OA需求分析说明书.doc

商密LOGO广州市建筑机械施工有限公司OA项目需求分析说明书文档编号TEMCO-OA-GZJZ-006状 态正式日 期2023-9-27版 本 号2.0广州市天工远科信息技术有限公司目 录1引言31.1编写目的31.2背景31.3定义31.4参考资料42任务概述52.1系统目的52.2用户的特点52.3应用范围52.4假定和约束52.5系统平台及应用软件开发总体需求53需求规定63.1应用软件总体构成63.2对功能的规定83.2.1电子邮件83.2.2信息发布93.2.2.1电子公告93.2.2.2电子论坛93.2.2.3电子期刊103.2.3公文流程113.2.3.1收文管理113.2.3.2发文管理143.2.3.3呈批件管理163.2.3.3呈批件管理173.2.3.4函件管理203.2.3.5传真电报管理233.2.4会议管理263.2.5业务办公273.2.5业务办公283.2.5.1车辆管理283.2.5.2报表传递313.2.5.3协议管理343.2.5.4会议室资源管理363.2.5.5业务文献审批管理383.2.6档案管理系统393.2.6档案管理系统403.2.6.1文书档案管理403.2.6.2归档文献管理403.2.7待办事宜413.2.8个人办公服务423.2.8.1用户认证423.2.8.2密码修改423.2.8.3个性设立423.2.8.4外出设立423.2.8.5常用意见423.2.8.6日程安排423.2.8.7个人通讯录423.2.8.8任务指派433.2.9系统界面443.2.9.1系统登录界面443.2.9.2系统功能界面443.2.9.3常用界面元素与图片443.2.10系统维护453.2.10.1人员与组织453.2.10.2工作岗位453.2.10.3组织机构453.2.10.4流程配置453.2.10.5检索配置453.2.10.6流程日记453.3对性能的规定463.4输人输出规定463.5数据管理能力规定464运营环境规定474.1设备474.2支持软件471引言1.1编写目的本文档是对广州市建筑机械施工有限公司办公自动化系统推广的需求进行详尽地分析和说明，是系统具体设计的基础，是甲乙双方对开发任务的界定，以及签定协议的依据。1.2背景在计算机应用于管理领域的30数年里，发生了惊人的变化：信息系统开发与应用方面的进展相称神速，从单一文献解决到信息管理系统、办公自动化系统、公司资源计划系统的开发，乃至当今“信息高速公路”、“信息港”的建设，一浪高过一浪；信息系统建设的三大支柱（管理科学、信息技术、系统理论）的新成果不断涌现，特别是信息技术（涉及信息理论、计算机科学、网络通信技术）的发展更是日新月异。我们正处在从“工业社会”向“信息社会”过渡的伟大时代！随着我国国民经济的飞速发展、信息技术的不断进步，信息资源的开发和运用已成为公司发展和参与剧烈市场竞争的重要战略因素。广州市建筑机械施工有限公司是位列全国“中国的脊梁”国有公司500强，广州地区公司（集团）综合实力120强第二名的广州市建筑集团有限公司的全资子公司。是广州市大型国有建筑机械施工公司，履行“优质、快速、履约、服务好”的经营宗旨，以优良的服务和优质的质量深受用户的信赖和赞誉,为广州城市建设作出了巨大奉献，获得多项荣誉称号。为强化公司内部管理，提高公司办公效率，公司领导高瞻远瞩，审时度势，在集团公司的统一协调下，决定在全公司推广办公自动化。广州市建筑集团有限公司为了保证办公自动化系统的成功实行，派出了由主管OA的技术人员和广州市天工远科信息技术有限公司项目组成员组成的调研组赴广州市建筑机械施工有限公司进行OA系统需求调研，取得了许多宝贵资料，为办公自动化系统的实行奠定了基础。1.3定义为了便于阅读理解本文，在此解释一些在本文中用到的简写和专业术语：广州市建筑机械施工有限公司，以下简称机施公司或公司；广州市天工远科信息技术有限公司，以下简称天工公司；办公自动化系统，以下简称OA系统；现在正在集团公司使用的办公自动化系统，以下简称旧OA系统或旧系统。