资料归档整理与移交办法完成版.doc

对外援助成套项目资料归档整理与移交办法
（试行）

第一章 总 则

第一条 为规范对外援助成套项目（以下简称项目）资料的归档整理工作，明确移交验收标准，建立完整、准确的成套项目档案系统，确保项目建成后的运营、维修及改（扩）建对原始资料的需要，保留与项目有关的重要历史资料，根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《对外援助成套项目施工技术资料管理办法》（[1999]外经贸援发第188号文附件七，以下简称《资料管理办法》）及《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）、《电子公文归档管理暂行办法》的有关规定，结合对外援助成套项目的特点，制定本办法。
第二条 项目资料是指在项目实施过程中形成的、对国家和社会有保存价值的、按规定办法整理成卷的纸质和电子文件，包括重要的经济技术资料和记录项目实施过程中重要环节、重要阶段、重大事情的图片、音像资料。

第二章 各方职责

第三条 商务部国际经济合作事务局（以下简称经济合作局）是商务部授权的项目资料管理部门，负责制定有关规章制度，接收、保管及开发利用项目资料，并对有关单位在项目资料收集、归档、保管过程中的工作进行监督、检查、和必要的培训，必要时对归档整理人员进行现场指导。
督促有关项目单位按有关规定或合同约定移交资料，对于未在规定期限内移交的单位，用有效的方式催交。
第四条　参与项目考察设计、施工、施工监理、设计监理、中期质检、竣工验收的各有关总承包单位是项目原始资料的形成单位，除须按照国家建设部门及其它有关部门的要求收集并保管规定的资料外，还必须按商务部的有关规定和合同的约定收集、整理并移交相关的考察设计资料、施工资料、监理资料、中期质检与竣工验收资料，并妥善保管备份资料，备份资料的所有权和使用权归商务部所有。
凡有分包内容的项目，由总承包单位负责汇集、整理各分包企业编制的全部资料，并对此负全责。
第五条 施工监理单位和设计监理单位还应分别对施工单位和设计单位的项目资料及有关工作实施监督、检查。
第六条 各项目实施单位领导及项目技术组领导应对资料工作高度重视，建立岗位责任制，并制定相应的检查、考核措施；指派专门人员并督促其认真领会、掌握《资料管理办法》及本办法（以下简称《资料整理办法》）的要求，认真做好归档所需资料的有关工作。

第三章 资料的形成与收集

第七条 按国家有关制度和规范形成种类齐全、质量合格的、份数足够的原始文件。
第八条 纸质资料形成的要求
（一） 资料所载内容必须真实、准确、完整，与项目实际相符合，具有可追溯性。其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理及验收等方面规范、标准和规程。
（二）应签名（或盖章）处，必须签（盖），且字迹清楚，不得代签。
（三）所需的各种表格采用《资料管理办法》中规定的样本，不足部分参照国家制定的相关标准和规范中的样本制表，表格的所有栏目均应签署明确意见。
（四）归档的文字资料应采用A4幅面（297mm＊210mm）耐久性强的纸张，并采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色（如纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔和复写纸）的书写材料，字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
（五） 图纸可采用蓝晒图和机打图。所有竣工图应逐张加盖竣工图章（图章样本见附件3）并签名。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。凡采用施工蓝图改绘竣工图的，必须注明变更修改依据。
第九条 在施工过程中，随进度、按专业、有系统地及时收集和初步整理应归档的所有原始资料。随时收集、及时整理、妥善保管。
第十条 各有关单位应进行归档整理并向商务部移交资料的具体内容、分类办法详见本办法附件1。
第十一条 电子文件的收集
电子文件包括以下两类：一是有关文字资料和图纸的电子版本（见附件1中电子文件移交相关部分）；二是反映项目实施各方面情况的音像和图片资料的电子文件（归档移交内容和分类办法见附件2）。
第一类电子文件最终版确定并印制相应纸质文件后，应立即将最终版的电子文件存入专用的暂存存储器中（其它无关电子文件不得与此混存），或刻录成盘，妥善保管，供电子文件归档整理时使用。必要时，向本单位档案部门进行临时归档备案。
第二类电子文件形成后应立即在不同的存储介质中备份。
在纸质资料正式装订前，应按本办法的有关要求制作尚未形成的电子文件，尤其是需扫描成电子文件的纸质资料，如图纸类。
电子文件的存储格式要求如下：
（一） 文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式，要求转化为PDF格式。
（二） 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF、BMP为通用格式。
（三） 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
（四） 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI、RMVB为通用格式。
（五） 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
（六） 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
第四章 资料的归档整理

