综合管理部管理手册.doc

河南升龙置业有限公司

规章制度及业务流程手册

一、管理制度及业务流程
1、会议制度

会议制度
为使各部门信息充足共享，以利于公司整体工作进度的统筹安排，提高工作效率，特制订本会议制度：
一、 周例会
主持与记录：综合管理部负责召集，总经理主持；总经办秘书担任会议纪要。
时间：每周六 上午9：30
地点：会议室
参与人员：总经理、物业公司经理、各部门经理。
例会内容：各部门负责人就本周已完毕的工作业绩或工作进度进行沟通，协调部门与部门之间的工作，解决各部门沟通中出现的脱节，对相关业务、实行方案加以说明，互相协助共同解决问题。
二、部门例会：
主持与记录：由各部门主管召集并主持；可由主管安排本部门员工轮流进行会议记录。
时间：每周一次部门例会，时间各部门自定。
地点：各部门自定
参与人员：各部门主管、各部门全体员工。
例会内容：总结本周工作情况，提出对上周工作情况的完善和解决的建议，制定报告下周工作计划，并安排实行。

注：1、所有应参会人员均不得缺席、迟到、早退。
2、每日会议纪要于当天18：00点之前由总经办秘书呈送至总经理室。
 3、周例会参会人员须到场，故周六各部经理不得调休。
4、各部门人员每周五中午12：00前须将本周的工作总结及下周工作计划交至综合管理部，并由综合管理部档案人员编号存档以备查。

后附《会议纪要》

会议纪要

会议名称

会议时间

会议地点

会议主持

记录人

缺席名单

出席名单

会议内容
贯彻人

会议记录 (签章)

2、工装管理制度

工装管理制度
1 目的
为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范员工工作服装（以下简称“工装”）的对的使用管理。
2 范围
公司各个部门及分公司均合用。
3 参考文献
《员工手册》
4 定义
无
5 职责
5.1公司综合管理部
5.1.1全面负责制定公司工装及管理制度；
5.1.2 负责定制员工工装；
5.1.3 监督、检查各部门、分公司工装使用情况；
5.1.4 计算、退还由员工个人承担部分的工装费用。
5.2 各部门、分公司负责人
5.2.1负责对员工着装进行监督管理；
5.2.2指定使用人负责保管各自工装；
5.2.3 审批员工工装领取申请；
5.2.4在部门/分公司负责人的授权下对工装及的使用进行登记。
5.3 部门员工
5.3.1 申请、领用员工工装，并对所领用的工装负有保管责任；
5.3.2 按照公司相关规定承担工装相关费用。
6 程序
6.1工装的定制
6.1.1工作服装的定制由公司综合管理部安排制作商承制；
6.1.2工作服装大小尺码由承制商套量而定。
6.2工装的发放和领取
6.2.1 工装由公司综合管理部负责发放，工装发放对象为公司正式员工。试用期未满的员工(含临时工)服装自备，但需符合公司着装的基本规定。
6.2.2员工转正后须完清相关个人资料（部分岗位需提供保证/担保资料）后方可领取工作服。
6.2.3员工工装领取数量为：
6.2.3.1男性员工：西装二套、长袖衬衫二件、短袖衬衫二件、领带二条；
6.2.3.2女性员工：西装二套、长袖衬衫二件、短袖衬衫二件、短裙二条。
6.2.4 工装的领取程序
6.2.4.1各部门员工须先填写《工装领用申请表》，经部门/公司负责人签字批准；
6.2.4.2部门员工将经所属部门的负责人批准报综合管理部，由经办人填写《工作请示单》，经公司领导审批通过后方可安排承制商制作。
6.3工装的管理
6.3.1工装费用的管理
6.3.1.1公司员工自动离职者，自转正后起算，按工作时间长短进行服装归属管理。在公司工作满半年者，服装归个人所有；满三个月而未满半年离职者，需缴纳服装购置费的30%，服装归个人所有；转正而工作未满三个月者，需缴纳服装购置费的80%，服装归个人所有，转正而未满一个月者，需缴纳全款，服装归个人所有。衬衣价格不再计入其中。
6.3.1.2公司在年度预算计划中须按照员工增长比例计算列入员工置装费用；综合管理部在购制员工工装时须报请公司总经理审核经批准后按审批的费用总额控制执行。
6.3.1.3属领导特批发放的服装，个人工作未满三个月离职者需缴纳服装购置费的50%，服装归个人所有。工作超三个月而未满半年，因特殊因素公司未录用的，个人需缴纳服装购置费的50%，服装归个人所有；工作满半年而公司未录用者，服装归个人所有。
6.3.1.4从公司调离到关联公司的，其服装随其调离，新接受的公司不再制作服装。
6.3.1.5换发的服装，自换之日起在公司继续工作满三个月归个人所有。不满三个月则依原价的30%购置。
6.3.1.6公司转正的正式员工被开除、辞退的，依离职时间按第五项第6.3.1.3条执行扣款。
6.3.1.7正常退休人员的工装，归个人所有，公司不再收取任何费用。
员工工装采购发放管理流程：
综合管理部

