融资租赁公司档案和公章管理制度.doc

江苏融德鑫融资租赁有限公司 江苏融德鑫融资租赁有限公司档案和公章管理制度（试行）第一章 总则第一条 档案是公司的重要资源，公章是公司对外开展业务活动并承担相应法律责任的主要依据。为了加强档案和公章的科学管理，规范档案和公章管理行为，维护档案和公章安全，提高档案和公章使用效率，根据国家现行法律和公司的实际情况制定本制度。第二条 档案分为行政档案，业务档案，财务档案，法务档案；档案的保存形式有文字档案，电子档案（包括照片、录像、音像资料）和实物档案（包括实物凭证、身份凭证等）。第三条 档案实行专人专职和集中管理制度。档案管理人员应该勤勉尽责，以维护档案安全，保守档案秘密和方便档案使用为己任，充分发挥档案管理服务于公司发展的作用。第四条 公章是本公司能够对外开展活动的所有公章。包括：行政公章、财务公章、合同专用章、法人代表公章、董事会章、股东大会章。第五条 本制度适用于公司全部档案和公章管理。第二章 档案的分类第六条 行政档案 是公司在行政和人力资源运作过程中发生的档案资料。它分为：1、 公司工商登记档案：公司在工商局注册登记的全部资料（公司成立及变更批文、股东会决议、董事会决议、董事个人资料及签字样本、企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、验资报告、审计报告等）；2、 公司机要档案：重要会议的决议、纪要、记录、录像；由主要领导签发的文件、函件、批示、答复、讲话稿、传真件等；3、 公司荣誉档案：公司获得的各种奖励证书、奖牌、资质、资信评级、品牌，对外交往的重要活动记录、录像、照片等；4、 公司人力资源档案：劳动合同、员工基本资料及其相关的担保资料、任职文件、保险、考核记录、培训记录、离职审计或审批等；5、 公司财产档案：房产所有权资料、房产租赁权资料、车辆登记证书、行驶证、车辆保险单、计算机及其网络的硬件和软件资料、重大办公设施或设备的资料；第七条 业务档案 是公司对每一笔业务从受理、调查、审查到业务发生、跟踪检查、担保责任解除等环节办理过程的系统记录，是担保业务操作的重要依据。它分为：1、 直接租赁类：企业（个人）：业务主办完成的项目调查表、风险管理部落实到反担保措施、内部评审、和支付凭证、融资租赁合同、买卖合同、反担保措施中的各项合同（包括物权凭证、实物及其它约定的保证手段等）、授权书及其委托公证、租后管理资料等。2、 售后回购类：业务主办完成的项目调查表、风险管理部落实到反担保措施、内部评审、借款合同（主合同）和支付凭证、融资租赁合同、买卖合同、反担保措施中的各项合同（包括物权凭证、实物及其它约定的保证手段等）、授权书及其委托公证、租后管理资料等。3、 其他合作方式：4、 项目资料、合同书、其他与项目或者合作有关的全部资料。第八条 法务档案 是公司案件在司法程序过程中留下的各种法律文书、证据材料、资产证明文件及其它与案件有关的资料。它分为：1、 法律文书类：诉讼案件的起诉书、保全申请书、开庭传票、授权委托书、答辩状、代理词、法庭开庭记录、法院调解书、判决书、裁定书、执行申请书、执行裁定书、和解协议书等；2、 证据文书类：公司提交的案件证据、对方提交的案件证据、申请法院调查的证据等；3、 其他：办案人员的研究记录、摘要；案件讨论会记录、策划方案等。第九条 财务档案 是公司财务管理过程中形成的重要凭证。它分为：1、 资金往来的档案；2、 帐务记录和处理档案；3、 各类报表档案。第十条 其他档案。除上述分类文件之外的重要文件等。第三章 档案的管理第十一条 档案的分类建立。档案资料应该及时移交档案管理员。档案管理员应当建立文字档案和电子档案。第十二条 档案的规范整理：对文字档案按照A4纸进行统一的整理，小于A4纸的资料应在A4纸上粘贴，编上页号，制作封面和目录装订成册；重要的文字档案应该有2人分工管理或者双锁管理，任何一人是不能独立取出该档案的。对电子档案应有电子版本目录，方便员工查找和使用。档案实行集中保存。第十三条 使用：员工使用档案原则上应尽量使用电子文档。确实需要使用原件应该办理档案借阅审批手续，档案管理员凭借阅人所在部门主管签字和公司分管档案工作的领导签字审批单提供档案并对借阅人及借阅的档案进行登记，借阅人使用后及时归还。