WHVKQP0303对外文件控制程序.doc

武汉市万科房地产有限公司程序文件

对外文件控制程序
编号：WHVK/QP-03-03
版号/修改状态：A/1
生效日期：2004-3-15

1 目的
本程序规定公司或各部门对外发文的控制流程，以确保对对外文件的有效控制。
2 适用范围
适用于公司（或公司下属各部门）对政府主管部门、集团公司、业务关联单位、顾客发文的审批和控制工作。
3 职责
3.1 各部门负责本部门对外发文（或本部门业务范围内的公司对外发文）的起草和报批工作，营销策划部负责对顾客公开文件的制定、审核和控制。
3.2 公司总经理负责公司对外发文的审批，各部门主管领导负责本部门对外发文的审批。
4 工作程序
a) 对顾客公开文件是指公司向顾客口头或书面提供的文件或信息，如售楼书、服务承诺、质量保证书、使用说明书、有关手续办理规定、媒体广告信息、海报、展板、宣传资料、统一口径等；
b) 专业部分（如质量保证书）可要求专业部门协助进行编制
c) 公开文件草案
4.1 对顾客公开文件发文控制流程
拟订须向顾客提供的公开文件草案
营销策划部

a) 由营销部牵头，可采用会议或邮件讨论形式；
b) 相关部门由营销部经理判断；
c) 填写《对顾客公开文件审批表》
组织相关部门讨论并修改
营销策划部

审批
总经理

a) 《对顾客公开文件审批表》
否

是

a) 《对顾客公开文件目录》
b) 保留文件副本
营销策划部

①建立公开文件清单

a) 《归档登记表》
b) 总办信息员通过内部网发布最新公开文件，且阅读权限为公司部门经理级以上及营销部全体。

总办信息员
①
文件存档并在公司内部发布

a) 填写《对顾客公开文件目录》中“发放时间”一栏；
b) 以公司名义向顾客提供的书面文件需盖公章，按《印鉴及各类证照保管指引》执行。
c) 方式包括直接提供原文、公开、口头转述等等

向顾客提供公开文件
营销策划部

a) 营销策划部根据市场及行业信息，对公开文件进行评审，一般每月进行一次，如有市场变动，可以进行即时的评审；
b) 一次有效的公开文件无需定期评审；
c) 填写《对顾客公开文件审批表》

营销策划部

是否修改
定期评审公开文件

是

否

继续使用
营销策划部

4.2 其他对外发文控制流程
发文部门
a） 对外文件草案

起草/修改对外文件

部门经理
a） 对外文件
b） 在留存底稿上签字
如部门经理和分管领导为同一人，则取消此步骤

审核

修改发文

审批

通过否
a) 公司对外发文由总经理批准，部门对外发文由部门主管领导批准。
b) 总经理可授权他人审批签字；
c) 在文件留存稿上审批签字
主管领导

终止

同意

a） 将具有保留价值的文件存档；
b） 《文件与档案管理程序》
c） 《文件登记表》

终止发文
发文部门

a） 如无须盖章则取消此步骤
b） 《文件与档案管理程序》
c） 《文件登记表》
d） 《印鉴及各类证照保管指引》

发文部门
在公章管理员处加盖公章

a） 《文件与档案管理程序》
发文部门

审批底稿原件存档

a） 《文件与档案管理程序》
b） 《文件签收登记表》
发文部门

对外发文

5 相关文件
5.1 文件与档案管理程序 WHVK/QP-03-04
5.2 印鉴及各类证照保管指引 WHVK/WI-03-03-01
6 相关记录
6.1 对顾客公开文件目录 WHVK/QP-03-03-B01
6.2 对顾客公开文件审批表 WHVK/QP-03-03-B02
6.3 归档登记表 WHVK/QP-03-04-B05
6.4 文件签收登记表 WHVK/QP-03-04-B03

第 4 页 共 4 页

对顾客公开文件目录
编号：WHVK/QP-03-03-B01 版号：A 序号：
序号
文件名
生效时间
作废时间
发放方式
发放范围
发放时间
备注

第 页 共 页
对顾客公开文件审批表
编号：WHVK/QP-03-03-B02 版号：B 序号：
建议部门

建议人

建议时间

发放范围

发放时间

文件名称

文件编号

□ 编写 □ 修订 □ 废止
修订页码

本次为第___次修订
编制/修订原因：

营销策划部经理意见：
1. 是否定期评审：□是，评审周期 □否
2. 发 布 方 式：□集中公告 □应客户要求出示 □统一口径 □其他
3. 该文件涉及部门：
4. 其他：

签字： 日期：
审核人员意见和签名
涉及部门经理：
法务人员：
总经理审批意见