工作分析与职务说明书之建立以公司为例样本.doc

工作分析与职务说明书之建立以S公司为例刘丽华国立中央大学人力资源管理研究所研究生林文政国立中央大学人力资源管理研究所副专家壹、 个案公司简介S公司创业之初仅以资本额为旧台新币二仟万，折算新台币仅为五百元之创业基金作为公司草创之资本，当时员工也只有三十八人。但是通过全体同仁戮力以赴，业绩逐渐成长，特别民国四十年以后，业绩大幅扩张，分支机构一一增设，同时陆续购入自有办公厅舍，继而奠定了日后蓬勃发展的坚实基础。S公司目前重要营业项目有存放款、代收、汇兑、信托、信用卡、外汇.等。截至八十七年终，共有六、七十个营业据点，员工二千余人。鉴于我国在加入WTO后，势必得面对外商公司可自由来台湾开业之竞争威胁，加上国内其它同业相较于本公司之优势及对自身所碰到之瓶颈，为了提高竞争力，S公司积极投入各项改善方案之规划以因应环境潮流，盼望以最有效率的方式引领组织迎接未来的挑战。貳、 研究动机及目的一、研究动机在产业环境竞争剧烈情况之下，S公司意识到若以现存经营方式将无法在多变、不拟定的环境变动中求生存，更諻论永续发展。因此，公司计划进行一连串的现况分析，从对内管理及对外经营两方面着手发掘问题。在此计划下，公司进行了一连串的问题分析及诊断，发现在营运上若继续采以守株待兔而非积极出击的方式招览客户，在竞争对手强势激进的行销手法下，将会丧失许多客户。有鉴于此，公司决定改变以往被动的作法，而以实际行动来积极争取客户，并在人员管理上以个人工作表现为未来晋升及调薪的基准，藉以激励员工勤奋努力，发明出高品质的服务来满足客户需求。但是若要达成公司所规划之目的，现行人力资源管理制度并无法支持公司新政策之推行，因素在于公司并无有效运用人力及激励员工。以下即是S 公司在人力资源管理上之问题：(一)在人力规划方面Berger(1976)认为人力规划之重要内容涉及短程计划与长程计划；短程计划系根据组织之目前需求测定目前人力需求，并进一步估计目前管理资源能力及需求，从而订定计划以填补能力与需求间的差距；至于长程计划，则系以未来的组织需求为起点并参考短期计划的需求，以测定未来的人力需求。然而，S公司对于人力需求并无完善的计划，目前以业务需要及人力资源部主管经验为重要衡量准则，见有职缺即进行递补，并无人力需求之规划。依此作法，在短期或许能找到递补人员，但是，对于公司在长期的发展上却是无益的。(二)在招募与遴选方面S公司在人员招募与遴选上，并没有依各部门之需求选取合用人才，而是各部门提出人员需求后，由人力资源部门对外进行招募活动，并主观初步筛选应征者进行笔试。笔试后，以成绩高低录取所需名额，并分派至各部门。因此，在任用上，常会发生人才并无适才适所的问题，非但员工无法适应，在工作上无法有所表现，部门亦因派任之工作无法完毕而延误进度。(三)在薪资管理方面薪资管理的重要目的在于订定公平而合理的薪资制度(黄英忠,1997)。S公司现行之薪资制度采年资薪制，员工个人薪资是依年资及升级考试而加以调整并非以绩效表现，虽然同一职等之薪资差距小，影响不大，大约只有一、二百元，但是升等后之薪资差距却有四、五仟元之多，加上主管加级津贴有二四万之多，导致员工以追求升等为目的，并不求在工作上有良好的表现。S公司制度的另一项缺陷为同工不同酬。例如，同为柜员，每日负责相同的工作，却只由于服务年资之不同，导致薪资有很大的差异。在公司中，若有拥有相同条件，生产力相同的员工，所领的薪资却不同时，会使得员工产生不满的情绪，让他们不乐意再多付出努力或选择离职。此外，也会因薪资分派的不公平，减少员工的工作意愿，此时，公司面临的不只是组织绩效下降，员工因不满导致的事件，将使得人事成本增长，徒增公司承担。一般来说，S公司新进人员的薪资是高于市场薪资，但是3-5年后之薪资却低于市场薪资，对新进人员来说，初期是具激励效果的，但几年之后会对公司给付的薪资不满，导致更大的反感与抱怨。