曲沃县商务局工作制度.doc

曲沃县商务局工作制度

第一章 基本规定
第一节 仪容仪表
一、 工作时间着装整洁、得体，精神饱满，形象端庄。
二、 公共活动或其他重要场合，男性应穿深色西装、白衬衣、深色袜子、黑色皮鞋，站立行走应系好衣扣，假如是两粒扣，系上面的一粒；三粒扣的，系中间一粒或上两粒扣。女性应穿着庄重大方套装。
三、 男性不留长发(指头发盖住耳朵、眉毛、普通衬衣领子)、蓄胡须。女性不留长指甲、涂染指甲，不染艳丽彩发，不戴耳环、手链、手镯、脚链。勤剪指甲，保持洁净。
第二节 文明礼貌
一、严禁在办公室、会议室等公共场合吸烟。
二、注意维护公共卫生，不随地吐痰、乱丢杂物，不大声喧哗。
三、开会期间，手机应调到振动位置或关机。
四、拨打、接听电话态度要亲切，语气要平和，使用规范用语。通话结束时，一般主叫方应先挂机，被叫方后挂机。与上级部门、领导通话，一般应等待对方先挂机。
五、接待来访、办理业务要热情，应积极起身、问候，客人告辞、业务办理结束时，应起身道别或送至门外。
六、介绍客人应用手示意，先将年轻的介绍给年长的、职位低的介绍给职位高的、男性介绍给女性。介绍时，应简要说明被介绍人所在单位、职务等有关情况。
七、会见握手时，一般应是主人、年长者、身份高者、女性先伸手，客人、年轻者、身份低者、男性见面应先问候，待对方伸手后，再与对方握手。
八、递、接名片应用双手。递名片时，名片应正面向着对方，要热情并目视对方。接受别人名片时，要仔细看一遍。放在桌子上时，名片上面不应再放其他、物品，会谈或宴会结束时不要遗忘，千万不要放在手中。
九、与客人交谈时保持适度谈话距离，一般为50厘米左右。交谈时不要把手放在衣兜里。参与外事活动前，不要食用葱、蒜、洋葱等有异味的食品。
十、与客人就座时，要端庄稳重，男性不能翘二郎腿，不能用脚敲地面，两腿不能颤动；女性两膝并拢。
十一、与客人行走时，应走在客人左前方。转弯或上楼梯时，应侧身伸手示意，引导客人行走。
十二、引导客人到办公室或会议室时，如房门往里开，应先进去，再侧身请客人进；如房门往外开，应先拉开门，请客人先进。
十三、乘电梯如有专人服务，应先让客人进出电梯；如无人服务，应先进电梯控制电梯门后，再请客人进入，出电梯时，应先控制住电梯门后，请客人先出。
十四、陪同客人乘车，上下车要代客开门。乘坐轿车安排座位时，应把客人安排在后排右侧的位子上，陪同领导坐在客人的左侧，工作人员坐在副驾驶的位子上。陪同人员不能与客人同一车门上车。其他车型，主宾应在前排就座。
第三节 作风纪律
一、严格遵守工作纪律，不迟到，不早退，不旷工，不擅离职守，不在工作时间办私事、打盹、上网聊天、玩电脑游戏、吃零食。不得在办公场合打扑克。
二、保持工作环境整洁有序，上班应提前15分钟到办公室，打扫室内外卫生，做好上班前的准备工作；下班前清理当天工作，做到日事日毕，离开办公室前关好门窗、水电和空调。
三、强化服务意识，严格按照有关规定办理业务，不故意刁难，不无端迟延。
四、严格遵守保密纪律和规定，不对外提供不应公开的政治、经济、科技等信息；不私自转借、摘抄、录制、复印秘密文献资料；不擅自解决应上交销毁的秘密文献。
第二章 平常工作制度
第一节 上请下达制度
一、请示、报告工作逐级进行。一般情况下，未经科长批准，工作人员不得直接向分管领导请示、报告工作；未经分管领导批准，不得直接向局重要领导请示、报告工作。
二、 传达领导指示之前要弄清楚领导意图，明确规定和时限，及时传达。传达科室和传达人负责领导指示的督查贯彻。
三、 下发告知要明确时间、地点及具体规定，下发科室和下发人负责督查告知事项的贯彻。
四、工作人员接告知、指示要认真做好记录，及时向科长、分管领导报告，明确办理负责人，严格按照时限规定完毕。
五、各科室应认真按照职能做好本职工作。加强科室内部、科室间的沟通，积极配合科内同事、相关科室工作。
六、贯彻“首问责任制”。首问人应积极承担责任，负责跟踪协调，不得以任何理由推托、拒绝。
七、贯彻“AB”角制度。工作人员请假、出差必须做好工作交接；负责接替人员要认真负责，接替工作期间负所有责任。
