浅议外贸跟单员的重要作用与素质要求.doc

浅议外贸跟单员的重要作用与素质要求 摘要：外贸企业的生存和发展，都是以订单为主的，在国际贸易中，一旦签订了出口合同，就要严格按合同要求的品质及其他条件交货，才能赢得客户，作为订单的跟进者，外贸跟单员的工作质量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。为此，企业对跟单者的要求也越来越专业化，要成为一名优秀的外贸跟单员必须根据市场发展的需要不断提升自己各方面的能力。关键词：跟单；外贸跟单员；作用；要求 一、选题的背景和意义 跟单是生产企业的业务部门严格按照理单文本全程地跟踪、配合具体加工部门完成订单并顺利出货的过程。而跟单员是指在企业运作过程中，以订单为中心以客户为导向，跟踪并督促落实企业运作流程中各种业务专职人员，是企业内部各部门之间及企业与客户之间相互联系的重要桥梁。只有将跟单工作做好，才能够使加工生产企业正常顺利进行，使客户的订单能够顺利完成，企业才能够在激烈的市场竞争中生存和发展。对于外贸企业来说，跟单员的作用更是明显，因此，外贸跟单员应具备的素质与能力要求具有十分重要的现实意义。 二、外贸跟单员的定义、产生及其发展前景 （一）外贸跟单员的定义 外贸跟单员，是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据相关合同或单证对货物生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸从业人员。“跟单”中的“跟”是指跟进、跟随，跟单中的“单”是指合同项下的订单。而外贸跟单中的“单”，则是指企业中的涉外合同或信用证项下的订单。 外贸跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单产指跟到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单是指跟到装船清关为止；全程跟单是指跟到货款到账，合同履行完毕为止。跟单员按业务性质可分为外贸跟单和订单跟单（生产跟单）。 （二）外贸跟单岗位产生的必然性 外贸跟单岗位的出现是我国外贸企业在新的经营环境下，经营管理人才的重新分工和调整，也是外贸经营管理模式的创新。我国加入WTO以来，对外贸易发展迅速，外贸跟单作为一种的新的岗位应运而生。作为对外贸易企业内部专业化分工的产物，外贸跟单岗位工作目标明确，任务具体，成为工作不可分割的组成部分。外贸跟单岗位的出现不是偶然的，它适应外贸企业管理的内在需求和外贸人力资源开发的新趋势，是外贸企业内部管理结构有效调整，外贸经营管理规范化和科学化发展的产物。它的出现不但进一步划清了外贸企业各岗位的责任界限，而且充分调动了企业跟单人员的积极性和创造性，对提高对外贸易企业的管理水平和经营效率，避免外贸业务操作失误和风险具有重要的意义。 （三）外贸跟单员的发展前景 随着我国入世后外贸产业的蓬勃发展，2004年底我国贸易企业准入实施备案制，外贸业面临着全新的发展机遇，企业只要在工商部门备案即可获得进出口权，进出口经营权不再是国有贸易公司的专利。这就意味着：目前集中在外贸企业代理出口的大量业务届时将分散至各个生产企业，由各生产企业自营出口，而每一个企业都需要几个专职的跟单人员处理本企业的外贸业务，缺了这一环节企业就无法运转。为此，跟单员的社会需求必将随着外贸企业的增长以几何数级增长。这将使外贸专业人才短缺问题更加突出。无论是外贸加工企业还是民营企业，几乎每个企业都需要跟单员，但就目前而言，国内不少跟单员由企业内的技术人员或高层的管理人员担任或单证员来兼任，他们虽有实际操作能力，但缺乏完整的知识背景，由于对外贸惯例或质量控制条款或交货周期的“误操作”，往往使企业信誉和财产遭受重大损失。而外销员对工厂的不了解，单证员、报关员等工作性质的单一性，也使得跟单员在整个外贸流程中成为绝对的不可或缺的力量。一个企业之存在，一个企业之生存与发展都是以订单为主线的，作为订单的跟进者，跟单员的工作跨越了一个企业运作体系的每一个环节，站在订单和客户要求的角度，跟单员正成为一个不可或缺的岗位，具有广阔的发展前景。