第十四条 维护：公司为档案维护提供必要的条件，包括专用的档案室、档案柜、保险箱、光盘、移动存储器等。档案管理员应做好文字档案和电子档案的维护工作，除了要防止档案丢失、受损、泄密，切实维护档案安全。第四章 档案管理职责第十五条 档案管理员的职责：1、 维护档案完整与安全职责：档案管理员接收档案资料后，以维护档案完整和安全为目的进行应分类整理、保存；因档案整理混乱或档案完整性受到破坏等，档案管理员应承担工作严重失职的责任，公司依照员工管理制度的相关规定予以处罚。2、 档案管理员为了维护档案安全，在出现紧急情况或重大风险等情况下有权独立做出处理再汇报；档案管理员有权制止任何干扰或破坏档案管理行为的事情。3、 泄漏档案机密的职责：档案管理员的应严格保守档案机密，未经批准不得随意向任何人以任何方式透露档案内容。泄漏档案秘密给公司造成损失的，公司有权给予相当于本人2个月工资额度的处罚直至解除劳动合同；尚未造成损失的给予记过处分并扣发相当于本人当月工资额度的30%。4、 档案管理员怠于履行档案管理职责，造成公司员工抱怨或投诉的，经查实，给予批评直至处以相应的罚款，罚款金额为本人当月工资额的5%。第十六条 档案使用人的职责：1、 使用档案应办理借阅手续，档案使用人应合理使用并维护档案的完整。损害档案或者从档案中故意抽出部分资料等应承担损害档案完整的责任。公司有权处以相当于借阅人2个月工资的罚款；情节严重的，应赔偿损失。2、 借阅人不得泄露档案秘密，泄漏档案秘密给公司造成损失的，公司有权给予相当于本人2个月工资额度的处罚直至解除劳动合同。尚未造成损失的，公司给予记过处分并扣发相当于本人当月工资额度的30%。第十七条 档案审批人的职责：审批档案借阅的负责人应认真核实借阅的理由、用途、使用范围、使用期限等，因审批失职或利用职务之便故意为借阅人提供“方便”，给公司造成损失的应承担玩忽职守或者营私舞弊的责任。公司有权处以相当于审批人2个月工资的罚款；情节严重的，应赔偿损失。第五章 公章管理第十八条 公章存放管理实行最高密级管理。有专人、有专柜、有独立密码，且密码管理和专柜钥匙由主管公章的负责人管理，确保公章存放安全。第十九条 公章使用管理实行严格的审批使用制度。其流程是：1、 公司所出具的与担保业务有关的文件资料需加盖公章的必须由评审委员会审议。实行先登记后审批。2、 使用人在法务部领取公章登记表；3、 使用人填写公章登记表；4、 公司副总经理签字；5、 公司总经理审批签字；6、 公司法务部主管最后对盖章的文件内容合法性和审批领导签字的真实性进行核实，并签名确认；7、 公司公章主管负责人做最终的确认审核并报董事长书面同意，方可加盖公章。公章管理人应该及时核对上述签字与盖章的文件内容一致后在文件的合适位置加盖公章，不得拖延。公章要求清晰、完整，不偏不歪。8、 任何公章一律不准带出公司。如遇特殊情况须将公章带出公司，必须由公司主管公章的负责人一同外出。第二十条 公章管理人发现审批内容与盖章的文件不符的有权拒绝盖章，在向公章使用人说明理由的同时，应该将拒绝盖章的事件及时报告登记表中所有签字的相关人员，并提请审批领导再次确认后予以盖章。第二十一条 违反公章管理的处罚：1、 公章管理人的职责：公章管理人在管理公司公章过程中，包括公章存放、密码保密、公章维护、专柜钥匙管理、用印登记表管理、盖章操作等违反本制度，不按照规定保存公章或专柜钥匙、不按照规定流程加盖公章，尚未给公司造成损失的，公司将给予本人月工资30%的处罚；给公司造成损失的视情节轻重公司有权给予降级直至解除劳动合同的处罚。2、 公章审批人职责：审批人违反本制度或者营私舞弊或者利用职务之便谋取个人利益或者损害公司利益等情形的，公司有权给予本人月工资30%的处罚，可以并处降级、免职直至解除劳动合同的处罚。3、 公章使用人的职责：公章使用人使用公章时应该诚信履行职责，严禁违反公司经营宗旨使用公章，更不能利用工作上的便利为自己或公司之外的任何人谋取不正当的利益。使用人违反本规定公司有权给予本人月工资30%的处罚，可以并处降级、免职直至解除劳动合同的处罚。第六章 附 则第二十二条 档案管理员可以制定档案管理实施流程，确保档案的有效管理和使用。本制度自下发之日起执行。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责第二十三条