八、领导批示和安排工作应按照科室职责分工进行。涉及多个科室的，应明确牵头科室。假如认为安排的工作不在职责范围之内，可向批示领导提出调整建议。
九、认真完毕党委会、办公会决定事项及领导交办任务，明确责任到人，保证准时完毕，不得无端迟延，不得敷衍了事。
十、临时性、突击性工作，应明确牵头领导和牵头科室，涉及相关科室工作应明确专人负责。
第二节 接待制度
一、在接待活动中应坚持“礼仪对等、待人热情、礼节周到、从简节约、注重实效”的原则，接待人员要态度热情，耐心周到、举止端庄、落落大方。
二、凡接待前来参观考察、检查指导及项目洽谈的团组，对口科室要提前明确客人的基本情况，涉及客人的姓名、职务、食宿交通、航班车次、人数、来访目的、日程安排及风俗习惯和禁忌等背景资料，并及时向分管领导或重要领导报告。
三、牵头科室要根据领导批示和来宾规定，提出接待建议，制定接待计划，并报分管领导批准，由办公室协助安排。接待重要来宾，需及时向重要领导报告，并根据重要领导批示做好接待工作。
四、根据客人规定预订宾馆。如需由我局承担费用，应根据对方身份拟定宾馆及房间的档次，并报重要领导批准后，由办公室提前预定好房间。
五、凡需宴请来宾的，要填写我局统一格式的《接待审批单》(附件1)，经重要领导签字后交办公室主任，由办公室统一安排，并作为安排就餐及招待费结算的依据。因特殊情况，事先不能填写《接待审批单》的，必须由分管领导或科室主任口头请示重要领导后，并必须于次日补交《接待审批单》，无《接待审批单》一律不予报销。
六、宴请应本着从简节约的原则，饭菜突出地方特色，一般掌握“安排凉菜两人不多于一道菜，热菜一人一道菜”，无特殊情况，一律不得消费高档烟酒。
七、接待客人一律不用招待烟。
八、陪餐人员实行对等陪同的原则，并从严掌握宴请陪餐人数。一般陪餐人数不能超过来宾人数，特殊情况，经局领导批准，陪餐人数可适当增减。
九、原则上即墨市内同级单位不安排接待。
十、正式宴会要事先按来宾身份安排桌次、座次，并设座位卡。按照国际惯例安排座次。以主陪、副陪的座位为准，近者为高、远者为低，右为上、左为下，译员坐在主宾右方。按我国习惯，主宾坐在主陪右方，主宾夫人或第二来宾坐在主陪左方；第三、四位来宾分别坐在副陪右、左方，译员坐在主宾右方，便于交谈。
十一、涉外宴请原则上着正式服装，另有约定的除外。男士应礼貌地让长者或女士先入座，必要时要积极帮助他们。要积极地与同桌人交谈，特别是左右邻座，不结识时可先自我介绍，并递上名片。
十二、办公室要建立招待费登记台帐，分口登记招待费开支情况，并定期予以公布。
十三、平常接待：领导班子成员及各科室每月供应茶叶一斤；各科室一律不供应招待用烟，接待室的招待用茶由办公室统一安排；如无特殊情况，办公室一般不安排招待水果。
第三节 财产物资管理制度
为加强机关财产物资的管理，保证机关财产物资的安全完整，节约经费支出，特制定本制度。
一、固定资产及低值易耗品的管理：
1、机关使用的固定资产及低值易耗品由办公室统一购置，并负责编号管理。
2、各科室应做好实物的保管及保养工作，延长固定资产及低值易耗品的使用寿命。
3、固定资产及低值易耗品的修理由办公室做出预算，报局批准后统一安排维修。
4、办公室要每年对固定资产及低值易耗品进行盘点，达成帐帐相符，帐实相符，对损失丢失的资产要查明因素，上报重要领导批准后及时进行解决。
二、办公用品的管理：
1、办公用品的购置。办公用品的购置，由各科室根据需要于每月5日前做出购置计划，填写《办公用品使用申请单》(附件2)经办公室汇总，提报重要领导批准后，由办公室集中统一购买。
2、办公用品的保管。办公室建立办公用品购置领用登记簿，做好办公用品的管理工作，保证机关办公秩序的正常运营。
3、办公用品的领用。各科室要拟定专人领取办公用品，对办公用品的使用应本着节约的原则，避免损失浪费。
三、礼品的管理：
1、礼品的购置：礼品购置需由使用礼品的分管领导于使用礼品前5日提出申请，由办公室统一做出购置计划，报重要领导批准后购置，其他科室不得自行购置礼品。
