数字档案馆建设指南.doc

数字档案馆建设指南 1.总体规定 1.1概述数字档案馆是指各级各类档案馆为造应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、运用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过多种网络平台提供公共档案信息服务和共享运用的档案信息集成管理系统。建设数字档案馆，有助于提高档案馆工作效率和现代化水平，有助于保证数字档案永久存储与安全保管，有助于增进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。建没数字档案馆，有助于增进国家信息资源总量增长、质量提高和构造优化，有助于提高各级政府公共服务能力，有助于增进社会主义文化的发展繁华，有助于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。 数字档案馆建设是一项系统工程，需要通过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运营、项目验收、运营维护等诸多环节;需要各业务部门、档案管理部门以及其她有关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。 1.2建设原则与规定数字档案馆建设应当遵循“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理合用、稳步实行”的原则，积极推动，务求实效。 统筹规划、循序渐进。应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基木规定，及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基本工作水平、资金投入等因素，拟定总体布局和实行环节。项目带动、重点突破。实行项目带动战略，支撑和带动数字档案馆整体建设和发展。将数字档案馆建设提成若干子项目，以项目带动数字档案馆建设及推动各项工作的开展，有助于获得党委政府和有关部门的注重和投入，有助于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。 需求导向、保证安全。数字档案馆建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线运用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。应当按照信息安全级别保护的规定，采用相应的安全保障技术措施，配备必要的软硬件设施，建立健全安全管理制度，完善劫难恢复服务机制，保证数字档案馆建设和运营的安全。合理合用、稳步实行。要注重前期调研，进行可行性研究，结合本部门业务工作实际，提出创新性高、应用性强的功能需求，以保证系统开发和项目建设的合理性、合用性。在项目实行过程中，档案部门的业务人员应全程参与，及时研究和发现问题，纠正偏差。重大项目应当按照信息系统建设规范规定引入监理机制，对项目质量、进度、投资、安全等方面进行全程监理。1.3建设目的 数字档案馆建设的目的是:紧紧依托国家和本地信息化基本设施建设环境，充足运用多种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定期期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能规定的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐渐实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源运用和社会共享服务。其中，数字档案信息资源建设、提供档案信息运用和社会共享服务，是一项长期任务，应分阶段推动，有环节实现。1.4建设内容数字档案馆总体建设内容重要涉及:（1）按照数字档案馆基本网络架构、重要技术路线与软硬件配备基本规定，集成建设适应馆藏档案基本数据和此后一定期期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基本设施。（2）开发或应用品有“收集、管理、存储、运用”等功能规定的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。 （3）全面推动馆藏数字档案基本数据库建设，优先建立馆藏档案的文献级目录数据库，逐渐进行老式载体档案的数字化转换，积极推动电子文献的接受和管理，建立各类数字档案资源库群。 （4）应用先进技术和有关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具有老式档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。