发放
综合管理部

采购
综合管理部
7天内告知本人
量体
综合管理部发
工作请示单
（已转正）

自动离职
折价购置

综合管理部
从薪水扣除
员工个人

穿着
保管

转正后满6个月
归属个人

综合管理部
两年换发

6.3.2 工装的保管
6.3.2.1 工装的保管由使用人自行负责；
6.3.2.2 工装的使用年限为2年，按领用之日起算。
6.3.2.3 凡工作服如未达使用年限而丢失、被盗、破损时，由保管人本人提出补发申
请，交公司综合管理部重新制发，其费用所有由本人承担。
6.4 员工着装规定
6.4.1 员工工装原则上为员工上班时间内的专用服装，运营部员工在上班时间内必须穿着工装，其他部门周一至周四须穿着工装。
6.4.2 员工上班时间外出可根据情况决定是否着工装。
6.4.3 所有员工的工装应保持整洁，经常清洗。
6.4.4 公司员工穿着工装时必须佩带工作牌。
6.4.5男性员工着装须系领带；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；不得穿着白色袜子；女性员工在穿着短裙时必须穿肉色丝袜。
6.4.6 员工上班应注意将头发梳理整齐。男职工发但是耳，并一般不准留胡子；女职工上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。
6.5附则
6.10.1 处罚规定
6.10.1.1违反着装规定的处罚
A公司行政人事部不定期检查公司各部门员工着装是否符合规定。凡在检查中发现违反上述规定的员工，应责令其立即纠正，并开具《违纪提醒单》，给予20元／次。对连续两次检查中发现的违纪员工，按上述罚款金额加倍处罚，并对违纪员工给予行政记过处分直至给予辞退或除名解决。
B各部主管应积极配合，督促本部门员工遵守本规定。一个月累计员工违反本规定人次超过该部门员工总数40％的，该部门主管罚款100元。
C综合管理部每月集中将检查到的违纪员工罚款及部门主管罚款从违纪员工及部门主管的工资中扣除，并在公司内予以通报。

