杭州东部国际商务中心管理手册(财务部).doc

北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司
东部国际商务中心IBC资产服务中心

财务部工作手册

北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司杭州分公司
杭州东部国际商务中心资产服务中心

目 录
第一章 财务处理原则
第二章 财务工作职责
一 、财务部工作职责
二 、财务部岗位职责
第三章 财务管理规定及管理制度
一、财务管理规定
1、会计档案管理规定
2、财务预算制度
3、管理费支付管理规定
4、备用金管理规定
5、押金/保证金管理规定
6、有偿服务收费管理规定
7、应收账款管理规定
8、代收代缴费用管理
二、 财务管理制度
1、财务公开监督制度
2、维修基金管理制度
3、采购及库存管理制度
4、固定资产管理制度
5、印章使用制度
6、票据管理制度
7、借款管理制度
8、现金管理制度
9、停车费财务管理制度
10、内部审计制度
第四章 财务工作程序
一、审批签署程序
二、管理中心收入程序
三、业务招待费程序
四、公共事业费缴款流程
第五章 物业管理公司财务交接明细
一、物业管理公司项目交接财务明细
二、物业管理公司财务工作交接明细

第 一 章
财 务 处 理 原 则

北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司杭州分公司杭州东部国际商务中心资产服务中心，所采取的物业管理模式为酬金制。项目部有自己独立的银行账户，管理费收入属于共同业主;项目的物业服务支出和酬金从管理费的收入中支出，结余或不足均由共同业主享有或者承担。

项目部使用的会计制度为：企业会计制度。
会计年度： 自1月1日起至12月31日止。
项目部记账原则：权责发生制原则，以历史成本为计价基础。

所有的费用将按照投标或年初时的项目经营预算进行控制，分配以及预提，每月的营业税金通过世邦魏理仕公司代缴。
在酬金收取方面，世邦魏理仕在其管理期间，将只按月收取一定管理者酬金的模式进行；而有关管理者酬金的收取比例依照委托管理合同中的有关条款执行。
管理费收取标准确定的原则：管理费收取的标准为以支定收的原则，根据项目每年所做出的经营预算，来确定管理费收取的价格。
应收账款财务用备抵法核算坏账，坏账准备按应收账款（包括应收账款和其他应收款）的账龄分析法计提，根据债务单位的财务状况、现金流量等情况，确定提取比例。
坏账的确认标准为：
(A) 债务人破产或者死亡，以其破产财产或者遗产清偿后，仍然无法收回；
(B) 债务人逾期未履行其清偿义务，且具有明显特征表明无法收回。
对确实无法收回的应收款项，经批准后作为坏账损失，并冲销提取的坏账

准备。
低值易耗品的摊销方法采用一次摊销法。
固定资产的折旧方法采用直线法。
编制财务报表的政策采用2006年颁布的《企业会计准则--基本准则》、2006年以前颁布的具体会计准则和企业会计制度。

第 二 章
财 务 工 作 职 责

财务部在公司财务部及总物业经理的领导下，行使财务管理、财务监督以及成本核算的职能。主要任务包括：筹措资金、财务核算、编制预算、审核各项成本费用支出、组织收款业务、承担成本核算和会计核算等会计职能；制作各种财务报表；保证财务信息畅通，利用财务分析和数据资料为管理人员提供决策依据。
1、掌握经济信息，作好经济预测。掌握国家已出台的经济法规、政策、条例，广泛收集市场信息及各种经济资料、市场发展趋势等，为总物业经理组织公司重要经营活动提供客观依据。
2、编制财务预算，确定财务管理目标。即在市场调查和经济预测的基础上，组织公司各部门做好财务预算，编制部门计划，搞好综合平衡，编制公司的财务收支预算，确定公司及各部门的财务管理目标。
3、合理运用资金，加快资金周转。即以预算目标为基础，合理控制成本和费用，加快资金周转，提高资金使用效率。
4、加强经营收入管理，保证资金及时回笼。
5、加强成本费用管理，提高经济效率，定期编制成本、费用及经营收入分析报告，为考核各部门目标管理预算指标的执行情况提供依据。
6、加强固定资产管理，提高固定资产利用率，监督固定资产使用过程，延长固定资产使用寿命，提高固定资产使用效率。
7、加强会计核算，按时上报各种财务报表。根据公司要求设置会计科目、编制会计报表，定期组织资产核算、负债核算、所有者权益核算、营业收入核算、成本费用和税金核算、利润和利润分配核算等全面核算。按期提供会计报表和各种统计报表，为总物业经理的经营决策和经营的正常开展提供依据。

