Endnote中编辑styleEndnote编辑参考文献格式.docx

在endnote中制作GB/T7714《文后参考文献著录规则》的输出格式
在引用文献时，绝大多数时候都要考虑文后参考文献的格式怎么写。如果是在中国，专门有一部国家推荐标准GB/T 7714　《文后参考文献著录规则》规范文后参考文献的格式。在中国，著名的文献管理软件endnote使用比较广泛，我就以endnoteX4为例说明怎么制作GB/T7714《文后参考文献著录规则》的输出格式。
Endnote已经提供了Chinese Std GBT7714 (author-year).ens和Chinese Std GBT7714 (numeric).ens，分别对应著者－出版年制和顺序编码制。
在工具栏中的“Bibliographic Output Style”下拉框中，如果没有看到这两个style，可以点下拉列表中的“Select Another Style”，会出现“Choose A Style”对话框。在对话框中，在“Quick Search”中输入“chinese”并回车，就会显示“Chinese Std GBT7714 (author-year)”和“Chinese Std GBT7714 (numeric)”这两个style。如果没有显示出来，说明你的机器里没有这两个style，需要从endnote官网下载。
endnote的官网为，进入后点导航栏的“support & services”。打开后点击左边栏“Download”中的“Output Styles”，可以进入output styles的选择页面。这个页面中，style的列表上方有一个供搜索的区域，在“Style Finder”选项卡中的“Publication Name”中输入“chinese standard”并回车，就可以搜索到“Chinese Std GBT7714 (author-year)”和“Chinese Std GBT7714 (numeric)”这两个style，就可以下载了。把这两个style的ens文件下载下来，拷贝到endnote的安装目录即可。如果装在C盘，那么拷到C:\Program Files\EndNote X4\Styles下面即可。
但是这两个自带的style都不能完全满足国家标准的要求，需要自己在此基础上自定义。我在这里就准备谈一下如何通过自定义制作符合GB/T7714《文后参考文献著录规则》的输出格式。
Author-Year
1.在工具栏中的“Bibliographic Output Style”下拉框中选择“Chinese Std GBT7714 (author-year)”。
2.展开菜单栏中的“Edit”菜单，将鼠标移到“Output Styles”，展开次级菜单，点击Edit“Chinese Std GBT7714 (author-year)”，就可以开始自定义了。
3.这个style已经有一些符合GB/T7714《文后参考文献著录规则》的设置，因此只需要修改部分设置即可。
这里主要修改Bibliography中的内容。
在“Templates”中，把每个参考文献类型的输出格式改为符合国标的格式。具体做法是在我这篇博文最后的附录1　参考文献输出格式中的Author-Year部分中，找到对应的格式，替换即可。以“Journal Article”为例，复制“Author. Year. Title[J]. Journal|, Volume|(Issue)|: Pages|.”，回到endnote，找到Templates列表中的“Journal Article”，替换原有的“Author Year. Title. Journal [J], Volume|: Pages|.”即可。如果在Templates列表中没有找到想要的参考文献类型，可以点列表框左上方的“Reference Type”，勾选中想要的参考文献类型即可。我在附录1中列出的是我所遇到的常用的参考文献类型，可能对部分朋友来说不够用。这些朋友可以下载我在附录2中提供的GB/T7714《文后参考文献著录规则》的PDF文件，制作所需的格式。
在“Bibliography”中的“Editor”中，把“First Author”改为“Smith Jane”，把“Other Author”改为“Doe John”，把“Initials”改为“A B”。
Numeric
1.在工具栏中的“Bibliographic Output Style”下拉框中选择“Chinese Std GBT7714 (numberic)”。
2.展开菜单栏中的“Edit”菜单，将鼠标移到“Output Styles”，展开次级菜单，点击Edit“Chinese Std GBT7714 (numberic)”，就可以开始自定义了。
3.这个style已经有一些符合GB/T7714《文后参考文献著录规则》的设置，因此只需要修改部分设置即可。
在“Page Numbers”中，选择“Show the full range of pages(e.g. 123-125)”。
在“Journal Names”中，选择“Use full journal name”。