3、办公室管理制度
办公室管理制度
1、目的：为加强我公司内部管理，规范办公秩序和员工行为，优化工作环境，提高工作效率，保证公司各项工作的正常开展，特制定本制度。
2、职责：
2.1 公司综合管理部负责员工管理规定的修订、解释和执行检查。
2.2 公司各部门领导按照本规定负责本部门员工的平常管理和监督。
2.3 公司全体员工均需严格遵守本规定。
3、办公环境、安全、卫生管理办法
3.1 自觉维护良好的工作环境，保持办公场合整洁，不随地吐痰，不乱扔废纸、烟蒂，不乱倒垃圾杂物，乱倒茶水，不在非吸烟区吸烟，不提倡在办公区域进食。公司办公场合须保持整洁、有序的办公环境以提高员工的工作效率，提高公司的对外形象。
3.2 办公场合严禁吸烟，注意用电安全，严禁乱拉线、乱搭线以及违章使用电器；注意防火，如发现事故苗头，必须立即解决并及时报告综合管理部，及时消除隐患。
3.3 保持办公桌面整洁，物品摆放有序，不在挡板上贴挂装饰品，报纸应及时整理并
放置于报架。
3.4 员工外出时桌椅、抽屉应及时复位并注意锁闭抽屉。 注意将贵重物品、重要文献妥善保管，人员离开应将抽屉或保险柜锁好，提高防盗意识。不要在办公桌存放大量钞票或贵重物品，以免意外损失。
3.5公司综合管理部不定期开展卫生检查活动，对各部门的环境卫生情况进行评选并给予公开通报。
4、办公秩序
4.1 公司所有员工应严格遵守公司考勤制度，上下班准时签到（退）。
4.2 公司员工应保持通讯工具24小时畅通，以便工作联系沟通。
4.3办公时间必须坚守工作岗位，需暂时离开时应与同事交代，并说明事由。
4.4 办公时间不得上网娱乐聊天、玩电脑游戏、办私事、吃零食、打瞌睡。
4.5 保持良好的工作氛围，注意保持良好的上班秩序，不溜岗、串岗、不闲聊和大声喧哗。不得妨碍别人开展工作。
4.6 未经公司领导批准，员工工作前，工作中不准饮酒。
4.7 爱惜公司财物和办公设备，轻拿轻放，不得随意拆卸、改装办公设备和电器；未经许可，不得公物私用。
4.8保管好各自的领用物品，未经许可不得随意使用别人物品。
4.9办公用品、水电的使用，提倡节约，避免不必要的浪费；下班应随手锁门、落窗、关闭所有电源。
5、言行仪表
5.1员工必须统一穿着公司制服，佩戴胸牌，保持制服笔挺整洁。未领取制服的新员工必须穿着类似的职业装。工作日应按季节变化穿着公司配发的制服，注意保持仪表的整洁、大方、得体，注意维护公司的形象。男员工不可留长发。（办公室周一至周四；项目现场周一至周六）
5.2男员工必须理短发、系领带、衬衫下摆应扎在皮带内、穿黑色皮鞋；女员工必须保持清雅、淡妆，不得穿拖鞋上班。
5.3 办公期间，员工应使用普通话和文明用语；电话联系尽量不超过三声铃响（涉及附近无人接听的办公电话），使用文明的语言和手势动作，任何电话接听统一使用礼貌用语——“您好，哈曼斯商业公司”。 上班期间严禁使用电话聊天，工作通话应简明扼要。
5.4 接待客户（客人）应在会客区接待，外来人员未经批准不得进入办公区域；未经批
准，严禁外来人员使用本公司电脑设备。
6、严守机密
6.1不得将公司重要决策、营销信息和其他业务资料泄露给别人。
6.2 本人不在岗位时，应关闭电脑，不得将公司重要文献和资料摆放在桌面上。
6.3公司员工严守机密，不得将公司重要决策、信息和业务资料泄露别人，员工不在岗位时，不得将重要文献和资料摆放在桌面上；员工之间严禁互相打听和对外泄露薪酬情况
7、罚则
7.1 综合管理部根据本规定，对公司全范围开展定期和不定期检查；各部门领导根据本规定，对本部门员工进行监督检查。发现违规者，给予警告（书面或口头）、通报批评、经济处罚、辞退及开除等不同等级的处罚。
7.1.1违反“办公环境”有关规定，每项处罚10元；
7.1.2违反“办公秩序”有关规定，4.1、4.3项按公司有关考勤制度解决；4.2项中高管职工若无端停止通讯联系每次50元；其余各项处罚20元；
7.1.3违反“言行仪表”中有关规定，每项处罚10元；
7.1.4违反“严守机密”中有关规定，每项处罚50元；
7.1.5违规行为情节严重或屡教不改者，给公司导致极大不良影响或经济损失，根据实际情况经综合管理部审核报总经理批准后解决。
7.2员工违规，其直属上级主管对违规行为未做出相应有效措施者附连带责任。
7.3监督检查人员（涉及综合管理部员工及各部门领导）一旦发现违规情况，可在《员工处罚单》上填写违规事件及处罚意见，由当事人或见证人签字确认后，监督检查者核算报综合管理部备案。
7.4员工对违规行为解决结果有争议者，以书面报告形式向综合管理部或上级领导提出上诉。综合管理部将针对上诉情况进行调查和反馈。