第十二条 项目结束或所承担的任务完成后，各有关单位应及时对收集的资料进行归档整理。
第十三条 归档资料编制正本一套、副本一套，每套均由纸质资料和刻入规定内容的电子光盘组成。正本移交经济合作局管理，副本由移交单位代商务部实施异地保管。
正本归档资料必须为原件，不能提供原件的，可以复印件代替，并在复印件上注明原件存放处，同时，必须以文字形式对此做出必要的说明。制作归档资料副本时，如没有足够的原件，可以使用正本资料的复印件。
第十四条 电子文件的整理
（一）对拟刻入光盘的电子文件进行归档鉴定，对其真实性、完整性、有效性进行检验和审核。
（二）对照纸质文件逐一核对，确保电子文件与相应纸质文件的内容及其表现形式一致，存储格式满足本办法的要求。
（三）对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测各电子文件所依赖的硬件环境的有效性、软件环境的有效性、有无病毒感染等。
（四）按附件2规定的分类办法存储检验合格的音像、图片电子文件，必要时增加子条目。
第五章 归档资料的组卷

第十五条 资料的保管期限分为：永久、长期二种；永久是指档案需永久保存，凡记录重要历史事项的档案应定为永久保管；长期是指档案保管时间与项目的使用寿命具有相同的期限，项目本身的运营、改（扩）建所需的技术资料、随项目寿命的结束而失去其保管意义的档案应定为长期保管。
第十六条 组卷原则
（一）按照本办法附件规定的分类办法、保管期限进行组卷。
（二）文字资料和图纸原则上不能混装，如有必要混合组卷，文字资料在前，图纸在后。
（三）保存期限不同的资料不能混装成卷。不同类别、内容相近且保管期限相同的资料可以编入一卷。
（四）遵循资料形成的自然规律，保持卷内资料的有机联系。
（五）在按照上述原则组卷的条件下，卷内资料应按单位工程、分部工程、专业、系统等划分办法、形成时间等因素进行有机编排。
1、必要时，按单位工程或专业、系统分别立卷。
2、工程图纸按专业组卷，同专业的图纸按图号顺序排列。
3、分部分项工程质量检验评定按子分项、分项、分部工程顺序逐级编排组卷。
4、钢筋、水泥、砂石等公用材料的有关资料应单独组卷。
5、单位工程资料总量超过20卷的，应编制目录且独立成卷。
第十七条 案卷编制
（一） 案卷构成
案卷应由封面、卷内目录、卷内资料、备考表和封底构成并按此顺序装订（案卷封面、卷内目录和备考表的样本详见附件4至6）。
（二） 案卷页码编号
1、每卷页码独立编号，卷内有书写内容的资料均按页面编号，页号从阿拉伯数字1开始，编写在页面的右下角（背面如有内容，编写在背面的左下角），折叠后的图纸一律编写在右下角。
2、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、封底不编写页号。
3、成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原有目录可代替卷内目录，已有页码的不必重新编号。
第十八条 案卷规格与装订
（一） 案卷规格：案卷封面、目录、备考表、封底均应采用70g以上、A4幅（297mm*210mm）尺寸的书写纸张制作，图纸统一折叠成A4幅面，小于A4幅面的要用A4白纸衬托。
（二）不同幅面的图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露出外面。
（三）案卷厚度不得超过40mm。
（四）包括文字和图纸在内的所有零散资料均必须整齐牢固装订成卷,装订前应剔除金属物，建议采用线绳左侧三孔装订法，订结打在背面。装订线距左侧20mm，上下孔距中孔80mm，避免装订线压占页面上有图、文内容的部分。必要时，装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。
自然成册的资料不必另行装订，但不得带有金属装订物，不得以塑料装订物打孔活页装订。
第十九条 案卷的装盒
资料移交前不必装盒，正式移交后在经济合作局使用中国对外援助成套项目档案专用装具统一装盒。
第二十条 电子光盘的刻录
刻录光盘及包装
（一）文字、图纸、音像图片等三类电子文件不能在同一张光盘中混装，须分别刻录在不同的光盘上。
（二）竣工图电子档案须制作两个版本，并尽量刻入一张光盘。
版本一：为保证归档竣工图电子版本的真实性，以有手签、盖章的纸质竣工图为对象，扫描形成电子文件。
版本二：为方便竣工图电子版本的使用，须以CAD软件制作与纸质竣工图内容完全一致的电子文档。
在两个版本有出入时，以版本一为准。
（三） 如果电子文件是由自行开发的软件形成的，应将该软件与相关数据一同刻录进光盘。
（四）选用高品质一次性可读写CD或DVD光盘，禁止选用可擦写光盘。
（五） 刻录光盘要求一式三套，移交商务部国际经济合作事务局两套、另一套由档案移交单位代商务部保管，使用权归商务部。
（六）移交的光盘应使用硬盒包装，并在表面贴上标签（样本见附件7），标明项目名称、光盘编号、该盘所载文件的名称。
（七）音像、图片资料刻录光盘时，应按照附件2的分类办法在盘内建立文件夹分类存储。对文件夹内的各个电子文件用自然排列的数字（从001开始）重新命名，用Word文档或表格简要描述资料所记录的内容，一并刻录入光盘。