1.4参考资料本文挡的编写所依据的参考资料如下：(1) .集团本部旧系统；(2) .旧系统具体设计说明书；(3) .天工公司需求分析说明书编写规范；2任务概述2.1系统目的广州市建筑机械施工有限公司将以现有网络平台为基础，结合集团公司旧OA系统的特性与机施公司办公业务的实际情况，全面考虑办公自动化的功能、性能、可操作性和可视性，使得设计的新系统可以克服旧系统中的局限性，增强旧系统的功能，为公司决策层提供辅助决策的办公平台，为各职能部门办公人员实现无纸化和移动办公。在设计实行的过程中尽量要做到吸取和继承旧系统的优点，保存旧系统好的操作习惯，新系统还应具有良好的扩展性、易用性，安装、实行、管理简便，运营维护费用低的特点。通过办公自动化系统的建设和应用，逐步实现广州市建筑机械施工有限公司办公无纸化、信息电子化、办公事务解决并行化，以提高办公效率和办公质量为最高目的。2.2用户的特点广州市建筑机械施工有限公司有局域网和服务器，集团公司有Internet固定IP，机施公司是拨号上网，集团公司和机施公司之间暂时是以拨号的方式互相连接。2.3应用范围本期系统的应用范围为: 广州市建筑机械施工有限公司。2.4假定和约束1、 机施公司至少有一台OA专用服务器，规定内存至少1G，硬盘至少有30G空闲空间；2、 机施公司和集团公司之间网络必须保证通TCP/IP协议，至少规定有1M带宽；3、 集团公司和机施公司必须有完备的局域网；4、 在硬件和网络能及时保障的情况下，机施公司办公自动化系统建设必须在2023年终基本完毕。2.5系统平台及应用软件开发总体需求1、网络服务器:本期工程机施公司采用PC服务器作为系统的应用服务器2、操作系统与系统软件平台网络操作系统:Windows 2023 Server 群件数据库:采用Lotus Domino 5.011公司版客户端安顿:支持Window 2023、Window XP、Windows 98浏览器:采用IE 6.03、应用软件系统总体开发说明(1).新的OA系统将采用B/S模式，实现公文流程和业务流程解决的自动化，对办公流程可进行环节定义、途径设立以及途径规则的描叙，从而实现办公流程依照规则可灵活配置，如流程回退，流程的跳跃，流程途径的增长等，同时还可对办公流程进行流程监控；(2).通过电子邮件系统实现公司内部员工与外部用户自由通信和交流；(3).系统通过对使用者的注册和验证，来保证系统一级的安全性，防止非法用户进入系统，系统通过对权限的定义和分派，防止用户对系统越权操作；(4).对个人到来的邮件、公务告知提供了声音或视觉提醒，方便用户即时解决邮件和公文；(5).由系统管理员对用户操作导致的流程死节点进行疏通，保证公文流程和业务流程的畅通，提高系统运营的容错性和可靠性。当主文档发生错误时，由系统管理员对犯错的文档进行修正，并保证主文档修正后，其相关的传阅、会签的文档的对的。有效的防止错误文档的扩散；(6).可进行网上公告信息的发布，网上电子讨论；(7).新系统将增强文档编辑功能，拟采用word作为超文本的编辑器。提高OA的文字的解决功能，如插入图表、文字、的排版，增长红头文献加盖电子印章等；(8).新系统将增强文献的查询功能，提供多种文献分类和多条件的组合查询，支持跨库查询。实现对公司和部门各种资料、文档、档案的分类保存和方便快捷的查找，达成信息的完全共享；(9).增长系统的稳定性，防止出现坏文档和死文档，强化文献的并行解决能力，有效解决文献的加锁和解锁问题；(10).对数据量大的系统分时间段建库，以提高系统的解决速度；(11).对公文流程解决和业务流程解决环节设立解决时限，对超时的解决进行提醒和督促，从而提高办公效率；(12).对公文流程解决和业务流程解决可进行授权，使得外出时，工作可交别人代理；(13).新系统提供个性化的服务，如：个人操作界面，个人常用意见等；(14).