(四)在绩效考核方面绩效考核制度之考核项目并未针对工作内容、职责做评核，即考核项目无法真正测出员工工作表现，再者，主管评核有集中趋势，员工的评等皆差不多，并无法有效区办出绩效好与绩效差的员工。(五)在晋升与调任方面1.晋升一般而言，公司组织晋升员工基于拔擢优秀人才、提高员工工作士气、减低员工流动率、有效运用人力及激励员工发挥潜力等。以S公司现行制度来看，员工并不清楚自身在公司的发展方向，及晋升途径，并且年资在整个晋升资格条件占了很大的比重，除了年资及绩效表现之外，对各职位所需之知识、技能、证照、所需训练等皆无正式之规范，导致在员工具有与职位规定的能力有很大差距，无法升任有能力、有担当的优秀人才。在一般员工晋升上，需具有有服务年资限制之资格，方能参与晋升考试。但是在这中间会发现当真正工作表现佳的人因无法通过考试而一直无晋升机会；较擅长于笔试的人，相对的晋升机会则较高，如此一来，使得员工之工作意愿低，工作表现不佳，也导致了公司的绩效不佳。在管理职的晋升上，亦因无明确之知识、才干、及个人特质之规范，以致于在升任后发生了无法执行管理工作的问题。2.调任S公司在调任员工方面并无依据员工之专才及意愿予以调任，而是由人力资源部门与主管决定，因此，引起员工相称大之反弹。(六)在训练与发展方面公司十分重视员工的训练，对于各职位之教育训练课程均有规划，但是对于各职位所需之知识与能力尚无正式之说明，导致教育训练供应与需求有所差距，进而影响员工的受训志愿与发展。根据上述之问题，可以发现S公司不管在晋升、调任、训练、绩效考核上都欠缺较客观的标准依据，而薪资之给付亦欠缺公平之衡量准则。所以，为了改善各项制度，公司对职位之职责必须清楚划分，并规范胜任各职位所需之知识及才干。而当务之急应着手进行工作分析，重视检公司各类职位之工作内容与规范，并建立一套正式、完整的职务说明书，以作为公司后续改善之基础。二、研究目的本工作分析方案执行之目的如下所述：1.建立一套完整的职务说明书，作为公司经营与人力资源规划之基础。2.建立各职位明确之任用条件，达成人才选用之合用性，并对招募遴选制度加以调整、充补。3.依据工作内容、及考核标准建立公平性与激励性之薪资制度。4.配合训练发展与职涯管理制度，使公司每一位同仁，了解其角色、定位与未来发展途径与条件。5.藉由各职位工作分析的过程与结果，使部属与主管明确知道彼此工作内容与目的，作为绩效考核依据之标准及修正之基础。6.藉由工作分析对各部门、职位之工作职责进行确认和划分，以奠定日后营运之顺畅。参、文献探讨一、 工作分析的意义Milkovich(1999)认为工作分析(Job analysis)是指有系统地收集相关工作信息的过程。黄英忠(1989)认为工作分析又称职务分析，是将公司中各项工作之内容、责任、性质与员工所应具有的基条件，涉及知识、能力等加以研究分析的过程。而有系统的的工作分析必须依下列项目来进行，通常称为工作分析公式(job analysis formula)，即：员工为什么要做？(目的；why)；员工要做什么？(内容；what);员工如何做？(方法；how)；所需技术如何？(限度；skill)。换言之，工作分析是一种在组织内所执行的管理活动，专注于收集、分析、整合工作相关信息，以提供组织规划与设计、人力资源管理及其它管理机能的基础(Ghorpade,1988)。二、 工作分析的目的工作分析的重要目的有以下各项，兹分别说明之：（一）工作评价工作评价依赖工作分析以说明所有工作之需要条件与其职务，以说明工作间之互相关系；并指出哪一部门应包含何种类型之工作。如缺少此等决定工作相对价值之事实数据，则评价人员单凭书面之定义，以从事于缜密的评价工作是不也许的。