ZYSL9确认组织在管理体系内员工人数和确定与调整审核时间作业指南.doc

确认组织在管理体系内员工数量和确定与调整审核时间作业指南 版 本：01/01文件编号：CQM/ZY-SL-00-9发布日期：2008年03月01日修订日期：2008年08月22日实施日期：2008年08月22日确认组织在管理体系内员工数量和确定与调整审核时间作业指南1 范围本文件规定了确定审核时间的基本原则，确认组织在管理体系内员工的数量、确定和调整审核时间的方法，并说明了认证项目审核时间不足时的后续措施。本文件适用于审核部门项目管理人员和审核组长分别在审核方案策划和实施审核活动时对审核时间的确定和调整的运作和管理。2 规范性引用文件CNAS-CC01 管理体系认证机构认可要求CNAS-CC62食品安全管理体系认证机构通用要求应用指南CQM/ZY-00-58-2005审核员/检查员时间规定3 术语和定义3.1 审核时间audit time完成对组织管理体系所确定审核范围的有效审核所需的时间，通常以审核人日来表示。注1：审核时间包括审核前的审核策划、文件审查和编制审核计划等准备活动，实施文件和记录审查、面谈和现场观察等审核活动和编写审核报告所需的时间总和，但不包括审核员到达受审核方所在地前的旅途时间。注2：如果通过网络进行互动合作，网络会议，电话会议和/或电子验证组织的过程等方式与组织接触，这些活动所需时间应计算在实施审核活动时间内，并在审核计划中予以说明。注3：对产品认证称为“检查时间”，包括完成所确定的质量管理体系审核范围的有效审核、产品一致性检查、抽取样品和需要时进行指定检验所需的时间。3.2 通用审核时间general audit time认证机构为使确定合适审核时间的方法的一致性，依据认可规范提供的审核时间框架，建立的审核时间管理程序中规定的适用于不同组织规模和审核类型的审核时间。注：认可规范提供的审核时间框架是指CNAS-CC12附件2、CNAS-CC32附件1、CNAS-CC42附件1、CNAS-CC62附件2中图表、公式和相关说明。4 确定审核时间的基本原则充分性：根据每个认证项目的认证范围、每次审核的目的、范围和程度，安排充分的审核时间，以确保完成对组织管理体系所确定审核范围的有效审核。合理性（经济性）：在确保审核充分性和有效性的前提下，宜科学合理地确定和分配审核时间，或采用结合审核或联合审核方式，以节省审核资源，提高审核效率，优化认证价值。认证机构应证实或说明初次审核、监督审核、再认证审核和其他类型审核所确定和分配审核时间的合理性。特定性（个性化）：在认可规范提供的审核时间框架和认证机构建立的审核时间管理程序指导下，考虑每个认证项目的对审核时间的实际影响因素，确定每次审核的审核时间。灵活性：在确定和分配审核时间时，宜留有适当余量，以应对影响审核时间的潜在因素、突发事件和必要时补充审核。5 确认组织在管理体系内员工数量5.1 认证机构应向组织提供统计组织管理体系内员工数量的方法和在认证申请书上填报的要求的公开文件或在认证申请书中予以说明。5.2 组织管理体系内员工数量的统计和填报方法：（见附表）1） 组织的员工是指申请认证范围所覆盖的管理体系内的所有班次的人员。有效的员工数量包括固定场所和审核时将在场的临时场所的长期和非长期（季节性的、临时的和分包的）员工。2） 组织宜将兼职员工和与其相应的全职员工等同对待。可将兼职员工数量依其每个工作日的平均工作时间按照每8个小时为1个工作日折算为等效全职员工数量。将季节性和临时性员工数量依其全年实际平均工作天数按照全年工作日折算为等效长期员工数量。3） 如果运行的重要部分是倒班的形式，员工的总数应按如下的方法计算：(不倒班的员工人数)+(倒班的员工人数)/(倒班数-1)。这样计算的前提是不同的班次之间活动的类型与强度无重大区别。4） 组织应在认证申请书的相应栏目中填报员工总数及其在各主要职能部门、场所和班次的分布情况。并提供对审核时间影响因素的相关信息（见本文件6.2条1）款）。5.3 对组织申请认证范围所覆盖的管理体系内员工数量的识别和确认5.3.1 项目管理人员在认证申请受理时识别组织申请认证范围所覆盖的管理体系内员工数量和获取审核时间影响因素的相关信息，作为审核方案策划时确定审核时间的重要依据。