打破部门间的藩篱，实现公文流程和业务流程在部门间的协作和交流；(15).实现集团公司与机施公司之间的文献收发回执功能，以避免文献收发有漏掉；(16).对附件文档修改后可以直接保存，而不必拆离。3需求规定3.1应用软件总体构成电子邮件(收件箱、发件箱、草稿、废纸篓) 信息发布 电子公告(公司公告、常用信息、人员外出)电子论坛（技术交流、员工天地、公司文化论坛、焦点话题）电子期刊(公司文化、领导发言、精彩回放) 公文流程收文管理(公司收文、部门收文)发文管理(公司发文、部门发文、会议纪要)呈批件管理(公司请示、部门请示、公司报告、部门报告)函件管理（公司函、部门函）传真电报管理（公司传真电报、部门传真电报） 会议管理(计划内会议、计划外会议) 业务办公车辆管理报表传递协议管理业务文献审批 会议室资源管理档案管理 文书档案管理 归档文献管理 待办事宜(待办文献、待阅文献、已办工作) 个人办公服务用户认证修改密码个性设立外出设立常用意见日程安排 个人通讯录 任务指派系统界面系统登录界面系统功能界面模块界面元素与图片系统维护人员与组织工作岗位组织机构流程配置检索配置流程日记3.2对功能的规定3.2.1电子邮件在公司的OA网上，用户可在全公司和各子公司范围内互相收发电子邮件，邮件系统内具有收件箱、发件箱、草稿、废纸篓功能，在系统内可对邮件进行转发、删除、保存、回执等多种操作，此外还需达成如下规定：(1).当有新邮件到达时，系统以声觉和视觉的形式对收件人进行提醒；(2).OA邮件可通过Internet发出，也可接受Internet上的邮件；(3).可以将邮件归到设定的文献夹内，也可将邮件归到本地（OutLook）保存；(4).可对邮件准时间、人员排序查寻；(5).可对邮箱大小进行限制；(6).可在邮件系统内进行个人的工作计划或任务的日程安排，并可自动提醒；(7).外出时，可对别人发来的邮件进行自动应答；(9).发送邮件时，可通过地址本选定发送人和群组，也可通过按部门和科室选定发送人和群组，查询群组成员可通过查询基础数据。3.2.2信息发布3.2.2.1电子公告公司公告:在OA系统中，对公司级和部门级的一些告示、告知等公告信息进行管理，为公司提供公告信息的编辑、审批、播发、清除等功能，其设计规定如下：(1).由系统管理员设定公告信息管理员群组，公告信息管理员群组成员可维护；(2).只有公告信息管理员群组中的成员才干编辑、播发、清除公告信息；(3).公告信息管理员群组中的成员编辑的公告信息必须通过领导审批才干进行发布；(4).系统可将超过播发期限的公告信息做自动清除；(5).公告信息可在屏幕上循环滚动播发，同时滚动播发的速度可设定。人员外出:在OA系统中，为员工提供其他员工外出授权信息的查询。当公司某些员工由于特殊因素不能及时登陆OA系统解决平常公务时，在其外出前能在OA系统中设立一个或多个员工代理其解决平常公务，在其外出设立完毕后，其他员工可以查阅到外出员工的信息。常用信息:在OA系统中，为员工提供常用信息（旅游信息、酒店信息、火车时刻信息等）地编辑、发布、查询功能。由系统管理员设定常用信息发布群组，只有常用信息发布群组中的成员才干编辑和发布公司常用信息，同时可以及时修改相关信息，一般员工只能查阅信息。3.2.2.2电子论坛在OA网内部，为员工提供讨论、交流的园地, 其设计规定如下：(1).员工可在电子论坛上发表意见或针对别人的意见与之讨论；(2).讨论主题由设定的管理员定期删除；(3).讨论的空间分四种：技术交流、员工天地、公司文化、焦点话题；(4).为增强电子论坛的严厉性，在论坛上参与讨论的员工所有签署真实姓名。技术交流: 员工对公司内部相关技术方面的问题在技术交流中建立相关主题，方便其他员工实时参与讨论和交流，及时解决相关技术方面的难点或疑点。员工天地:员工将自己对工作、学习、生活等方面感爱好的问题在员工天地中建立相关主题，方便其他员工实时参与讨论和交流，以便增进员工间的互相了解。