2、礼品的保管：办公室应建立礼品购置领用登记簿，由专人负责礼品的收发管理工作。
3、礼品的领用：需要向客商赠送礼品的，建议人必须事先填写《礼品使用申请单》(附件3)，经重要领导签批(重要领导外出，由主持工作的领导签批)后，方可到办公室领取。
第四节 车辆管理制度
为进一步加强局机关车辆管理，保证行车安全，用车规范，提高办事效率，特制定本制度。
一、车辆调度及管理原则：
1．所有车辆归办公室统一管理，调配使用，局长、副书记、副局长相对固定办公车辆使用。
2．成立即墨市商务局车队，由车队长具体负责车队的平常管理。
3．所有车辆的投保、年审等工作均由办公室统一办理。
4．在保证局领导办公用车的前提下，车辆安排坚持突出招商工作、先急后缓、兼顾平衡的原则。
5．出市外为公司办事，原则上由公司派车。
二、派车规定：
1．各科室平常用车由科室负责人事先向办公室说明事由、用车时间及目的地，由办公室统一安排。用车范围超过即墨市区，应提前一天说明，由办公室统一协调安排，突发情况例外。青岛市外应请示重要领导批准。
2．公车不得私用，确因特殊情况用车，需填写《用车申请单》，经分管领导批准，报办公室备案。
3．节假日、双休日，值班车辆公务外出需报办公室，由办公室请示分管领导后批准。
4、在单位车辆紧张不能及时派出的情况下，经办公室主任批准可租车辆使用，并登记，以备核算报销。
三、驾驶员守则：
1．车队长负责做好驾驶员的考勤工作，并协助办公室做好车辆的调度使用，驾驶员要服从车队长管理，驾驶员外出要提前告知车队长，并向办公室请假。
2、驾驶员出车应及时填写《车辆行车登记表》(附件5)，车队长负责对登记情况进行汇总，并按照纪录核算相关报销费用。
3.严禁酒后驾车、擅自驾车外出或私自将车交给别人驾驶，违者一经发现，给予停职检查三个月的违纪处分并停发工资和各种补贴。违反上述规定，发生负重要责任的交通事故，一律给予辞退处分。
4．对于正常执行公务过程中发生交通事故者，除接受交警部门解决外，驾驶员负重要责任(50%以上)的给予停职检查一个月处分并停发当月工资。
5．驾驶员对车辆要随时保养，及时清洗，保持内外观整洁，使车辆处在良好的状态，车队长要定期对车辆维护情况进行检查。驾驶员应妥善保管车辆的各种证件、牌照、钥匙等随车工具及车用物品。如有丢失，由本人承担补办手续的所有费用及工具、物品购置费。
6．夜间、双休日及节假日期间所有车辆(涉及领导外出期间的车辆)，必须在下班前统一停放办公楼后停车位处，因车辆不按规定停放，导致车辆受损的，由驾驶人员自行承担维修费；导致车辆丢失的，由本人承担车辆原值的40%，并给予辞退处分。车队长负责每日车辆停放记录，并对车辆的停放情况每月进行汇总，将汇总情况报办公室。
五、油耗与维修：
1．车辆燃油实行单车核算，由办公室统一定点供应，统一结算。
2、车辆维修实行派付维修单制度，驾驶员发现车辆有问题应及时报告车队长，并由车队长做出维修计划与开支预算，经办公室主任和分管领导审核，到指定地点维修。一次性维修超过300元的，须报重要领导批准。
3、车辆装潢及内部配置由驾驶员做出计划与开支预算，经办公室主任与分管领导审核，并报重要领导批准后，再进行装潢与配置。
4、驾驶员一律不得报销与车辆无关的费用。与车辆相关的费用开支必须每月按照《车辆行车登记表》上的纪录，填写报销单据，交由办公室统一审核、汇总后，报重要领导批准、结算。
5、车辆加油必须凭卡到指定加油站加油，一卡一车，特殊情况需提前向办公室主任请示。
6、驾驶员每月将行车公里数、加油数量及维修情况报办公室登记造表，报分管领导和重要领导批准，并张贴公布。
六、考核制度
驾驶员管理纳入岗位目的责任制考核，工资分为基本工资与绩效工资两部分，其中绩效工资按驾驶员岗位责任制考核算际得分情况发放。
第五节 财务管理制度
为加强财务管理，严格费用开支，特制定本制度：
一、财务开支实行“一支笔”签字审批制度。
二、经费的收支必须以原始凭证为依据，各种原始凭证应符合有关规定，做到内容完整，数字清楚，手续完备。由经办人、科室负责人、重要领导签字后方可报销。