5.3.2 审核组长在初次认证项目第一阶段审核时核实确认组织申请认证范围所覆盖的管理体系内员工数量的准确性和分布情况。在对获证组织最近一次监督或再认证审核准备时通过与获证组织的沟通重新确认组织在获证范围所覆盖管理体系内员工数量和分布的变更情况。5.3.3 对于扩展认证领域和扩大认证范围的认证项目，审核组长应在审核准备时通过文件审查和与获证组织的沟通识别确认与扩展认证领域和扩大认证范围相关的职能部门、场所和班次的员工数量和分布情况。6 确定审核时间6.1 审核部门建立审核时间管理程序，以认可规范提供的审核时间框架为主要指南，规定适用于各种认证领域、不同组织规模和主要审核类型和审核方式的通用审核时间。（见CQM/ZY-00-58-2005审核员/检查员时间规定）监督审核和再认证审核时间宜与初次审核时间成比例，宜以监督审核或再认证审核当时组织规模为基点，监督审核时间是初次审核时间的1/3，再认证审核时间是初次审核时间的2/3，并规定最少审核时间。通用审核时间宜是基本审核时间或由基本审核时间和允许调整范围组成。6.2 确定审核时间的主要影响因素（不限于此）：1） 与组织有关的影响因素： 组织规模及其分布情况、场所数量/面积与相互距离、审核期间临时场所和进展阶段； 职能和过程的重复性与复杂性、产品类型/数量和技术含量、质量因素/环境因素/危险源/食品危害及其控制点的数量和特殊性、产品实现过程的机械化和自动化程度、分包过程、轮班制； 认证标准的要求、法规要求和风险程度、曾经发生过事故及处理情况、顾客投诉和其他相关方意见； 管理体系成熟度和自我完善机制有效性、管理体系变更情况、以往审核发现不符合的纠正措施情况； 受审核准备和配合审核程度及后勤保障。2） 与认证机构有关的影响因素： 审核类型和范围与程度、对组织个性化的审核方案（高级监督和复评程序）、联合审核与结合审核； 审核组组成审核任务分工、对组织预先了解程度、审核准备充分性、文化和语言能力。6.3以组织申请认证范围所覆盖的管理体系内员工数量为基点，识别和考虑影响审核时间的增减因素，确定各影响因素的权重，以修正基点，确定审核时间和分配，并说明合理性。通常应符合以下要求：1） 审核策划和编写审核报告所占的时间不应使实施审核活动的审核时间低于通用审核时间的80%（EMS、OHSMS）或90%（QMS、FSMS）。如果需要增加审核策划和编写报告的时间，应在确定的审核时间之外另安排时间。2） 在制定审核计划时，如果远程审核活动时间占实施审核活动时间的20以上，审核组长应对审核计划做出解释，而且要在实施审核计划之前获得认可机构的批准。3） 即使考虑到所有影响因素，对特定组织初次审核的审核时间总量的调整，减少量不能大于通用审核时间的20%（EMS、OHSMS、FSMS）或30%（QMS）。4） 对多场所的审核总时间（可理解为对总部的审核时间和对每个分场所的审核时间的总和）不宜少于将同样规模和复杂程度的活动集中在单一场所（即组织的全部员工在同一场所）所计算出的审核时间。原则上对每个场所的审核时间都应依据所确定的审核范围单独确定，对分场所的审核时间可因不审核只发生在总部的活动而适当减少，但不允许减少对总部的审核时间。5） 宜适当分配文件和记录审查、面谈、现场观察的时间，兼顾轮班制，考虑审核组内部会议和与受审核方会议/沟通时间，审核员在场所之间的转移时间。6） 审核工作日执行8小时工作制。7） 在任何情况下，确定的审核时间与通用审核时间不属于同一档次时，项目管理人员要保持充分的证据和记录以证明变化的合理性，并在审核任务书中说明，审核组长应在审核计划中体现审核时间分配，并说明合理性和充分性。8） 确定审核日期和安排审核日程时，应考虑产品形成过程发生的季节性、月份、日期、班次，形成过程周期长的产品的进展阶段。9） 认证机构应与组织就审核时间安排达成一致。6.4 为提高审核效率，如可行宜安排结合审核，审核组的人数不宜过多，审核员应有基本审核能力和审核语言能力与良好守时行为，审核组应做好审核前准备，合理分配每个审核员的审核任务，并对对受审核方支持和配合审核提出要求。