在“Bibliography”中的“Templates”中，把每个参考文献类型的输出格式改为符合国标的格式。具体做法是在我这篇博文最后的附录1　参考文献输出格式中的Author-Year部分中，找到对应的格式，替换即可。以“Journal Article”为例，复制“Author. Year. Title[J]. Journal|, Volume|(Issue)|: Pages|.”，回到endnote，找到Templates列表中的“Journal Article”，替换原有的“Author Year. Title. Journal [J], Volume|: Pages|.”即可。如果在Templates列表中没有找到想要的参考文献类型，可以点列表框左上方的“Reference Type”，勾选中想要的参考文献类型即可。我在附录1中列出的是我所遇到的常用的参考文献类型，可能对部分朋友来说不够用。这些朋友可以下载我在附录2中提供的GB/T7714《文后参考文献著录规则》的PDF文件，制作所需的格式。

做完这些工作，就修改完成了，输出的格式就基本上符合GB/T7714《文后参考文献著录规则》的要求了。修改后可以按原文件名保存这个style，也可以自定义一个文件名。把修改好的style存至安全的地方，万一重装系统，可以把它拷回style目录下使用。
这样做出的输出格式还存在一个问题，即这个格式只符合语言为英文的参考文献。如果所做的工作只涉及英文参考文献，在生成输出格式后不必处理。如果工作同时涉及中、英文参考文献，需要混排参考文献，可以参照我的另一篇博文《Endnote生成的中英文混排参考文献中“等”与“et al”的处理》进行处理。如果工作仅涉及中文参考文献，并且在使用endnote时很少涉及英文参考文献，那么可以更改著者或编者名单的“et al.”为“等”。对Author-Year格式，选择“Citations”中的“Author Lists”，把右边出现的两个“ et al.”都改为“ 等”，注意修改前“et al.”和修改后“等”前面都有一个半角空格；在“Bibliography”中的“Author Lists”和“Editor Lists”，都把“, et al.”改为“, 等”，注意修改前“et al.”和修改后“等”前面都有一个半角空格。对Numberic格式，在“Bibliography”中的“Author Lists”和“Editor Lists”，都把“, et al.”改为“, 等”，注意修改前“et al.”和修改后“等”前面都有一个半角空格。

附录1　参考文献输出格式
Author-Year
Journal Article连续出版物中的析出文献(期刊)
析出文献主要责任者. 析出文献题名[文献类型标志]. 连续出版物题名: 其他题名信息, 年, 卷(期): 页码.
Author. Year. Title[J]. Journal|, Volume|(Issue)|: Pages|.
Book专著(书籍)
主要责任者. 题名: 其他题名信息[文献类型标志]. 其他责任者. 版本项. 出版地: 出版者, 出版年: 引文页码.
Author. Year. Title[M]. |Edition. |City|: Publisher|: Pages|.
Thesis(学位论文)
主要责任者. 题名[文献类型标志]. 学校所在地: |大学|院系|, 年份.
Author. Year. Title[D].| City: |University| Academic Department|.
Conference Proceedings会议论文
Author. Year Published. Title[C]//|Editor. |Short Title. |Conference Name|, Date|, Sponsor|, Conference Location|. |Place Published|: Publisher|,Volume|: Pages|.
Conference Paper论文论文集
Author. Year. Title|: Place Published|, Date[C]. |Conference Location|: Publisher|: Pages|.
Book Section专著中的析出文献(书籍章节)
析出文献主要责任者. 析出文献名[文献类型标志]. 析出文献其他责任者//专著主要责任者. 专著题名: 其他题名信息. 版本项. 出版地: 出版者, 出版年: 析出文献的页码[引用日期]. 获取和访问路径.
Author. Year. Title[M|/Label|]. //|Editor.| Book Title. |Edition. |City|: Publisher|: Pages|[Access Date]|. |URL.
Report科技报告
Author. Year. Title[R].| City:| Institution|.
Web Page联机电子文献
主要责任者. 题名: 其他题名信息[文献类型标志/文献载体标志]. 出版地: 出版者, 出版年(更新或修改日期)[引用日期]. 获取和访问路径.
Author. Year. Title|: Description|[Type of Medium/OL]. |City|: Publisher|. ( Last Update Date)|[Access Date]. URL.
Electronic Article联机文献中的连续出版物中的析出文献(期刊)
析出文献主要责任者. 析出文献题名[文献类型标志]. 连续出版物题名: 其他题名信息, 年, 卷(期): 页码[引用日期]. 获取和访问路径.