公司文化论坛:员工对公司公司文化建设方面的问题提出相关主题，方便其他员工实时参与讨论和交流，让公司每个员工对公司公司文化建设出谋划策，以便提高公司整体竞争力。焦点话题:员工对当今社会比较关注的话题在焦点话题中建立相关主题，方便其他员工实时参与讨论和交流。3.2.2.3电子期刊为公司和部门提供需要对所有员工发布的规章制度、公司文化、技术资料等在OA网上发布的空间，方便员工及时学习和了解公司规章制度、公司文化、技术资料。系统管理员可以设定电子期刊管理员群组，只有电子期刊管理员群组中的成员才干编辑、修改期刊信息，一般员工只能查询相关信息。公司文化:电子期刊管理员定期将公司公司文化建设方面的信息发布到公司文化专栏，方便员工及时了解公司的公司文化。领导发言:电子期刊管理员定期将公司领导在一些大型会议上的发言发布到领导发言专栏，让员工随时有机会领略公司会议精神。精彩回放:电子期刊管理员定期将公司一些大型活动中记录的文字、图片、视频等资料在精彩回放专栏中发布，供员工浏览查询，以便提供公司集体荣誉感和员工凝聚力。3.2.3公文流程3.2.3.1收文管理对公司和部门收到上下级公司、或其它单位的来文后所进行的一系列解决过程进行计算机管理，收文管理分为公司收文和部门收文两种，公司收文基本解决环节涉及登记、拟办、批示、分发、部门签收、部门批示、部门办理和传阅等解决环节，部门收文基本解决环节涉及登记、部门批示、部门办理和传阅等解决环节。其设计规定如下：1、 收文管理为分公司收文和部门收文两种。收文环节和途径可由管理员自行设定，默认可设为登记、拟办、批示、分发、部门签收、部门批示、部门办理、传阅、督办、归档等。其默认工作流程如图【公司收文业务流程图】和【部门收文业务流程图】所示；2、 收文原件支持多种形式的文档格式，对纸质文献可直接扫描引入；3、 可自动形成收文登记流水号，对文献分类、来文单位等有一定规律的栏目，应做到选择和输入方式相结合；4、 对涉密文献，系统可以只填写收文登记表，而不引入原件；5、 可按收文解决状态、文献类型、文献字号、来文单位等进行查询，并提供全文检索；6、 文献在办理的过程中，规定承办者与协办者互相之间可动态查阅，办理完毕后督办人可查看承办与协办意见和结果，并可视办理情况可打回承办者和协办者重新办理，或送交归档；7、 文献传阅者传阅完毕应可签传阅意见和署名，传阅文献的分发者应可感知文献传阅人的传阅意见和署名；8、 文献在归档状态后应在设定的时间内保存，超过时间后系统自动清除；9、 当流程进行中碰到死结点时，收文系统管理员应可通过意外事件解决系统对死结点进行疏通，以保证流程的通畅；10、 系统可进行监控督办文献的办理情况，对到期和逾期未办的文献，系统能自动催办。广州市建筑机械施工有限公司（部门）收文解决单收文日期收文序号来文单位文献字号来文标题收文主题词文献类型紧急限度份 数性质密 级收文流水号拟办意见承办部门协办部门拟办意见批示意见办理情况【公司收文业务流程图】函件数据收集库A登记B拟办C协办K承办拟办F协办拟办J承办G督办H分发E批示D传阅L归档IA：从函件数据收集库中文献转入收文系统，假如是纸制文献，则扫描文献B：办公室收发员将文献登记编号C：办公室领导或秘书拟办来文，提出流转意见D：公司领导对来文进行批示E：办公室收发员将文献发放给相关部门，发放形式有三中：承办、协办、传阅，根据文献性质具体发放形式由领导和收发员决定F：承办部门领导对文献提出解决意见，指定人员办理G：承办人员办理具体事宜H：办公室相关人员对文献进行督办I：办公室相关人员将文献送入档案室J：协办部门领导拟办文献K：协办人员办理具体事宜L：传阅部门和人员传阅文献【部门收文业务流程图】A：从函件数据收集库中文献转入部门收文系统，假如是纸制文献，则扫描文献B：部门收发员将文献进行登记C：部门领导拟办来文，提出流转意见D：部门收发员将文献发放给相关人员，发放形式有三中：承办、协办、传阅，根据文献性质具体