（5）运用多种技术手段，针对不同运用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，以便、快捷满足各类顾客运用需求。（6）配套建设数字档案馆保障体系，保证数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。1.5建设环节数字档案馆建设一般分项目规划与立项、项目招投标、项目实行、运营维护等几种环节进行。（1）项目规划与立项根据社会信息化和档案事业发展需要，研究提出数字档案馆建设项目。成立由档案馆重要领导、信息化人员、有关技术人员、档案管理人员等参与的项目筹办小组，对本地区信息化现状和国内外数字档案馆建设现状等，特别是各立档单位产生电子文献状况、党委政府各部门和公众对档案运用需求状况进行充足调研，研究提出项目可行性报告，向本地主管部门提出数字档案馆立项申请。在与有关主管部门充足沟通后，由主管部门组织专家对项目可行性报告进行论证。（2）项目招投标 项目经立项批准后，应按照国家有关项目管理规定进行招标或邀标工作。充足征求档案馆各业务部门、有关专家的意见，对数字档案馆的功能需求进行细化，形成功能需求方案。功能需求方案应既符合档案管理的实际需要，又便于计算机编程人员理解，可以在系统开发中实现。（3）项目实行按照数字档案馆建设目的、总体内容和项目可行性研究报告立项批复的规定，制定具体的项目建设实行方案，明确项目建设的内容、进度和时间安排，有筹划地推动系统开发与调试、软硬件集成、项目试运营与验收等项目实行工作。项目建设中应当加强项目监理，保证项目建设的进度和质量。（4）运营维护项目验收后，应适时调节、明确数字档案馆各功能模块的管理职责，加强应用培训，建立数字档案馆业务工作与技术工作互相衔接、互相配合，以业务管理工作为主线、以技术保障工作为支撑的管理机制。要注重人才培养，形成以档案馆人才自主管理为主体，社会外包服务保障为依托运营与维护体系。 2.管理系统功能规定 数字档案管理系统应当具有“收集、管理、保存、运用”四项基木业务功能，以及顾客权限管理、系统日记管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采用必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是由电子文献归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的规定而有所侧重并不断拓展。2.1收集功能规定 系统应当具有接受立档单位产生的电子文献及其元数据、对老式载体档案进行数字化和采集重要数学信息资源等功能。（1）系统可以根据有关规定接受立档单位产生的各类电子文献及其元数据，并在建立一整套接受机制基本上，保证接受过程责权明确，杜绝安全隐患，从源头上保证数字档案的真实、完整、可用。（2）系统应当提供选择在线接受和脱机接受方式。（3）系统应当可以批量导入或导出数据，保证数据的可靠和可用。（4）系统应能对在线或离线接受的档案数据进行真实性、完整性、可用性验证。（5）系统应具有目录数据和内容数据等多种信息资源的采集功能。2.2管理功能规定系统可以对所接受的各类数字档案信息进行整顿、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、记录等操作，使无序信息有序化，并实行有效控制。系统应能:（1）按照设定的分类方案，将数字档案信息存储到系统中，或根据管理规定进行合适调节。（2）过滤重份数据和重新分类、编号。（3）对档案内容进行抽取和添加元数据等操作。目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现，将来不排除使用新的扶术措施对数字档案进行有效管理。（4）辅助人工完毕档案的开放鉴定工作。 （5）对档案内容数据及其元数据等有关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和运用数据包。（6）对档案类型、数量大小等按照设定规定进行记录、显示或打印输出所需各类档案信息。（7）辅助完毕馆藏实体档案编目（著录、标引)、整顿、出入库房整顿等工作。（）定制档案业务流程或进行流程再造。.保存功能规定系统可以实现对数字档案长期的安全保存，涉及两方面的规定，一是长期保存方略的拟定；二是存储架构选择。 2.3.1长期保存方略长期保存方略涉及存储格式的选择，捡测、备份和迁移等技术措施的采用等。（1）应当选择符合国标的格式，临时未制定原则的，选择开放格式或主流格式。（2）定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试，发现问题，及时解决。