岗位职责

一：财务部经理
1. 主持财务部全面工作，对各项财务会计工作定期研究、布置、检查和总结，对总物业经理全部负责财务工作；
2. 落实各项财务制度、规范，制订财务部岗位责任制，检查监督和指导各岗位工作；
3. 协助总物业经理，组织编制项目年度财务预算，按时上报月度财务预算；
4. 根据开发商/业主委员会审核批准的年度费用开支预算及管理公约，监督、检查、稽核管理费收支情况，严格控制各项支出在预算之内；
5. 协调财务部与其他部门、客户、开发商财务部、总公司财务部的关系。
6. 协同总物业经理出席定期与业主的会议，每月对项目的财务状况作出报告分析及提出建议；
7. 配合内部、外部审计人员对物业管理公司的账目进行审计工作；
8. 全面熟悉业主资料，准确掌握账单发送信息，及时向上级提供业主欠费情况；
9. 监察业主应交之管理费、公用事业费及其他费用的收取，定期对业主发送缴费通知，根据业主欠费情况及时发送催款账单以及分析欠费原因，采取适当的追缴行动，及时通知总物业经理，由总物业经理决定是否发送催款最后通牒以及采取相应的措施；
10. 贯彻执行收取物业管理费的程序并维持较高的收款率；
11. 关切业主变动情况，凡有业主搬迁的情况，必须查阅有关合同文件资料，并与发展商/业主联系，核查业主各项费用的清缴情况，租赁情况变动的要及时取得发展商/业主的书面授权书；
12. 及时制作搬入/出业主欠交费用账单，分析每月和全年应收款项的回收率；
13. 经常保持与业主联系，核对账务，负责对业主欠账情况查询及解释；
14. 日常运行的账务处理，编制各种记帐凭证，编制各种财务报表及财务状况分析表；
15. 负责物业管理费及公共事业费的统计核算，负责计算提取员工工资、福
利费及营业税金；
16. 负责每月与总部及发展商财务进行往来帐目的核对；
17. 负责每月月末与出纳核对现金、银行账，盘存保险柜库存现金；
18. 定期稽核仓库管理员提交的盘点报表，及时向总物业经理提交盘点分析报告；
19. 年末配合审计师组织各部门进行一次资产盘点清查工作；
20. 及时打印记帐凭证、会计帐簿，并装订成册，负责会计资料、档案管理；
21. 总物业经理交办的其他工作；
二：出纳
1. 负责业主各种款项的收取工作；
2. 妥善保管库存备用金及各种单据等；
3. 严格按照规定开具各种发票收据，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围；
4. 严格按照财务制度办理现金收付、银行结算业务及日常报销及支出，确保各项收支必须得到充分的授权；
5. 逐日序时登记现金日记账，每日清点现金，保证账实相符，库存现金余额不得超过规定限额；
6. 逐日序时登记银行存款日记账，月末编制“银行存款余额调节表” ；
7. 日常费用报销工作，收集审核日常报销单据，审核原始单据是否齐全、是否符合规定，审批手续是否完备，对不符合规定的一律不予办理；
8. 及时将所收款项存入项目部帐户；
9. 及时编制现金流量报表；
10. 及时汇总业主各项费用的收取情况，与财务经理对帐；
11. 妥善保管各种发票及收据，完善各种票据的收、发、领用手续；
12. 按时缴纳各项税款，办理发票购买事宜；
13. 月末盘点收银员备用金；
14. 与总公司日常工作的沟通与联系（费用报批、各种签章等）；
15. 完成
16. 领导交办的其他工作。