发放形式由部门领导和收发员决定E：传阅人员传阅文献F：部门收发员对文献进行督办G：承办人员办理具体事宜H：协办人员办理具体事宜I：部门收发员将文献送入档案函件数据收集库A登记B拟办C协办H承办G督办F分发D传阅E归档I3.2.3.2发文管理对公司名义发出和部门名义发出的红头文献的解决过程进行计算机管理，发文管理分为公司发文和部门发文两种，公司发文基本解决环节涉及拟稿、部门审核、会签、办公室核稿、签发、成文、发布、归档等解决环节，部门发文基本解决环节涉及拟稿、办公室核稿、部门领导签发、成文、发布、归档等解决环节。其默认工作流向如图【公司发文业务流程图】和【部门发文业务流程图】所示。设计规定如下：1、 公司发文和部门发文流程环节和途径可自行设定，默认可设为拟稿、部门审核、会签、办公室核稿、签发、成文、发布、归档等解决环节；2、 支持加盖与日期合成的电子公章；3、 在公文解决中，增长文献的密级限度和紧急限度，并分别标示；4、 发文文献字、文献号、部门应三者相应，在年末时还应考虑文献号的跨年度问题；5、 发文流水号可自动生成，也可指定流水号，假如指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）小，则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值（系统维护中的），假如指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）大，则系统维护中的流水号为当前指定的最大流水号值；6、 发文会签有串行和并行二种供用户选择，两者都规定可进入流程配置，会签人可自己会签、也可转交别人会签，会签人不修改正文，只填写会签意见和署名；7、 当流程进行中碰到死结点时，发文系统管理员应可通过意外事件解决系统对死结点进行疏通，以保证流程的通畅；8、 文献头中的发文单位中的主送单位、抄送单位、抄报单位应与正文中的主送单位、抄送单位、抄报单位一致，并始终用顿号分隔；9、 可按发文解决状态、红头标题、文献类型、文献字号、发文部门等进行查询，并提供全文检索；10、 单位内发文所发到各部门的文献作为发文类型解决，如有部门漏发的情况则可再次补发；11、 起草人对自己起草的未发送文献有删除权限；12、 发文正文修改痕迹和解决意见都可保存。广州市建筑机械施工有限公司（部门）发文拟稿纸标题：集团内接受部门（单位）：发文单位：分发：发文性质：抄报：使用特殊红头：抄送：特殊红头选择：文献分隔线：是否需要文号：是否联合发文：【公司发文业务流程图】拟稿A归档F成文、分发E核稿C会签G签发D审核BA：起草人起草公司发文B：部门领导审核起草人起草的文献，假如不符合规定，可以退回起草人重拟C：办公室对通过审核的文献进行文字审核，假如不符合规定，可以退回起草人D：公司领导对文献签发，领导也可以终止发文过程E：办公室对领导签发通过的文献进行成文、编号、发放等一系列解决F：办公室对发放过的文献送入档案室G：假如文献需要会签，部门领导可以决定将文献送到相关部门领导征求意见【部门发文业务流程图】拟稿A归档E成文、分发D核稿B签发CA：起草人起草部门发文B：办公室文献进行文字审核，假如不符合规定，可以退回起草人C：部门领导对文献签发，领导也可以终止发文过程D：办公室对签发通过的文献进行成文、编号、发放等一系列解决E：办公室对发放过的文献送入档案室3.2.3.3呈批件管理对公司员工向公司领导或部门领导请示、报告工作情况所进行的一系列解决过程进行计算机管理，呈批件分为公司请示、部门请示、公司报告、部门报告四种。公司请示和公司报告基本解决环节涉及拟稿、部门审核、公司审核、返回申请部门、归档等解决环节；部门请示和部门报告基本解决环节涉及拟稿、部门审核、返回申请人、归档等解决环节。其设计规定如下：1、 各级呈批件流程环节和途径可自行设定。