Author. Year. Title[J/OL]. Periodical Title|,Volume|(Issue)|: Pages|[ Date Accessed]. |URL.
Electronic Book联机文献中的专著(书籍)
主要责任者. 题名: 其他题名信息[文献类型标志]. 其他责任者. 版本项. 出版地: 出版者, 出版年: 引文页码[引用日期]. 获取和访问路径.
Author. Year. Title[M/OL]. |Edition. |City|: Publisher|[ Date Accessed]. |URL.
Government Document政府报告
Author. Year. Title[R].| City:| Department|: Pages|.
Standard专著(标准)
主要责任者. 题名: 其他题名信息[文献类型标志]. 其他责任者. 版本项. 出版地: 出版者, 出版年: 引文页码.
Institution. Year. Title[S]. |Place Published|: Publisher|: Pages|.
Newspaper Article报纸中析出的文献
主要责任者. 题名[N|/联机文献标志|]. 报纸题名, 出版日期(版面)[引用日期]. 获取和访问路径.
Author. Year. Title[N|/Label|]. Newspaper, Issue Date(Section)[Access Date]. URL.

Numeric
Journal Article连续出版物中的析出文献(期刊)
析出文献主要责任者. 析出文献题名[文献类型标志]. 连续出版物题名: 其他题名信息, 年, 卷(期): 页码.
Author. Title[J]. Journal, Year|, Volume|(Issue)|: Pages|.
Book专著(书籍)
主要责任者. 题名: 其他题名信息[文献类型标志]. 其他责任者. 版本项. 出版地: 出版者, 出版年: 引文页码.
Author. Title[M]. |Edition. |City|: Publisher|, Year|: Pages|.
Thesis(学位论文)
主要责任者. 题名[文献类型标志]. 学校所在地: |大学|院系|, 年份.
Author. Title[D]. City: |University| Academic Department|, Year|.
Conference Proceedings会议论文
Author. Title[C]//| Editor. |Short Title. |Conference Name|, Date|, Sponsor|, Conference Location|. |Place Published|: Publisher|, Year Published|,Volume|: Pages|.
Conference Paper论文论文集
Author. Title|: Place Published|, Date[C]. |Conference Location|: Publisher|, Year|: Pages|.
Book Section专著中的析出文献(书籍章节)
析出文献主要责任者. 析出文献名[文献类型标志]. 析出文献其他责任者//专著主要责任者. 专著题名: 其他题名信息. 版本项. 出版地: 出版者, 出版年: 析出文献的页码[引用日期]. 获取和访问路径.
Author. Title[M|/Label|]. //| Editor.| Book Title. |Edition. |City|: Publisher|, Year|: Pages|[Access Date]|. |URL.
Report科技报告
Author. Title[R].| City:| Institution|, Year|.
Web Page联机电子文献
主要责任者. 题名: 其他题名信息[文献类型标志/文献载体标志]. (更新或修改日期)[引用日期]. 获取和访问路径.
Author. Title[EB/OL] (Last Update Date)[Access Date]. URL.
Electronic Article联机文献中的连续出版物中的析出文献(期刊)
析出文献主要责任者. 析出文献题名[文献类型标志]. 连续出版物题名: 其他题名信息, 年, 卷(期): 页码[引用日期]. 获取和访问路径.
Author. Title[J/OL]. Periodical Title, Year|,Volume|(Issue)|: Pages|[ Date Accessed]. |URL.
Electronic Book联机文献中的专著(书籍)
主要责任者. 题名: 其他题名信息[文献类型标志]. 其他责任者. 版本项. 出版地: 出版者, 出版年: 引文页码[引用日期]. 获取和访问路径.
Author. Title[M/OL]. |Edition. |City|: Publisher|, Year|[ Date Accessed]. |URL.
Government Document政府报告
Author. Title[R].| City|: Department|, Year|: Pages|.
Standard专著(标准)
主要责任者. 题名: 其他题名信息[文献类型标志]. 其他责任者. 版本项. 出版地: 出版者, 出版年: 引文页码.
Institution. Title[S]. |Place Published|: Publisher|, Year|: Pages|.
Newspaper Article报纸中析出的文献
主要责任者. 题名[N|/联机文献标志|]. 报纸题名, 出版日期(版面)[引用日期]. 获取和访问路径.
Reporter. Title[N|/Label|]. Newspaper, Issue Date(Section)|[Access Date]|.| URL.