第 三 章
财务管理规定及管理制度
一、 财务管理规定
会计档案管理规定
针对会计档案的重要性，根据企业会计管理规定，制定以下管理规定。
1. 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要凭证和证据。具体包括：
1.1 会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;
1.2 会计账薄类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿;
1.3 报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;
1.4 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料。
2. 项目每年形成的会计档案由财务部按照归档要求整理立卷、装订成册,并编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终结后，由财务部保管1年。期满之后，由财务部专人保管并且存放于专用的保管地点。
3. 财务部保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务部经理批准，方可代查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
4. 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度终结后的第一天开始计算。定期保管期限为10年、15年两类。
5. 本规定的会计保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本规定附表所列期限执行。会计档案的具体名称如有同本规定附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。
6. 保管期满的会计档案，除第(七)条规定的情形外，可以按照以下程序销毁；
6.1由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、 卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;
6.2总物业经理在会计档案销毁清册上签署意见;
6.3销毁会计档案时，应当由行政和财务部共同派员监销;
6.4监销人在监销会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总物业经理。
7. 保管期满但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。
8. 采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。

财务预算制定

为确保管理正常运作，提高财务收支预算的合理性及加强成本控制，制定预算制定方案。
1. 相关职责
1.1 财务部经理负责协助总物业经理编制公司每一年度财务预算，每年10月份或按照开发商/业主委员会要求的时间着手编制下年度的财务收支预算。
1.2 费用支出部门详细提供过往12个月财务资料；
1.3 客户资料管理部门详细提供过往12个月电费和水费统计表的明细资料；
1.4 各部门提供下一年度的费用预算开支计划；
1.5 总物业经理提供下一年度人员编制计划与调资计划表。
2. 编制要求
2.1 坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以发展商/业主委员会审批的
收费标准为准则；
2.2 根据各部门提供资料，进行分析及计算；
2.3 将计算分析出的数据资料,形成初稿；
2.4 预算编制按规定格式进行，对于预算中的项目须附上注解，并提交总物业经理审核；
2.5 提交发展商/业主委员会审批；
2.6 发展商/业主委员会审批通过后贯彻执行。
3. 资料处理
3.1 用于编制年度预算的资料应进行归档登记；
3.1 预算的数据在每年的1月份输入到系统中；
3.2 年度预算执行完成后，应与实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，连同预算资料一齐保存。
管理费支出管理规定
管理费的支出应体现管理费“取之于客户，用之于客户”的原则。制定本规定，是为加强对管理费用开支的管理，确保管理费支出的合理性。

1. 管理费主要支出项目
管理服务人员的工资、社会保险和按规定提取的福利费等；
物业共用部位、公共设施设备的日常运行、维护费等；
物业管理区域清洁卫生费用；
物业管理区域绿化养护费用；
物业管理区域秩序维护费用；
办公费用；
物业管理企业固定资产折旧；
物业共用部位、共用设施设备及公众责任保险费用
税费；
物业管理服务酬金（按合同规定）；
经业主委员会/开发商同意的其他费用。

2. 管理费支出监管
每年度的管理费开支原则上应按照年度预算项目执行；
每月的管理费用支出应按预算执行，如每一具体项目的费用支出超过预算金额，
物业管理公司必须按照业主委员会/开发商要求。
获得他们额外的批准后（如有）方可进行费用支出，并且在季度和年度财务报表作出合理解释。
凡发生与会计制度和税法想违背的费用支出严禁在管理费中列支；
财务部负责对每年度管理费支出用途进行审核和监督。