其默认工作流向如图【公司呈批件业务流程图】【部门呈批件业务流程图】所示；2、 呈批件流水号可自动生成，也可指定流水号，假如指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）小，则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值（系统维护中的），假如指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）大，则系统维护中的流水号为当前指定的最大流水号值；3、 呈批件会签有串行和并行二种供用户选择，两者都规定可进入流程配置，会签人可自己会签、也可转交别人会签，会签人不修改正文，只填写会签意见和署名；4、 当呈批件流程进行中碰到死结点时，呈批件系统管理员应可通过意外事件解决系统对死结点进行疏通，以保证流程的畅通；5、 文献在办理的过程中，规定承办部门和承办者与协办部门和协办者互相之间可动态查阅，办理完毕后督办人可查看承办与协办意见和结果，并可视呈批件办理情况打回承办者和协办者重新办理，或送交归档；6、 系统可进行监控督办文献的办理情况，对到期和逾期未办的文献，系统能自动催办；7、 可按呈批件解决状态、类型、部门等进行查询，并提供全文检索。广州市建筑机械施工有限公司(部门)内部请示、报告解决单自编文号：发文单位或发文人发文日期主送领导或部门抄送领导或部门领导或部门批复、指令事由【公司呈批件业务流程图】拟稿A审核B财务总监审核D财务部审核C归档GA：请示或报告人起草请示或报告的文献内容B：部门领导审核请示或报告的文献内容，假如需要使用资金，则需进行财务审核，假如不使用资金，则直接送公司领导审核C：财务部领导对请示或报告的文献进行审核D：财务总监对请示或报告的文献进行审核E：公司领导对请示或报告的文献进行审核，公司领导涉及分管领导或总经理F：将审核结果返回请示或报告人K：将文献送档案作资料保存回复拟稿人F公司领导审核E【部门呈批件业务流程图】A：请示或报告人起草请示或报告的文献内容B：部门领导对请示或报告的文献内容进行审核C：部门领导将审核结果回复起草人D：将文献送入档案作资料保存拟稿A审核B回复C归档D3.2.3.4函件管理对以公司名义或部门名义所发出的函件的形成过程进行计算机管理，函件管理分公司函件和部门函件两种类型，公司函件流程基本涉及拟稿、部门审核、会签、综合部核稿、签发、成文、发布、归档等解决环节，部门函件基本流程涉及拟稿、部门签发、成文、发布、归档等解决环节。其设计规定如下：1、 函件管理流程环节和途径可由系统管理员自行设定，各级便函流程节点名称可自行设定，其默认工作流如图【公司函件业务流程图】【部门函件业务流程图】所示；2、 函件文献字、文献、部门应三者相应，在年末时还应考虑文献号的跨年度问题；3、 函件流水号可自动生成，也可指定流水号，假如指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）小，则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值（系统维护中的），假如指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）大，则系统维护中的流水号为当前指定的最大流水号值；4、 函件会签有串行和并行二种供用户选择，两者都规定可进入流程配置，会签人可自己会签、也可转交别人会签，会签人不修改正文，只填写会签意见和署名；5、 当流程进行中碰到死结点时，函件系统管理员应可通过意外事件解决系统对死结点进行疏通，以保证流程的畅通；6、 以公司名义发到各部门的函件，在各部门内应作为部门的收文流程解决；7、 可按函件解决状态、类型、部门等进行查询，并提供全文检索；8、 抄送单位、部门或人员之间一律始终用顿号“、”分开。