（3）根据数据重要限度以及整顿和运用的需要，选择在线、近线、离线、异地、异质和分级存储等技术和方式。 （4）计算机软硬件以及技术或原则规范发生重大变化或发生重大事件时，为了保证数字档案信息可读，应采用迁移等手段对所存储的数据进行技术解决。 2.3.2存储架构选择 根据档案数据量和管理目的不同而采用不同的存储技术及其有关设备。安全性和稳定性是选择存储设备的首要因素。在数字档案馆建设过程中，应根据数字档案馆的数据量和运用并发顾客数的需求，以保证数字档案馆合理安全的存储容量和较快的网络传播速度，合适选择采用单一应用平台，配备数据库服务器、文献存储器、备份服务器、备份软件等构成的存储服务平台;以及采用SAN、NAS、DAS、IP-SAN 或其她形式的存储技术措施。2.4运用功能规定数字档案管理系统应当根据档案信息的运用需求和网络条件，分别通过公众网、政务网、局域网等建立运用窗口。系统应能实现档案查询、资源发布、信息共享、开发运用、工作交流、记录分析等功能。系统应当: （1）可以运用最新检索技术措施满足运用者在多种运用平台对档案数据进行迅速、精确、全面的运用查询规定。 （2）可以通过网络平台或特定载体发布档案信息和信息资源共享。 （3）可以辅助进行档案信息智能编研、深度挖掘。 （4）可觉得档案管理者和运用者提供在线交流平台、远程指引、远程教育。 （5）可以辅助开展数字档案的增值服务。 （6）可以进行档案运用访问量记录、分布分析、舆情分析等有关工作。 （7）可以对顾客、数据项、功能组件进行运用权限的角色授权解决，可以进行门类设立、构造设定、字典定义等系统代码维护工作。3.应用系统开发和服务平台构建鼓励各地区统一开发或购买成熟的数字档案管理系统软件，减少反复开发，减少应用成木。应用系统开发应当遵循整体性、开放性、稳定性等原则。鼓励软件开发公司应用先进技术手段对“收集、管理、保存、运用”功能模块或子系统进行专业深度扩展、创新开发。（1）整体性。系统应考虑所配备和购买的软硬件及其网络平台环境，选择恰当的开发工具和技术路线，对的解决各子系统或模块的关系，形成一种整体。（2）开放性。系统应可以随着信息技术的不断发展和档案管理的最新规定而具有兼容性和拓展性。 （3）稳定性。系统开发应采用先进、成熟、稳定的技术，保证系统的稳定、可靠和安全。 3.2服务平台建设数字档案馆网络架构一般应面向不同对象、立足既有不同网络，构建三个服务平台，并提供相应层级数字档案信息资源运用共享服务。数字档案馆应根据不同服务对象和不同档案开发范畴建立相应的服务平台。一般重要涉及:一是基于局域网面向档案馆工作人员和来馆运用档案人员的馆内档案运用服务平台;二是运用本地政务网建设的面向本级党政机关各立档单位的电子文献归档和档案信息共享平台;三是运用公众网建设的面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台。 （1）基于局域网的档案服务平台局域网档案服务平台是数字档案馆建设的基本平台。局域网档案服务平台应当具有馆藏数字档案传榆、互换、存储、安全防护的功能，承当档案馆“收集、管理、保存、运用”四项基木功能，满足平常数字档案馆业务管理和提供运用服务的需耍。局域网一般还要承当辅助档案实体管理的功能。（2）基于政务网的档案服务平台政务网档案服务平台是数字档案馆连接本级各党政机关立档单位的主干平台。它依托本级政务网，可以接受各立档单位电子文献，可觉得政务网顾客提供在线档案查阅运用、档案业务指引或其她档案工作服务，实现党政机关的档案信息资源共享和资政服务工作。鼓励具有条件的档案馆摸索采用云计算等先进技术为各立档单位提供软件服务和存储服务。 （3）基于公众网的档案服务 公众网档案服务平台，如公共档案信息服务平台，是档案馆实现公共档案服务和档案信息资源社会共享的有效途径之一，它依托公众网，通过档案网站建立满足公众查阅档案需求的运用窗口，同步，采集具有重要保存价值的各类数字信息，进行资源整合，实现公众档案信息资源的社会最广泛共享。该平台还可采用必要的安全措施，实现馆际档案信息交流。 档案服务平台建设目前应遵循的原则规范有:（1） GB50174- 电子信息系统机房设计规范;（2） GB/Z24294- 信息安全技术基于互联网电子政务信息安全实行指南。3.3软硬件设备配备3.3.1系统软件选型 数字档案馆系统软件一般涉及操作系统、数据库系统等方面。 操作系统的选择要根据数字档案馆的规模和硬件配备等状况来选定。终端操作系统一般选择使用与其软硬件兼容，使用较为广泛的操作系统;服务器操作系统要综合考虑任务量、并发顾客、安全性等因素选择操作系统。 数据库系统一方面满足数据存储和管理的需求，并充足考虑技术和管理成本;另一方面应注意操作系统和应用软件对数据库系统的支持;再次要考虑其开放性和扩展性，为将来系统的升级、迁移免除后顾之忧。