合同名称Agreement
合同类型Type
甲方Party A
乙方 Party B
备注 Remarks
签订时间Sign Date
有效期至Validity Date
一式几份Copies

目的：明确合同明细，便于查找核实，如合同编号、合同名称、一式几份、有效期等。

2. 销售合同
客户总数Total
Customers
财政年度FY # of
Customers
客户姓名Customer Name
合同编号Agreement
#
客户编号Customer
#
服务合同Service Agreement
+
Exhibit A
类型A合同确认表Type A Contract Confirmation Form
价格/例外的要求Pricing &/or
Contract Exception
Request
衣服挑选确认表Garment Selection
Confirmation Form
制服胸标确认表Uniform Emblem Confirmation Form
BDC信任沟通过渡Transition of Trust Communication to BDC
预期数据表Prospect Data Sheet
合同校正申请Contract Revising Application
在合同进程中的新客户文书工作确认表New Customer Paperwork Confirmation Form For Contract Process
其它Others

目的：便于统计合同明细，如客户编号、各种确认表等。

3. 服务合同
编号No.
PO号
合同名称Agreement
合同类型Type
甲方 Party A
乙方 Party B
签订时间Sign Date
有效期至Validity Date
一式几份Copies
提醒日期Reminding Date
备注Remarks

目的：明确合同明细，便于查找核实，如合同编号、合同名称、一式几份、有效期、提醒日期等。（每月一号应把还有三个月就过期的合同列出来并提醒合同负责人某某合同将要到期（reminder提醒），通知各部门负责人安排是否续签等事宜。）

五、 合同状态
1. In Use 有效
每月一号应把还有三个月就过期的合同列出来并提醒合同负责人某某合同将要到期（reminder提醒），通知各部门负责人安排是否续签等事宜。
2. Obsolete 过期
A 合同到期/合同取消
B 合同追加附件
按照公司要求的保管时间处理。

3. 过期后处理
1扫描后电子档应保留至少两年的时间
2.直接粉碎/烧毁处理

六、 合同的物理保管
1. 安全存放： 专柜和电脑：用专门的柜子来放置合同并在电脑里扫描合同并存储，最好多存储
几份合同复印件。因为雨雪、火灾、地震等因素会导致合同的损坏。
2. 系统存放：用专门的夹子来装合同，夹子封面要有合同目录，合同边上贴上合同编号，方便查找。

3. 按清单的顺序放置。
A 合同进入时间
B 签订时间
C 先分类，再按照时间
D In Use 与 Obsolete

七、 市场上操作 未来合同管理的趋势：
1. Online document management system 在线文档管理系统（扫描）
2. 外包公司管理