供应商合同管理作业办法OK.doc

供应商合同管理作业办法

文件编号：
撰写单位： 采购部
版 本： 1
发行日期： 年 月 日
机密等级： □机密■一般
合计页数： 共 6 页
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1.目的：
制定本办法以规范采购合同的签订管理，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合管理的要求及公司的利益，降低合同风险
2.范围：
公司与所有提供物料或设备的供应商签订的合同
3.职责：
采购部：是采购合同的对口签订管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行等管理事项。
行政部：负责合同的审核，盖章，保管，调阅事宜。
4.采购合同的编写
4.1采购合同的编写程序
1. 调查供应商：在编写合同前，采购部应组织专人对初选供应商名单中的供应商展开调查，主要调查的内容包括供应商的经营范围、生产能力、技术水平、管理水平、产品质量管控、生产许可范围、生产卫生管理等方面，以确定可进行谈判合作的供应商。
2. 进行谈判：采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、运输费用、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。
3. 拟定草案并评审：采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，提交部门经理评审，有和公司要求规定差异较大内容提交总经办和法务审核。
4. 拟定正式的采购合同：采购部应根据总经办及法务的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。
5.正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容
1) 合同签订双方的名称、地址、联络方式
2) 标的的全称与价格或报酬
3) 标的的数量与规格型号
4) 标的的品质和技术要求
5) 标的的履约方式、期限、地点
6) 标的的验收标准及方式
7) 付款方式和期限
8) 售后服务和其他优惠条件
9) 违约责任和解决争议的方法
6.采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨，必须在注明延迟交货的赔偿措施。
4.2采购合同的签订
1. 采购合同的签订原则上由公司授权委托采购部代表公司进行合同签订。
2. 签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。
3. 公司与供应商签订的合同必须是书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同
4. 对于双方确认后的采购合同，必须以原件方式进行签订，即采购将拟订好的合同传送给供应商，供应商进行签字盖章后原件提供给采购部，采购部收到后走行政部用印流程用印，用印后返还供应商后方可视为合同成立。
5. 签订后的合同由行政部保管采购合同的原件并复印一份给采购部进行保管。
4.3 采购合同的执行与控制
1. 合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送预估量，使供应商及时准备所需物料。
2. 采购部应配合加工厂门店做好采购物料的进厂验收，当所采购的物料不符合合同或约定的验收标准所约定的质量要求时，采购部应积极联络供应商进行处理，造成损失的应及时向供应商索赔并依合同罚款。
3. 采购的所有物料都必须附带由供应商提供的检验报告，检验报告中应有供应商相关负责人的签字及公司检验章。
4.行政部应建立合同履约管理台账，对双方的履约进行逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。
5. 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运到需求部门指定场所，如果供应商提供的物料延缓的，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。
6. 在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季能够缩减或取消物料采购的数量
7. 采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足各部门的需求
4.4 采购合同的修改与终止
1. 在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行
2. 在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（如原材料价格出现上涨，供应商无法按合同规定价格交货）采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行，但需经公司批准。
3. 在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行
4. 有下列情况之一者，视为合同终止
1) 因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同
2) 因市场环境或需求的变化一方提出
3) 出现违背合同条款的状况
4) 逾期没有履行合同约定的
5) 发生符合合同条款合约解除的事项
4.5 合同纠纷的处理与合同管理
1. 当与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法
1) 与供应商协商解决
2) 请第三方协调解决
3) 由仲裁机构进行仲裁
4) 通过法律途径解决
2.采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情况之一者，将根据情节的轻重进行相应的处理
1) 泄露合同内容
2) 私自更改合同内容
3) 丢失合同
4) 在合同签订时签订损害公司利益条款
3. 参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情况严重者将依法追究其法律责任
5.合同审批流程
供应商
采购部
行政部
注意事项
表单
原件一份留底
供应商签订、盖章
打印《采购合同》
确认供应商，与供应商达成合作意向

复印件留底
审核通过的《采购合同》
采购部复核，申请用印

原件一份留底
复核，用印

《采购合同》

《用印申请》
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