苗木采购管理办法.doc

**苗木采购管理办法

一、目的
为了规范**在苗圃建设、绿化工程、绿植租摆所用苗木中的采购行为，合理控制苗木采购综合成本，提高苗木采购的及时性和准确性，建立有序的采购体系，保证**在苗圃建设、绿化工程、绿植租摆、绿化日常养护业务中所需苗木的品质，维护公司利益。
二、适用范围
本制度适用于**对内、外所承接的苗圃建设、绿化工程苗木、绿植租摆、绿化日常养护中的采购活动。
三、部门职责
根据公司要求，**目前管理运作依托公司平台进行，故公司有关部门须参与**的苗木采购活动并承担相应职责。
（一）**：
1． 收集与汇总苗木资源信息及价格；
2． 负责建立健全合格供应商及苗木信息库；
3． 负责编制苗木采购计划和苗木采购成本预算；
4． 编制及修订苗木买卖合同（协议）范本；
5． 制订苗木质量保证措施；
6． 苗木选定、装车、做好保湿防晒措施及掌握苗木运输车辆的行踪；
7． 建立苗木采购台帐，提供采购相关报表，为工程材料成本控制提供参考依据等；
8． 负责对到场的苗木质量及外观（胸径、冠幅、土球直径、分枝点等）进行认定与验收，严把质量关,拒收不合格苗木；
9． 及时统计修正苗木需求数量，特别是死亡苗木需补种的应及时提供苗木单给采购方；
10． 做好苗木进场台帐并及时备案。
（二）公司品质部：
1． 根据公司管理处工程改造、日常管养类的采购需求核实相应的苗木采购计划；属于苗圃建设、外部工程施工、租摆等非公司业务范畴的采购计划，不须经过公司品质部核实，直接进入总部业务发展部审核。
2． 核对相应的成本预算并派人全程参与及监督苗木采购。
3． 配合**实施采购招投标工作并派人全程参与招投标。
（三）公司财务部：
1． 核对成本预算并派人全程参与及监督苗木采购；
2． 配合**及时支付苗木款；
3． 对比苗木采购台账及相关报表，配合环境中心做好成本控制。
（四）总部业务发展部：
1． 审核**制定的苗木采购计划。
2． 审核**制定的苗木进场计划。
3． 核对采购成本预算并派人全程参与及监督苗木采购。
4． 配合**实施采购招投标工作并派人全程参与招投标。
四、绿化工程苗木定价审批管理
（一）**编制苗木需求计划、编制材料进场计划，经公司领导同意并批准的采购方式和规定要求组织采购。
一、绿化工程苗木及材料
1、单项合同价10万以上的按公司招标工作流程进行招标采购（邀标的供应商包括但不限于**合作供应商）；若特殊情况下属于招标范围但不能招标的按权属上报审批后执行。
2、单项合同价3万以上10万以下的根据公司比价流程进行至少三家询价和比价，确定一家单位，报公司分管领导审批后采购；
3、单项合同价3万元（含）以下的苗木采购根据公司工程立项进行一家报价，确定一家单位，报公司分管领导审批后采购。
二、租摆花木和项目小型绿化工程改造苗木及材料
1、单次采购金额在5万以上的按公司招标工作流程进行招标采购（邀标的供应商包括但不限于**合作供应商）；
2、单次采购金额在3万以上5万以下的根据公司比价流程进行至少三家比价，确定一家单位，报公司分管领导审批后采购;
3、单次采购金额在1万以上3万以下的根据公司工程立项流程进行两家比价，确定一家单位，报公司分管领导审批后采购。
3、单次采购金额在1万元（含）以下的根据公司工程立项流程进行一家比价，确定一家单位，报公司分管领导审批后采购。
六、苗木到场与验收：
（一）苗木到场后，**组织苗木验收小组（由**苗木采购员、公司财务部与品质部指派的专业人员组成）验收苗木质量，认定苗木数量，并在苗木验收清单上详细写明苗木品种、规格、数量及质量等级，经验收合格的苗木，应及时组织苗木的下车及种植工作。
（二）不合格苗木的处理
1、如果发现到场苗木不符设计要求，在拒收时应考虑：
（1）如不影响工期，则全部退货，安排供应商重新供货；
（2）如影响工期，则明确是否可以降级使用。
2、主要苗木经全部检验不合格的则办理退货，同时向苗木供应商提出索赔要求；
3、如果在验收时属于苗木计划错误的：
（1）如不影响工期，实行退货，安排供应商重新供货；
（2）如影响工期，则看是否可以降级使用，如果不行则通知需求部门寻找代替方案；
（3）**会同业务发展部分析错误原因，并确定责任人员和落实相关责任。

