集团办公室职责说明书.doc

集团办公室职责阐明书
基本资料：
部门名称
集团办公室
直接上级
集团副总
重要
岗位
集团办公室主任、子企业办公室主任、人事主管（专人）、行政专人、司机、网络工程师（兼）、食堂、保洁、门卫
部门
职能
董事长安排平常事务处理及公关接待工作，行政事务、人力资源管理、9000认证管理、资质证件年检及企业多种奖项、专利申报、外联沟通协调、法律事务处理、车辆管理及后勤保障、网络维护
重要职责：
在集团副总领导下，负责企业行政管理、人力资源管理、董事长按排平常事务处理及公关接待工作，对企业行政管理、人力资源问题决策提出提议。
一、行政管理：
1、负责外部公共关系协调与维护，建立良好渠道, 增进企业与主管部门及同行业广泛合作和友好往来。
2、负责制度建设、确定、更新完善企业各项行政管理制度和工作流程（包括会议、接待、档案、办公纪律、印章、固定资产、电话、空调管理、卫生、办公用品、电脑使用、食堂、宿舍、门卫管理等），并负责推进、执行。
3、负责企业内部会议组织，整顿会议记录，对会议决定事项进行催办和贯彻；公文管理包括文献签收、会签手续、各类文献、制度下发，存档立案，企业各项规章制度立案与保管受控，保证受控各项规章制度为最新版。
4、负责来访人员接待、企业对外重要会务组织，企业年会及其他文体活动筹划组织安排。
5、负责企业内外部工作协调，协调处理各部门配合过程中出现问题，协助各部门处理突发事件；监督检查各部门对企业规章制度、惩罚决定执行状况。
6、负责企业各类资质证件申请、年检、升级、增项、延期换证等工作，保证企业正常运行，负责科技创新、高新技术企业、专利申报等企业各类奖项申报。
7、负责固定资产及办公用品采购、保管、发放；对企业固定资产进行登记、维修管理。
8、负责档案管理，企业各类协议、资料、文献、图书、证书归档和管理。
9、负责门卫、保洁工作安排及平常工作监督检查，保证办公场所洁净整洁；巡视和检查企业管理区域，及时消灭安全隐患。
10、负责企业网络建设和计算机平常维护，
11、负责企业车辆管理、维修与保养、食堂和宿舍管理等后勤保障工作。
12、负责企业法务工作，为企业各项事务提供法律根据，规避法律风险；起草，审核，修订对内对外多种协议及法律事务；
二、人力资源管理：
1、负责企业人力资源规划，参与组织架构设置，参与企业重大人事决策。
2、2、负责制定企业员工招聘体系（人才储备体系）、培训体系、薪酬体系、绩效考核体系、有效沟通机制、职业生涯规划体系，并负责推进、执行。
3、负责制度建设、确定、更新完善企业各项人事管理制度和工作流程（包括员工手册、入职离职、考勤、招聘、培训、绩效、薪酬管理等）。并负责推进实行，保证人事管理制度适合企业现阶段发展规定。
4、根据岗位需求状况和人力资源规划，制定招聘计划，做好招聘前准备、组织实行等工作。
5、负责进行岗位工作分析，编制企业各岗位工作阐明书，按照企业人力成本费用核算指标，组织制定、完善企业定岗定编，并负责监督执行，对企业人力成本费用控制负全面责任。
6、6、建立和完善员工培训体系；对员工进行分类、分层次培训，努力提高员工素质和部门门工作效率。
7、 负责制定企业绩效考核方案，并负责推进、监督执行，对绩效考核过程负全面责任，根据考核状况，发现问题及时向领导汇报沟通，进行修改、调整，保证绩效考核方案合用性。
8、 负责建立企业有效沟通机制，掌握员工思想动态并汇报高层参照，妥善处理人员离职与劳资关系，协调处理劳资争议。
9、确定更新完善企业薪酬制度、鼓励制度，并负责推进实行，保证适合企业现阶段发展规定。
10、负责员工劳动协议签订和协议管理工作，核算员工工资，缴纳社会保险缴纳。
