浅谈以信息化手段提升企业档案管理水平.docx

浅谈以信息化手段提升企业档案管理水平 关键词：档案；信息化；管理随着我国经济发展和社会建设水平的不断提高，我国建设行业迅猛发展，工程项目建设规模逐步扩大，施工工艺越来越复杂，对企业档案管理也提出了更高的要求。上海黄浦江大桥建设有限公司是隶属于上海市市政工程管理局，专门从事特大型市政基础设施的建设管理单位，代表政府和业主行使工程的管理协调职能。自1988年以来，大桥公司先后负责建设了南浦大桥、杨浦大桥、徐浦大桥、卢浦大桥、外环隧道、复兴东路隧道、翔殷路隧道、闵浦大桥、闵浦二桥、人民路隧道、新建路隧道等一批重点越江工程；负责建设了A4高速公路、A11高速公路拓宽改建等高速公路工程；负责建设了轨道交通2号线东延伸段、世博园区专用交通线工程、轨道交通16号线、轨道交通8号线3期等轨道交通项目。受到业界一致好评。在未来的经营管理中，大桥公司将进一步贯彻落实科学发展观，积极践行“诚实守信、服务社会”的企业文化理念，发扬“果敢守信、科技领先、同舟共济、积极进取、真抓实干”的企业精神，为全国城市基础设施建设做出贡献。一、档案信息化管理模式概述从档案管理角度来说，所谓档案信息化就是档案管理模式从以档案实体为重点，向以档案实体以数字化信息形式为社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化就是指档案部门运用现代信息技术，加强档案资源的收集、整理、开发和利用。要实现档案的信息化，就要实现档案信息存储数字化、管理标准化和利用网络化。建筑型企业与一般企业相比较有着其自身的特点，建筑工程档案不仅能够涵盖整个建筑工程的完整建设流程，还能真实客观反映建筑工程的基本内容，一份完整科学的建筑工程档案对往后的继续建设有着重要参考价值。但建筑施工企业单位基地分散、点多面广，给档案的收集、整理增加了困难。而且，建筑施工企业流动性大，施工战线长，期限不定，从现实材料到立卷归档往往是一个很长的过程，建筑企业档案工作会随着项目的不断竣工而变得繁琐。因此，加强信息建设在建筑企业中的推广，促使企业档案管理工作在新形势下向信息化方向迈进是十分必要的。其中，归档作为现行文件向档案转化的过程更是保护电子文件资源价值的最有效手段。所以，电子文件的制作和管理人员须增强档案意识，积极配合档案部门做好电子文件的积累、整理和归档工作。二、档案管理信息化的重要性（一）减少重复劳动，提高工作效率继电器研发和生产过程中，传统的图纸档案管理对象是纸质载体的底图和蓝图，在归档、存放、查阅等工作环节全是以手工为主，不仅费时费力，而且容易出现出错、丢失和损坏现象，但档案信息化的出现弥补了纸质档案管理的缺陷。档案信息化采用计算机管理，可以建立一个完整的档案管理系统，各文件、图纸等文档经档案信息处理后，可以直接向档案管理系统进行提交，归档到档案管理系统中，不仅避免了数据多次辗转录入造成的大量重复劳动，降低了数据的错误率和数据的处理成本，而且不影响其它档案信息的整理，大大提高了档案的时效性，对档案管理人员的工作效率、公司的发展和收益带来了显而易见的效果。（二）方便利用档案信息化管理最鲜明的特点有三点:使用便利、传输方便、易于存储；利用的形式主要有拷贝、通讯传输和直接利用三种。信息化条件下，档案管理部门可以通过管理软件查询系统，开通网上查阅渠道，从而提高档案信息的利用率，使工作透明化，更好的为使用者提供服务。例如:档案信息与特定载体间具有可分离性，虽然内容存储的位置不固定，但内容却不发生任何变化，具有极强的分享功能(如继电器的触点或簧片通用件和底座及罩子公用件等等)。与此同时，因其可分离性、信息对系统的依赖性和信息的易变性等特点，档案资料存在较大的安全隐患。三、企业档案信息化存在的问题（一）缺乏领导者重视，资金投入不足在推进档案信息化建设过程中，需要投入大量的资金。