数据库系统必须考虑到稳定性和高性能以及档案资源的安全性，因此在选型之前一定要认真规划，周密地分析与考虑，所选择数据库系统应能支持目前及可预见的将来采用的软件，并充足考虑此后几年数据量的规定。在前期规划时，不仅需要决定使用的类型和版本，还需要规划设计数据构造;不仅需耍考虑目前存储和管理的数据信息类型，还要考虑将要接受进馆的数据信息类型。 其她软件配备。在数字档案馆系统运营中，除了操作系统和数据库系统之外，还需根据数据采集、管理、运用等方面需要，配备其她某些系统软件和工具软件，如数据仓库、数据互换、OCK、格式转换、非线性编辑、全大检索等方面的软件。 3.3.2 硬件设备配备数字档案馆系统硬件设施重要涉及服务器、终端、网络、存储及其她配套设备。系统中每个独立任务应有相应的服务器来承当解决任务。服务器在信息系统中的重要性不同，可以提成主服务器和辅助服务器两类。主服务器重要承当信息系统数据存储和管理以及应用系统的运营，主服务器的选配必须充足考虑系统性、安全性和高性能。辅助服务器涉及辅助应用服务器、网络管理服务器、文献服务器等，承当系统中非核心功能的解决任务。一种数字档案馆系统配备服务器的数量，取决于系统的实际功能，不必强调所有任务均有独立的服务器，可根据财力、数据规模、顾客数量及其访问量等，合理选定。 网络设备重要句括传播介质、集线器、互换机、路由器、光电转换等。双绞线和光纤是最常用的传播介质，物理上分散的多台计算机只有通过传播介质才干连接在一起形成网络;集线器可以放大传播信号，重要用于小型网;互换机是一种基于点对点发送数据的网络连接设备，具有网络流量控制等性能，是大型网络组网的必需设备;要使网络之间互连，则必须配备路由器;光电转换设备是实现双绞线和光纤两种不同传播介质的信号转换的设备。存储设备重要涉及磁盘、光盘、磁带等。应根据数字档案馆的存储架构而选择存储设备。数字化设备涉及扫描仪、数码照相机、数码摄像机、非线性编辑系统等。终端设备涉及输入、输出设备，一般是指独立工作的计算机、打印机、复印机等。数字档案馆各项业务的开展必须依托这些设备，通过终端访问网络应用系统，完毕信息解决工作。一种数字档案馆终端设立应考虑三种顾客，即社会顾客、档案馆工作人员、档案馆聘任的数据加工和解决人员。4.数字档案资源建设数字档案资源建设是数字档案馆建设的核心内容，也是一项常常性的业务工作。数字档案资源建设涉及电子文献接受、老式载体档案数字化转换、资源整顿加工、建立各类资源库等内容。4.1电子文献接受应当根据档案接受范畴，建立电子文献接受进馆制度和机制，配备必要的技术手段，从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。为了保证有价值的数字档案资源接受进馆，从数字档案馆建设开始，就应按照数字档案馆功能规定，研究拟定电子文献接受范畴、原则和措施。在范畴上，除了参照纸质档案接受规定，还应针对电子文献多样性、形象性的特点，接受反映重大事件、重要活动、重大变化的电子形式的记录;在种类上，除了文本文献，还涉及数码照片、图形图像、多媒体、数据库、网页等多种形式的电子文献。应当明确电子文献移送的方式和时限。移送方式可以是在线也可以离线移送，但不管何种移送方式，以安全、高效、精确为原则。与纸质文献相应电子文献的移送和接受之前，应规定和督促立档单位建立对的无误的相应关系，并保证其内容的一致性。应当加强对电子文献形成及其整顿、归档、移送的监督指引，涉及拟定归档范畴规范、进行质量检查、开展技术服务等。电子文献的接受与管理应当遵循如下原则规范:(1)GB/Tl 8894- 电子文献归档与管理规范;(2) DA/T32-公务电子邮件归档与管理规则; (3) DA/T46-20文书类电子文献元数据方案; (4) DA/T47-式电子文献长期保存格式需求; (5) DA/T48-基于XML的电子文献封装规范。 4.2档案数字化老式载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一种重要途径。档案数字化工作是一项系统工程，波及到档案保管、保护、整顿、鉴定、转换、存储、运用等多种环节，应当统筹规划，分步实行。应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面的梳理。要高度注重档案整顿、鉴定、保护等基本工作，为数字化工作提供高质量的来源。如果对馆藏档案无法一次性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要限度优先、共享性强优先等原则分步实行。数字化加工一般采用自主加工和委托加工两种方式进行。自主加工是档案馆自行配备数字化加工设备，自行组织人力开展数字化加工。这一模式合用于少量重要、核心档案的数字化加工。委托加工是将应数字化的档案，委托专业公司实行加工。这一模式效率相对较高，投资相对节省，普遍合用于各类档案的数字化加工。档案馆所委托加工的公司必须是具有有关保密资质的专业公司。