ISO14001-2015科技生产制造公司程序文件.doc

分 发 号：受控状况：*科技有限公司程 序 文 件( 依据ISO14001：2015标准编制 )编制： 审核： 批准： 1 6年8月1日发布 1 6年8月1日施行修改履历版次页号修改内容摘要修改人审核人批准实施日期程 序 文 件 目 录序 号文 件 名 称编号主 责 部 门版次页数1环境因素识别、评价和更新控制程序-01办公室A/O2法律法规和其它要求控制程序-02办公室A/O3能力、培训和意识教育管理程序-03办公室A/O4信息交流控制程序-04办公室A/O5文件控制程序-05办公室A/O6清洁生产实施控制程序-06生产科A/O7对相关方环境施加影响管理程序-07供销科A/O8化工原料、易燃易爆物品和油品管理控制程序-08生产科供销科A/O9新项目环境影响管理程序-09办公室A/O10水污染防治控制程序-10生产科A/O11大气污染防治控制程序-11生产科A/O12噪声污染防治控制程序-12生产科A/O13固体废弃物防治控制程序-13生产科A/O14应急准备与响应控制程序-14办公室生产科A/O15监测和测量实施控制程序-15办公室生产科A/O16合规性评价控制程序-16办公室A/O17不符合、纠正措施和预防措施控制程序-17管代A/O18记录控制程序-18办公室A/O19内部审核控制程序-19管代A/O20管理评审控制程序-20厂长A/O21风险应对措施管理程序-21办公室A/O22组织环境与相关方要求管理程序-22办公室A/O一、环境因素识别、评价和更新控制程序编 号XJ/EMS -01版 本A/O页 次第 1页 共5页1目的识别、评价本厂能够控制的以及可以期望对其施加影响的环境因素，并确定、更新重要环境因素，以及对其进行管理。2适用范围本厂环境管理体系覆盖范围内的活动、产品和服务过程中环境因素的识别、评价、更新与管理。3职责31管理者代表负责策划初始环境评审工作，并对重要环境因素审核、批准。32办公室负责组织各部门、车间对环境因素的识别和综合评价，确定重要环境因素，并负责组织环境因素的更新和日常管理。全厂性环境因素（无法界定属于哪个部门的因素），由办公室负责，各部门配合。33各部门、车间负责本车间环境因素和重要环境因素的识别与更新。34各部门负责各自环境因素和重要环境因素的识别与更新。4内容与要求41初始环境评审进行初始环境评审，以了解本厂的环境及环境管理现状。411明确适用的相关法律、法规和其他应遵守的要求。412评价环境现状与上述要求的符合程度，包括污染物排放、化学品使用、固体废弃物的处理处置、资源能源消耗情况等。413识别环评价境因素和确定重大环境因素。414对所有现行环境管理活动与程序的审查。415对以往不符合事项调查所取得反馈意见的评价，包括环境事故、环境处罚等的调查。416相关方提供的报告、记录等背景资料，包括环评报告、“三同时”验收报告等。初始环境评审的过程与结果，由办公室整理为书面报告，提交管理者代表，并上报厂长。一、环境因素识别、评价和更新控制程序编 号XJ/EMS -01版 本A/O页 次第 2页 共5页42环境因素识别与评价的时机421以各部门及车间为对象，每年在设定年目标、指标前进行；422环境管理体系建立之初进行初始环境评审时；423在相关法律法规变更或追加、涉及到新的开发和新的或修改的活动或服务、以及相关方要求等情况下，可适时进行环境因素识别评价、更新。43环境因素识别与评价的步骤环境因素的识别与评价一般分五步进行：第一步选择活动、过程、产品或服务第二步：识别与所选择的活动、过程、产品或服务有关的环境因素第三步：识别与每个环境因素有关的环境影响第四步：评价环境影响的重要程度第五步：确定重要环境因素、排定优先次序目标、指标运行控制应急准备和响应一、环境因素识别、评价和更新控制程序编 号XJ/EMS -01版 本A/O页 次第 3页 共 5页431各部门、车间在识别环境因素和环境影响时要考虑以下几个方面：a) 因本厂的活动、产品、服务所排出的水、气、声、固废等以及资源能源的消耗给本厂和周围地区等造成的影响；b) 本厂所必须的生产资料、外协件等的分供方、工程合同方、废弃物处理者以及运输厂商等相关方的活动所产生的环境影响（对上述相关方的调查评价及施加影响详见对相关方环境施加影响管理程序；c) 正常运行条件、异常运行条件以及可合理预见情况或紧急状态（如火灾、爆炸、泄漏事故）所伴随的潜在的重大环境影响；d) 以往遗留的环境问题，现场的、现有的污染及环境问题，以及计划中的活动可能带来的环境问题和将来潜在的法律、法规和其他的要求。