鲜康汇电子商务公司采购管理手册.doc

采 购 手 册

鲜康汇公司

2023/9/1
第一章 总则采购
1、采购的目的；
规范采购相关工作，建立合理机制，保证物品准时、按质、按量供应，满足集团及下属公司需求。
2、采购原则；
坚持零库存原则、“成本效益原则”、“质量品质原则”、“进度配合原则”、“公平竞争原则”。在产品或服务的质量符合规定的前提下追求低成本支出。

第二章 组织架构与管理制度
1、商品部组织架构；
设立采购经理一名，采购主管二名，具体负责采购相关事务；采购专员和采购助理对采购主管负责。
商品部组织架构（三个月）
采购主管
（干货粮油：南北货、杂粮、，米，油、调味品、海鲜、豆制品）
采购主管
（生鲜产品：水果，蔬菜、肉制品、禽蛋、水产、红酒）
采购助理
采购专员
采购专员
采购经理

2、岗位职责；
职务：采购经理`
n 负责制定本公司采购制度和采购策略；
n 负责根据公司的需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实行，保证经营过程中的物资供应。所有采购项目的管理；
n 依据 “采购审批权限”的规定，对物品申请单、供应商资质评审报告、供应商商务条款审批单、采购协议、采购订单、采购付款计划单、付款申请单等单据进行审批。
职务：采购主管
n 1．新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作。
n 2．对新供应商品质体系状况（产能、交期、技术、品质等）的评估及认证，以保证供应商的优良性。
n 3．与供应商的比价、议价谈判工作。
n 4．对供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作，以拟定原供应商的稳定供货能力。
n 5．及时跟踪掌握所需物品市场价格行情变化及品质情况，以其提高产品品质及减少采购成本。
n 6．采购计划编排,物品的订购及交期控制。
n 7．部门员工的管理培训工作。
n 8．与供应商以及其他部门的沟通协调等。
职务：采购员，采购助理
n 1．订购单的下达。
n 2．物料交期的控制。
n 3．材料市场行情的调查。
n 4．查证进货的品质和数量。
n 5．进货品质和数量异常的解决。
n 6．与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。
职务：采购助理
n 1. 请购单、验收单的登记。
n 2. 订购单与合约的登记。
n 3. 交货记录及跟踪。
n 4. 供应商来访的安排与接待。
n 5. 采购费用的统一申请与报支
n 6. 电脑作业与档案管理。
n 7. 承办保险、公证事宜。
n 8. 下采购单，催货
3、采购部管理制度；
3．1、坚决执行采购经理下达的各项工作指令，并且圆满地完毕。
3．2、根据各公司需求计划和库存情况编制合理的采购计划，准时、按质、 按量地供应公司经营中所需要的各种物资，为公司经营活动提供物资保障。
3．3、严格执行公司物资供应制度，遵守公司制定的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合公司规定。
3．4、与其他部门可以很好地沟通和协作配合，对物资供应发生异常情况或经营任务的临时调整变动，均能较好地与有关部门协调解决。
3．5、根据各部门需求计划，实行定期订购和定量订购方式，达成最小限度地占用流动资金，提高资金使用效益。
3．6、对供应商的管理办法行之有效，所建立的物资供应渠道及供应网络牢固 可靠，对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理均达成了规范规定。
3．7、对业务员的平常管理严格，外出工作人员没有出现损害公司利益及违章违纪现象，工作效率普遍反映均好。
3．8、平常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高。
3．9、与其他部门在工作上能较好地沟通和协作配合。

第三章 采购作业流程
1、物品申购；
1.1 根据客户发展情况，以销定产，填写《采购申请单》，依据采购作业流程交予相关部门领导审批。
1.2 所有采购一般需提前3天申请；为了让后续部门把工作做得更充足、更细，也为了防止意外事件发生，申请部门在能拟定用品的情况，尽也许早申请。
1.3 《采购申请单》的填写要规范，申请人员要认真填写、物品名称、型号规格、用途、描述、需求数量和需求日期。
1.4 套餐物品采购主管根据相关部门上报的《采购申请单》进行审批，采购经理批准并交采购专员执行采购下单。其他采购必须采购经理审批，主管副总经理批准后交采购专员执行采购下单。
1.5 采购部假如无法满足采购需求时，要再一小时内上报上级领导，及时沟通，商议对策。
2、采购作业；
2．1 采购人员接到《采购申请单》后，要考虑轻重缓急和到货时间长短等因素，然后决定解决的先后顺序。
2． 2 已与供应商签订了长期合作协议的物品，用《采购订单》的形式告知供应商交货，《采购订单》与相应协议条款必须相符，《采购订单》需对方签字盖章回传，但我司可不盖章。
2． 3 对尚未签订长期合作协议的物品，采购人员联络供应商，商务条款拟定后，拟定《采购协议》，经有效签核后，与供应商签订一次性购销协议。
2． 4 需零星采购的材料，采购人员可通过批发市场、商场、商店等渠道采购。
2． 5 采购人员要跟踪交货、收货、送检、入库、退货、对帐、付款等全过程，解决过程中出现的问题。保证需求部门的物品供应的及时到位，重要来往信函由采购人员及时做出来并及时发给供应商,同时将这些文献存档。
3、采购发票；
采购人员在获得相应的发票后才干申请支付货款.假如不能准时获得发票,在财务、副总经理审批批准后,采购人员向财务部办理借款手续后方可支付货款,同时由采购人员尽快获得发票后销借款。
4、付款；
4．1、采购员根据协议商务条款规定，填写《付款申请单》，已签订长期合作协议的需附上采购协议、采购订单和入库单等单据，签订一次性买卖协议的需附上采购协议和入库单，财务需在《付款申请单》上注明是否已收到发票，经有效签核后，交财务办理付款手续。
4.2、零星采购的物料，由采购员填写《付款申请单》，附上申请单和入库单等单据，财务确认是否收到发票，经有效签核后，交财务办理付款手续。
4.3、原则上在收到相应金额的发票后，才可办理请款手续，特殊情况需经总经理审批。
4.4、采购员应定期与供应商对帐，制定《协议执行一览表》进行记录，每月月底与公司财务部对账。
5、采购方式；
具有共同性质物品采用集中方式采购，经常性使用且量大物品采用长期报价方式采购。

