论轨道交通档案信息化建设的现状分析及问题对策.docx

论轨道交通档案信息化建设的现状分析及问题对策 徐红梅无锡地铁集团有限公司 江苏无锡 214023摘要：近年来随着我国经济进一步加快城市化发展步伐，城市人口剧增及城市范围的不断扩大，给城市交通带来巨大压力，轨道交通建设成为很多城市缓解交通压力的首选。对于轨道交通建设行业，工程档案是维护轨道交通正常运行的宝贵的信息资源，也担负着传承城市快速轨道交通文化，发挥轨道交通档案信息资源存史、资鉴和增值的重任。档案信息化建设如何为社会提供更多有效的资源与服务化的优势，通过分析档案信息化建设中存在的问题，找出合理的解决对策，强化对轨道交通档案管理建设信息化的认识，并为今后相关领域的研究提供一定的参考资料。关键词：档案；信息化；现状；问题引言随着计算机技术和网络技术的突飞猛进，档案管理也从传统的手工管理跨越到信息时代，我国的档案信息化建设发生了巨大的改变，随着社会的发展，档案信息化也跟进时代，展现出别样的精彩。但我们也看到，档案信息化建设中存在的一些问题，如何找出合理解决对策，成为档案现代化管理的重要任务之一。1.档案信息化的概念档案信息化是将档案建立在互联网基础上，全面运用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。在档案管理活动中换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以往档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。随着网络化的来临，档案信息化被诠释的更加先进，档案信息化已经成为现在档案管理的直接方法，使档案管理工作发生深刻变化，使档案管理由封闭走向开放。2.轨道交通行业档案信息化建设的现状2.1 通常以轨道交通建设项目实体评价工程建设质量。对于轨道交通建设这样重大的建设工程来说，其投入的财力、物力和人力往往是巨大的，作为建设过程直接记录的档案也是建设工程的重要组织部分，是建设工程的技术成果。因为消耗和占用资源巨大，建设工程的实体成果一般都能得到广泛重视，从投资方到行政部门，再到普通市民，注意力都集中到了实体成果上面，甚至是只关注建设工程的外在观感和舒适感，对建设工程档案关注甚少，知之甚少。甚至有的还认为，档案只是建设工程竣工后的资料整理，是建设工程的末端，非常琐碎，只能是被动收集与保管的态度。2.2 重视企业信息化水平，档案信息化建设整体落后。全国大多数轨道交通行业大多采用OA办公系统，企业内部各项管理制度和业务规范流程，以及轨道交通建设过程中形成的大量的工程档案、合同档案、招投标文件、财务、设计图纸等记载如何与OA办公系统对接，如何实现电子档案系统与各门户办公系统一体化对接还值得商榷和研究。大多数档案的收集还停留在半自动化状态，各业务系统所产生的电子文件还不能自行流转到电子档案系统内，仍采用纸质文件扫描方式归入档案系统，造成重复劳动和资源的浪费。2.3 档案管理人员的信息化管理意识薄弱，档案信息化经费不足。信息技术日新月异迅猛发展，而很多檔案人员还认为档案就是为保管而保管，甚至在认识上出现缺位现象严重。现如今以往单一的管理方式已不能满足现今信息化大发展的多元化需求。一些企业认为档案信息化建设的投入不能见到直接的效益，还不如直接把资金投入到其他方面，档案信息化可有可无、可快可慢，档案工作维持正常运转就可以了，从而使企业档案信息化建设进程缓慢。一些企业由于认识不到位，不能尽快接受新技术、新方法的推广与使用，甚至一些企业档案工作人员认为把档案信息输入电脑中，就是实现企业档案信息化管理了。因而，在企业档案信息化建设实践过程中，常常遇到不为的抵触和影响。3轨道交通行业档案信息化建设的问题所在3.1企业信息化建设中缺少档案信息化建设规划一些大型企业专设信息机构、信息主管，配备适应现代企业管理运营要求的自动化、智能化、高技术硬件和软件设备，包括网络和数据库。但在信息化规划出现中各自为政、各取所需，未形成统筹安排、协调推进的局面，信息化建设中缺乏对档案工作的长远规划或近期目标不够明确，存在着“头痛医头，脚痛医脚”的现象，档案信息管理与企业信息化各搞一套的局面，并给档案信息的传输、接受带来较大麻烦。档案资源管理和档案信息化管理未能实现顺畅融合，影响档案利用的时效性和档案信息资源的共享性。