（二）建立标准工作分析可提供机构中所有工作之完整数据，对各项工作的描述都有清楚明确的全貌，故可指犯错误或反复之工作程序，以发现其工作程序所需改善之处。所以工作分析可谓为简化工作与改善程序之重要依据。（三）员工选任人力资源部门在选拔或任用员工时，需藉工作分析之指导，才干了解那些职位需要哪些知识或技术，以及如何将适当的人才安排于适当的职位上。（四）训练工作分析之说明，列出所需职务、责任与资格，在指示训练工作上有相称的价值。有效的训练计划需要有关工作的具体资料，它可提供有关准备和训练计划所应安排的资料，诸如训练课程之内容、所需训练之时间、训练人员之遴选等。5.绩效评估：绩效评估指的是将员工的实际绩效与组织的盼望做一比较。而透过工作分析可以决定出绩效标准。6.其它：工作通过具体分析后，尚有许多其它的效用，如有助于工作权责权范围的划定；改善劳资关系，避免员工双方无方因工作内容定义不清楚而产生的抱怨及争议。此外，工作分析亦有助于人力资源研究与管理、工作环境不适、人事经费、转调与升迁等问题都有莫大的助益。三、 工作分析之程序为了使工作分析执行顺畅，及保证分析结果之有效性，许多学者提出在执行工作分析前应先有计划，规划好整个工作分析流程，方能有效获取数据及进行分析。表一即是各家学者所提之工作分析流程：表一 工作分析程序学者工作分析程序Dessler(1994)(1)决定工作分析资料用途；(2)搜集背景资料；(3)选择具有表性之工作分析；(4)搜集工作分析资料；(5)让在职者与其直属上司认可收集到的资料；(6)编写工作说明书与工作规范。郭昆谟等(1990)(1)决定分析计划；(2)选择分析人员；(3)收集背景资料；(4)搜集工作分析资料；(5)分析并撰写书面说明。Anthony, Perrewe & kacmar(1994)(1)确认工作分析目的；(2)选择工作分析样本；(3)建立共识，决定员工参与限度；(4)决定数据收集方法和收集数据；(5)进行工作分析；(6)检讨与修正。Ghorpade(1988)(1)将工作分析目的具体化；(2)鉴定与目的相关的各种工作因素属性；(3)决定数据收集者与信息来源；(4)选择数据收集与分析的方法(5)收集、分析与整合工作信息。(五者关系如图一所示)拟定研究目的与研究范围选择欲分析的工作授权选择数据来源选择数据收集者选择数据收集方法与分析系统收集、分析、整合工作信息工作说明书、工作规范、绩效标准、工作族群等将结果推广至管理活动训练使用者控制研究计划推展阶段资料收集与分析阶段陈述结果阶段设计阶段管理阶段图一 工作分析程序图资料来源：Ghorpade, J.V.(1988).”Job Analysis : A handbook of the human resource director”, 1st ed., Prentice Hall, p.8.四、 工作分析的方法(一)方法进行工作分析的方法，一般而言，有观测法(observation method)、面谈法(interview method)、问卷法(questionnaire method)、工作日记法(work diary)、计量分析法及综合法(combination method)等，说明如下表二：表二工作分析方法方法名称内容说明观测法观测法即是实地观测工作的技术及工作流程之方法。当工作分析人员实际分析时，应将工作分析表式样牢记，俾便具体纪录所需分析的项目。面谈法面谈法是获取工作数据的通用方法。有三种面谈的形式可用来收集工作分析资料：个别面谈、集体面谈、管理人员面谈。集体面谈法是在一群员工从事同样工作的情况下使用，通常会邀请其主管也出席，假如其主管未曾出席的话，也应找个别的机会将收集到的资料跟其主管谈论。主管面谈法是找一个或多个主管面谈，这些主管对于该工作有相称的了解。问卷法问卷法又称间接调查法，也叫做自行分析法(黄英忠,1997)。通常被人们认为是最快捷而最省时间的方法。