7 调整审核时间7.1 在实施审核前发现认证项目审核时间低于通用审核时间档次，而没有合理性说明的，项目管理人员应予以纠正。7.2 审核组长在控制审核过程中，宜及时掌握每个审核员的审核进度，需要时调整审核员分工、审核日程安排和增减审核时间，并予以说明。虽然在开始策划时，不能用增加每天的工作时间来减少要使用的审核人日，但在实施审核活动过程中无法增加审核人日时可以适当增加审核工作时间（每天增加工作时间不宜超过2小时），将审核组内部活动移到业余时间，适当压缩或合并非重点过程的审核时间等措施来弥补审核人日的不足，以确保审核充分性和有效性。7.3 如果审核组长在审核现场发现组织在申请认证范围所覆盖管理体系内实际员工数量比在认证申请书中填报的员工数量多，并影响到选择通用审核时间档次，在安排的审核时间内确实不能完成所确定的审核范围的有效审核时，应征求组织的意见，形成初步解决方案后向项目管理人员报告，共同协商确定解决方法。以下方案可供参考：1） 适当增加审核天数和延长工作时间；2） 项目管理人员立即调配审核员加入审核组，并调整其他审核员的分工；3） 调整审核日程安排，在已安排审核时间内先完成部分认证领域或认证范围的审核活动，并形成审核结论。对其他部分认证领域或认证范围，在近期另行安排补充审核后，再形成审核结论；4） 调整审核日程安排，将审核组内部活动、与组织的沟通、末次会议移到业余时间。将对外包过程和相关方的现场访问改为电话访问，适当缩减审核一般服务性和安装服务的临时场所的数量或由现场审核改为电话交谈。沟通会由审核组长代表其他审核员表述，不在审核现场完成审核报告的编写工作，只口头表述审核综述和审核结论。以缩短辅助活动时间，增加有效审核时间；5） 对认证风险较小的认证项目，确认不影响审核充分性和有效性前提下，适当缩短或合并对非重要过程和活动的审核时间，在审核报告中说明，在下次监督审核时给予关注。7.4 审核组长在审核结束后应向项目管理人员报告审核时间充分性和日程安排的合理性情况，是否对审核充分性和有效性产生影响。7.5 项目管理人员积累审核组长反馈的信息，调整和完善通用审核时间。8 认证项目审核时间不足的后续措施8.1 在实施审核后发现认证项目审核时间低于通用审核时间档次，而没有合理性说明的，应由有能力的人员评估认证审核的充分性和有效性。根据评估结果，按照对认证审核的充分性和有效性影响程度，分别采取：1） 立即安排补充审核；或2） 在上次审核后6个月内安排非例行监督审核；或3） 在下次监督审核时关注上次审核不充分的过程和活动。8.2 如果认证项目审核时间虽然符合通用审核时间，或在审核方案策划时已有合理性说明，但发现确因审核时间不足而影响了审核充分性和有效性，也应按照8.1条要求采取后续措施。并将相关信息传递给项目管理人员，作为调整和完善通用审核时间的依据。8.3 实施补充审核和非例行监督审核的组长，认为审核结果表明需要重新进行认证决定审定的，应将相关信息告知项目管理人员。附表组织申请认证范围覆盖的管理体系内员工数量统计表类别名称员工数量备注长期全职长期兼职季节/临时分包过程轮班小计实际折算实际折算班次轮班员工数折算员工数代码abcdefghij职能部门产品形成场所分场所以上各种场所员工数量合计临时场所临时场所员工数量合计场所类别说明： 职能部门：在组织机构中具有功能性作用的管理部门，如办公室、工程部、质量部、生产部、装备部、动力部、行政部、财务部、等。 产品形成场所：组织生产产品或提供服务的现场，如生产厂、车间、出租车队、等。 分场所：由总部对有关活动进行策划、控制或管理下，进行全部或部分活动的分支机构或分部。如分公司/子公司、分中心、连锁店、等。 临时场所：一度发生的，在认证证书上“认证范围”以外的，但需要实施认证审核活动的场所和（或）地点。如项目部、安装/维修现场、承包工地、等。统计方法说明： c=b平均每天工作小时数/8。 e=d平均每年工作天数/每年工作日数。 如果不同的班次之间活动的类型与强度无重大区别时，i=h/(g-1)。否则i=h。 j=a+c+e+f+i。