432各部门、各车间使用环境因素登记表，选择和确定（可能）造成环境影响的活动、产品或服务，其中活动的选择可涉及采购、生产、入库、包装、销售、运输、设备维修、调试和动力供应等多方面。433在进行环境因素识别时,各部门使用环境影响评价清单根据本部门所涉及的活动、服务，画出工艺流程图，标出每步工序的输入与输出。办公室汇总各单位评价结果。环境因素识别a) 输入主要有：原材料、辅助材料、能源、消耗品、生产工具辅具，包括材料及其他（如服务等）；b) 输出主要有：正常、异常情况下产生的废水、废液、废气、噪声、固体废弃物以及紧急状况；c) 对环境因素识别可以从以下几方面考虑：向空气的排放；向水体的排放；向土地的排放；原材料和自然资源的使用（如土地使用、水的使用）；能源使用；能量的释放（如幅射、振动等）；废物和副产品；物理属性（如尺寸、形状、颜一、环境因素识别、评价和更新控制程序编 号XJ/EMS -01版 本A/O页 次第 4页 共 5页色、外观）。d) 输出栏对应环境因素填写相应的产品、排放物、废弃物、能源的消耗等。434环境因素的评价各部门、车间根据输入输出的情况识别出环境因素，并对识别出的环境因素采用“是非判断法”评价出重要环境因素。4.3.4.1资源能源类：a、违反国家和地方环境法律法规要求的为重要环境因素；b、资源能源消耗量较大的为重要环境因素；c、具有较大的节约、再利用潜力的为重要环境因素；d、具有替代潜力的为重要环境因素；f、其他的环境因素为一般环境因素。4.3.4.2废水、废气、环境噪声类：a、违反国家和地方法律法规要求的为重要环境因素；b、符合国家和地方环境法律法规要求，虽已达到排放标准，但超过总量控制指标，对当地环境造成危害的为重要环境因素；c、虽已达到a、b两条要求，但废水中含有一类水污染排放物质的也为重要环境因素；d、相关方有投诉或抱怨的为重要环境因素；e、其他的环境因素为一般环境因素。4.3.4.3固体废物类：a、列入国家危险固废目录的为重要环境因素；b、对环境影响较大或有投诉或抱怨的为重要环境因素；c、国家或地方有特别要求，相关方重点关注的为重要环境因素；d、其他的环境因素为一般环境因素.一、环境因素识别、评价和更新控制程序编 号XJ/EMS -01版 本A/O页 次第 4页 共 5页4.3.5重要环境因素的确定各部门、车间按照“是非判断法”对本部门的环境影响进行初步评价，评为重要环境因素的编入重要环境因素登记表,经部门负责人审核后，将评价结果提交办公室。办公室汇总各部门评价结果，综合平衡后，确定公司环境因素和重要环境因素，经管理者代表审批后下发各部门和车间。4.4环境因素的更新。在法律法规和其它要求变更、组织进行新、扩、改、建项目、相关方要求等情况下，要及时进行环境因素识别评价，更新环境因素。44环境因素的更新在法律、法规变更时，组织进行新建、改建、扩建项目时，以及有关方要求等情况下，要及时进行环境因素识别评价，更新环境因素。45重要环境因素的控制对登记在重要环境因素及影响一览表中的重要环境因素的控制应尽量体现在环境目标和指标以及环境管理方案中，或制定程序、作业指导书的方式来加以控制。46记录的保管环境因素识别评价过程中的原始记录由各部门保存备查，同时上报一份至办公室汇总存档，有效期限为三年。5相关文件a) 对相关方环境行为施加影响程序；6记录a) XJ/EMS-01-01 环境因素登记表b) XJ/EMS-01-02 重要环境因素及其影响一览表c) XJ/EMS-01-03 年度目标指标和方案一览表环 境 因 素 登 记 表 编号：XJ/EMS-01-01活动/产品/服务环境因素时态状态影响对象排放源或主控部门重要度向大气的排放向水体的排放向土地的排放原材料和自然资源的使用能源的使用能量的释放废物和副产品物理属性编制日期：审批日期： 重要环境因素登记表 编号：XJ/EMS-01-02序号重要环境因素时态状态环境影响涉及部门或场所备注编制/日期: 审批/日期: 年度目标、指标和方案表 编号：XJ/EMS-01-03序号目标指标方案内容责任部门资金预算预计完成时间考核结果编制/日期： 审核/日期： 批准/日期：二、法律、法规和其他要求控制程序编 号XJ/EMS -02版 本A/1页 次第 1页 共 2页1目的用来确定使用于本厂活动、产品或服务中环境因素的法律、法规及其他应遵守的要求，并建立获取这些法律、法规和其他要求的渠道。