三、财务人员要严格遵守财经纪律，执行有关规定，严禁公款私存或私设小金库。
四、严格借款手续，出差人员的临时借款，一律由局长批准，出差返回一周内进行结算，不进行结算，从当月工资中扣除。
五、钞票的收付应遵守钞票管理规定，库存钞票不得超过库存限额(800元)，不得以白条抵库，要做到日清月结，帐款相符。
六、银行存款由出纳员结算，印鉴由会计人员负责，做到支票与印鉴分开管理。
七、财务人员应及时交纳电话费、公积金、水电费等各项费用，如出现滞纳金，由财务人员自负。
八、严格遵守支票管理规定，不得签发空白支票，领取支票需在支票领用簿上进行登记。
九、会计人员应按照有关部门的规定，认真编制月、季、年度经费收支报表，做到及时、准确。随时掌握资金运转情况，保证正常经费开支的需要。
十、会计人员要做好会计档案工作，按月将记帐凭证及报表整理成册，做好档案保管工作。
第六节 印鉴及信证管理制度
为加强印、信使用规范化管理，提高工作质量和工作效率，制定本制度。
一、印章的使用管理
(一)印章的保管。
机关印章由办公室专人保管。保管人员要注意印章的保养，保证用印清楚。
(二)印章的使用。
1、审批。使用单位公章，须经单位重要领导批准；使用领导个人私章，须经领导本人批准。
2、审阅。管理人员对所盖印章的文书内容要认真审阅，保证审批内容与用印规定一致，不符合用印规定的应拒绝盖印。
3、登记。经审查确认符合用印手续的，要在用印登记簿上逐项填写登记项目，并请领导签批，经办人署名。
4、无特殊情况，不得将印章携带外出使用，确需使用的，需经重要领导批准，进行公章外借登记并及时归还。
5、与本单位业务无关的事项一律不予盖章。
二、信证的使用管理
1、以本单位名义开据的介绍信、证明信和各种凭证，由相关科室负责办理，并经重要领导或分管领导批准。
2、各种介绍信、证明信、凭证的存根，要按规定整理归档。
3、原则上不开据空白介绍信，确需使用，须经重要领导(重要领导外出，由主持工作的领导)批准，并认真搞好登记。空白介绍信未使用的要限期退回；已经使用的，领用人及证明人要在登记簿上写明事由并签字。
第七节 档案管理制度
为保证档案的完整、安全，便于以后工作中档案的查阅，特制定本制度：
一、档案工作以《档案法》为依据，由办公室负责各类档案的收集、整理、立卷和归档工作。
二、在办公室设立总档案室。各科室把文献解决完毕后先自行保存，每月月底由办公室统一收集整理，对于相关业务的重要文献可自行复印并整理归档放在自己科室的档案橱内以便查阅，原件交由办公室归档。
三、办公室对国家规定的应当立卷归档的文献材料，必须按规定及时向档案室移交，实行集中管理。
四、认真贯彻档案保管、归档、借阅、鉴定、销毁、保密制度，及时编制各类档案检索工具和索引，保证档案安全。
第八节 信息工作上报制度
为进一步提高向市委市政府报送信息的质量，做好商务局《工作简报》编制工作，推动信息调研工作的发展，逐步实现信息工作制度化、规范化和科学化，根据市委规定，特制定信息工作上报制度。
一、拟定一名领导分管该项工作，办公室安排一至两名同志担任专职信息员，负责本局的信息上报。
二、办公室负责每月一期的商务局《工作简报》编制工作，各科室要及时汇总每月亮点工作。
三、各科室要安排一名同志兼任本科室信息员，将涉及本科室相关的业务工作，按格式规定撰写成信息，每月上报信息不少于2条，每季度通报一次。
四、上报市委、市政府的综合性材料，需经重要领导审阅批准，一般性的业务报道，需经分管领导审阅批准。
五、此项工作列入年度目的管理绩效考核。
第九节 会议制度
商务局实行党委会议、局长办公会议和机关全体会议制度。
一、党委会议
(一)参与范围：商务局党委成员。党委扩大会议，有关科室负责人可列席参与。
(二)重要内容：
1、决定和部署商务局的重要工作；
2、研究机构设立、人事任免、人员调整奖惩等重要事项；
3、讨论研究向上级请示或报告的重大事项；
4、研究解决平常工作管理的重大问题；
5、研究决定其它需由党委会议(或扩大会议)决定的事项。
二、局长办公会议
(一)参与范围：临时拟定与议题相关人员。
(二)重要内容：研究专题性业务工作。