最首要的事情在于决定问卷的结构性限度以及应当包含那些问题。在一种极端的情形里，有些问卷是非常结构化的，里面有数以百计的工作职责，例如需要多久时间的经验才足以担任本职务。在另一个极端情形里面，问卷的问题型式非常开放，例如请叙述你的工作中的重要职责。在实务上，最佳的问卷介于这两种极端情形中间，既有结构性问题，也有开放性的问题。特殊事件法特殊事件法是记录工作中特别有效或无效的员工行为，当记录数量够多时，即可提供相称讯息。工作日记法工作日记法乃分析人员规定员工逐日记载所有的工作活动及花费的时间，以实际了解工作的状况。若能接着跟工作者及其上司面谈，则效果更佳。计量分析法计量分析法重要在于决定一项工作价值及职位高低，一般常用的有职位分析问卷法(position analysis questionnaire; PAQ)、劳工部分析法、职能工作分析法。实作法实作法为分析者实际参与工作以了解工作。综合法综合法是以上所说明的各种方法中，任何两种以上的方法合并使用而搜集信息的方法。由于任何方法均有其优缺陷，所以依据所需工作数据与数据内容及数量分析人员选择以上各种方法加以综合应用，可以获得最佳的结果。资料来源：本研究整理(二)方法之合用及优缺陷分析工作分析的方法各有其合用的情况及使用所需注意的事项，在学者Casio(1992)之研究中，整理分析出在不同目的合用不同工作分析法会有较大的成效，如下表三所示：表三工作分析方法与合用目的方法观测法面谈法问卷法实作法特殊事件法目的行为导向任务导向工作说明书测验的发展面谈的发展工作评价训练的设计绩效评估的设计生涯途径的规划资料来源：Casio, W.F.(1992). “Managing Human Resources Productivity, Quality of Work Life”, Profits. 3rd ed. McGraw-Hill, p.116.此外，各工作分析法皆有其合用环境及相关优缺陷，因此，为了让读者更了解工作分析法应如何选用，个人将各项工作分析法之优缺陷整理如表四所述。五、 五、 工作分析的结果透过工作分析程序所得到的数据结果，可作成两种书面记录，一为工作说明书(job description)，一为工作规范(job specification)，前者说明了工作之性质、职责及资格条件等，后者则是由工作说明书衍生而来，着重在工作所需的个人特性，包含工作所需之技能、体力及能力等条件，这些皆是人力资源管理的基础(如图二所示)。表四工作分析方法之优缺陷优/缺陷观测法优根据工作者自己陈述的内容，再直接至工作现场进一步了解状况。缺1. 1. 干扰工作正常行为或工作者心智活动。2. 2. 无法感受或观测到特殊事故。3. 3. 假如工作本质上偏重心理活动，则成效有限。面谈法优1. 1. 可获得完全的工作数据以免去员工填写工作说明书之麻烦。2. 2. 可进一步使员工和管理者沟通观念，以获取谅解和信任。3. 3. 可以不拘形式，问句内容较有弹性，又可随时补充和反问，这是填表法所不能办到的。4. 4. 收集方式简朴。缺1. 1. 信息也许受到扭曲因受访者怀疑分析者的动研、无意误解、或分析者访谈技巧不佳等因素而导致信息的扭曲。2. 2. 分析项目繁杂时，费时又费钱。3. 3. 占去员工工作时间，妨碍生产。问卷法优1. 1. 最便宜及迅速。2. 2. 容易进行，且可同时分析大量员工。3. 3. 员工有参与感，有助于双方计划的了解。缺1. 1. 很难设计出一个可以收集完整数据之问卷表。2.一般员工不乐意花时间在对的地填写问卷表。特殊事件法优1. 1. 针对员工工作上的行为，故能进一步了解工作的动态性。2. 2. 行为是可观测可衡量的，故记录的信息容易应用。缺1. 1. 须花大量时间收集、整合、分类数据。2. 2. 不适于描述平常工作。