2范围对本厂获取的与环境因素相关的国家和地方法律、法规、标准和其他要求的控制。3职责31管理者代表负责组织对相关环境法律法规、标准和其他要求的收集。32管理者代表指导办公室负责确认外来环境法律、法规及其他要求的适用性。33办公室负责保存相关环境法律、法规和其他要求的原件及各部门、各车间适用文件的传达。34各部门及车间负责相关的国家及地方法律法规和其他要求传达给员工并遵照执行。4内容与要求41与本厂相关的国家及地方法律、法规和其他要求包括：4.1.1 法律法规要求：法律、法规要求是指与组织的环境因素有关的，由政府部门（包括国际、国家、省级和地方）发布或授予的，具有法律效力的各种要求或授权。a) 法规，包括条例和规章；b) 法令和指令；c) 许可，执照或其它形式的授权；d) 执法部门发布的规定；e) 司法或行政裁决；f) 习惯法或不成文法g) 条例公约和议定书。4.1.2 其他要求组织可以根据其具体情况与自身需求，自愿遵守一些法律法规要求之外的，适合其活动、产品和服务的环境因素要求（承诺、协定），包括：a) 和政府机构的协定；b) 和顾客的协议；c) 非法规性指南；d) 自愿性原则或工作规范；三、法律法规与其他要求控制程序编 号XJ/EMS -02版 本A/1页 次第 2页 共 2页e) 自愿性环境标志或产品照管承诺；f) 行业协会的要求；g) 和社区团体或非政府组织的协议；h) 组织或其上级组织对公众的承诺；i)本单位的要求。42获取的办法管理者代表应每半年与市环保局联系获取相关的国家及地方最新环境法律法规、标准及其他要求。办公室还可以通过其他政府机构、行业、企业主管部门、出版机构、图书馆、书店、专业性报刊杂志、咨询机构、认证机构、网络等渠道补充，以保持对法律和其他要求变化的及时跟踪。填写法律法规和其它要求获取清单。43评价、确认、分发431办公室负责评价、确认所获取的各类法律、法规、标准及要求的适用性、适用内容和适用对象，填写“法律法规和其它要求适用性评价表”，由管理者代表审批适用内容后，由办公室传达到本厂相关的各部门及各车间，并通过环境管理体系的实施和持续改进，使本厂在活动、产品和服务中的环境因素符合法律法规和其他要求。432办公室保存环境法律、法规、标准及其他要求原件，当上述外来环境文件更新或增加时，及时修正“法律法规和其它要求适用评价表”，将新内容的获取渠道补发至相关部门及相关车间，并对旧的原件做相应标识和处置，执行文件控制程序。44执行441对于污染物排放等环境标准，本厂采用国家或地方标准中要求最严的执行，各项环境管理活动由办公室对各部门及各车间执行情况进行检查、确认。5相关文件a) 信息交流程序；b) 文件控制程序；6记录a) XJ/EMS-02-01 法律法规和其它要求获取及适用性评价表；法律法规和其他要求获取及适用性评价表编号：XJ/EMS-02-01序号名 称颁布日期实施日期获取日期适用内容摘要评价结论编制/日期： 审批/日期：三、能力、培训和意识教育管理程序编 号XJ/EMS -03版 本A/1页 次第 1页 共 4页1目的组织应当确保所有为它或代表它工作的人员意识到符合环境方针和环境管理体系要求的重要性。通过培训提高全员环境意识和工作能力，确保环境管理体系的持续有效运行。2 适用范围适用于本厂各部门、车间岗位员工提高能力进行培训和意识教育的各项工作。3 职责31管理者代表负责组织制定岗位和审批环境培训计划能力需求。32办公室负责各岗位能力需求提出环境管理体系培训需求，制定本厂培训计划，并组织实施。33各部门及车间提出本部门、车间的能力需求和培训需求，按照本厂培训计划，配合办公室积极落实培训工作。4 内容与要求41能力需求确保所有为本厂或代表本厂从事具有实际或潜在的重要环境因素或环境影响的工作人员应当具有承担相应工作的能力，从而符合环境管理体系的要求。