4、办公用品管理制度
办公用品管理制度
第一条 为规范采购程序，减少采购成本，保证平常办公需要，特制订本制度。
第二条 本制度所称办公用品分为平常消耗品、管理用品和办公设备三类
2.1平常消耗品：铅笔、自动铅笔、签字笔、水笔芯、水彩笔、文献册、文献袋、文献夹、文献框、橡皮、印泥、印油、圆珠笔、蜡笔、钢尺、荧光笔、信封、大头针、回形针、浆糊、工号牌、保安帽徽、便签本、便条纸、标签纸、长尾夹、传真纸、档案袋、档案盒、笔记本、拉杆夹、皮筋、刀片、订书针、稿纸、拷贝纸、口取纸、宽胶带、固体胶、双面胶、胶水、透明胶、涂改液、饮用水、矿泉水、电池、复印纸、复印机加粉、打印机墨盒、打印机加粉、光盘、海绵缸、凭证封皮、凭证盒、手套、传真机色带、铁甲子、拖把、毛巾、香皂、垃圾袋、一次性鞋套、盒抽、卷纸、手纸、固体清新剂、喷壶、热得快、清洁剂、粘勾、尘推、小水桶、打扫把等；
2.2 管理用品：笔筒、剪刀、裁纸刀、订书机、起钉器、三角板、三棱尺、排插、卷笔刀、直尺、台式笔、脸盆、香皂盒、地毯、双面玻璃擦、网线、空白DV带、鼠标、纸篓、激光笔、计算器等；
2.3 办公设备：函数计算器、复印机、电脑、保险柜、打印机、路由器、传真机、电脑服务器、铁皮柜、文献柜、装订机、验钞机、饮水机、打卡机、安全帽、数码相机、U盘、桌子、椅子、笔记本电脑、移动硬盘、微波炉、投影仪、DV机、碎纸机、广联达软件、音响、彩电、液晶电视、空调、摄像机、录音笔、冰箱、铁锹、军用被子、武装带、被罩、帽子、领带、床单、枕头、床垫、加湿器、真皮座椅、电暖器、更衣柜、网卡等；
2.4 办公用品管理原则：采购环节与平常管理环节分开，入库、出库手续齐全，盘点和核查相结合。
2.5 平常办公用品必须有充足的库存，可以保证平常需要，色带、电池、墨盒、硒鼓等要控制库存，管理部门按照需求临时申请采购。
第三条 办公用品的采购管理
3.1 申购环节
3.1.1 平常消耗品和管理用品的购买，每月25日由公司各职能部门的资产管理员将填写好的次月《平常消耗品申请单》（附表一）经部门经理审签后，送达综合管理部采购员处。采购员汇总各职能部门的《平常消耗品申请单》后，于每月26日交综合管理部经理审核后，方可购买。《平常消耗品申请单》应有“上月金额”、“本月金额”、“本月累计金额”栏目，由采购员填写。
3.1.2 办公设备的购买，由公司各职能部门使用人填写《资产购置请购单》（附表二）经部门经理审签后，报综合管理部。综合管理部根据公司办公用品的配置规定，进行市场询价，给予合理建议，由部门负责人进行审签。送至财务部审核金额后，报常务副总经理，总经理及总裁审批。
3.2《资产购置请购单》涉及金额在3000元（含3000元以内）的需报总裁签批。
3.3总经理及总裁审批后，由综合管理部采购员进行采购。
3.4 采购环节
3.4.1综合管理部必须建立办公用品《合格供应商名册》，出具《办公用品供方信誉调查表》（附表三）备案，并与供方签订《办公用品供应服务协议》（附后）。采购时，必须在办公用品《合格供应商名册》中选择。如发现综合管理部采购员未按规定自行选择商家购买，所产生费用由个人承担。
3.4.2 部分新、特、进口办公用品，办公用品合格供方不能提供，必须在其他供应商处购买时，应将该供应商补充进办公用品《合格供应商名册》。
3.4.3办公用品《合格供应商名册》至少涉及大型商场和个体文具专业批发商。
3.4.4 必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品无法采购的情况，可以经常务副总经理批准授权由需求部门及采购员共同采购。
3.4.5 综合管理部采购员进行采购时，必须进行三家供货商报价后，征询市
场价格，出具报价表签字报经理批准后，再购入。
3.4.6采购完毕后应及时办理入库手续，由仓库管理员对所购物品的质量、型号、品牌、规格进行检查，确认完好可入库后，采购人员凭入库单、资产购置请购单及正规发票办理报销手续。入库单一式三联，财务报销一联、仓库保管员一联、存根一联。
3.4.7除公司临时急用及领导特批以外的物品，未经批准，严禁擅自采购。仓库管理员有权拒绝办理入库手续。