11、管理人事档案，做好企业电子人事档案信息及纸质档案信息等基础性工作，保证档案信息精确性。
12、全面负责企业质量体系认证，协调各部门做好9000认证基础性工作。
13、负责本部门员工配置和选拔，组织本部门员工定期或不定期进行培训，提高部门人员综合能力和专业水平。
14、与其他部门良好沟通配合，保证企业各项工作顺利完毕。
15、完毕领导交办各项临时性工作。
集团办公室主任岗位工作阐明书
岗位名称
集团办公室主任
负责部门
集团办公室
直接上级
集团总经理
直接下级
各子企业办公室主任
岗位定员
1
岗位分析日期
2月17日
工 作 职 责：
在集团副总领导下，负责企业行政管理、人力资源管理、董事长按排平常事务处理及公关接待工作，对企业行政管理、人力资源问题决策提出提议。
一、行政管理：
1、负责外部公共关系协调与维护，建立良好渠道, 增进企业与主管部门及同行业广泛合作和友好往来。
2、负责制度建设、确定、更新完善企业各项行政管理制度和工作流程（包括会议、接待、档案、办公纪律、印章、固定资产、电话、空调管理、卫生、办公用品、电脑使用、食堂、宿舍、门卫管理等），并负责推进、执行。
3、负责企业内部会议组织，对会议决定事项进行催办和贯彻；公文管理包括文献签收、会签手续、各类文献、制度下发，存档立案，企业各项规章制度立案与保管受控，保证受控各项规章制度为最新版。
4、负责来访人员接待、企业对外重要会务组织，企业年会及其他文体活动筹划组织安排。
5、负责企业内外部工作协调，协调处理各部门配合过程中出现问题，协助各部门处理突发事件；监督检查各部门对企业规章制度、惩罚决定执行状况。
6、负责董事长平常事务处理及公关接待工作。
7、负责跟进和贯彻董事长交代各个部门任务，并完毕对应奖惩。
8、与其他部门良好沟通配合，保证企业各项工作顺利完毕。
9、完毕领导交办各项临时性工作。
二、人力资源管理：
1、负责企业人力资源规划，参与组织架构设置，参与企业重大人事决策。
2、2、负责制定企业员工招聘体系（人才储备体系）、培训体系、薪酬体系、绩效考核体系、有效沟通机制、职业生涯规划体系，并负责推进、执行。
3、负责制度建设、确定、更新完善企业各项人事管理制度和工作流程（包括员工手册、入职离职、考勤、招聘、培训、绩效、薪酬管理等）。并负责推进实行，保证人事管理制度适合企业现阶段发展规定。
4、根据岗位需求状况和人力资源规划，制定招聘计划，做好招聘前准备、组织实行等工作。
5、负责进行岗位工作分析，编制企业各岗位工作阐明书，按照企业人力成本费用核算指标，组织制定、完善企业定岗定编，并负责监督执行，对企业人力成本费用控制负全面责任。
6、6、建立和完善员工培训体系；对员工进行分类、分层次培训，努力提高员工素质和部门门工作效率。
7、7、负责制定企业绩效考核方案，并负责推进、监督执行，对绩效考核过程负全面责任，根据考核状况，发现问题及时向领导汇报沟通，进行修改、调整，保证绩效考核方案合用性。
8、负责建立企业有效沟通机制，掌握员工思想动态并汇报高层参照，妥善处理人员离职与劳资关系，协调处理劳资争议。
9、确定更新完善企业薪酬制度、鼓励制度，并负责推进实行，保证适合企业现阶段发展规定。
10、与其他部门良好沟通配合，保证企业各项工作顺利完毕。
11、完毕领导交办各项临时性工作。
工 作 权 力：
对所属下级工作有监督、检查权、工作争议有裁决权；
对所属下级专业能力、工作态度与绩效有考核评价权；
任 职 资 格：
教育水平
大学本科以上，管理等有关专业；
经验/知识
5年以上行政或人力资源工作经验，精通人资知识知识、法律知识；
技能技巧
可以纯熟掌握 行政人事工作，熟悉人力资源六大模块。
个人素质
具有较强领导能力、判断与决策能力、沟通能力、计划与执行能力；