对于环境因素管理最重要的那些活动，组织应当确定承担这些工作的人员所需的知识水平、理解能力、技能或素质，且应确保相关人员能达到这些要求。411 管理者代表组织相关部门制定相关岗位工作人员应具备的知识水平、理解能力、技能或素质要求。412 能力是基于适当的教育、培训、技能和（或）经验。办公室会同相关部门识别和评价对某活动的能力要求需求和实际个人能力之间的差距。413 办公室负责在招收或培训为组织或代表它工作的人员，或培养他们的技能和素质时，应对照相应的能力需求进行培训和考核，并保存相关的记录。三、能力、培训和意识教育管理程序编 号XJ/EMS -03版 本A/1页 次第 2 页 共4页414 相关部门在选择合同方和为它或代表它工作的其它人员时应会同办公室考量能力需求。415各相关部门根据个人能力差距提出相应培训需求。42培训计划421办公室制定环境管理体系培训需求，报送厂长批准。422各部门及各车间根据培训需求，制定培训计划，上报办公室，办公室汇总各部门及各车间的需求和培训计划，制定“本厂年度培训计划”，发放到各相关部门及各车间。43培训内容431 组织根据各类岗位确定它培训类型培训类型培训对象目的提高对环境管理重要性的认识最高管理者及中层确保对组织环境方针的承诺并使之具有协调性。提高总体环境意识全体员工确保对组织的环境方针、目标和指标的承诺，并向员工灌输个人责任感，有关环境管理体系要求的培训承担环境管理体系职责的人员就如何满足要求、执行程序等事项进行指导。提高技能承担环境职责的员工在组织的领域（如运行、研究与开发工程）内改进环境绩效。合规性培训其活动可能影响合规性的员工实现对法规培训需求的遵循，提高对适用的法律法规和其它要求的符合。432培训内容三、能力、培训和意识教育管理程序编 号XJ/EMS -03版 本A/1页 次第 3 页 共 4页培训内容一览表培训对象培训内容本厂管理层1、 了解环境管理方针及方针制定的依据2、 了解在环境管理体系中的职责3、 了解本厂的目标、指标和环境管理方案及制定的依据4、 了解本厂管理评审的程序5、 环境意识培训，ISO14001-2015标准，法律法规和其他要求各部门领导1、 环境方针和环境意识培训、ISO14001-2015标准2、 本部门在环境管理体系中的职责3、 本部门涉及的环境因素、重要环境因素及控制措施4、 本部门涉及的目标、指标和环境管理方案及实施情况5、 本部门应遵循的法律、法规和其它要求各部门一般员工1、 环境方针和环境意识培训2、 本部门涉及的环境因素3、 环境管理手册中的相关内容4、 与本部门有关的程序文件和三级文件重要岗位员工1、 环境方针和环境意识培训2、 应遵循的法律、法规和其它要求3、 本岗位的环境因素和重要环境因素4、 掌握本岗位作业指导书、操作规程、应急准备和响应措施5、 重要环境因素的控制措施，违规操作对环境产生的影响新员工1、 环境方针和环境意识的培训2、 参照上述培训内容，根据所在岗位进行相应培训其他员工环境方针和环境意识方面的培训相关方本厂对其的环境要求三、能力、培训和意识教育管理程序编 号XJ/EMS -03版 本A/1页 次第 4页 共4页43培训实施431办公室负责组织、协调、落实和监督实施培训计划432高级管理层和内审员培训由环境管理者代表提出培训需求，由办公室组织实施。433各岗位人员培训由各部门、车间按照培训计划自行组织进行，并填写“培训记录”。434当相关方不能满足本厂的环境要求时，由供销科与之联系，办公室负责对其有关人员进行适当培训。435负责组织培训的部门按年计划在培训前填报“职工培训申报审批书”44培训方式外请教师授课、本厂逐级授课、岗位练兵、生产淡季集中培训和有关人员外出培训等。45培训管理451本厂机关及各部门负责建立保存本单位“职工培训记录”，并根据培训情况及时填写。452对经培训合格的持证上岗人员，应填写“岗位合格证书登记表”。453办公室会同各部门将新开展的培训形成文件，并对培训进行监控454各负责培训的部门要依据新确定的培训需要和要求对培训效果进行评价5相关文件a) 环境因素识别、评价和更新程序；b) 信息交流控制程序；c) 对相关方环境施加影响管理程序。