广州市建筑机械施工有限公司（部门）函件拟稿纸事 由：正 文：发文单位：领导签发：拟稿人：发文 字 号总页数分 发：抄 报：抄 送：发出时间：广州市建筑机械施工有限公司【公司函件业务流程图】拟稿A归档F成文、分发E核稿C会签G签发D审核BA：起草人起草公司函B：部门领导审核起草人起草的文献，假如不符合规定，可以退回起草人重拟C：办公室对通过审核的文献进行文字审核，假如不符合规定，可以退回起草人D：公司领导对文献签发，领导也可以终止发文过程E：办公室对领导签发通过的文献进行成文、编号、发放等一系列解决F：办公室对发放过的文献送入档案室G：假如文献需要会签，部门领导可以决定将文献送到相关部门领导征求意见【部门函件业务流程图】拟稿A归档E成文、分发D核稿B签发CA：起草人起草部门函B：办公室文献进行文字审核，假如不符合规定，可以退回起草人C：部门领导对文献签发，领导也可以终止发文过程D：办公室对签发通过的文献进行成文、编号、发放等一系列解决E：办公室对发放过的文献送入档案室3.2.3.5传真电报管理对以公司名义或部门名义所发出的传真电报的形成过程进行计算机管理，传真电报管理分公司传真电报和部门传真电报两种类型，公司传真电报基本涉及拟稿、部门审核、会签、综合办核稿、签发、成文、发布、归档等解决环节，部门传真电报基本涉及拟稿、部门签发、成文、发布、归档等解决环节。其设计规定如下：1、 传真电报流程环节和途径可由管理员自行设定，其默认工作流向如图【公司传真电报业务流程图】【部门传真电报业务流程图】所示；2、 传真电报文献字、文献号、部门应三者相应，在年末时还应考虑文献号的跨年度问题；3、 传真电报流水号可自动生成，也可指定流水号，假如指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）小，则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值（系统维护中的），假如指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）大，则系统维护中的流水号为当前指定的最大流水号值；4、 传真电报会签有串行和并行二种供选择，两者都规定可进入流程配置，会签人可自己会签、也可转交别人会签，会签人不修改正文，只填写会签意见和署名；5、 当流程进行中碰到死结点时，传真电报系统管理员应可通过意外事件解决系统对死结点进行疏通，以保证流程的畅通；6、 以公司名义发到各部门的传真电报，在各部门内应作为部门的收文流程解决；7、 可按传真电报解决状态、类型、部门、文献字号等进行查询，并提供全文检索；8、 抄送单位、部门或人员之间一律始终用顿号“、”分开。广州市建筑机械施工有限公司公司(部门)传真电报拟稿纸事 由：正 文：发文单位：领导签发：拟稿人：发文 字 号总页数分 发：抄 报：抄 送：发出时间：广州市建筑机械施工有限公司【公司传真电报业务流程图】拟稿A归档F成文、分发E核稿C会签G签发D审核BA：起草人起草公司传真电报B：部门领导审核起草人起草的文献，假如不符合规定，可以退回起草人重拟C：办公室对通过审核的文献进行文字审核，假如不符合规定，可以退回起草人D：公司领导对文献签发，领导也可以终止发文过程E：办公室对领导签发通过的文献进行成文、编号、发放等一系列解决F：办公室对发放过的文献送入档案室G：假如文献需要会签，部门领导可以决定将文献送到相关部门领导征求意见【部门传真电报业务流程图】拟稿A归档E成文、分发D核稿B签发CA：起草人起草部门传真电报B：办公室文献进行文字审核，假如不符合规定，可以退回起草人C：部门领导对文献签发，领导也可以终止发文过程D：办公室对签发通过的文献进行成文、编号、发放等一系列解决E：办公室对发放过的文献送入档案室3.2.4会议管理对计划会议和平常的会议审批过程进行计算机管理，同时可以发会议告知，会议审批流程为起草、部门审核、办公室审核、领导审核、预定会议室、发会议告知、归档等解决环节，会议审批流程如【会议审批业务流程图】。