档案数字化工作之前应遵循的原则规范有:（1） DA/T31. 纸质档案数字化技术规范; （2）DA/T43-缩微胶片数字化技术规范。4.3资源整顿在对信息资源进行有序、有效管理之前，必须进行整顿，涉及分类、价值鉴定、开放审查等。应当将数字档案信息进行有序排列，目前国家尚未制定针对数字档案信息分类的规则，在数字档案馆建设中，可以参照老式载体档案的分类、排序方式，结合数字档案信息的特点，拟定数字档案信息的合理分类方案，实现对数字档案信息的有效控制。电子文献或数字化档案信息发布运用之前，必须进行开放运用的鉴定工作，并通过技术检查，譬如清晰度、精确性、完整性，以便让运用者有效检索、阅读和理解数字档案信思。 档案信息网上提供运用，要根据数字档案不同网络的传播范畴、顾客范畴、使用方式等进行解决。对波及国家秘密、知识产权或个人隐私及其她敏感信息的档案运用，应当按照国家法律法规规定，进行划控解决。涉密信息只能在涉密网发布;内部信息只能在内网(涉及政务网和档案馆局域网等)使用;开放信息可以在公众网发布。开放鉴定是数字档案馆建设的重要工作内容之一。 4.4建立数字档案资源库 运用计算机及其有关技术设备管理数字档案信息，目前一般采用数据库技术措施进行。档案资源库一般涉及目录数据库或元数据库、内容数据集等。目录数据库是数字档案资源管理的基本，它是将反映数字档案特性的规范数据，根据一定的字段规定存入计算机中，通过系统的排序等解决，形成由计算机检索的目录数据体系。目录数据库建立的方式重要有两种基本途径，一是通过老式载体档案数字化采集的档案目录数据库，一般是通过人工录入建库方式建立;二是通过接受电子文献方式形成的数字档案，一般通过档案管理系统自动采集生成或从数字档案元数据库中提取而形成，通过数据整顿规范审核与补充完善后建立。保存数字档案元数据是保证数字档案可靠和可用的一项重措施。元数据库建设接照数字档案元数据采集规范规定建立。元数据采集方式重要是通过对电子文献或数字档案的背景、构造和管理过程信息进行自动生成和合适人工添加而形成。 内容数据集是数字档案资源建设的主体，它是通过数据库、数据仓库等技术措施将档案全文按照一定的分类、排序方式排列形成的集合。内容数据一般通过与目录数据挂接方式实行有效管理，随着信息技术，特别是检索技术的发展，将来也会采用其她技术措施对内容数据进行有效管理。对于由电子文献归档形成的电子档案，其内容数据还应与其元数据建立持久有效的联系，避免非法修改，采用技术措施，保证其可靠和可用。数字档案资源库建设应遵循如下原则规范:(1) GB/T3-中国档案机读目录格式;(2) DA/T134994档号编制规则。 5.保障体系建设安全保障体系建设是数字档案馆建设的基本工作，数字档案馆的安全涉及数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。数据安全就是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系统及其网络平台安全就是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。 安全保障体系建设重要通过两方面途径实现。一是按照信息安全级别保护的规定，采用相应安全保障技术措施，配备必耍的软硬件设施。数宇档案馆系统一般规定达到二级(系统审计保护级)以上安全保护原则。数字档案馆系统集成商应具有相应的保密资质，并严格按照有关安全保密规范规定进行项目设计、系统开发和项目施工。建设、监理单位应当加强项目建设过程中的档案信息安全保密工作。二是建立健全数字档案馆安全管理制度，并严格遵循实行。数字档案馆系统安全隐患涉及数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客袭击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，应当采用相应的技术措施和管理手段应对这些安全隐患。应当高度注重数字化加工、电子文献接受等过程中的安全保密管理工作。同步应当制定应急预案，完善劫难恢复机制，提高应急处置能力。应当遵循的有关信息安全规范: (1) GB17859-1999信息安全技术计算机信息系统安全保护级别划分准则;(2)GB/T24363-信息安全技术信息安全应急响应筹划规范;(3) GB/Z243 64- 信息安全技术信息安全风险管理指南;(4)GA/T671-终端计算机系统安全级别技术规定。5.2原则规范建设严格遵循信息化和档案管理方面的法规和原则是实现数字档案馆各项功能的必要前提。数字档案馆建设要严格遵守国家及行业有关规章制度和技术原则。各地在建设数字档案馆过程中，具体技术应用或工作流程如果尚无有关上位原则规范，可以向国家档案行政管理部门提出有关原则规范制修订建议，或根据本地区实际状况制定有关地方原则或公司原则，并积极上报有关部门，上升为行业原则或国标。