6记录a) XJ/EMS-03-01 年度环境培训计划b) XJ/EMS-03-02 职工培训需求表c) XJ/EMS-03-03 员工培训、考核记录 年度环境意识培训计划编号：XJ/EMS-03-01起始时间地点培训对象主要内容考核方法负责部门备注编制： 审核： 批准： 职工培训需求表编号：XJ/EMS-03-02部门：序号培训内容培训目的培训对象培训时间备注员工培训、考核记录编号：XJ/EMS-03-03培训内容授课人时 间地 点课 时培训人员签到：培训记录：验证方式：验证结果：四、信息交流控制程序编 号XJ/EMS -04版 本A/O页 次第 1 页 共 3 页1目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，做好信息的管理，制定本程序。2适用范围适用于本厂与环境管理体系的内部信息的传递与处理，以及与外部相关方的信息交流。3职责31办公室、生产科、供销科、技术科、质保科等部门及各车间负责对应相关方信息的收集。32各部门、车间负责工作范围内信息的传递与交流，并及时将有关环境信息反馈到办公室。33办公室负责统筹本厂对内、外相关信息的传递与处理；保存和管理相关的信息。34办公室和生产科负责紧急事故方面信息的处理35厂长主持管理评审，对体系的运行现状进行总结交流。36管理者代表向厂长汇报体系的运行情况及相关方的要求；办公室将体系内部审核及管理评审的结果传递到各部门、车间。4内容与要求41内部信息交流411内部信息内容a)环境方针、环境管理体系运行情况；b)有关法律、法规及其他要求的获取和更新；c)环境目标、指标和方案的完成情况及效果；四、信息交流控制程序编 号XJ/EMS -04版 本A/O页 次第 2 页 共 3 页d)内部审核、合规性评价、管理评审、外部审核及环境监测结果、不符合、纠正措施和预防措施；e) 本厂人员培训情况；f) 各管理层之间、各部门之间和各岗位之间的日常有关环境保护方面对于解决问题、协调行动、跟踪实施计划的沟通、常规报表及其他信息通报；g) 紧急情况信息；h) 重要环境因素控制情况；i) 合同方和供方提供的相关信息。412内部信息交流方式a) 环境方针以培训、会议、黑板报、意见箱、电子邮件等传递到全体员工；b) 管理者代表将本厂环境管理体系运行情况、目标、指标和方案实施情况及效果以文件形式通过管理评审向厂长汇报；c) 通过体系审核，各部门及各车间与管理者代表进行环境目标、指标、管理方案完成情况及效果、环境监测结果、不符合、纠正措施和预防措施的传递;d) 各部门及各车间在体系运行过程中产生的环境信息，通过电话、会议、各类报表和信息交流单等形式实施，信息交流单由各部门保存并实施，年终交办公室归档；e) 办公室将政府职能部门对本厂的环境监察和监测结果复印下来，传达到有关部门、车间。42外部信息交流421外部信息内容a) 各有关部门接收到的有关环保法律、法规和其他要求；b) 上级环保机构有关信息；c) 来自相关方的投诉、抱怨，以及针对确定的不符合采取的纠正措施；d) 本厂的环境方针、目标、指标和组织关于持续改进和污染预防的承诺的对外宣传；e) 本厂环境绩效方面的信息；四、信息交流控制程序编 号XJ/EMS -04版 本A/O页 次第 3 页 共 3 页f) 有关突发环境事件的信息；g) 其它的相关信息。422外部信息交流方式a) 有关部门接受到的外部信息，由接收部门填写信息交流单并及时传递到办公室，并由办公室组织进行内部传递；b) 对相关方提出的投诉、抱怨，由办公室根据信息内容传递到管理者代表，管理者代表落实到责任部门，责任部门将处理方案报管理者代表审核后厂长批准，于一星期内答复；c) 办公室负责对外宣传本厂的环境方针和环境绩效。43紧急情况信息交流431在发生紧急情况时，厂长须立即召集有关人员进行研究按应急预案进行处置，并及时向当地环保行政主管部门和政府其它有关部门报告情况。432当出现紧急情况时，当事人应采取应急响应措施，填写记录，同时报告办公室和值班领导。44记录保管本厂产生的各种内外部信息交流记录当年内由产生部门保存，年终送办公室归档，保存期限为三年。