采购流程作业图
厂商及商品资料建立，商品上线
报价单及交易确提供图片描述，市场部准备上线
初次订货
电汇付款
付款审核
续订货
销售
开立发票请款
收货
交货
双方协商交易条件
寻找供应商
合适
签订合作厂商之意向书
参观工厂或拜访厂商
不合适
停止联系
各部门间的流程
仓储部
物流部
供应商
0个工作日
3个工作日
2个工作日
2个工作日
市场部
销售部
商品部
下订单
商品部
签约供应商，上线

三方审议是否引进
商品部
10个工作日
寻找产品
申请产品引入
市场部
销售部
部门 事项 剩余时间
入库

第四章 价格管理

1、调查目的；
询价的目的是为了获得被采购商品或服务的最新市场价格和交货期，为供应商选择提供最基本的依据。
2、调查方式；
询价的方式：电话询价，传真询价，E-mail询价，面谈等。
3、 供应商寻找；
被询价方一般为生产厂家、总代理，可根据现有资料，网络网站，同业信息，专业刊物，产品展会，产品生产基地，专业市场寻找供应商等。避免向二级代理、中介等询价。
潜在的被询价的供应商一般为3～5家，至少3家，严禁只向1家供应商询价。
4、价格评估与询价计划；
在询价进行前可以编制询价计划，询价结束后根据多家供应商提供价格数据通过合理分析编写市场询价报告。

第五章 供应商选择和管理
1、供应商的划分；
供应商分为一般供应商和重要供应商。
产品为通用产品、标准产品或平常用品以及协议金额较小的供应商为一般供应商，其他则为重要供应商。
2、 供应商的产生；
供应商选择标准应具有高素质的管理人员，良好的生产设备，良好的技术，良好的管理制度。一般供应商可以由采购人员根据询价报告直接拟定；对于重要供应商则必须通过程序拟定，采购人员及其别人员不能直接指定。

4、供应商的管理
4．1 采购部建立合格供应商名录、供应商商务汇总信息表等文档，对供应商进行管理，最新的供应商商务信息汇总表每月向公司副总经理以上领导发送一次。
4．2 采购部每季度就现有供应商合作情况向公司报告一次，对供应商该季度的表现记录在案，并提出相应奖惩措施。
4。3 供应商管理小组人员由采购部、财务部和行政部相关人员组成，每季度对现有供应商考核一次，平时也可进行不定期考核，考核内容和等级办法见表。
表4：供应商考核单
供应商考核单
编号：
日期： 年 月 日
协议编号
供应商名称
供应产品名称/编号

供应商简介：
经办人：
质量得分（占60％）：
评价者：
到货批次

合格批次

质量得分

按期交货得分（占20％）：
评价者：
到货总批次

准时到货批次

准时交货率

其他情况（占20％）：涉及产品价格、包装质量、售后服务、配合度、产品认证水平等）
评价者：
总评分及解决建议：
评价者：
会 签：
评价部门
评价意见
署名
日期
质检部门

需求部门

采购经理

采购主管

财务部

公司领导审批意见：

3． 4 连续三次考评得分在95分以上被列为长期合作伙伴。
3． 5 采购部应将供应商评选结果告知供应商。

第六章 协议管理
1、协议文本；
协议文本原则上使用公司协议文本，也可以使用通用协议文本，使用供应商提供的协议文本时必须剔除对本公司不利的条款。
2、协议谈判；
协议谈判的目的是为了争取有助于本公司的协议条款，所以采购人员可以和财务部、公司领导参与。
3、协议审批；
协议审批文献由采购部负责提交。协议审批文献的内容涉及：协议书、供应商资质文献、审批单等相关文献。
表5：协议审批单

4、协议签订；
审批通过的协议即可签订。
供应商先在协议书上盖章，公司再在协议书上盖章。印章管理员根据协议审批单进行盖章。
签订生效的协议由采购负责分发并交予档案管理员处归档。
5、预付款支付申请；
供应商履行完协议相应义务后可以向采购提交预付款支付申请。采购负责预付款支付申请的审批流转。
6、进度款支付申请；
供应商履行完协议相应义务后可以向采购提交进度款支付申请。采购负责预付款支付申请的审批流转。