集团办公室职责说明书.doc

集团办公室职责阐明书基本资料：部门名称集团办公室直接上级集团副总重要岗位集团办公室主任、子企业办公室主任、人事主管（专人）、行政专人、司机、网络工程师（兼）、食堂、保洁、门卫部门职能董事长安排平常事务处理及公关接待工作，行政事务、人力资源管理、9000认证管理、资质证件年检及企业多种奖项、专利申报、外联沟通协调、法律事务处理、车辆管理及后勤保障、网络维护重要职责：在集团副总领导下，负责企业行政管理、人力资源管理、董事长按排平常事务处理及公关接待工作，对企业行政管理、人力资源问题决策提出提议。一、行政管理：1、负责外部公共关系协调与维护，建立良好渠道, 增进企业与主管部门及同行业广泛合作和友好往来。2、负责制度建设、确定、更新完善企业各项行政管理制度和工作流程（包括会议、接待、档案、办公纪律、印章、固定资产、电话、空调管理、卫生、办公用品、电脑使用、食堂、宿舍、门卫管理等），并负责推进、执行。3、负责企业内部会议组织，整顿会议记录，对会议决定事项进行催办和贯彻；公文管理包括文献签收、会签手续、各类文献、制度下发，存档立案，企业各项规章制度立案与保管受控，保证受控各项规章制度为最新版。4、负责来访人员接待、企业对外重要会务组织，企业年会及其他文体活动筹划组织安排。5、负责企业内外部工作协调，协调处理各部门配合过程中出现问题，协助各部门处理突发事件；监督检查各部门对企业规章制度、惩罚决定执行状况。6、负责企业各类资质证件申请、年检、升级、增项、延期换证等工作，保证企业正常运行，负责科技创新、高新技术企业、专利申报等企业各类奖项申报。7、负责固定资产及办公用品采购、保管、发放；对企业固定资产进行登记、维修管理。8、负责档案管理，企业各类协议、资料、文献、图书、证书归档和管理。9、负责门卫、保洁工作安排及平常工作监督检查，保证办公场所洁净整洁；巡视和检查企业管理区域，及时消灭安全隐患。10、负责企业网络建设和计算机平常维护， 11、负责企业车辆管理、维修与保养、食堂和宿舍管理等后勤保障工作。12、负责企业法务工作，为企业各项事务提供法律根据，规避法律风险；起草，审核，修订对内对外多种协议及法律事务； 二、人力资源管理：1、负责企业人力资源规划，参与组织架构设置，参与企业重大人事决策。2、2、负责制定企业员工招聘体系（人才储备体系）、培训体系、薪酬体系、绩效考核体系、有效沟通机制、职业生涯规划体系，并负责推进、执行。3、负责制度建设、确定、更新完善企业各项人事管理制度和工作流程（包括员工手册、入职离职、考勤、招聘、培训、绩效、薪酬管理等）。并负责推进实行，保证人事管理制度适合企业现阶段发展规定。4、根据岗位需求状况和人力资源规划，制定招聘计划，做好招聘前准备、组织实行等工作。5、负责进行岗位工作分析，编制企业各岗位工作阐明书，按照企业人力成本费用核算指标，组织制定、完善企业定岗定编，并负责监督执行，对企业人力成本费用控制负全面责任。6、6、建立和完善员工培训体系；对员工进行分类、分层次培训，努力提高员工素质和部门门工作效率。7、 负责制定企业绩效考核方案，并负责推进、监督执行，对绩效考核过程负全面责任，根据考核状况，发现问题及时向领导汇报沟通，进行修改、调整，保证绩效考核方案合用性。8、 负责建立企业有效沟通机制，掌握员工思想动态并汇报高层参照，妥善处理人员离职与劳资关系，协调处理劳资争议。9、确定更新完善企业薪酬制度、鼓励制度，并负责推进实行，保证适合企业现阶段发展规定。10、负责员工劳动协议签订和协议管理工作，核算员工工资，缴纳社会保险缴纳。