3.4.8综合管理部采购员每月28日应对《合格供方名册》中供应商的信誉进行评价，出具《办公用品供方阶段评表》（附表四），写出书面建议，提交给部门经理。如发现信誉低，未按《办公用品供应服务协议》履行的供方，立即终止合作关系。
3.4.9 综合管理部采购员应不定期对办公用品的质量、价格，进行市场调研。
3.4.10 综合管理部采购员、仓库管理员不得与供方恶意串通，将入库的产品以假充真，以次充好、以不合格产品冒充合格产品。如发现有上述违规操作行为，视情节严重，公司将给予处罚或解除劳动关系。
第四条 办公用品报销程序
4.1 所购物品入库后，由采购员持入库单、出库单、《资产购置单请购单》及正规发票办理报销手续。
4.2 如《资产购置请购单》所购买的物品因时间顺序需要分开报销的，先以原件为报销依据，再次报销用复印件，采购员应署名备注：原件已于*年*月*日报销使用，该复印件为第*次报销。
4.3 对于平常消耗类物品和管理用品类，每次送货由供方提供供货详单，采购员和仓库管理员进行对账签字确认后，双方各持一份，于每月25日由采购员根据供货详单和正规发票，月底统一报销。
4.4 供方提供转账帐号的，由财务部转账后，及时告知综合管理部，采购员应告知供方进行查收和确认。
第五条 办公用品领用
5.1 办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如办公设备和打孔机、大型订书机、装订机等。
5.2 综合管理部仓库管理员应及时办理出库手续，建立电子台帐，定期盘点和核对。出库单一式三联，领用部门、保管员和财务部各存一联。出库单作为公司核算各部门费用的依据。
5.3 综合管理部制定领用管理基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放数量和发放时间。管理用品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，平常消耗品不在此限。
5.4 管理性办公用品和办公设备列入移交管理，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门补偿或自购。
5.5 平常消耗类物品每月一日发放。但管理用品和办公设备的请领不受上述时间限制。
5.6 各部门设立《办公用品领用登记表》（附表五），由部门物资保管员统一保管，于办公用品领用时分别登记，建立电子台帐，并控制办公用品领用状况。《办公用品领用登记表》及电子台帐为综合管理部平常工作检查项之一。
第六条 每月最后一天部门物资保管员与行政部仓库管理员、财务人员应及时盘点、对帐，保证物品数量、质量和安全无误。
第七条 新进人员入职时由所在部门提出办公用品申请，向综合管理部请领办公用品，并签字领用，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交部门部门资料管理员。
第八条 印刷品（如信纸、信封、表格……）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由综合管理部统一印刷、保管。
第九条 打字、复印耗材的使用
9.1 公司各部门要节约使用打印纸。综合管理部仓库管理员要做好领用登记，每季度公布一次。
9.2 复印时，要严格按照规程操作，并自觉登记。复印的作废纸张，应留存，当作反面纸使用。
9.3 严禁复印与工作无关的资料，严禁私用纸张，一经发现，公司按0.5元/页计费：行政主管将处罚单报部门经理审核，由人力资源部在当月工资中扣除。
第十条 除了对外报送的文献资料，公司内部的纸张必须正反面使用。
第十一条 综合管理部办公用品仓库管理员月末、年末要盘点清查库存，在满足平常工作的前提下，尽量减少库存量，使库存量结构合理化。年末综合管理部配合财务部组织盘点办公用品在各部门的使用情况，做到反映实际库存状况及帐实相符。
第十二条 每年1月5日前，综合管理部采购员汇总全年的办公用品实际耗用量和金额，分析与计划预算的偏差情况，写成总结报告，报综合管理部经理留存，并作为编制下一预算年度的依据。
第十三条 本制度由综合管理部负责解释，自发布之日执行。