三、机关全体会议
(一)重要内容：
1、传达学习上级有关文献，集体政治业务学习；
2、公布有关调配、奖惩、选拔、任免决定；
3、宣布有关制度、纪律；
4、布置阶段性工作，总结工作，提出表扬；
5、其他应集中学习讨论的事项。
(二)机关全体会议，由局长或局长委托的副职主持，办公室负责会议记录和入会考勤。
(三)机关全体会议一般一月召开一次，如有必要可临时召开。
第十节 打字复印工作制度
一、各科工作人员必须及时、准确地完毕打字复印任务。
二、打印、复印的废文献、资料，不得随意乱丢，要集中存放，及时销毁。
三、严格遵守保密制度，防止失密、泄密事件发生。
四、非专业人员未经许可不得操作微机、复印机。
五、加强打印机、复印机耗材管理，厉行节约，避免浪费。
六、下班前必须切断电器设备电源，关好门窗，保证安全。
第十一节 值班制度
为保障局机关的财产安全，及时解决值班公务，特制定本制度：
一、科室人员值班制度
1、值班时间：当天下班至次日上班
2、值班地点：办公室
3、值班人员职责：
(1)负责上级和其他单位来电、来人的答复，不能答复的，除做好记录外，应及时向分管领导报告；
(2)注意防火防盗，发现情况应及时解决并向领导报告。
(3)值班人员必须在接班后方可离开。
(4)负责督查传达门卫值班情况。
二、门卫值班制度
1、值班时间：全天
2、值班地点：传达室
3、重要职责：
(1)重要负责晚间的安全保卫工作，保证值班时间机关大院内的财产安全。
(2)对机关车辆的归库情况进行检查登记。
(3)遇事妥善解决，遇有特殊情况要及时向领导和值班室人员报告。
(4)每周一将值班日记报办公室主任查阅。
三、节假日工作人员值班制度
1、值班时间：节假日、双休日白天和夜间。
2、由办公室统一安排时间和人员。
3、值班人员职责：
(1)负责接听电话，并做好电话记录。
①电话记录应使用电话记录专用本，记录笔迹工整，内容详实，涉及：来电人姓名、单位、联系方式；来电时间、具体内容及规定；接听人姓名。
②接听会议告知必须记录具体的时间、地点、出席范围、规定我局参与人员、是否需要发言及发言顺序和时间、是否需要准备书面材料及份数。
③电话记录应立即报带班领导及有关领导，接听人负责贯彻。
④接听电话征询，可以当场答复的应立刻给予答复，不能当场答复应做好记录，并负责跟踪、督查、贯彻，及时反馈情况。
(2)注意防火防盗，发现异常情况应及时解决并向领导报告。
四、考核机制
值班人员要坚守岗位，始终保持高度警惕，不得空岗、脱岗，此项工作列入年度岗位目的管理绩效考核。
第十二节 出勤制度
为树立局机关良好形象，保证正常工作秩序，提高工作效率，特制定本制度：
一、工作人员必须严格遵守作息时间，不迟到、不早退。
二、实行指纹机考勤制度，每个工作日分3次进行考勤，早上考勤时间段为7：00-8：30，中午考勤时间段为13：00-14：00，下午考勤时间段为5：30-7：30(夏季按事实上下班时间类推)，其他时间段考勤无效。
三、工作人员必须遵守工作纪律，上班时间一律不得上网聊天、玩游戏，更不得擅离工作岗位，外出办事必须事先向科室负责人请假。
四、因事因病或其他特殊因素不能上班或不能准时上班，必须按规定向科室负责人请假并经批准，如因特殊情况的确来不及请假，事后必须补假。
1、工作人员因事因病(下同)请假半天以内的由各科室负责人批准。
2、工作人员请假1天(含1天)以上的，需经科室负责人批准，报分管领导批准。
3、各科室负责人请假1天以内(含1天)报分管领导批准，1天以上报重要领导批准。
4、领导班子成员外出半天以上需向重要领导请假。
五、此项工作列入年度岗位目的管理绩效考核。
第十三节 机关公共卫生值日制度
为搞好机关公共区卫生，发明优美的办公环境，特制定本制度。
一、公共卫生实行按卫生区域包干负责制度。
二、办公区域公共卫生(涉及卫生间、楼梯间、走廊、窗户等)由保洁人员负责天天下午清扫，各科室负责维持指定区域卫生。
三、每月集中一次清扫公共区域卫生、办公室各自卫生。
四、考核与监督
1、计分办法：每次检查设定总分值为100分。其中