实作法优可于短时间内由生理、环境、社会层面充足了解工作。假如工作可以在短期内学会，则不失为好方法。缺不适合须长期训练者及高危险工作。工作日记法优1. 1. 对工作可充份地了解，有助于主管对员工的面谈。2. 2. 采逐日或在工作活动后及记录，可以避免漏掉。3.可以收集到最详尽的数据。缺1. 1. 员工也许会夸张或隐藏某些活动同时掩张其它行为。2. 2. 费时、费成本且干扰员工工作。资料来源：本研究整理工作分析工 作 说 明 书n工作目的n重要工作项目n工作条件工 作 规 范n知识n技术n能力n个人特质n爱好n偏好其它人力资源活动n招募n遴选n训练n绩效评核n薪资图二工作分析之功能图资料来源：Schuler, R.S. & Jackson, S.E.(1996). Human Resource Management. 6th ed., West, P.177.肆、本研究之计划与执行一、 工作分析计划拟定拟定工作分析计划推行之执行责任为保证工作分析之结果符合公司需求及整个分析过程能有效进行，在执行工作分析之前，个人拟定了一套工作分析计划。如下图所示：拟定工作分析目的与相关资料收集拟定工作分析样本与分析方法之选用分析问卷之设计进行工作分析数据整合与分析职务说明书之制作与撰写检讨与修正图三本研究计划流程图以下对计划中每一环结做一说明：（一）拟定责任归属工作分析的计划由谁来提倡?由谁来管理执行?此责任最佳是由最适于执行该项工作的单位来主持(镇天锡,1969)。以现今人力资源管理的发展情况来看，许多人力资源管理功能多由人力资源单位负责，再者，工作分析计划会对组织中的许多单位、部门有影响，而人力资源部的地位，是担任单位间极其重要性的联络工作，因此，人力资源主管在直线单位作业与幕僚的服务之中，对此工作分析分析数据的广泛使用，应负其责任。由于工作分析的专门性质，故大多规定人力资源专家来执行，因此，与公司高阶主管访谈商议后，决定由人力资源部及一位人力资源专家共同负责整个工作分析计划之进行，并由笔者协助进行。（二）拟定工作分析目的与背景资料收集1.分析目的为解决S公司在第二章节叙述之问题，与人力资源主管及专家多次讨论后，确认分析之目的。其中，最重要的是希望员工与主管对其工作能重新了解和检视，进而修改公司原有之绩效考核制度、晋升制度、薪资制度、招募与遴选制度，故在工作分析的过程中，着重在工作内容、职务与工作条件之确认及职位所需之知识及技能上，并强调与任职者与主管的沟通与合作。在职务说明书的设计上，为使分析之数据具完整性且避免过于复杂，遂将工作分析的结果工作说明书与工作规范，合并为职务说明书。2分析前之资料收集在相关资料收集上，以公司既有相关数据(如组织图、各单位执掌说明书、访谈数据等)与工作分析方法、环节之文献数据为主。(三)拟定工作分析样本与方法1.工作分析样本选定由于本次工作分析是整体性的，所有职位均为样本，若同一职位任职者较多，则由人力资源主管、专家与直属主管依据职位工作内容与重要性决定参与分析人数。2.分析方法之选用工作分析方法以问卷法为主，面谈法为辅的方式进行。其理由除了前述文献所提及之优点外，尚有以下之理由：(1)问卷法a.公司员工共有二千余人，职位计有二百多个，在成本及时间考量下，为使数据收集较为容易，及避免占用太多员工工作时间，因此，采用问卷法。b.公司员工之学历在高中、专科以上，在工作分析问卷填答上只要稍加说明，并不会有太大之问题。c.使用自行设计发展的问卷，易于收集所需之资料且容易整理比较。d.由员工亲自填写完问卷后，须交由主管覆审，多一道审核程序，保证数据之对的性。(2)面谈法a.为避免问卷法资料收集之局限性或有误，将采行与主管再次面谈确认。b.针对各职位所需之KSA进行二次确认，并与主管讨论员工之晋升发展途径。(四)工作分析问卷之设计为让全体员工了解及配合本次工作分析之进行，在问卷设计上考量了以下几项因素：1.