11、管理人事档案，做好企业电子人事档案信息及纸质档案信息等基础性工作，保证档案信息精确性。12、全面负责企业质量体系认证，协调各部门做好9000认证基础性工作。13、负责本部门员工配置和选拔，组织本部门员工定期或不定期进行培训，提高部门人员综合能力和专业水平。14、与其他部门良好沟通配合，保证企业各项工作顺利完毕。15、完毕领导交办各项临时性工作。 集团办公室主任岗位工作阐明书岗位名称集团办公室主任负责部门集团办公室直接上级集团总经理直接下级各子企业办公室主任岗位定员1岗位分析日期2月17日工 作 职 责： 在集团副总领导下，负责企业行政管理、人力资源管理、董事长按排平常事务处理及公关接待工作，对企业行政管理、人力资源问题决策提出提议。一、行政管理：1、负责外部公共关系协调与维护，建立良好渠道, 增进企业与主管部门及同行业广泛合作和友好往来。2、负责制度建设、确定、更新完善企业各项行政管理制度和工作流程（包括会议、接待、档案、办公纪律、印章、固定资产、电话、空调管理、卫生、办公用品、电脑使用、食堂、宿舍、门卫管理等），并负责推进、执行。3、负责企业内部会议组织，对会议决定事项进行催办和贯彻；公文管理包括文献签收、会签手续、各类文献、制度下发，存档立案，企业各项规章制度立案与保管受控，保证受控各项规章制度为最新版。4、负责来访人员接待、企业对外重要会务组织，企业年会及其他文体活动筹划组织安排。5、负责企业内外部工作协调，协调处理各部门配合过程中出现问题，协助各部门处理突发事件；监督检查各部门对企业规章制度、惩罚决定执行状况。6、负责董事长平常事务处理及公关接待工作。7、负责跟进和贯彻董事长交代各个部门任务，并完毕对应奖惩。8、与其他部门良好沟通配合，保证企业各项工作顺利完毕。9、完毕领导交办各项临时性工作。二、人力资源管理：1、负责企业人力资源规划，参与组织架构设置，参与企业重大人事决策。2、2、负责制定企业员工招聘体系（人才储备体系）、培训体系、薪酬体系、绩效考核体系、有效沟通机制、职业生涯规划体系，并负责推进、执行。3、负责制度建设、确定、更新完善企业各项人事管理制度和工作流程（包括员工手册、入职离职、考勤、招聘、培训、绩效、薪酬管理等）。并负责推进实行，保证人事管理制度适合企业现阶段发展规定。4、根据岗位需求状况和人力资源规划，制定招聘计划，做好招聘前准备、组织实行等工作。5、负责进行岗位工作分析，编制企业各岗位工作阐明书，按照企业人力成本费用核算指标，组织制定、完善企业定岗定编，并负责监督执行，对企业人力成本费用控制负全面责任。6、6、建立和完善员工培训体系；对员工进行分类、分层次培训，努力提高员工素质和部门门工作效率。7、7、负责制定企业绩效考核方案，并负责推进、监督执行，对绩效考核过程负全面责任，根据考核状况，发现问题及时向领导汇报沟通，进行修改、调整，保证绩效考核方案合用性。8、负责建立企业有效沟通机制，掌握员工思想动态并汇报高层参照，妥善处理人员离职与劳资关系，协调处理劳资争议。9、确定更新完善企业薪酬制度、鼓励制度，并负责推进实行，保证适合企业现阶段发展规定。10、与其他部门良好沟通配合，保证企业各项工作顺利完毕。11、完毕领导交办各项临时性工作。工 作 权 力： 对所属下级工作有监督、检查权、工作争议有裁决权；对所属下级专业能力、工作态度与绩效有考核评价权；任 职 资 格： 教育水平大学本科以上，管理等有关专业；经验/知识 5年以上行政或人力资源工作经验，精通人资知识知识、法律知识；技能技巧可以纯熟掌握 行政人事工作，熟悉人力资源六大模块。个人素质具有较强领导能力、判断与决策能力、沟通能力、计划与执行能力；