卫生间门窗不洁扣5分，地面不洁扣5分，水盆不洁扣5分，便盆不洁扣5分，下水道堵塞扣5分，垃圾桶不及时清理发生外溢扣 5分，大厅及走廊不洁扣5分，门窗不洁扣5分。
2、考核办法：办公室组织卫生评选小组，全年不少于12次，,对年内累计出现2次低于90分的给予通报批评，出现4次低于90分的罚款100元。同时考核分数纳入科室年度目的管理绩效考核。
五、如遇卫生大扫除，全体机关工作人员必须统一行动。
第十四节 机关学习制度
为不断提高局机关工作人员的政治理论、业务素质和执行力水平，创建学习型、务实型、创新型机关，使机关理论学习经常化、制度化、规范化，特制定本制度。
一、参与人员范围
局机关全体工作人员。
二、组织领导
局机关工作人员的学习由局办公室协助分管领导进行组织安排，各科室学习会议由各科长负责组织安排。
三、学习时间
每周星期五下午为集中学习日，每周保证2个小时的集中学习时间；各科室每周要自行安排科室集中学习时间，科室集中学习时间每周不少于2小时。
四、学习内容
1、学习政治理论。重要是学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和"三个代表"重要思想，学习党的路线、方针、政策等。
2、学习现代经济知识。认真学习社会主义市场经济知识、国际经济、国际金融和贸易等现代经济知识。
3、学习法律法规。学习宪法、经济法、行政法等实体法和行政许可法等，重点是学习与履行职责相关的法律法规。
4、学习业务知识。根据局机关、本岗位的工作特点和规定，组织局机关干部结合工作实际，学习相关专业技术知识。
五、学习的方式
1.分散自学。提倡天天看一次新闻，读一篇报纸，每月读一本好书，写一篇心得。
2.集中辅导。通过聘请专家讲课，观看录像，听录音等多种方式进行集中学习。
3.内部讲座。由各科室结合自身工作提出学习课题，并由各科室安排人员进行讲座。
4.集中讨论。围绕重大理论课题和现实问题结合自身学习体会进行讨论，做到互相启发，提高结识，统一思想。
六、此项工作列入年度目的管理绩效考核。
第三章 文书解决工作制度
第一节 总 则
一、文书解决是机关工作的重要组成部分，是发布和传达上级指示精神，指导工作，请示答复问题，报告情况，交流经验的重要纽带，为做好文字解决工作，特制定本制度。
二、文书，系指收到和发出的各文种的文字材料。文书解决工作可分为发文解决、收文解决、内部文书解决和立卷归档等方面。
三、文书解决工作必须做到及时、准确、周密、安全；必须严格执行保密制度，保证组织机密。

第二节 发文解决
四、发文解决程序一般涉及：起草、核稿、签发、印刷、盖章、存档和发送。
五、常用的发文种类有：报告、请示、告知、通报、决定、意见、批复、会议纪要、函等。
六、文献体式一般涉及：版头、标题、主送机关、正文、签发、附件名称和附件、发文机关、机关印章、成文日期、发送单位、公文编号、密级等。
七、有关科室起草的文献，在送局长审批、签发之前，均需经办公室主任或授权的文秘人员进行校核，再经分管领导审查。假如文献已经领导人审批过，修改后需经原审批领导人复审。
八、起草文献必须使用标有本单位稿头的拟稿纸。
九、凡属承办上级文献或回复性文献，要将原始文献和材料附后；若有附件的发文应注明附件的名称和件数。
十、起草、修改和签批文献，所用笔墨必须符合存档规定，不得使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不能长期保存的笔墨。
第三节 收文解决
十一、收文是指接受外机关为传达意图、联系工作、交流情况发来的文字材料。涉及文献、电报、传真、信函、内部刊物、资料等。收文解决程序一般涉及：签收、登记、分类、拟办、分发、阅办、催办、归卷等。
十二、收文由办公室负责登记，使用收文登记簿。各科室、机关工作人员收到的各类文献，应交办公室登记。
十三、需要办理的督查件、领导批示件，文书人员要附文献解决单，送请协公室主任或有关负责同志提出拟办意见和办理规定，然后呈有关领导批示或转有关科室和人员办理。