撰写工作分析说明(见附录一)，内容说明了本次活动之目的、对公司及全体员工之重要性、须配合之事项及进行流程等，减少员工之疑虑及不安。2.配合职务说明书所需数据设计，以较简朴明了之方式呈现，免去烦琐之填写项目，增长员工参与的意愿。3.基于时间及成本之考量，工作分析问卷与职务明书之格式一致，由员工填写后交由主管审核，经拟定填写对的后再打字存盘交回人力资源部。4.在填答上，此外设计了工作分析问卷填写说明(见附录二)及工作分析问卷范例(见附录三)，帮助员工进行问卷之填答。(五)进行工作分析1.在工作分析问卷进行发放前，由人力资源主管于主管会议中提出整体规划之流程与配合事项，在获得高阶主管及各单位之主管认同与支持后，由各单位主管代为发布及协助员工进行配合事项，以便于进行下一阶段之分析工作。2.在问卷发放上采渐进方式进行工作分析问卷的填答。由于公司部门单位及职位数很多，加上各单位间工作内容不同，为使工作分析之结果符合公司现状与未来需要，故以单位为基准，采用渐进方式进行。3.在进行工作分析填写之前先向填写者说明本次活动之目的，并说明填写项目之意义与原则，并带领填写者以范例之内容浏览一次问卷之所有内容。4.问卷填写时间以二星期为限，填答者须在此二星期内填答完毕并交由主管审核，拟定无误后再统一收集交回人力资源部。(六)数据整合与分析各单位交回之工作分析之问卷回收后，由工作分析人员进行相关资料与问卷的整理，并检查各项之填写是否完整，若有不清楚之处，再发回重新填写。(七)撰写职务说明书由上一环节之数据整合分析后，撰写成职务说明书初稿。(八)检讨与修正职务说明书初稿完毕后，由分析人员分别与各部门主管进行面谈，以拟定整理之内容维持原意，并对于疑虑之处加以厘清及做进一步之确认，最后进行职务说明书之修正。二、 二、 工作分析之执行与成果正式进行工作分析前，考量了各部门之工作内容及可行时间，先行拟定了进行时间表，基本上每个部门皆以二星期为限，若不可行，则可弹性调整。(一)问卷发放进行各部门之工作分析问卷发放时，先集合各部门之各级主管进行半小时之说明，说明内容有工作分析目的、工作分析问卷填答、及问题解答，并清楚告知本次活动之进行不会影响到员工现有权益，拟定各主管皆明了如何进行后，由主管辅导下属进行工作分析问卷之填答。(二)填答期间虽然在工作分析问卷填答前有过具体的说明，也进行了问题解决，但是仍是有许多问题产生，因此，在此期间必须注意各部室之填写状况，并予以协助。(三)问卷回收及整理对于回收之数据，一方面必须检查是否填写完整，并仔细查看是否有不清楚、重迭或冲突之处，若有，便由工作分析与人力资源主管进行讨论，判断是否对此任职者或其主管进行面谈，以确认数据收集之对的性。由于本次工作分析之问卷已设计成半结构式之形式，且与职务说明书格式相同，加上事先已请填写者将内容转换成计算机档案，因此，工作分析员只需以原档案进行修改即可，不需再花费许多时间将问卷内容转换成计算机文书文献，且只要数据确认无误，即可完毕职务说明书之撰写。(四)工作分析成果依据本次工作分析之目的进行所获得的成果即为职务说明书，此职务说明书内容对公司改善方案之助益如下所述:1.工作内容、职务上在职务说明书上所列一至九项之工作职掌、权责上可提供公司厘清各工作内容是否有无反复、疏漏的地方以及各职位的工作负荷是否平均，并进行重新分派；在人员配置上，亦可根据工作内容进行现况修正及未来规划；在考绩上，由于职务说明书具体记载了各职位之工作内容，公司可依此对绩效项目进行评估，并设计出较客观且具效度的评核项目及水准来；薪资上，公司可依工作内容进行进一步之评价，重新评估各职位相对公司的重要性，并调整薪资水准，以达成薪资公平。2.