金石工程项目管理软件使用流程.doc

本页为作品封面，下载后可以自由编辑删除，欢迎下载！ 精 品文档1【精品word文档、可以自由编辑！】金石项目管理软件使用流程 第一步：项目开拓-市场部 项目中标前由市场部在工程管理中的项目开拓模块中完成项目(从招标到)中标前的所有工作。包括：项目进展情况，竞争对手分析，投标资料的提交、存档、审批，销售任务制定及完成情况，前期开拓费用情况。 所发生的投标及业务费用在财务管理或快捷单据中填制其他费用单 由于项目立项前项目列表中没有相关追踪项目。所以在填写其他费用单时，应选择产生这笔费用的部门及选择好跟踪项目（项目状态在招标前才能选择）， 项目中标后立项时，可以把前期的相关招投标费用，从部门办公费转到项目成本中。 如果项目流标，那么这笔费用会一直纪录在部门办公费中。下图为项目中标后，在立项时从中标项目中直接引入项目。第二步：中标后-经营部 项目中标后，由经营部填制项目维护内容，对项目基本信息、进度计划和材料采购流程、材料成本、总成本等关键环节和指标进行全面的描述和总体控制。上图为项目部位设置(分部分项工程) 项目进度填报及项目形象进度是根据部位来填写及查看具体操作步骤请看视频演示中的快速入门1第三步：签订合同-经营部 与甲方合同签订后由经营部填写承包合同 按合同履行阶段和项目状况完成合同签订、原件存档、合同变更、进度款、结算、质保金、履约保证金、合同待收款统计、待收款提醒、代扣管理费、税金等合同内容。(具体操作步骤请看视频演示中的快速入门2) 与分包队签订分包合同，在分包管理中新增分包合同和分包预算单维护，同时按分包预算单导入分包合同内容，没有预算的也可以直接新增分包内容，便于项目部按工作内容执行进度验收。具体操作步骤请看视频演示中的分包管理1、分包管理2第四步： 编制成本计划或预算单-经营部 经营部在材料管理模块中编制材料预算单 经营部在分包管理中编制分包预算单u 这两种预算单可以直接在此软件中逐项添加，也可以将从其他预算软件中编制好的EXCEL表格直接导入。做好预算单可以实现分包验收单、采购计划单、材料采购单、材料出库单的预警控制第五步：开始进场施工-项目部第一节： 项目开工前，在工程管理中完成任务图编制工作 项目部施工员根据现场和施工状况，在材料管理提交采购计划单；计划单可以直接从预算单中调入选取，也可以直接新增材料品种； 采购计划单由施工员填写 ; 成本员对数量进行审核 ; 项目经理复审后 ; 采购员对数量、单价做最后的确认，同时将供应商和预计到场时间补充完整； 注：本方案不是最终方案，可根据自己公司的情况进行调整，具体参考后面的材料采购流程图、采购计划单多级审核设置。 第二节： 材料送到现场，由施工员(库管员或材料员)根据实际到货的材料品种、规格、数量在材料管理中如实填制材料验收单(材料采购单或材料入库单）；有采购计划单的选择执行计划，从计划单中选择到场材料；有采购合同的在合同中执行到货验收，生成材料验收单；下图为从采购合同中执行到货验收。 采购员检查施工员(库管员或材料员)填制的材料采购单，并将单价和往来单位供应商、进场方式等信息补充填写完整；注：在单据中可以清楚看到当前采购数量、该项目预算量及项目已到货量 材料采购单是确认材料成本和材料付款的依据； 具体填制方法请查看演示视频。 第三节：u 材料到场后，项目部组织施工队施工，每天（或到验收节点）按实际完成的是施工内容和施工量，填制分包验收单(即外包人工单）。有分包合同的，在分包管理中，对应分包合同执行验收，系统生成分包验收单；没有合同的临时用工，直接填制分包验收单； 外包人工单是确认分包人工成本和人工费付款的依据； 第四节：l 施工过程中发生的机械费，如果是有合同的，在分包管理中填制分包合同，每天按实际发生的台班、工时等执行验收，生成外包人工单只是工种内容为“工程机械”；l 没有合同的，直接在租赁管理中填制外包机械单；l 外包机械单是确认机械费成本和付款的依据；l 具体填制方法请查看分包管理演示视频。