5相关文件a) 法律、法规和其他要求控制程序；b) 内部审核控制程序；c) 管理评审控制程序；d) 应急准备与响应控制程序；6记录a) XJ/EMS-04-01 内外部信息交流表b) XJ/EMS-04-02 投诉、登记及处理意见表内外部信息交流表编号：XJ/EMS-04-01信息名称主责部门相关部门信息内容陈述要求：备注：投诉登记及处理意见表编号：XJ/EMS-04-02接收部门接收日期投诉单位（或个人）投诉内容：处理意见：备注：五、文件控制程序编 号XJ/EMS -05版 本A/1页 次第 1页 共 4页1目的对与环境管理体系有关的文件的建立、审批、发放、保存、更改、销毁等进行控制，确保环境管理体系运作有章可循，使用的文件是现行有效版本。2范围适用于环境管理手册、程序文件、管理规定、记录台帐和支持性文件等环境管理体系文件的管理3职责3.1厂长负责批准发布环境管理手册。3.2管理者代表策划、组织制定和修改环境管理手册，并报厂长审核。3.3办公室负责组织人员进行手册、程序文件和三级文件的编写，经管理者代表审核报厂长批准后颁布实施。3.4办公室负责环境管理体系文件的控制，包括对策划和运行环境管理体系所需的外来文件做出标识，并对其发放予以控制。3.5各部门及车间负责本部门使用的与环境管理体系有关的文件的控制。4内容与要求41文件的编制411管理者代表组织人员进行环境管理手册的编写。412办公室组织各车间相关技术人员进行程序文件的编写。413各部门、各车间负责三级文件的编写。414由办公室对手册、程序文件及三级文件进行编号。4141文件的编码五、文件控制程序编 号XJ/EMS -05版 本A/1页 次第2页 共 4页a 管理手册编号XJ EMS 2016 年号管理手册代码环境管理体系企业代码b 程序文件编号XJ EMS XX 程序文件顺序号程序文件代码环境管理体系企业代号c 三级文件编号XJ EMS XX 三级文件顺序号三级文件代码环境管理体系企业代号d记录编号XJ EMS XX XX 记录顺序号程序文件顺序号记录代码环境管理体系企业代号注：A/0为版本代号，如文件修改后版本为A/1、A/2.；版本修改后为B/0，五、文件控制程序编 号XJ/EMS -05版 本A/1页 次第 3页 共4页42文件的审批环境管理手册、程序文件发布前由管理者代表审核后，经厂长批准。各部门及各车间编写的文件及作业指导书，与办公室会稿后，由相应的部门或车间负责人批准实施。43文件的发放文件在发放前应由办公室统一编号、登记，所有受控文件在文件封面上加盖“受控”章，非受控文件不加盖任何印章。对策划和运行环境管理体系所需的外来文件也要做出标识，并对其发放予以控制。环境管理手册、程序文件以及与环境有关的文件和资料由办公室按分发号分发至环境管理体系所覆盖的各部门、车间及相关人员。文件与作业指导书由办公室负责汇总，使用部门负责本部门下发的文件与作业指导书的分发控制。文件发放时由领取人签字，填写文件发放登记表。对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都能得到相关文件的有效版本。44文件的保存441文件经审核批准后，办公室存档三份，各部门、各车间接收到体系文件时，填写受控文件接收登记表。磁盘保存的应有备份、标记，由办公室专人负责。442如需借阅文件，需经办公室负责人批准，并按期借阅，原版文件一律不得外借，防止文件丢失或损坏。443使用部门所使用的文件要妥善保存，不得随意涂改或画线，不准随意外借，如不慎遗失或损坏，应及时上报办公室，办理文件复领手续，办公室填写文件发放登记表。444 各部门及各车间建立文件和资料清单，负责本单位下发和使用的文件管理，便于查找追溯。五、文件控制程序编 号XJ/EMS -05版 本A/1页 次第 4页 共 4 页45 文件的更改451 在体系运行过程中，如发现文件需要更改，由提出更改的部门填写文件更改申请单，经管理者代表审批后组织修改。452 当文件所依据的有关法律、法规及其他要求有所更新时，办公室负责组织对相应的文件进行修改。环境管理手册、目标、指标和方案、程序文件需要更新时，要经厂长批准；三级文件的改动由各车间部门负责人负责审核批准。453 体系文件更改后由办公室填写体系文件更改记录表，并下发到相关部门和车间。46 文件换版、作废、销毁461 文件由于大量更改而需要换版时，版号按字母A、B、C排列，并由办公室按原版的分发号及时收回更改前的版本。462 失效的文件要及时从所有的发放和使用场所收回并记录，收回的文件如果作废，集中销毁处理，同时填写文件销毁申请单，作废文件留用的加盖“作废