3.2缺少企业数字档案馆建设的标准与规范国家档案局在2010年就制订了数字档案馆建设指南，对数字档案馆的建设目标与原则、基本功能等方面都给予了方向性的界定。但轨道交通大型国有企业档案业务复杂，对涉及专业和档案门类众多的情况还没有具体的指导方案。如何在电子政务的广泛使用，电子文件的大量产生的同时做好档案信息化工作，企业还由于缺少相应的管理规范和标准，导致电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导不到位，致使归档电子文件不完整、不及时。因此，需要轨道交通行业互相进行探索进一步规范的电子文档管理标准和制度。3.3.档案信息化专门人才总体比较缺乏档案信息化工作技术强，不仅需要扎实的档案管理知识以外，还需要掌握现代信息技术知识。全国轨道交通行业虽然有一些档案信息化方面的专门人才，但从地区和区域比较差异较大，总体来说还相当缺乏，部分企业档案信息化工作至今还未展开，档案信息化建设面临严峻的考验，也无法形成足够深入的渗透力。传统的档案人才队伍已不适应以信息技术为手段的档案事业发展需要，特别是信息化建设与发展中所需要的复合型管理人才、技术人才严重匮乏，制约了发展的步伐。4.加强轨道交通行业档案信息化建设的策略4.1更新观念，提升意识。企业要发展，人才是关键。档案信息化涉及建设与管理两个方面，这两个方面都需要人才的支撑。一是档案信息化建设人才，通过他们良好的档案意识把档案信息融入于社会信息系统的具体行动中，通过他们在档案信息化建设过程中，将档案工作实际规划和设计建设项目的目标、任务、内容、规模相呼应，需要他们在建设过程中组织好各项工作，把握好项目的技术应用与质量控制等问题，这样才能确保档案信息化建设的成功实施。二是档案信息管理人才，通过创新的科学管理方法，推动应用系统的各项功能，提高档案工作效率，确保信息化系统安全、稳定运行。4.2明确档案信息建设的标准和规范。参照国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法和国家档案局在2010年制订的数字档案馆建设指南等标准，根据企业自身发展的需求和特点来制定档案信息化管理标准体系，在实践中不断进行完善。对档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际操作。对文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还应当对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范，为实现数据的共享做好铺垫。构建信息数据库，确保资档案资源共享及信息交换，推动档案信息化建设持续稳固向前发展。4.3建设依托信息化基础设施，建立企业数字档案系统管理网络平台。首先，依托企业自身信息化基础设施建设环境，充分利用企业内部网络平台技术、海量存储和非结构数据库建设及智能检索技术，以先进的信息技术为手段，建设适应公司发展的数字档案管理需要的网络平台，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理，实现档案信息资源共享服务。其次，建设企业数字档案体系，包括电子文件接收，传统载体档案数字化转换等各类资源，实现企业馆藏资源数字化，增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理。结论综上所述，本文阐述全国轨道交通行业所面临的档案信息化建设的现状，并且找出档案信息化建设所面临的问题，依照问题提供足够的策略，是新时期档案工作所面临的严峻挑战。信息技术时代，档案管理工作发生了本质性转变，让档案管理步入了发展的新阶段，同时也为档案事业迎来了新的发展机遇。档案信息化建设任重而道远，作为新时期的档案工作者，应当牢记时代赋予的光荣使命与责任，勇于迎接挑战、紧紧抓住机遇，把档案信息化建设作为档案事业发展的有利契机，推动轨道交通行业档案信息化建设与社会进步的同步发展。参考文献：1王春艳，提高档案管理现代化水平强化档案管理工作能力，2009.06.302何玲，档案信息化建设相关问题的探讨，档案学通讯，20043国家档案局 数字档案馆建设指南，2010.6 -全文完-