其设计规定如下：1、 会议管理审批流程环节和途径可自行设定，默认可设为起草、部门审核、办公室审核、领导审核、预定会议室、发会议告知、归档等解决环节；2、 可以以图形化的方式查看会议室的使用和预定情况，以便可以了解会议室的空闲便于预定会议室；3、 可对会议的内容(会议名称、召开部门、日期、会期、地点、参与范围、费用预算等)进行一系列审批；4、 可发邀请函到部门或个人参与会议，并可接受邀请回执；5、 会议管理睬签有串行和并行二种供用户选择，两者都规定可进入流程配置，会签人可自己会签、也可转交别人会签，会签人不修改正文，只填写会签意见和署名；6、 当流程进行中碰到死结点时，会议计划管理员应可通过意外事件解决系统对死结点进行疏通，以保证流程的通畅；7、 可按会议计划解决状态、类型、部门等进行查询，并提供全文检索；8、 可对会议的召开过程和决议进行记录（如基本情况、人员出席、议题讨论、会议发言），并可整理形成会议纪要。广州市建筑机械施工有限公司会议审批表单拟稿人员：拟稿部门：会议时间：会议地点：会议参与人数：会议紧急限度：召开会议主题：会议具体描述：【会议审批业务流程图】开始部门审核B办公室审核C领导审核D预定会议室E发会议告知F归档解决G拟稿AA会议申请人针对会议情况起草会议申请表，具体填写会议相关信息B会议申请人的部门领导审核会议申请C办公室负责领导审核会议申请D公司领导审核会议申请E 会议起草人为会议预定会议室并准备会议资料F会议起草人对参与的部门和人员发放会议告知G解决完毕的流程后台归档解决H红线表达可以退回的环节3.2.5业务办公3.2.5.1车辆管理重要对公司车辆使用申请、司机基本情况、及车辆使用情况进行计算机管理。车辆申请的基本解决环节涉及：申请人填写申请单、部门领导审批、办公室派车、申请单反馈等。其设计规定如下：1、 车辆基本信息管理：内容涉及具体记录车辆的型号、车号、驾驶员等信息，形成车辆台帐；2、 车辆调度管理：管理各部门的用车调度情况，涉及用车申请、审批及派车单样式记录，派车单样式涉及车辆、部门、用车人、目的地、里程情况、用油情况等记录并可根据部门、车辆等条件进行分类记录；3、 车辆管理模块需具有必要的记录功能，完毕指定车辆在指定期间段中，用油，年检，行驶里程，驾驶员综合评价分数，路桥费用等相关的记录报表；4、 在用户申请用车时，在用户指定期间段内，无法使用的车辆应当不在选择的范围内；5、 车辆申请人员在用车结束后应可以对用车情况，服务质量，司机态度等方面给予评价，给定的相关评价将成为相关指标的依据；6、 车辆申请单在指定期应成为日后生成，记录，查询相关报表的数据来源；7、 系统应具有相关的提醒功能，例如车辆的年检日期前指定天数以邮件或短信息方式给车辆管理员提醒信息；8、 车辆使用完毕后，相应的车辆应当由系统设立为可用车辆；9、 领导使用的车辆应当不在一般用户用车申请的范围内；10、 对使用超时的车辆，应由管理员人为解决延时使用，或取消其出车安排；11、 所有的派车申请单需要良好的查询功能，以方便历史数据的查找。同时需要按用户的需要以多种视图展示。广州市建筑机械施工有限公司车辆登记单车辆牌照：车辆型号：车辆上次年检日期：车辆下次年检日期：车辆发动机号：车辆归属：车辆具体说明：广州市建筑机械施工有限公司司机情况单司机姓名：年龄：性别：牌照类型：驾驶证号：身份证号：目前指定驾驶车辆：归属单位：司机具体说明：广州市建筑机械施工有限公司车辆管理申请派单申请信息申请部门：申请人名：随行人员数目：到达地点：用车开始时间：用车结束时间：预计里程：申请用途：派车信息车辆牌照：车辆型号：车辆驾驶人员：本次实际油量：车辆实际里程：本次行驶里程：本次实际路桥费用：用户评价司机服务评分：车辆情况：评价备注：【车辆申请业务流程图】开始部门领导审核B派车C申请反馈D办结E派车申请AA各部门具体经办人填写申请（姓名、陪同人员、前往地点（路经地点）、派车具体事由、出发具体时间、归回时间等）。B所