三、跟单员在出口贸易中的重要作用外贸企业的生存和发展，都是以订单为主的，在国际贸易中，一旦签订了出口合同，就要严格按合同要求的品质及其他条件交货，才能赢得客户，作为订单的跟进者，外贸跟单员的作用不言而喻。主要概括为以下几点：（一）有利于促进外贸企业经营管理有序化外贸业务的各个分工不是孤立的，是一个有方向性的动态过程。在生产性跟单中，生产企业的选择与原料的采购、工艺流程与技术、生产进度与质量监控、投入与产出；在业务性跟单中，“船、货、证、款”的平衡，装运、保险、报检、报关、结汇的操作与监控，都是有层次性的有机联系的整体。外贸跟单是外贸企业维护产品和服务的生产链和供应链的完整，反映外贸企业运行系统意志、促进外贸企业经营管理有序化，保证企业经营机制和风险防范机制有效运行的重要组成部分。 （二）有利于外贸业务进程中的风险控制 外贸合同的履行涉及到两个或两个以上的国家或地区，涉及众多的环节；产品质量要求、技术标准和法律体系复杂；市场波动、行情变化、外汇风险等扽不稳的因素。尽管从形式上看，外贸跟单的任务是落实合同或信用证条款、对生产安排、组织货源、质量管理、报关报验、装运结汇等过程进行全程监控，但从性质上看，外贸跟单的所有任务集中到一点，就是对业务进程中现实的或潜在的风险进行有效的控制。无论是前程跟单、中程跟单还是全程跟单，任何一个环节的问题处理不当均可能酿成风险或损失。跟单员不可能只是被动地执行合同条款，而要面对客观现实，主动地、积极地、迅速地解决可能产生的问题，规避业务进程中的各种风险。 一般来说，外贸跟单的风险控制主要是业务性风险控制。如：产品质量风险控制，即及时发现和更换不符合合同条款规定的产品；交货期风险控制，即为避免错过装运期督促生产企业按期交货；结汇风险，即及时改变结算方式和更新不合格的业务单证等，但如果这些风险不能有效控制，或风险信息传播渠道受阻，就可能影响企业中级或高级风险的控制，导致企业丧失防范或规避风险的有利时机，进而破坏整个企业的风险防范机制。因此，外贸跟单岗位的出现将在外贸业务的基础环节上防止失误与漏洞，对外贸企业有效进行风险控制，保证风险防范机制的正常运行具有重要作用。 （三）有利于交流信息和信息处理 外贸跟单工作就是在履行合同中充分利用各种有利条件和信息源，及时收集来自生产、物流、海关、商检、银行等各部门的信息，处理和化解各种矛盾或不利因素，对各个业务环节做好科学的统筹安排的过程。也就是说，在履行每一笔合同中，能够在物与物、人与人、人与物之间有效交流信息和处理信息是外贸跟单岗位的基本功能和任务。 外贸企业经营和信息环境关系密切，信息不对称，随时可能出现企业决策失误。在外贸跟单业务中，跟单员始终处在生产和流通环节的前沿，掌握着第一手信息，其拥有信息量有时甚至超过上级决策者，因此在信息处理上具有独特的条件和作用：一是可以随时依据信息变化和本岗位的职责范围做出相应决策；二是将自己不能直接处理的信息传递给上级部门，供上级部门参考和做出决策；三是对上级和自己决策的效果进行检测、评价和反馈，从而在最大限度上避免决策失误和风险。随着国际市场需求的多样化、产品小批量化以及履约节奏的加快，外贸跟单员对信息的处理能力直接关系到企业的经济效益、服务品牌、信誉和形象。特别是在条件不确定的情况下，外贸合同的顺利完成往往来自于一项决策的成功，而一项成功的决策往往来源于跟单员对信息的正确把握与处理。总之，外贸跟单员对外贸生产企业生产和流通环节中的交流信息和信息处理具有重要的作用 四、外贸跟单员的基本素质要求 外贸跟单员的工作是一项非常综合性的工作，涉及到外贸生产企业生产和流通环节的方方面面，不但要面对客户，还需要面对各种职能部门，这就要求，一名合格的外贸跟单员必须要具备以下一些基本素质： （一）必须具有全面的业务知识 一名合格的外贸跟单员必须熟悉多方面的业务知识。首先，必须精通生产管理，了解工厂生产环节的运作情况，对于原材料的特性、生产的流程、产品的特点、款式、质量标准以及客户的需求等都了然于胸。其次，必须熟知国际贸易法律和惯例。跟单员是企业对外活动的一个窗口，是与国外客户直接联系的一个重要纽带。