一些企业领导班子认为档案信息化的建设无足轻重，档案部门也不能给企业带来巨大的经济效益，并且它在推广中也没有取得明显效果，就不应该投入大量资金，所以选择放弃这项建设。领导者没有用长远的眼光去看问题，使得信息化建设难以开展。（二）档案信息化标准规范缺乏目前，我国各级档案部门按照一定的法规开展档案信息化工作。但这些法规存在很大局限性。首先，没有形成系统的涉及档案信息化基础建设和规范化标准。其次，这些法规也没有跟上时代脚步，制定针对不同企业实际情况的标准法规。这样一来，对档案信息化建设十分不利。（三）企业档案信息化建设技术薄弱在数字化时代，由于企业现有的储备技术薄弱，加之企业领导对此并不重视，前期也没有投入足够的资金支持，导致企业开展的档案信息化建设工作与企业本身实际情况不适用。再者，档案信息化建设不是一蹴而就的，这还需要专业的技术人员不断创新方法、维护软件，而企业又没有开展对档案管理人员的专业培训与教育，那么档案信息化步伐发展缓慢。（四）缺乏专业的档案信息化建设队伍企业档案信息化建设队伍存在整体素质偏低的现象。这是因为企业不够重视档案工作，并且资金投入不足，使得非专业人员大量流入，从而导致档案信息化建设中缺乏专业的人才基础。部分档案信息化人员固守传统，不能积极开拓创新，企业也没有采取行之有效的专业培训方法，最终影响档案信息化建设。四、实现档案信息化管理的举措（一）实施档案管理变革第一，构建同步的档案信息化管理系统，顺应企业的信息化发展目标，将档案信息化系统与其他信息业务系统进行对接，实现信息管理一致。第二，实现数字化档案管理，将存入档案管理信息系统中的相关信息进行数字化处理，将其生成新的图案、文本等多种格式的文件，从而长期存储在档案工作服务管理磁盘上。第三，对档案进行标准化、规范性、科学化管理，形成较为统一化的信息管理标准，确保信息管理制度的规范性。第四，借助网络信息化系统平台，为企业开展工作和数据挖掘，构建相应的资源信息数据资源库，并借助现代化的信息技术，提升整体的信息有效率。第五，借助信息化管理系统开展档案管理工作，减少不必要的人员、精力、时间以及资金投入，通过培训提高档案工作管理者的整体能力。第六，在开展企业档案管理工作的过程中，实现档案信息化、智能化管理、远程化服务以及普遍化利用，从而有效突破档案信息管理工作中的诸多问题，借助多方面信息服务途径，提高整体信息的利用成效。第七，加强电子档案的安全性。在信息环境中创建信息档案管理系统，首先就要加强安全性，这是最基础也是最重要的。其一，加强计算机档案管理系统的安全性，保障档案数据库是安全的；其二，对档案数据库中的信息内容进行加密，并且对其进行监管，保障信息数据的真实性和安全性；其三，对档案数据库中的信息进行备份，保障档案是完善且安全的，另外还要对档案的调取全过程进行实时监控，并且对其进行跟踪记录，便于日后检查；其四，增强档案管理人员的安全意识，使档案管理人员了解档案的重要性，保障档案数据库中的信息不被盗用及泄露，完善档案数据库的安全体系。（二）领导者要转变观念，加大重视程度在当今网络化和数字化背景下，企业领导者要认清形势，看到档案信息化的重要性，从而运用信息化手段来加强档案管理工作。首先，企业的档案部门要对自身有明确的定位，不能因为领导忽视而产生消极懈怠情绪，要及时加强与领导者的沟通，让领导者明白做好档案信息化工作的深远意义。其次，领导者自身要与关注社会发展主流，学习先进的管理理念，利用信息技术提高档案管理水平，从而不断加大信息化建设的资金投入，为档案信息化建设提供物质和资金基础。（三）统一档案管理工作标准创建档案管理系统，将传统的纸质管理变为网络管理，使档案管理变为一个信息传输中心，对每一份档案的管理不再是传统的以案卷为单位进行管理，而是以每份为单位进行管理。所以企业有必要利用信息技术创建科学、合理的电子档案管理制度，并且统一档案管理工作标准，使档案保管的价值最大化，使查找档案及阅读档案更加方便、快捷、完整。第一，统一档案管理系统、数据格式结构、档案著录格式。