备用金管理规定
为规范备用金的管理程序，确保备用借支、冲减的合理及安全，特制定本规定。
备用金是指公司核准并批复给管理中心的由出纳保管都用作日常零星开支、零星采购、零售找零的备用金。
1. 备用金的设置
1.1 管理处单独设置备用金。
1.2 备用金的额度依据日常现金支出流量设定，一般最高不超过人民币20，000元。超过该限额的特殊情况需获得相应批准。
1.3 初始备用金额度申请及备用金额度变动申请需填制“备用金额度申请表”，获得相关人员批准。
2. 备用金的保管
2.1 备用金借支人（管理中心出纳员）负责备用金的保管工作，不得擅自挪用备用金。备用金应存放于保险箱内确保安全。
2.2备用金领用部门主管负责备用金的管理工作。
2.3出纳员负责按照本制度进行备用金借支、冲减工作，并编制现金流水账确保账实相符。
2.4备用金借支人收到公司签发的现金支票时，需在公司财务部门签字确认。公司财务部门需保留该签字确认记录备查。
3. 备用金的使用
3.1出纳员应确保备用金仅用于低于人民币1,000元的日常零星支出，对于已签合同的货物、服务、或劳务/工资支出及公用事业费用等支出不得使用备用金。
4. 补充备用金的申请
4.1 档备用金的余额达到额度的一半时，备用井借支人应填制“Invoice Approval Form”和“零用现金报表~申请补充备用金”申请补充备用金，表中应详细列明备用金实际使用情况。公司签发的现金支票的限额为人民币50,000元，如遇到特殊情况需申请超过人民币50,000元的备用金，需要分开申请。
4.2 申请补充备用金时，相关支持性文件如发票、收据等应附于“零用现金报表~申请补充备用金表单后”。

5. 备用金的支付
5.1 每一笔备用金的支付都应有相关的支持性文件，如发票、收据等
5.2所有的备用金支付都应获得资产服务部区域负责人或分支业务线负责人审批并由收款人签字确认。
6. 备用金的核算与监督
6.1 财务经理负责备用金管理的监督与核算工作，并对每月的备用金使用情况作定期检查，确保备用金余额既能满足正常运营的需要又要避免冗余备用金的占用，根据检查结果可作出调整备用金额度的建议，价差结果应由检查人和出纳签字并去人存档备查。
6.2 总物业经理应确保备用金在管理中心的安全使用。
7. 本制度的执行情况将作为财务部相关人员的考评依据之一。

押金/保证金管理规定

本规定规范一般押金/保证金收取及退还之程序，以提高物业运作之流畅性。
1. 定义
1.1一般押金/保证金泛指
合约内订明的押金/保证金
各种证件押金/保证金，包括出入证押金/保证金，临时工作证押金/保证金，施工证押金/保证金，停车证押金/保证金
装修押金/保证金
公寓/商业租房押金/保证金
其他项目需要退换押金/保证金的，例如水电供应/公共地区的设备装置（灭火器，水桶）等
2. 申请人-各项申请表及押金/保证金退换申请表的申请人必须为业主/租户，否则应由财务经理加签并注明原因。
3. 工作指南
3.1收取押金/保证金
3.1.1出纳员应按该物业管理中心公示的押金/保证金收费准则收取押金/保证金
3.1.2押金/保证金收取只接受现金或转账支票。
3.1.3出纳员按实收取押金/保证金金额开具正式收据并将正本予客户，收据正本应清楚列明付款人的正楷全名和相关单位/地址，并提醒付款人申请押金/保证金退还时，必须出示正式收据。
3.1.4出纳员将发出的正式收据记录于“收据登记册”上。
3.1.5出纳员与当日或下一个工作日将收取之金额存入银行，不得坐支。
3.1.6出纳员登记现金/银行日记账，并将正式收据副本及银行存款回单一同交至财务经理做账务处理。
3.2退还押金/保证金
3.2.1要求客人在合约届满日期/完工日期或合约内指定期限内到客户服务
中心，填写“押金/保证金退还申请表”
3.2.2客户服务中心相关人员应查核相关文件是否正确并应及时计算可退还押金/保证金的总额，如要扣除押金/保证金，必须在“押金/保证金退还申请表”内填写应扣除金额。
3.2.3按以下情况需扣除押金/保证金：
行政费；或
遗失证件/借出的设备；或
公共设施/借出设备损毁
计算后的可退还金额，必须让申请人签署确认。
3.2.4出纳员应确保申请人是业主/租户/合约列明的租用者/授权人，而授权人必须出示由申请人所发出之授权信及身份证明文件或营业执照复印件方可生效。
3.2.5如申请人遗失押金/保证金收据正本，申请人必须在“押金/保证金退还申请表”上填写正式收据编号XXX已遗失及作废，并在旁加签确认。
3.2.6如申请人要求更改最终收款人名称，申请人需发出一封授权信，内容应包括：
申请人姓名，签署，身份证明文件/公司函件及加盖公司印章；
收款人姓名，身份证明文件/收款人之公司名称。
3.2.7出纳员将所有已填妥“押金/保证金退还申请表”及有关附件交予所属的主管（管理中心）进行批核并做退还安排。退还款项可按实际情况采用现金或银行转账的方式进行。
3.3押金/保证金标准之要求
3.3.1物业必须订立各项之收费及其准则，并公示于物业内，让各业主/租户清楚。
3.3.2各项收费都应由主管（管理中心）签署方可生效，并在每次更新后抄送予管理中心财务部存档。