第五节：l 施工过程中发生的（除人工、材料、机械、租赁、运费以外的）其它费用的单据（如发生的水费、电费、差旅费、税费等）。每天按实际发生的费用明细，在财务管理中填制其它费用单；l 有预算的在预算中选取，没有预算的直接添加，费用类别维护完后，只需对应相应的类别选择即可。l 其它费用单是确认项目现场经费和费用报销、冲销借支、付款等的依据。第六步：进度填报-项目部 u 项目施工过程中，施工员每天应在资料管理中填写施工日志或上传；u 发生的签证，请在资料管理中签证管理中及时填报上传；u 月度终了，在工程管理中完成项目进度填报；u 系统将会按项目进度填报内容自动生成项目形象进度。第七步：项目资金支付-项目部、材料部第一节： 正常资金支付u 公司各职能部门、项目部、材料部，申请对外支付材料款、工程款等款项。（材料采购单、外包人工单、外包机械单等八大业务单据），通过付款申请单申请付款；u 有分包和采购合同的最好在合同中执行付款，便于控制支付比例；第二节：员工借支( 备用金借支 )u 内部员工借款和项目、部门备用金借支请通过财务管理中员工请款单填制付款申请，软件这样的设计，是为了在计算员工工资时，可以实现自动在工资中扣除员工借支；第七步：项目资金支付-财务部付款第三节：u 财务部出纳根据已审核的付款申请单和员工请款单，实际付款后，同时在财务管理中填制付款单和员工借款单( 或在付款申请单列表中执行已审核通过的付款申请单 )，用以及时反映项目付款和员工借款情况，财务经理进行审核。u 员工还款填写员工还款单u 注：付款单也用于报销，报销时要在付款单中“冲抵员工借款”打钩。 第八步：项目收款u 在承包合同中，经营部或项目部按进度填报进度申报金额、进度审定金额、进度支付金额；决算上报金额、决算审定金额。 u 注：填写该金额是计算工程应收款、利润的前提。u 财务在实际收到进度款时，在合同收款中执行收款，用以记录项目收款情况；u 承包合同会根据进度申报金额和实际收款额自动计算未收款金额。相关职能部门操作：u 人力行政部：部门维护、员工维护（新进和离职员工及时增加和移出）、考勤记录、资料管理、协同办公；u 采购部：材料管理、审核采购计划单、签订录入采购合同、负责材料维护、往来供应商维护、完整录入相关信息，利用查询功能，及时发现材料异常，真正建立无地域、无边界的材料资源动态数据库；u 财务部：财务管理、执行资金付款计划，依照已审核单据，及时办理资金收付款登记；u 工程技术部：工程管理、检查各项目资料记录情况及时发现存在的工程质量问题，提出整改措施，填写签呈上报审批。u 宣传部：资料管理、协同办公。 系统管理员操作1基本信息u 在正式启用系统前，系统管理员到系统维护设置好部门维护u 需要控制分公司或项目部权限的设置好子公司信息维护 系统管理员 操作2 用户管理、权限设置 u 在正式启用系统前，系统管理员做好用户管理权限设置。如果使用本系统的员工很多，可先定义好【权限角色】。再返回到员工管理-员工维护中【新增】的员工中一并做好【登陆信息】即可。系统管理员 操作3 系统全局（开关）设置u 支持近百种开关，几乎可以满足所有企业操作要求、系统管理员需要根据自己企业的情况在正式使用软件前将其设置好。整个系统的所有人员都会在这些开关规则下运行操作。 系统管理员 操作4 审核流程设置u 可以设置多人审批的业务单据有： 分包验收单、采购计划单、付款申请单、员工请款单、员工请假单、签呈、项目开拓资料u 以上涉及到的部门权限、职责划分、流程分解只是案例，并不一定完全适合所有施工企业。只要您根据自己公司的情况，让用“超级用户”做好以下三步即可：全局（开关）设置。 2、审核流程设置。 3、用户权限设置。u 未尽事宜请大家完整观看演示视频和联机帮助文件。 东营金石软件有限公司技术研发部 公司网址: 2012年12月1日19