十四、为了提高收文的解决效率，加快文献传阅和办理速度，在保证工作需要的前提下，对收文要按类别分发解决，涉及传阅文献，属领导阅读的文献，拟办和批办文献。
十五、阅办文献必须努力提高阅办效率，由各科室阅办的文献，要在办理结束后及时将办理情况反馈办公室文书人员，并由文书人员进行登记。

第四节 内部文献解决
十四、内部文献解决是指本单位制作，限内部使用，用作局各项工作的文献。涉及：工作计划、总结、告知、规章制度、会议记录等。内部文献应单独登记，参照收文解决与发文解决的办法管理。

第五节 文书的立卷和归档
十五、凡具有查考价值，可以反映本局职能活动的文献、材料，均属立卷归档范围。重要涉及：本局收到或制作的文献、电报、传真、会议文献、会议记录、底稿、图表、登记簿、册等。对需要立卷、归档的材料由办公室负责立卷、归档。
十六、立卷工作按照有关规定于每年六月前进行。
十七、对中央、国务院、省委、省政府、青岛市委、青岛市政府、本市市委、市政府下发的文献，按照规定半年填报一次核对表，一年清退一次。
十八、不需要继续留存的文献，经领导批准后，可登记销毁。销毁文献时，必须派专人监销。严禁向废品收购部门出售文献、刊物和资料。
十九、按规定需上交的文献，立卷结束后，向市档案局办理移交手续，作为正式档案。由市档案局保管，本局有选择地留存副本。
第四章 党内活动制度
第一节 三会一课制度
“三会”是指党支部大会、支部委员会、党小组会；“一课”是指党课。
(一)党支部大会制度
1、党支部大会的重要任务是传达、学习党的路线、方针、政策和上级党组织的决议、指示，制定本地贯彻贯彻的计划、措施；定期听取、讨论支部委员会的工作报告，对支部委员会的工作进行审查和监督；讨论接受党员和预备党员转正，讨论决定对党员的表彰和处分；选举支部委员会和出席上级党代会的代表；讨论决定其他需要由支部党员大会讨论决定的重要问题。
2、会议由支部委员会根据实际工作需要，拟定支部大会的议题。并将会议内容、规定事先告知全体党员。根据会议内容的需要，有时可以吸取非党干部或规定入党的积极分子列席会议。
3、支部委员会把准备付诸表决的问题提交支部大会，组织党员准备充足酝酿讨论，然后按照规定的表决形式进行表决，形成决议。
4、党支部大会一般每季度召开一次。会议由党支部书记主持，支部书记因故不能到会，由支部副书记主持。
5、每次举行支部大会，都要指定专人做好具体记录。具体记载会议时间、地点、主持人、到会人数及名单、缺席人数及名单、会议议题，每名党员的发言内容、决议的内容及表决情况。会议记录要认真保管，存档备查。
(二)支部委员会议制度
1、支部委员会议重要研究贯彻执行上级党组织和支部党员的决议和意见、支部工作计划、检查和总结、支部成员的民主生活会。
2、支部委员会在支部党员大会闭会期间，负责解决支部的平常工作。支部委员会对支部党员大会所做出的决议不能修改或推翻。为了使支部委员大会对问题进行讨论和做出决定，支部委员会可以提出初步意见和方案，但不能把他强加给支部委员大会，更不允许把支部委员会置于支部委员大会上。支部委员会做出的决议和决定，支部党员大会有权修改或否认。假如发现支部党员大会的决议不符合党的路线、方针和上级党委的决议时，支部委员会可请示上级党组织裁决或重新召开支部党员大会讨论决定。
3、支部委员会决定重要问题时，到会支部委员必须超过支部委员人数的半数才有效；如遇重大问题要做出决定，能到会的委员又不能超过半数时，必须召开党员大会讨论。
4、支部委员会议一般每月召开一次，如遇紧急事情需要研究，可随时召开。
5、召开支部委员会议应由专人认真做好记录。记录的内容涉及：会议时间、地点、主持人、缺席人员名单、会议议题、支部委员的发言要点、会议决议等。会议记录要专人保管、存档备查。
(三)党小组会制度
1、党小组会的重要内容：学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观和党的路线、方针、政策；传达支部决议，讨论贯彻支部决议的具体措施及每个党员应承担的任务；党员报告思想、工作、学习和执行党的决议的情况，开展批评和自我批评；根据支部的统一安排，定期开展民主评议党员活动；分析群众的思想状况，研究如何做好群众工作；研究入党积极分子的培养教育，研究发展对象，评选优秀党员，讨论对党员的处分等党务方面的工作。