附录2　GB/T 7714　《文后参考文献著录规则》的PDF文件。
GB 7714—2005《文后参考文献著录规则》

Endnote生成的中英文混排参考文献中“等”与“et al”的处理
相信有很多科研工作者在管理参考文献、写论文时选用了Endnote作为首选参考文献管理软件。Endnote的功能强大，但是只能较好处理英文文献，处理因语言不同而在形式上有所不同的多语言混排参考文献时效果不是很理想。
在中国，最广泛使用的参考文献著录格式就是GB/T 7714　《文后参考文献著录规则》国家标准，目前使用的是2005版。在此国家标准里，对中文文献和英文文献的著录形式的规定大致相同，但在表示省略多于1个（文内引用）或多于3个（文后参考文献）主要责任者（作者、编者）时，中文文献要求使用“等”，而英文文献要求使用“et al”。在Endnote里，只能使用一种语言，就是说“等”和“et al”只能取其一。这是软件的设计问题，我们没法更改，除非Endnote在新的版本中有所改变。目前我们只能使用其他方法来解决这一问题。
目前微软公司出品的Microsoft Office Word使用较广泛，就以此为例说明如何处理这个问题。
1　设置Endnote的Style
将Endnote的Sytle设置成符合GB/T 7714　《文后参考文献著录规则》的Style。EndnoteX3已经提供了Chinese Std GBT7714 (author-year).ens和Chinese Std GBT7714 (numeric).ens，分别对应著者－出版年制和顺序编码制。但是这两个自带的style都不能完全满足国家标准的要求，需要自己在此基础上自定义。各位可以到以下链接下载文件，分别是GB/T 7714　《文后参考文献著录规则》的PDF文件、著者－出版年制的ens文件和顺序编码制的ens文件。
GB 7714—2005《文后参考文献著录规则》
著者－出版年制的ens文件
顺序编码制的ens文件
将这两个ens文件复制到Endnote X3的程序文件夹中的“Style”文件夹下，而后在“Bibliographic Output Style”选框中选中这两个Style。
2　格式化参考文献
在Word文档里，在Endnote菜单（Word 2003）或选项卡（Word 2007）中，选择Style，再点“Update Citations and Bibliography”，格式化参考文献。
3　转换域为文本
当所有编辑工作均完成后，点击“Convert Citations and Bibliography”中的“Convert to Plain Text”，Endnote会跳出一消息框询问，点“确定”即可，这将生成一个新的文档，将其保存。此时这个新文档里的文内引用和文后参考文献均为普通文本而不是域了。
4　查找－替换
在Word里按Ctrl+H调出替换对话框。
如果初始状态为“等”，替换步骤如下。
第一步，在“查找内容”中输入“^$等”，在“替换为”中输入“^&  et al”（注意我在这里设定“^&”后有两个半角空格），点“全部替换”。
第二步，在“查找内容”中输入“等  et al” （注意这里“等”后有两个半角空格），在“替换为”中输入“ et al”（注意在“et”之前有一个半角空格。如果需要“et al”为斜体，在输入后将“et al”选中后按Ctrl+I设为斜体。），点“全部替换”。
至此，英文参考文献的“等”就被替换为“et al”了。
以上步骤同时适用于著者－出版年制的ens文件和顺序编码制的ens文件。在著者－出版年制情况下，文内引用中的“等”与“et al”也会同时处理完毕。
如果初始状态为“et al”，替换步骤如下。
设定初始状况为“, et al”的情况，即所有文献的主要责任者列表后为“半角逗号+半角空格+et+半角空格+al”。在半角逗号前的主要责任者列表，所有中文文献为汉字，其他语言文字为英文字母。
在Word里按Ctrl+H调出替换对话框，替换步骤如下。
第一步，在“查找内容”中输入“^$, et al”，在“替换为”中输入“^&, 等”（注意“等”和“et al”之前都有1个半角空格），点“全部替换”。
第二步，在“查找内容”中输入“, et al”，在“替换为”中输入“, 等”（注意“等”和“et al”之前都有1个半角空格），点“全部替换”。
第三步，在“查找内容”中输入“, 等, 等”，在“替换为”中输入“, et al”（注意“等”和“et al”之前都有1个半角空格），点“全部替换”。如果需要“et al”为斜体，在“替换为”框中选中“et al”后按一下ctrl +I即可。