创建档案管理信息系统，使所有档案的运作都根据此系统进行运作，每一份档案都要经过档案管理信息系统进行控制、查阅、传递和归档，对档案进行全程跟踪。第二，运用信息技术创建统一的计算机管理系统。档案管理工作人员可以利用信息技术将档案信息输入系统中，每产生一份文件，都要经过一系列的过程对其进行著录，使每个环节都可以根据流程正常开展，从而创建一个统一的计算机管理系统。（四）重视档案管理工作人才培养企业档案信息化建设对档案管理人员提出了新的要求，这不仅仅只停留在“做到管理”，还要“做好管理”。一方面，档案管理人员要明确自身不足，主动学习并掌握先进技术，学会利用各种信息化手段做好档案管理工作，以提高自身业务水平。另一方面，企业也要重视对管理人员的培训和继续教育。首先将具备一定专业能力的人员挑选出来，加强对他们的专业培训，并与其它企业之间相互派遣交流学习，激发他们的创新能力，使其业务能力更进一步发展。其次，建立一定的考核机制，对专业能力掌握运用较好的管理人员予以适当奖励，而对管理工作仍抱有松懈怠慢思想的人员采取一定惩罚措施，营造一个公平竞争，相互激励的工作氛围。（五）构建人才激励机制企业还应该针对档案人员构建相应的人才激励机制，完善工作管理人员的奖励机制，适当引进针对性的竞争机制，不断激发工作人员在开展工作过程中的创造力。同时，企业在构建人才激励机制的过程中，要不断将相关管理指标纳入企业档案管理人才测评的考核指标中。（六）加强档案基础安全建设企业应该高度重视档案库房的规范化工作，严格执行办公、库房和阅览三室分开，严格按照防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”要求加强控制措施，安装监控和门禁，保障设备完好和正常运行。要定期维护档案管理所需计算机、服务器、扫描仪等硬件设备，定期更新系统管理软件，为档案提供安全的载体工具。企业内各职能部门档案形成和移交过程中，有档案价值的都要形成档案，“应交尽交”，档案管理部门在接收、保管档案时应认真核实所交档案，加强接收前的协调管理，认真进行档案盘点清查，做到“应收尽收”，在企业的职能部门、人力资源、固定资产、隶属关系发生变化时，要确保档案归属明确、流向清晰、保护得当避免档案资源流失。有条件的企业，要全面清查各门类档案的数量、时间跨度，永久档案实行分级管理，要做好缩微、修复、仿真制作、数字扫描等工作，珍贵档案特藏室保管，已数字化的档案原件进行封存。（七）强化档案风险隐患治理。企业要实行档案安全风险分级管控，对影响档案安全的各类风险进行全面排查登记，定期排查安全隐患，不定期开展专项排查，确保不漏下安全风险点，要提出安全管理措施并严格执行。实体档案和服务平台利用方面，要严格执行档案开放利用审核程序，建立档案信息审核、借还登记、权限管理、日常检查、监督反馈等制度，从档案管理各个环节把关，建立完善的制度保障体系。对于企业档案中的科技秘密等涉密档案，从收集整理到保管利用，都要保障档案安全性和真实性，有指定的保管人员，有单独的密码柜，查询利用时要严格执行涉密档案借阅审批制度，严防涉密信息泄露。应急处置是企业档案安全的最后一道防线，企业要建立完善档案管理应急预案，加强档案管理的应急培训和实战演练，提高应急速度和处置能力，切实维护档案信息安全。五、总结信息化是当今世界和社会发展的大趋势，只有克服困难，迎头赶上，与其他行业紧密合作同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地为企业和社会服务。参考文献：1齐海燕，档案信息化建设与工程档案管理的发展趋势探析J.黑龙江科技，2012（01）.2古颖伟，基于信息化的工程建筑档案管理建设方法探析.山东工业技术，2016.3张柱.基于信息化的工程建筑档案管理建设方法探析.江西建材，2013（02）.4孙涛.以信息化建设提升企业档案管理水平.宁夏电力.2009.5赵翠兰.浅谈以信息化建设提升单位档案管理水平. -全文完-