附件1：苗木采购合同

**
二〇一四年六月二十三日

附件1：

合同编号：

××××××××工程

苗

木

采

购

合

同

采 购 方：
供 货 方：
签约日期： 年 月 日

采购方（以下简称甲方）：××××××××有限公司
地址：××××××××××××××××
电话：××××××××　　 传真：××××××××
供货方(以下简称乙方）：××××××××
地址：××××××××××××××××
电话：×××××××× 传真：××××××××

经考察、询价、议价，甲方确定乙方作为××××××××工程苗木供货方，负责向甲方提供规定的苗木，并负责将苗木运至甲方工地，验苗、收苗、卸苗及种植施工由甲方负责完成。
根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国建筑法》及其他有关法律、法规、规章和××市的有关规定及本项目的具体情况，为了明确供货内容及合同各方权利及义务，遵循平等、自愿、公平和诚信的原则，特订立本合同。
一、供货范围
1、 品种规格均以甲乙双方协定或本合同要求为准，并同时出具《苗木单》说明甲方所购苗木的品种、规格、技术要求、数量和价格。
2、 《苗木单》作为本合同附件，同时以《苗木单》、甲方监督人员到乙方苗木场监督苗木装车及运输作为甲方的验收标准之一。
3、 所有选购苗木由乙方负责装车并运输至甲方工地施工现场，甲方施工现场地址：××××××××××××××××
4、 苗木的品种、规格、单价和总价详见附件《苗木单》。
5、 乙方免费提供种植技术指导服务。
二、合同价款及付款方式
1、 币种：人民币；
2、 合同总价： 元（大写： ）（已包含运输费、税金）。
3、 本合同签订后，甲方向乙方支付 元作为购苗预付款（由甲方直接转账支付给乙方）。
4、 甲方提供每批/次苗木采购数量的计划表给乙方,乙方按指令备货，备货完毕及时通知甲方，甲方可派人到乙方苗场监督苗木的装车。运至工地后，甲方验收货品合格后，甲方应及时付款给乙方，付款额度为当批/次供货量的供货款，首次付款金额应扣除购苗预付款。如果货品属乙方的质量问题，乙方应在两日内解决质量问题或更换并承担因此发生的费用，甲方可以延迟付款直至乙方解决质量问题。
5、 本合同中甲方已付的苗木款由乙方提供同等面额的发票。
6、 乙方确保保留甲方到苗木场踏勘时所定苗木至××××年××月××日，且确保苗木价格不高于踏勘时的价格。
三、供货方式及进度要求
1、 乙方（执行代表：×××）按本合同的《苗木单》及甲方（执行代表：×××）认可的指令进行供货。
2、 乙方应在××××年××月××日前按甲方指令将甲方采购的苗木运货完成。
7、 苗木运抵工地现场卸货后，甲方按《苗木验收单》规定的项目进行质量验收。
四、质量要求
为保证苗木的成活率，乙方须保证苗木到达甲方工地时达到以下要求：
1、 所供苗木生长健壮，无病害、虫害，未受污染和损伤。
2、 所供苗木在出货、验收时确保成活，如乔木需截干的锯口处要干净、光滑、无撕裂，做好防腐防虫处理。
3、 乙方供应的苗木应达到《苗木单》上的规格要求。
4、应保证土球尺寸符合规范，装车前土球需包扎牢固。
5、乙方所供应的品种以及数量应以《苗木单》和甲方到乙方苗场所标注的记号为准，否则甲方不予验货接收。
6、乙方每次交货时，应随苗木运输车提交送货单。