有偿服务收费管理规定

为提高服务质量，加强对有偿服务收费的管理，特制定本规定。
1. 工作程序
1.1 客服部对客户所需维修项目的相关内容详细填写记录并输入电脑，根据物业管理公司的有偿服务价目表标准计费后填入维修单;
1.2 维修人员在客户同意服务价格后，为客户提供有偿服务，最后请客户对维修效果进行验收并在维修单上签字确认，第一联给客服部，第二联返工程部，第三联交财务部；
1.3 各服务项目完成后，工程人员应填写维修时间、耗料情况，并签署后交仓库管理员进行库存登记；
1.4 收费方式分为两种：
1.4.1服务完成时，维修人员向客户收取维修费用（现金），此种情况只适用于住宅项目。在维修单上列明维修费用金额并获得客户付款签字确认，后将收取的维修费用及维修单第三联交予出纳；
1.4.2当工程维修单与工程部核对后，财务部每月15日前将上月的维修费用列入有关客户的缴费通知书计费收取。此种情况适用于除住宅项目外的情况。
1.5 财务部出纳应在每月月末与客服部、工程部及时核对维修单并确 认维修收入。
2. 其他要求
2.1维修人员对客户提供服务后，不能接受客户的小费或其他馈赠物品；
2.2若客户要求的服务超出现服务范围时，维修人员应礼貌地给予合理 解释，并尽最大能力提供协助（如资料提供等），最后将情况反映至管 理部负责人：
2.3根据市场价格及实际情况的费用变化和客户服务需求，物业管理公 司应及时增减服务项目或修订收费标准。