因此，他必须了解合同法、票据法、经济法等与跟单工作有关的法律知识。必须熟知有关贸易术语、国际汇兑以及国际货运等方面的国际贸易惯例。再次，必须熟知国际贸易业务，熟知国际贸易操作流程，了解运输、保险、报关以及国际汇兑等方面的综合业务知识。最后，还必须掌握一门外语，能熟练的与客户进行沟通交流。（二）必须具有良好的沟通和协调能力在外贸跟单过程中，沟通和协调能力尤为重要。跟单员必须了解订单生产排程，定期对订单产品质量进行跟进。在沟通、跟进过程中，首先必须了解基本的商务礼仪，做到尊重客户。让客户随时可以找到你，但没有客户的要求或非紧急情况下，不要打客户手机，客户的快递账号的每一次使用都必须经过客户的允许；对产品或订单等任何方面的更改都需要征求客户的意见或同意及让客户了解情况等；在日常与客户沟通中应使用正规商务信函格式及公司规定的签名，不允许出现一句话式的回复。其次，注意细节。在有样品的买卖中，必须提供让客户满意的样品。应与客户沟通尽量多的细节以保证制作的样品一次性让客户满意，这将会很大程度上增加接下订单的可能性，加快订单时间和减少公司样品制作费用。同时为公司带来整体利益，也更有利于客户的开发。对于订单的生产来说，执行者是生产部门，跟单员因要对客户负责而追求的交期达成率就几乎“掌握”在生产部门的手里了。于是，沟通、跟催等协调能力就特别重要，这也是跟单员工作的挑战性所在。为此，一名优秀的跟单员不能只是埋头苦干，必须善于用文字和语言建立与各部门通畅的沟通渠道，用人际关系处理的技巧和方法构建与上级、与同事、与外单位人员的紧密的合作关系，用人格的魅力、敬业的精神吸引和影响身边的工作人员，通过他们来完成自己想要做的事。 （三）必须具有专业的服务意识与风险意识跟单员必须全面熟悉公司产品，报价，制样，订单审批，生产，质检，验货，出货流程。这是为客户提供专业服务的基础。在对产品充分了解的基础上，提供让客户满意的服务。如果对客户有承诺，则必须全力来实现，当出现不确定因素时，应向上级征求建议后再确认给客户，以保证每一个承诺的实现。并及时与上级沟通处理结果。从每一个微小的细节为客户提供最完善的服务，降低公司与客户的贸易风险。每个企业的产品和服务上的细节是不同的，处理问题的方式也是不同的，注重细节才能使企业更稳定的发展。同时，将客户的建议集中反馈到市场部，作为公司将来规划的借鉴。这将会为公司带来整体利益，也更有利于客户的开发。（四）必须具有一定的分析与预测能力通过分析客户掌握客户的需求、特点、经营风格、信用状况、资金状况等，为决策者提供全面，完整、准确的客户描述。通过分析产品了解产品特性、生产流程、市场需求、价格走势以便于争取最优惠的价格并提供给客户最优质的产品。分析原材料的种类、市场供求状况争取获得最低的生产成本。基于这些全面而准确的分析能够对客户的需求、企业的生产能力及物料的供应情况等有一个准确的判断和预测，从而有效地组织生产、交货、收款等工作。（五）必须具有较好的决策与应变能力国际贸易业务环节多、参与部门多，这些环节环环相扣，任何一个环节的失误都可能导致满盘皆输的后果。这就需要处理业务的跟单员必须具备非常好的应变能力，一旦碰到意外的变故，要能表现出高度的冷静和强烈的自信，发挥自己敏捷的思维判断能力，对现状作出最准确的判断，从而调动一切可能的力量变被动为主动，争取以最少的成本化解危机，摆脱困境，化险为夷。 外贸跟单员工作范围涉及面非常广泛，因此，对其素质的要求也涉及多方面，除了上述要求外还必须具备良好职业素质，统筹管理能力，推销能力，语言文字魅丽和口头表达能力、社交能力等等。五、结束语跟单员的作用在外贸生产企业中的作用日益突出，成为外贸生产企业中一个不可或缺的岗位作为，具有广阔的发展前景。相应地，企业对跟单员得要求也越来越专业化，要成为一名优秀的外贸跟单员必须根据市场发展的需要不断提升自己各方面的能力。参考文献 1潘江玲，国际商务跟单员的职责及素质构成分析，职业时空，2008年第1期。 2黄辉，外贸跟单员的现实作用与基本素养，武汉科技学院学报，2007年第1期。 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