办公用品管理流程图

平常消耗类
办公用品申请
………各部门

表1
表2

签批购买
审签
………综合管理部

金额审核
………财务部

No
审核批准
………常务副经理

Yes

No
………总经理
审核批准

3000元以上
Yes
3000元以下

No
审核批准
………总裁

Yes

采 购、入库
………综合管理部

登记保存并建立电子台帐
………综合管理部

领用、办理出库手续
………各部门

………各部门资产管理员
填写办公用品领用单并建立电子台帐

………各部门、财务部、综合管理部
月末，年末进行盘点，核查

附表一 河南升龙置业有限公司
平常消耗品申请单
物品名称
用 途
规格
数量
单价
金额
备注

上月金额

本月金额

本月累计金额

部门: 年 月 日注:每月25号由各部门经理审签后交综合管理部统一购置，此表只用于申购平常消耗品。

部门经理： 综合管理部：

附表二：资产购置单
日期： 年 月 日
申请部门：

申购因素或用途：
申请人：

采购人：

资产名称
规格型号
单位
数量
预计单价/元
合计金额/元

总计金额：
（大写）

保管负责人（或验收人）签字：

备注：1、此单在报销时连同发票作报销凭证附件
2、此单合用固定资产、低值易耗品请购
总 裁：
总 经 理：
部门经理：

综合管理部：

附件三 办公用品供方信誉调查表
年 月 日 编号： 类别：
供方名称

地 址

总 经 理

电 话

联系人

电 话

企
业
概
况

技术力量
与
人员素质

产品质量与
服 务

其他

调查结论

调查人：
附件四 办公用品供方阶段评表
年 月 日 编号： 类别：
供方名称

项目负责人

提供产品（服务）类别

供方阶段工作综述：

评审人员：
综 合 评 分
序号
项 目
权 重
评 分
（满分100）
成绩
重要存在问题
1
质量
40%

2
价格
30%

3
信誉
20%

4
配合度
10%

5
实际得分：e=a+b+c+d

供方等级措施对照表
序号
得分
等 级
措 施
Ａ
90以上
优秀供方
加大合作 按协议付款
Ｂ
75～89
合格供方
继续合作 按协议付款
Ｃ
60～74
仍为合格供方
需警告减少合作 推迟付款或保存部分余款
Ｄ
60以下
不 合 格
淘 汰 解决完具体问题视情况付款

附件五 河南升龙置业有限公司
办公用品领用登记表
部门：
物品名称
规格
数量
签字
备注

注：每月30日将此单交于综合管理部仓库管理员处。

5、档案管理办法
河南升龙置业有限公司
档案管理办法（试行）

第一章 总则
第一条 为保证公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效运用和连续补充，特制定本办法。
第二条 公司档案分为文书档案、基建档案、会计档案、人事档案和声像档案五大类。
（一） 文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文献。
（二） 基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。
（三） 会计档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保
存价值的会计核算专业材料。
（四） 人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基
本情况、工作表现的个人资料。
（五） 声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记
录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。
第三条 公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即档案室负责公司档案的总体管理；部门资料员负责本部门的立卷归档工作，档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。
第四条 鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案人力资源部自行管理，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。

第二章 立卷归档
各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文献运转情况，预计当年也许形成的文献，拟制或修订立卷类目，如行政管理部可制定“人事发文”、“周记”等，并将空白的文献清单置于每个类目文献的最前面。
第五条 立卷归档是文献转化为档案的一个关口，由各部室资料员配合档案室进行。其具体流程如下：
随时将已发放完毕的文献按已编好的类目及时归入卷内，并按文献收进顺序随时填写文献清单。
一个较长时间段后，对手头上的所有文献进行清理，对不需归卷的文献材料另备文献夹单独存放

文书档案每2年为一个归档周期。各部室资料员在逢偶数年的6月底，将前两年形成的文献整理后向档案室移交。
声像档案的归档时间同文书档案。
单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。
会计档案在会计年度终了后，暂由财务计统部保管3年后再存放于档案室。
基建档案在竣工决算工作完毕后两个月内归档，项目前期资料一年后归档。