职位资格条件各职位所列之任用资格条件，可帮助公司在招募人员时参考依据，并搭以遴选过程之改善，找寻适合的人才；在员工晋升方面，提供明确之资格规定，以防仅使用服务年资及笔试晋升方式的缺失；在训练与发展上可鼓励员工依自己爱好，及生涯计划，针对特定职位所需之资格条件进修，一方面提高本职位之绩效，另一方面亦有激励的效果。伍、执行过程之心得工作分析，在以往课堂上之实务演练只需访问某一特定工作，根据受访者答案予以分析，并完毕一份职务说明书，然而本次工作分析的对象却不再只是一位，而是全公司所有的职务。因此，个人从规划到执行莫不战战兢兢，并不断与公司讨论，希望能顺利且圆满的完毕本次的工作分析。整个工作分析活动进行前最重要的就是确认工作分析的目的为什么？盼望分析后可得到什么样的结果？再来就是考量如何与公司主管及员工沟通，获得他们的支持。因此，做好整体规划是非常重要的，此外，在执行上更是须要不断地与员工沟通方能成功地完毕工作分析方案。由于公司组织图并不提供所有工作内容，亦无法显示出组织中实际的沟通型态，因此要了解公司所有工作每日的实际活动及其职责是需要透过工作分析的。而在整个过程中最重要的是沟通，不只是和高阶主管之报告讨论，和各单位主管亦须进行沟通说明，特别是进行工作分析问卷填写说明时，要把握几项原则，如：1.与主管密切配合，找出最了解工作内容的员工，以及最能客观描述职责的员工；2.与面谈者建立起融洽的感情3.准备一份完整的问题表格，并留下空白以供填写；4.假如对方的工作并非天天都一成不变，则规定对方将各种工作责任列出，并依重要性限度排定顺序。最后，在面谈结东之后，告知填写者将数据交予直属上司阅览一遍，以便做适度的修改及补充。事后，必须随时待命，由于在说明后仍是有许多员工不知道如何填写，而必须给予协助。此外，在撰写职务说明书时，必须严格检查每份数据，最佳的解决方法即是与主管讨论职务说明书初稿内容是否对的，或是有何数据漏掉须加以补充的。总之，获取高阶主管之支持是维持整个方案顺利进行的最大助力，除此之外，若有专职负责的单位则能帮助督促方案的进行。虽然工作分析是个浩大的工程，但是只要有完善的计划及公司全体人员的支持，必能圆满完毕的。陆、结论与建议工作分析是人力资源各项功能依据的基础( Schuler & Jackson,1996)。本次工作分析之目的，除了职务说明书之建立外，亦是配合其它改善方案。以下就工作分析执行中所发现的问题与相关建议列举如下：（一）在职务说明书上职务说明书并非一成不变，工作内容、责任和权限、任用条件等均也许因内、外环境改变而需加以修改，因此，职务说明书应适时调整，始具有参考和运用之价值，否则只是一堆历史资料而已。（二）在相关改善方案上职务说明书只是相关改善方案的基础，藉由本次活动之执行与成果，公司应连续进行相关改善方案，方能达成最大效益。（三）在各单位运作上各单位或部门主管可藉由本次职位相关数据之建立，拟定单位内各项工作之流程与员工之工作任务，及不同部门间须做联结的项目及合作方式，以保证各项计划、方案与工作都能顺利完毕，达成预定目的。参考文献一、中文部份李广州(民76)，现代公司人事管理，台北：五南图书出版公司。郭昆谟等(民79)，人事管理，台北：国立空中大学。陈海鸣、余朝权(民77)，人事管理，台北：华泰图书文物公司。傅肃良(民81)，人事管理，台北：三民书局股份有限公司。黄英忠(民86)，人力资源管理，台北：三民书局股份有限公司。蔡宪六(民59)，公司薪资管理，台北：三民书局股份有限公司。镇天锡(民58)，现代公司人事管理（上），台北：台湾中华书局。蓝婉菁(民84)，F建设公司工作分析个案研究，公司人力资源规划与发展研讨会报告集。苏佳民(民86)，强化人力资源管理提高劳动力品质研讨会报告集。二、英文部份Anthony, P.A., Perrewe, P.L. & Kacmar, K.M., Strategic Human Resource Management, Forth Worth: The Dryden Press, PP. 157-185.Berger, L.A. & Mystigne, D.A.