会展项目分解.doc

如何制定展览方案一、 基本领项1、 展览会名称或展览项目名称（会议项目）（全称、中文、外文）2、 展览日期3、 开馆时间4、 会场地址5、 会场使用时间6、 展览性质（贸易、批零、宣传、招商、论坛）7、 观众性质和入场方式8、 展出者数量9、 展览内容10、 展出目的11、 展出内容12、 展出面积、展出规模（参展数量）13、 主办者14、 协办者、赞助者、支持者15、 承办者二、 总体安排1、 成立筹备组，筹备人员分工2、 制定工作方案3、 制定工作日程4、 指定费用预算5、 拟定合作者，商议分工、贯彻方案、签订协议6、 召开筹备人员会议三、 设计实行1）设计1、 拟定设计整体规定、风格、标志、色调等2、 选择或委托设计人员或设计公司并提出设计规定3、 场地或施工设计：平面设计、单元设计、施工设计、道具设计4、 宣传设计：广告、海报、资料袋、信封、信纸、网页等5、 特殊设计：大门、装饰、问讯台、舞台、主场展台、发言台等6、 内部审查、外部审查7、 修改设计8、 设计签字9、 向参展公司提出设计施工方面规定2）施工1、选择、委托施工公司1、 安排监理施工3） 会场1、 拟定面积2、 索取资料和图纸3、 选择场地、租用场地4、 基本设施：地面、照明、水电、空调、消防、音响设施5、 需要注意的事项：通道宽度、紧急出口、严禁明火、限高6、 展期的展场管理：保卫、卫生4） 展台1、 基本设施：尺寸、用料、地毯、板架、2、 租用设施：组合展具、展柜、展架、模型、模特儿3、 其他服务5） 办公室、接待室、备餐室、休息室1、 家具：沙发、茶几、办公桌、椅子、备餐桌2、 用品：电话、传真、计算机、复印机、打字机、冰箱、烧水器、炉子、茶具、咖啡具、备餐车6） 道具运送（涉及往返、装箱、制作清册）7） 施工安排1、 特殊道具制作：展板 、图文、大门、特装展台、舞台、问讯台2、 现场施工具有搭建、展品布置、展台拆除：时间、日期、人员、监督、交接3、 展出期间展台维护四、 展品运送1） 参展公司1、 招展、宣传、寄发申请表2、 确认申请，召开展出者筹备会议，发送、寄出相关资料：展会概况、联系地址、工作日程、运送安排、设计规定、行政安排2） 展品1、 公司安排的展品、模型（尺寸、种类、范围、数量）2、 统一征集、调转、采购的展品3、 装箱前测试将要操作演示的展品4、 准备或规定准备展品说明、涉及技术数据说明、图文说明5、 安排或规定安排包装6、 大型展品，如：机械设备运抵展台后安排组装调试3） 运送1、 安排运送日程：展品集中日期、办理单证、展品陆运发运日期、展品海运发运日期、办理通过和保税手续、展品运至展台时间、空箱储存、回运、回运展品道具时间、办理结关、回运手续、回运发运时间2、 选择运送公司和代理：索报价、比价、谈判、签约3、 集中展品、理货4、 租船：船名、船期5、 装箱：集装箱、木套箱，贯彻箱源6、 安排装车、装船7、 国外运送安排：通关、运至展馆展台、开箱清点、空箱存放和回运、结关、安排回程运送8、 回国运送安排：结关、港口至仓库运送、分运、开箱清点交接4） 有关手续及单证：参展者办理、组织者审核、汇总1、 作清册（15份），内容涉及展品、免费样品、宣传品、接待品、赠送品、工具2、 做货载衡量单（8份）参展者办，组织者汇总3、 办出口许可证，注意一般许可和特殊许可4、 做类别单5、 出具报关函、出口报关单等6、 办运送保险7、 办商检证（参展者办）8、 办普惠制证明9、 办原产地证明或领事认证（组织者办）10、 出具免征港务费函、包装情况表，发委托装船告知书11、 做装船单12、 装车、装船后索要提货单五、 宣传广告1、 宣传文字2、 基本资料:a. 