电力企业档案管理中计算机的应用研究.docx

电力企业档案管理中计算机的应用研究 张静摘要：电力企业档案管理对与电力企业的决策与发展意义重大，本文简述了档案管理的意义，揭示管理中存在的问题，并根据问题及实例，提出档案管理中计算机的具体应用措施。关键词：电力企业；档案管理；计算机；信息化前言：档案管理也称为档案工作，它是由档案室管理员或档案管理专员，对档案、档案内容进行管理，并对有档案查看权限的人员提供找寻帮助，是国家档案事业中最基本的组成部分。一、电力企业档案管理意义电力企业的档案管理工作包括对员工档案的管理，对电力设备档案的管理，对电力企业相关的书籍资料的管理、对于电力企业客户档案的管理。对电力企业员工档案的管理，员工档案记录了员工的学历、实践等相关经历，帮助电力企业人事管理部门对员工素质、能力进行综合评价，管理、分析与企业员工在企业中的晋升、待遇、未来发展计划等相互挂钩。设备档案记录了电力企业设备自从投入使用以来的使用情况、维修情况，包括设备的零件更换、主要部件修理、日常维护等，一直记录到设备报废为止。管理人员通过对设备档案的管理与查看，能了解电力设备在服役期间出现的问题及解决情况，根据历史出现的问题，快速对紧急发生的情况进行问题排查。企业书籍资料管理，主要记录企业的发展历程、发展规划，以及在发展中遇到的难题、解决对策等。在企业经营生产出现阻碍时，从资料中寻找问题的突破口，或应用历史案例，给予企业员工以鼓励。电力企业客户档案的管理，主要对客户的用电情况，客户名下的用电单位以及电力企业客户信用记录进行统计存档。通过对电力企业客户档案的分析，找出电力系统中的漏洞，挽回电力企业运营中的损失，另一方面通过分析得出客户的信用值，降低损失。1二、电力企业档案管理发展现状及问题1.档案管理人员专业素质低我国企业在过去的很长一段时间内，对与企业档案的管理工作重视程度不高，导致可提供给档案专利专业人员的工作岗位不多，这些档案管理专业的人员就对专业的重视不足，现今企业对档案管理提高重视，但整个行业内都缺乏高素质人才。目前从事档案管理的人员年龄偏高，而且都不是档案管理专业毕业。2.档案信息化水平低档案管理是一项极其复杂的工作，要管理的内容、管理的档案数量众多，传统的人工进行信息记录并留存于纸面，一方面记录由于人为失误会出现数据、时间等要素的不准确，在档案用于分析时出现问题；另一方面档案留存于纸面，由于纸的特性，不便与信息的保存与传递。2三、电力企业档案管理中计算机的应用1.明确档案信息化的意义在电力企业档案管理中应用到计算机技术，主要还是提升电力企业档案管理工作的信息化、现代化，应用计算机技术减少在电力企业档案管理中的人力、物力支出，提升档案统计、分析的精准度，将档案内的信息进行信息化管理，有利于日后的直接调用。伴随着世界经济及科技的高速发展，信息化、科技化、现代化已经成为企业办公中的必要要求。依靠计算机自身强大的计算能力以及存储能力，将档案信息进行录入，最大程度上为档案管理及调用提供便利。重庆市2015通过运用互联网以及信息技术对众多企业档案及信息进行收集，共获得企业信息1500万条，筛选出营业额2000万以上的企业50万家，最终经过对数据的分析，完成统调购电445.26億千瓦时，同比增长百分之3.08，完成发电权交易量17.34亿千瓦时，同比增长401.16%；节约标煤18.12万吨，减少二氧化碳排放47.11万吨，减少二氧化硫排放840.98吨。收益显著，可见信息化档案管理及分析的受益匪浅。2.档案管理意识的树立在开展企业档案管理信息化完善的进程前，要优先树立起企业领导人对档案管理的意识。通过对企业档案管理重要性的了解与学习，通过自身领悟能力，提升档案管理意识，才能真正的促进档案管理向信息化完善的执行。在企业档案与个人档案的管理中还存在一个信息安全问题，电力企业要充分学习和遵守中华人民共和国档案法以及档案实施办法的相关条文规定，对企业内部档案管理进行严格的指导与监督。管理者从中充分意识到档案管理的重要，并根据中华人民共和国档案法的有关规定制定基本管理方针。强化对管理人员的技能培训或人才培养可安排管理人员，联合成人大学或继续教育学院进行技能培养，学习专业、最新的档案管理方式及手段；还可以联合就业管理中心以及本科类院校进行订单式人才培养，培养出具备专业档案管理能力、管理经验的专业人员，直接投入使用。3.档案管理信息化水平提升之后的工作要点就是最重要的提高现代化、信息化水平。伴随着人口、经济的快速增长，用电单位也随之增多，群众对于电力的需求越来越大，对于电力企业的管理工作可以说是带来了不小的挑战。越来越多的社会不稳定性因素增加，也给电力企业经验带来风险。电力设备的高负荷运转，技术的更新换代，导致电力设备的故障率、维修率以及换新率不断提升。这些工作都需要档案管理部门进行记录，为档案管理工作增加负担。而且，档案管理需要做的不仅仅是简单的整理工作，还要根据领导需求，快速的寻找调出所需档案记录，这就要求档案管理人员在档案收集后要进行及时的分类汇总，除此之外，还要根据档案记录进行初步的分析与解读，给领导及时的发现问题上报并提出建议，在这之后还要进行继续的跟踪、记录、归档存档，工作量之大，工作之复杂难以形容。所以要应对高强度、复杂的管理工作，减少工作市时长，提升工作效率，就要将复杂的档案管理工作简单化。将档案信息录入之计算机中，并进行分类，记录档案的具体分类、具体存放位置，以便进行快速的找寻与应用。在档案应用完成后，注意是否进行修改工作，并进行存档处理。引用信息化管理理念，将档案内容完整的录入至计算机当中，这是一项繁琐且无趣的任务，录入人员要端正态度与思想，一切服务于日后的档案管理工作，在录入过程中保证严谨性。在日常的档案建立中，也要注意直接应用电子化档案录入，减轻录入人员的工作负担。对管理录入人员进行统一的计算机培训。除此之外，对于档案的调用设置权限，不同的人员对档案的使用权利不同，避免个人隐私及企业机密的泄露。3将传统的纸质档案与电子化档案相结合，与电子档案相比，纸质档案的可信度更高，且表现的更为直白，二者的有机结合才能更好的促进企业档案管理的完善，电力企业的决策与发展。总结：电力企业的档案管理对与电力部门的统筹部署以及电力企业应收意义重大，电力企业领导首先要意识到档案管理的重要意义，再进一步提升档案管理水平，应用计算机、信息技术等先进的科技化手段，提升档案管理与分析效率，才能最终做出准确决策，促进企业发展。参考文献1桂晓琴.基层电力企业大数据发展早期策略J.科学咨询， 2015（29）：13-142王依琦.电力档案信息化建设研究J.黑龙江大学，20153赵莹，李冬梅.试析档案管理计算机化的未来趋势J.黑龙江科技信息，2016（31）：180-180endprint -全文完-