应收账款管理规定

物业管理公司根据《管理公约》及项目的具体实际情况，特制订应收账款收取的原则、方法、管理制度及相关措施如下：
〈项目名称〉根据《〈项目名称〉管理公约》，及现在〈项目名称〉应收账款具体实际情况，特制订应收账款收取的原则、方法、管理制度及相关措施如下：
1.收取原则及计算标准
管理费的收取原则，实行上收费的原则管理费收取的标准为RMB
5/8.3/10 元/平方米/月。
公共事业费及相关杂费的收取原则，实行下收费的原则即每月发送出的账单是上月的电费、水费、煤气费等实际消耗量发生的金额。电费的收取标准为RMB /kwh；水费收取标准冷水和中水为RMB /ton，热水为RMB /ton；煤气费的收取标准为RMB /m3。公共事业费用的读表时间为每月 日。
2.收取方法
业主（租户）可以将管理费或公共事业费以现金或支票形式直接交到管理处的财务部，也可以通过银行转账。我处的开户行及账号名称如下：
开户名称：北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司杭州分公司
开 户 行：中国建设银行杭州经济技术开发区支行
银行帐号：33001617727059001688
3.应收账款管理制度及相关措施
3.1管理处实行应收账款账单准时发送及时收回的原则。每月有关部 门将准确无误的相关数据定期送到财务部。财务部将原始数据录入计 算并制作账单，将所有的管理费、公共事业费账单发送客服部。由客 服部负责发送账单给客户
3.2 交费期限按照《物业管理合同》约定的交费期限执行。付款人如遇特殊情况不能及时付款，应以书面形式通知管理中心财务部。
3.3逾期管理：如果业主（租户）未有特殊情况，在规定的付款期限内没有交纳相关费用，管理中心财务部应在账单缴费期限日过后的地15日发送第一封催款函给客服部，由客服部催款。催款函发送30日后，仍未收客户欠费的，财务部需发送第二封催款函给客服部，由客服部催缴。客服部需及时通知财务部发送催款函的情况，即是否有未发送的催款函，以便财务部及时跟进。
3.4如果逾期超过3个月（从交费期限之日起），在按约定收取滞纳金的同时，由总物业经理决定是否采取相应的法律措施进行追缴，并通知资产服务总部相关人员。
3.5催款函需一式三份，财务部自留一份存档。

代收代缴费用管理规定

代收代缴费用包含：
电话费：
公共事业费用；
有线电视费用；
垃圾清运费；
房租；
停车场租金等。
1. 每月定期，相关部门必须将上月的客户费用清单和开发商已缴纳的费用发票复印件送交到物业管理公司财务部，作为物业管理公司确认应收款项的依据。
2. 财务部将费用账单分别发送给客服部，如果遇到节假日，账单的发送日期和第1项操作程序相应提前。
3. 费用的付款期限与管理费的付款期限相同，费用的催缴按照应收账款的催缴原则进行。
4. 费用的收取行为属于替开发商收取的代收行为的，每月月底物业管理公司的财务部须月开发商的财务部进行内部往来款项的确认，具体的确认函需要双方财务负责人确认，同时，也可以作为付款申请或者往来款项抵扣的依据。
5. 关于代收费用的相关税费，按照国家和当地地方税务局的具体要求进行处理。

二、财务管理制度

财务公开监督制度

制定财务管理公开监督制度，是为增加财务管理的透明度，真正体现财务管理公平、公开、公正的有效性。
1. 年度预算编报的规定
1.1 物业管理公司每年的财务预算编报必须遵循“收支平衡”的基本原则;
1.2 年度预算中费用支出特定项目的变动程度，如员工薪金、福利增减的变动幅度等，将结合中华人民共和国劳动保障部的规定及管理公司的实际情况指定，同时，还要征得发展商/业主委员会的同意，方能列入预算;
1.3 年度预算报表中每一项目应附有详细的注释及说明;
1.4 年度预算报表须经资产服务部总部分管项目负责人确认和开发商/业主委员会审批后，方可执行。
2. 收费标准公开化
2.1 物业管理公司所有的收费标准均向业户和发展商公开，并且在有关物价管理部门备案。同时，在执行过程中，严格按公开的收费标准统一尺度收费。
2.2 管理费收费标准须按物业管理委托合同中规定的标准收取或者按经开发商/业主委员会审批通过。
2.3 物业管理公司对客户有偿服务收费标准，在执行前，将要向所有的客户公示。各项服务收费标准具体包括材料费、人工费、税金和适当的企业利润。
3. 费用支出公开化
3.1 年度的各项费用开支必须控制在年度预算内；若个别支出出现超支情况，物业管理公司需要做出书面的合理解释。