展会概要（单页）b. 展会指南：公司简介、（名称地址）、展出内容、展品简介、展台号等，平面图、会场地图、导向图、询问地址等c. 信封信纸、资料袋3、 宣传对象（贸易商、制造商、零售商、批发商、消费者等）4、 宣传渠道（公关代理、广告代理、使馆、航空公司、贸易机构等）5、 宣传方式A. 新闻：新闻招待会、记者接待室、新闻稿发布B. 刊物：在报纸、杂志、内部刊物刊登广告、消息C. 海报、招牌广告D. 直接发函：组织者和参展者都寄发，寄发给目的观众、工商团队、新闻机构等E. 电视、电台、网络；刊登广告、消息F. 会展记录：摄影、摄像（开幕式、招待会、记者招待会、展场、洽谈等）G. 会展目录：填交登录资料、刊登广告6、 宣传资料运送：装箱、造册六、 展台工作和贸易活动、展示活动1、 准备货源、货单、价格表、协议和成交条件、意见册2、 印编询问表、登记表、登记表和其他表格3、 选择培训展台人员、并交代展台工作规定4、 布置展台、检查展台文字、测试展品5、 介绍、演示展品6、 散发资料7、 接待观众、接待记者、接待来宾8、 贸易洽谈、贸易成交9、 调研：涉及市场调研、展出设计布置和效果等10、 报告会、论坛、讲座11、 记录、记录12、 展台管理：安排轮班、现场工作安排、管理，维护展台环境和秩序，监督展台人员的工作和效率，总结分析天天展出情况，采用必要的工作调整13、 评估总结14、 后续工作七、 典礼1、 开幕式/馆日、招待会、新闻发布会日期、时间、地点、范围、规模、程序、主宾、出席人（名单）、邀请（请柬、印刷、邮寄）、签到（名片盒、签到簿、签字笔、胸花、胸牌）、典礼、发言（发言稿内容、审核、翻译、设备）、剪裁（立杆、彩带、剪刀、手套、托盘持彩托牌人、引导）、参观（路线、引导、解说）、招待会、备餐（人数、标准、酒菜水内容）、资料（展会介绍、发言稿、来宾名单）、礼品、其别人员安排2、 邀请安排a. 邀请函或请柬格式b. 印刷、寄发日程邀请范围、名单收集筛选3、 人员安排a. 发言人b. 工作人员4、 场地安排：大厅、来宾室、签到台、租用布置5、 用品、资料：a. 用品：国歌、会歌、磁盘、U盘或乐谱、签到簿、签到笔、名片盒、佩花、装饰花、彩带、立杆、剪刀、手套、托盘b. 资料：典礼程序表、发言稿、展会介绍7、 其他安排：停车、来宾引导、安全、保卫、消防八、 交际1、 拜会：对象、日程、安排、资料、礼品2、 宴请：对象、日程、邀请、地点安排、酒菜水安排、座位安排、发言安排3、 礼品：购买、制作、包装4、 联系征求支持单位5、 发函致谢支持单位6、 礼品、招待品装箱造册九、 行政1、 会展团队：设立会展管理体系、任命展会团队管理人员，挑选展台人员（推销、技术等）、雇佣展台服务人员（招待员、译员、编制名单）2、 证件：办理签证、展会入场证等3、 交通：安排行期和路线，订机、车、船票、向参展公司确认或自行安排4、 市内交通：某些区域与路段需要安排统一展会人员上下班通行5、 住宿：记录规定，寻房、索价、谈判、订房，向参展单位确认或自行安排6、 膳食：记录规定，选择餐厅、谈价订餐，向参展单位确认或自行安排7、 服装：统一制作或提出规定8、 财务：做预算、管理开支、支付费用，如展场、施工、道具、水电、通讯、运送、住房、广告费用等。