第六条 各部室资料员向档案室移交档案时，须遵循如下规定：
（一）各部室向档案室移交档案时，均需附上移交清单（从文献清单转化而来）一式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。
（二）各部室向档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接受未经系统整理的零散文献。
（三）文献在各部室保存阶段，要注意保持笔迹清楚、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。
（四）声像档案应同纸质文献进行统一整理、编目，但要分别存放，在案卷目录上注明互见号，以保持文献间的历史联系。
（五）对于不同保存价值的文献应当分开组卷。
（六）卷内文献排列应条理系统，一般可按重要限度或时间顺序依次排列，具有密切联系的文献应依一定的顺序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后。
（七）音像文献应用文字标出它们的对象、时间、地点、内容和责任者等事项，便于保存和运用。
（八）各部室可根据实际工作需要保存文献，但向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。
A、综合管理部：会议纪要、董事会文献、诉讼文书、有关公司送交的文献、各部室送交的文献、外来文献、外送文献、大事记、部门周记、协议、质保文献、内部发文等
人事发文、公司设立与登记材料、员工人事资料（应聘表、编制表、工资单等）、培训记录、部门周记等
B、总工办：设计变更、外送文献、外来文献、部门周记等
C、工程部：前期文献、施工文献、竣工文献、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等），其中前期文献由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文献、外来文献、有关人员出差带回的文献、部门周记等
D、财务部：财会档案见《财务档案管理办法》
E、审计部：结算书、隐蔽记录签证、外送文献、外来文献、部门周记等
F、材料部：材料定价单、外送文献、外来文献、部门周记等
G、营销部：售楼协议、协议、广告宣传资料、市场调研资料、外送文献、外来文献、部门周记、声像资料等
H、外联部：政府文献、外送文献、外来文献、部门周记等
I、招商部：外送文献、外来文献、部门周记等
注：反复文献、一般事务性的无查考保存价值的文献、未成文的草稿及一般性文献的历次修改稿、未经会议讨论和领导审阅签发的未生效文献均属于不须归档的文献材料。

第三章 整理上架
第七条 各部室在规定的时间按规定的归档范围向档案室移交档案后，档案室档
案员须对移交档案进行整理上架，其具体流程如下：
上架：案卷按档号顺序竖放在档案装具上，一般小号在左，大号在右，自上而下。
造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。
组卷：通过鉴定的材料严格按规定排列、打号、装订、著录，并制作卷内目录，组成案卷。
鉴定：对各部室移交的档案，档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文献材料。

第八条 档案室档案员对移交档案进行整理时，应注意如下规定：
（一）卷内文献的排列应条理系统。文书档案准时间顺序依次排列，具有密切联系的文献应依一定的顺序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。
（二）不同保存价值的文献应分开组卷。
（三）凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。
（四）文献材料装订前应剔除金属物。
（五）图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。
第四章 保 管
第九条 档案整理上架后随即进入保管阶段。档案库房作为保存档案的基地，它的管理应满足各类档案的安全保管与方便调阅。库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动。
（一） 除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的（如维修库房或设备等），则须有档案员陪同并相伴始终。
（二） 库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以保证以上设施的安全有效。
（三） 随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在140C~200C，相对湿度50%~65%。
（五）档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动。
（六）每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，涉及擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生。
（七）档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性。
（八）档案按部室存放，档案装具的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到下。
第十条 档案上架入库后，经常处在使用的状态中，因此须注意流动中的安全防护。
（一）档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场合。
（二）未经许可，运用者不得将所借档案转借别人，以防泄密。
（三）未经许可，运用者不得擅自拍照、抄录、复印。
（四）尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。
第十一条 档案保管有一定的保管期限。在我司，可分为永久和定期保管两种。定期保管期限为3年、2023。保管期限从移交之日算起。（详见附件一《河南升龙置业有限公司档案保管期限表》）

第五章 提供运用
第十二条 档案室档案员须提供多种运用途径，为员工查档发明条件。
（一）加强基础工作：
A、编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具。
B、安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率。
C、开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。
（二）开展查借服务：
A、借阅：
a)公司内部人员借阅档案时，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还。
非公司人员借阅档案时，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管和分管领导批准办理借阅审批手续后方可借阅。
b)借阅者必须爱惜所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页。
c)借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。
B、借出：
a)档案使用人如需借出档案，一般档案须填写《档案借出登记表》，并按规定于1个月内归还，不能及时归还的，经档案员批准可办理续借手续。重要档案的借阅需经公司相关部门主管和分管领导批准办理借阅审批手续后方可借阅。
b)非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管和分管领导批准办理借阅审批手续后方可借阅。
c)借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。
C、复印：
a) 档案使用人若需复印档案资料，须经档案员批准。
b) 图纸资料若需借出复印，须经档案员批准并严格控制复印份数。

第六章 销毁
第十三条 对已到保管期限的档案，档案室档案员可根据其实际运用情况组织销毁。其具体流程如下：
档案室档案员将确认销毁的档案材料登记在《档案销毁清册》上，并组织销毁
档案室档