3.2 日常运行设备的改善、维修保养及重大的楼宇设备需对外分包的，应按照中国区资产服务部下发的《采购和供应商选择政策》通过报价/招标方式公平竞争，择优选择承包商。
3.3 各项费用支出坚持专款专用，不可挪作他用，特别是维修基金的使用和管理。
4. 经营状况与财务报表公开化
4.1 每月定期按开发商/业主委员会的要求报送财务报表，包括资产负债表、损益表、及应收账款分析等。
4.2 每年度年底向发开发商/全体业主公示管理中心的经营成果及财务状况，可参考“物业管理中心物业费收支账目公示”表。
4.3 每年的财务状况须经会计师事务所进行年度审计，审计结果报送开发商/业主委员会并接受所有业主的查询。
5. 大厦维修基金公开化
大厦维修基金是指专项用于共用设施和共用设备大修理的资金。维修基金的来源有两种，1、所有同业主按照国家规定的比例缴纳的资金；2、管理公司运行的盈余。物业管理公司在需要使用维修基金时，须经发开发商/业主委员会/业主大会批准。
6.凡是收取款项的地方，包括但不限于财务部、停车场、客服部，对客户都 应有明确告知，如：客户缴纳费用时，需向收款人员索要盖有“世邦魏理 仕XX分公司发票专用章”的发票或盖有“世邦魏理仕XX分公司财务专用 章” 收据。除此以外的发票和收据无效。否则在出现问题时，客户责任 自负。

维修基金管理制度制度

为规范维修基金的运作、使用及管理，根据有关法规、条例及管理公约的规定，并结合物业的实际情况，特制定本制度。
1. 基金来源
1.1 所有同业主按照国家规定的比例缴纳的资金；
1.2 管理公司运行的盈余；
物业管理公司需要使用维修基金时，须经开发商/业主大会/业主委员会批准和书面授权。
2. 基金用途
维修基金仅用于支付共用设施及共用设备大型维修及更换的大型开支。
3. 基金使用管理
维修基金的使用由物业公司提出年度计划，经发展商/业主大会/业主委员会审定后实施，且使用时不能超出审批限额，如若超出需要单独向发展商/业主大会/业主委员会申请。
4. 结存管理
4.1 公司应根据运作情况，对基金进行合理的管理，实行专款专用，不准挪作他用。
4.2 物业管理公司应及时向开发商/业主大会/业主委员会反映其增减变动情况，在财务报告中予以说明；其结余情况应报送开发商/业主大会/业主委员会，接受业主监督。

采购及库存管理制度

1. 采购原则
1.1公开透明，公平竞争，公正和诚实信用：
该原则在整个采购过程中员工必须遵循的原则。任何暗中操控招投标 程序，围标窜标，向供应商索取利益，未按公司有关规定收受供应商 提供利益，从事于客户和公司有利益冲突的活动或其他违反以上原则 及公司有关的规章制度的行为，均是严重违规行为，将会受到公司严 厉纪律处分，包括解除劳动合同。
公司政策禁止公司和个人为获得或保持业务或取得不正当的好处，对 外国政府官员作出腐败性的付款，承诺或提供任何有价值的东西，因此， 任何员工都不可以直接或间接地批准、提议、提供贿赂或回扣，即使以 个人身份或以客户的中介或代理人的身份。对所有要求或索取贿赂和/ 或回扣的提议，员工都必须明确地予以拒绝，并上报公司法律和合规部 门。同时，要求或接受贿赂或回扣的行为也是明确禁止的。
1.2同时，在我们的从事业务的过程中：
所有行为必须遵循当地法律；
所有支付的费用和付款必须；
1.2.1有正当的业务目的；
1.2.2金额，频率合理；
1.2.3不会造成不诚信或不正当的表象；
1.2.4有真实准确充分地记录
任何违反以上原则及公司有关的规章制度的行为，均是严重违规行为，将 会受到公司严厉纪律处分，包括解除劳动合同。