(1976). 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Human Resource Management, 6th ed., NJ: West.附录一S公司工作分析说明一、 目的本次进行工作分析的重要目的，重要是为了配合公司进行各制度之制订与修正。而此目的之达成须要有各职位之相关对的数据，因此，将藉由工作分析来了解各职位的工作内容、职掌与权责；工作环境及担任此职位所必须具有的知识、技术、能力，以便利于公司进行人力资源管理制度之修正。二、重要性（1）薪资制度上：为建立合理、公平之薪资给付之重要参考依据。（2）在工作分派上：藉由工作分析可了解各职位间工作内容有无反复、疏漏及各职位的工作负荷是否平均，重新进行工作的调整与分派。（3）在招募遴选上：可依照工作分析所决定出之任用资格来甄选新进人员。（4）在绩效考核上工作分析清楚地订定各职位之工作职掌，让主管与员工充份的了解工作的内容为什么，同时可根据各职位的工作内容、职掌及权责来决定绩效考核的项目与方法。（5）在训练与晋升发展上新进员工可依据职务说明书的引导，加速其适应当职位。员工可以依据职务说明书上任用资格所规范之知识、技术与能力了解自己必须提高及培养的能力有那些，进而提高员工参与训练的意愿，同时，也可依据担任各职位所须具有的资格条件，根据自己的爱好与能力来规画自己的未来发展途径。三、工作分析流程填写个人之工作分析问卷完毕后交由部门各级主管复核（主管复核后请在问卷最后一页签章）各级主管复核后交由员工将问卷建文献在磁盘建文献完毕后连同磁盘与原始书面问卷交由人资部门作最后复核 （填写不完整者，退回补填）四、各单位主管配合事项（1） （1） 将工作分析问卷交由单位内同仁填答（含部室经理、科长及其它员工），若有部份的同仁担任的为相同职位（即其工作内容是完全相同的），请主管依工作内容之重要性选择其中一人填写问卷即可。（2） （2） 请各位主管协助同仁填答工作分析问卷，请特别注意，工作分析所要了解的是担任该职位的工作内容、及必须具有的任用资格等，而非目前担任该职位同仁的工作内容或资格。重点是工作自身，而非人。（3） （3） 同仁问卷填答完后，请各级主管负责复核之工作，检查看看同仁是否有漏填或填答错误部份（特别是工作职掌及担任该职位之资格条件），同时，在问卷上进行更正，审核无误后，请发还同仁打字存档。（4） （4） 同仁建档完毕后，请交回人力资源部。谢谢各位主管的协助！人力资源部附录二【工作分析问卷填写说明】各位同仁您好： 公司目前将进行各职位的工作分析，重要的目的是为了了解各职位的工作职掌、工作环境及担任该职位所需拥有之资格条件，进而建立一个完整的职务说明书，作为公司规划人力资源相关制度的一项参考依据。 在您回答以下的问题时，请以所担任的职位为填答问卷的考量基准，做客观的思考与回答，重点是职位，而非目前担任此职位的人。您所提供的信息愈充份，对于制度规划的帮助就愈大，敬请详尽、客观的填答。谢谢您的协助！ 敬祝 工作快乐！ 发文者：人力资源部 联络分机：ooo 一、 一、 部室代码：请参照公司部门代码再填写。二、单位名称：请填写服务单位之名称，例如，人力资源部。三、四职称级数、代主管：请填写自己之职称级数，若有代理主管，例如三专一级代科长，则职称级数填三专一级、代主管填科长。五、重要职掌：以二到三句话简朴叙述所担任职位的重要工作内容。例如：人力资源部经理的重要职掌为负责公司人事制 度 规章、员工福利及教育训练等相关事务之督导、规划与执行工作，以达成人力资源工作顺利执行之目的。六、工作职掌（1）工作项目：可参考总行各项事务分层负责表中各部室之事务项目，由于部室主管所负责之事务项目