2、召开党小组会要讲求效果。会前要有准备，会议的内容要集中，每次党小组会都要有针对性地重点解决一两个问题，不要会前无准备。
3、开好党小组会要注意抓好四个环节：一是会前要与党支部沟通，拟定内容、方法，告知党员做好准备；二是抓住中心内容讨论，力求统一思想；三是明确责任，及时督促、检查议定内容；四是做好记录，向支部报告。
4、党小组会一般每月召开一至两次，如支部有特殊任务，次数可增长，也可以推迟召开。
(四)党课制度
1、党课的重要内容是比较系统地讲解邓小平理论、“三个代表”重要思想和党章、党的基本知识、马克思主义的基本理论常识和党的路线、方针、政策等。可根据上级党组织选定的党课教材和参考资料来讲，也可以自己编写材料。党课的内容要在注意系统性的同时，力求搞好党员的思想调查，要针对党员一定期期的思想倾向和共同问题加以拟定。
2、党课教员一般由在同级党组织中担任一定领导职务的党员干部或先进党员担任。也可以聘请上级党组织的党员领导干部兼任，或聘请党校教师兼任。
3、党支部在搞党课教育时，应制定出党课教育计划，一般应制定一年的计划，安排好党课时间、讲课教员、党课内容等。
4、在一般情况下，一两个月要上一次党课，在实行中，可根据形势任务的需要，相对集中使用党课教育时间。党支部要从本单位的实际情 况出发，采用切实可行的措施，保证党员都能准时听党课。
第二节 民主生活会制度
1、党支部民主生活会的重要内容是：紧紧围绕党的基本路线，密切结合党组织建设，认真开展批评和自我批评，着重检查解决以下几个问题：能否以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，坚持四项基本原则，在思想上、政治上、行动上与党中央保持高度一致；能否认真执行党的路线、方针、政策和决议，卓有成效地开展党的各项工作；能否贯彻民主集中制原则，坚持集体领导，发扬民主，搞好党支委一班人的团结；能否树立为人民服务的思想，为政清廉，遵纪守法；可以进一步实际，调查研究，克服官僚主义，转变工作作风；能否联系群众，和群众打成一片，解决群众关心的问题等等。
2、民主生活会一般每半年召开一次，应遵循团结-批评-团结的方针，充足发扬民主，开展积极的思想斗争，增强政治性和原则性，应围绕议题交流思想结识，总结经验教训，既要弄清思想，又要团结同志，不要把民主生活会开成报告工作或研究部署工作的会议。
3、开好民主生活会，一方面要做好会前准备。要根据实际情况，拟定每次会议的中心议题，使会议内容集中，单位党组织要组织有关人员会前广泛征求党内外群众的意见和建议，并事前告知本单位党组织领导班子成员，让大家做好准备。另一方面，会议召开人或主持人要带头开展批评和自我批评，引导大家畅所欲言。第三，民主生活会检查和反映出来的问题，应由本单位解决的，单位党组织要积极制定整改措施，切实加以解决；需要上级党组织帮助解决时，应及时向上级党组织报告。第四、民主生活会要指定专人做好会议记录，会后将记录报送上级党组织，使上级党组织及时了解情况。
第五章 保密制度
第一节 保密管理制度
为做好局机关的保密工作，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中共中央保密委员办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定》等法规，结合我局实际，制定如下管理制度：
1、经管“三密”文献、资料的人员，对发出、收进的国家秘密文献、资料等，应逐件清点，履行登记、编号、签罢手续。
2、确非工作需要，不得随身携带秘密文献外出。严禁携带密件、秘密资料进入公共场合或外出游览、参观、探亲、访友。对“三密”文献、资料内容不得自行复印，不得在文字、发言、电话中泄密。
3、阅有密级的文献、资料等必须经审批，履行登记手续，并准时归还。
4、“三密”文献、资料应配