2. 采购流程
2.1采购申请人填写“请购及理由陈述表”，按照《中国区资产服务部财务授
权权限》的各有关规定进行审批。
2.2填写表格注意事项：
2.2.1 采购项目、单价、数量、年度预算、月度预算、年度预算余额、 月度预算余额、及总计为必须要填写之资料。
2.2.2如采购属于某一管理区域，也需要填写清楚（譬如：如果是综 合体项目，采购是为了住宅的，那就需要说明清楚是为住宅采购）
2.2.3要求供应商提供资质证明、营业执照、税务登记证及相应的业 绩报告等的复印件。
2.3填写合规要求的采购相关文档
2.3.1政府官员调查总结表（Go Diligence Summary Form）
2.3.2供应商承诺书（Vendor Compliance Undertaking）
2.3.3供应商专业审查清单（Vendor Due Diligence Checklist） （合同金额小于人民币100，000无需填写）
3. 采购比较要求
3.1 要根据采购的内容确认比较的程序，不用的金额比较的标准不同，具体 的比较标准参照中国区资产服务部下发的《采购和供应商选择政策》的相 关规定执行。
3.2 比价不包括政府垄断的项目，比价的目的不只是价格的比较还要比较相 应的售后服务，产品质量情况等。
4.供货商选择的原则
供应商选择依据中国区资产服务部下发的《采购和供应商选择政策》进行。
4.1 通常情况，采购合同分为两种情况：
4.1.1 长期采购合同：这一类供应商以其产品和服务的种类为管理中心 提供服务。
4.1.2 零星性/一次性采购合同：管理中心非经常性采购。
5.采购审批
5.1 采购申请审批按照《中国区资产服务部财务授权权限》的有关规定进行审批。
5.2 采购合同的盖章审批需填写“公司盖章审批表（Company-Seal-Approval
Form）并按照《中国区资产服务部财务授权权限》的有关规定进行审批。

6. 采购付款
按照采购合同约定的付款期限和方式，分别确认服务提供和材料正确入库后， 由相关人员申请，按照《中国区资产服务部财务授权权限》的有关规定获得 审批后进行付款。
7. 材料出入库的管理
7.1设置专人管理工程部材料库房，直接受工程部经理的领导。
7.2 每次材料入库，库管员必须按照材料类别填写入库单和登记库房账本， 详细填写入库数量，金额，并在入库单上注明供应商名称，并且将入库单 及时送交财务部进行账务处理，以便于财务记帐。
7.3材料出库时应填写出库单，并必须在出库单上填写材料类别及具体用 途、区分公共区域支出及住户支出。
7.4材料的入库和领用要有工程部主管以上人员签字确认。建议库房管理采 用以旧换新的原则，即更换一个新的配件或用电器，要有换下来旧的配件 或用电器补库。如果出现未补库情况要查明原因，有必要的情况下，要写 书面报告。
7.5每月底库管员要对库存材料进行清点，结出月底每类材料的余额和库存 数量。并且将结果送交总物业经理和财务部，以便财务部进行记账和核对。
7.6库房管理员要及时反馈库房情况信息给工程部经理或者总物业经理。库 房情况信息包括库房材料的数量、质量、价格，以及需要改进和完善的地 方等。
7.7财务部将要每季度对工程库存材料进行抽查盘点，每年年底要进行一次 全面盘点，并在“库存材料盘点清单”上签字确认并存档备查。

固定资产管理制度

1. 固定资产的范围和分类：
1.1 使用年限在一年以上的机器、机械、运输工具和其他与物业管理有关的设备，器具、工具等，以及不属于物业管理主要设备但单价在2000元以上并且耐用年限在二年以上的非专用设备、工具等；
1.2 固定资产分为安全设备、办公设备、办公家具、工程设备、交通工具、通讯设备等。
2. 固定资产的账务处理：
2.1 固定资产实行分级管理，财产管理部门应建立明细分类账和固定资产登记表。使用部门应掌握本部门的物品情况，建立物品使用登记簿；
2.2 购入、自制和馈赠的固定资产，一律开具验收单，连同购买发票一并由财务入固定资产账及固定资产登记表，标明编号；
2.3 固定资产领用时，应填写领用单，并由使用部门负责人或使用人在领用单上签名，表明该设备已由其保管