五、甲方责任和权利
1、 甲方委派×××（电话：×××××××××）为本合同执行代表，甲方的指令经甲方负责人签署后生效。
2、 甲方负责提供给乙方《苗木单》、到乙方苗场选定苗木并做好记号，苗木运至甲方工地后，甲方应及时验货、提货、收货。
3、 乙方违反本合同约定，甲方有权按本合同约定对乙方进行违约金索赔。
4、 乙方在供货过程中，如出现重大苗木质量问题或供货进度无法满足甲方的要求时，在甲方书面通知乙方的5天内，如乙方仍未改进的，甲方有权解除合同，并要求乙方向甲方支付合同总价10%的违约金。
六、乙方责任和义务
1、 乙方委派×××（电话：×××××××××）为本合同执行代表。
2、 乙方在合同签订并收到甲方的供货通知后，须按期、保质、保量按《苗木单》中的品种、规格、数量起苗、包扎、装车、运输。
3、 协助甲方到苗场选定苗木并标注记号（提供交通工具及喷漆等）。
4、 乙方承担苗木在到达甲方工地验收前的一切质量、安全责任。
七、违约责任
1、 合同双方任何一方不能全面履行合同条款，均属违约。违约所造成的所有责任和经济损失概由违约方承担。
2、 除非双方协议将合同终止，违约方承担前述违约责任后仍必须履行合同。
3、 乙方未按合同约定进度、甲方供货时间或未按整改、更换时间内完成供货的，每逾期一日，应向甲方支付该批货款3%的违约金，逾期超过30日的，甲方有权解除合同，并要求乙方向甲方支付合总金额10%的违约金。
4、 乙方出现三次以上未按购苗清单或甲方所标注的苗木供货的情况时，甲方有权解除合同，乙方应按合同总价10%向甲方支付违约金。
5、 如乙方未保留甲方所指定苗木，则应按未保留苗木总价格30%向甲方支付违约金；若乙方调高价格供货的，甲方有权解除合同，乙方应按未履行合同总价的30%向甲方支付违约金
6、 乙方违约或乙方任何其他原因造成甲方损失的，甲方均有权拒付供货款，有权直接从供货款扣除乙方应支付甲方的违约金、赔偿金。
7、 乙方所起苗木如不符合《苗木单》中规定的要求，则甲方可在工地现场拒收。
八、附则
1、 本合同附件为合同的组成部分，与合同同样具有法律效力；
2、 本协议未尽事项，可由双方协商后另行签订补充协议作为附件，且与本协议具有同等效力。
3、 本合同壹式肆份，甲方执叁份，乙方执壹份，经双方签字盖章后生效。

九、附件
1、 《苗木单》
2、 《苗木验收单》
3、
建设方（甲方）：×××××××××公司
（盖章）
法定代表人或委托人：

联系电话： 日 期： 年　 月 日

供货方（乙方）：×××××××××公司/花木场
（盖章）
法定代表人或委托人：

联系电话： 日 期： 年　 月 日

附件1 苗 木 单
序号
植物名称
规 格
数量
单位
单价
合价
编号
备注
胸径(cm)
高度(cm)
冠幅(cm)
(元/株)
(元)

合 计

附件2 苗 木 验 收 单
序号
植物名称
规 格
数量
单位
单价
合价
备注
胸径(cm)
高度(cm)
冠幅(cm)
(元/株)
(元)

合 计

验收地点: 经手人：
验收时间： 年 月 日

填写说明: 1.各单位应在接到本单后二个工作日内完成审核。
2.供货单位在申报结算资料时需附上本单原件及相对应的货品价格清单备查。
3.若同批货物中有部分不合格且需降级使用，应在备注栏注明数量。
4.苗木应分类填写，分成乔木、灌木、地被、草皮、爬藤类等。