第六章 资料的移交

第二十一条 项目竣工验收合格或所承担的任务完成后，各有关实施单位必须在3个月或合同规定的期限内向经济合作局移交归档资料。
第二十二条 全部纸质资料和电子文件的归档整理、立卷、装订、光盘刻录工作结束后，应制作《对外援助成套项目资料移交书》（样式见附件8）并编制《移交资料明细表》（样表见附件9）。
（一）接收单位按有关规定验收移交资料，如果发现存在问题，向移交单位提出书面整改意见，经移交单位最大限度地弥补了存在的缺陷后，办理移交手续。
（二）如果所移交的资料经整改后仍存在不可弥补的缺陷，接收单位将根据遗留的不可弥补的缺陷的种类、数量确定《对外援助成套项目资料移交书》中尾款扣罚比例，并编制《接收资料存在不可弥补缺陷情况明细表》（样式见附件10）附加到《对外援助成套项目资料移交书》后。

第七章 法律责任

第二十三条 任何单位或个人不得私自保存应移交归档的资料，也不得以任何理由拒绝归档移交。资料整理人员不得涂改、伪造移交资料，一经发现，依法追究责任。

第八章 附 则
第二十四条 本办法由商务部国际经济合作事务局负责解释。
第二十五条 本办法自颁布之日起执行。

经济合作局
二○○八年 月 日

附件1
援外成套项目资料移交目录

序号
移交资料名称
纸质资料移交数量
电子文件移交
保管期限
备注
数量
格式
一、 考察、设计单位
1
可行性研究报告、考察报告
1
2
PDF
永久

2
工程勘察报告
1
2
PDF
永久

3
初步设计图纸及其说明
1

长期

4
施工图及其说明
1
2
DWF
长期

5
设计审查报告
1

长期

6
设计计算书
1

长期

7
概算
1

长期

9
竣工图及其说明
2
2
DWF
长期
DWF是由绘图软件生成的图纸电子版格式
2
TIF、JPG、BMP等
长期
TIF、JPG、BMP等是对加盖了图章的竣工图扫描形成的电子文件格式
10
音像、照片

2
通用格式
永久

二、 施工单位
1
施工组织设计和质量安全保证计划
1

长期

2
技术交底
1

长期

3
施工图会审、设计变更和工程洽谈记录
1

长期

4
开工、停工、复工报告
1

长期

5
分部工程保证项目资料
1

长期
公用材料单独立卷
6
工程质量事故报告
1

长期

7
施工日志
1

长期

8
单位工程质量综合评定
1

长期

9
分部分项工程质量检验评定记录
1

长期

10
音像、照片

2
通用格式
永久

三、 监理单位
1
监理大纲、监理规划和监理实施细则
1
2
PDF
长期

2
施工组织设计报审表
1

长期

3
开工、复工报审表、工程暂停令
1

长期

4
验货报告、材料、设备及构配件进场报验单
1

长期

5
(分项、分部、单位)工程报验审批表
1

长期

6
监理通知、各种报告、请示及回复
1

长期

7
监理会议纪要
1

长期

8
监理简报
1

长期

9
旁站方案及记录
1

长期

10
监理日志
1

长期

11
监理总结
1
2
PDF
长期

12
音像、照片

2
通用格式
永久

四、 中期质量检查、竣工验收单位
1
中期质检报告
1
2
PDF
长期

2
竣工验收报告
1
2
PDF
长期

3
音像、照片

2
通用格式
永久

注：电子文件移交数量是指移交光盘的套数，而不是单张光盘里相同文件的份数，同一张光盘内相同的文件有且仅可有一份。移交单位须制作光盘三套，两套移交，一套自存。电子文件和纸质文件需同时移交。

附件2
音像、图片资料分类目录

一、施工单位须提供的音像、图片资料
（一）总体面貌 1.开工前地形地貌
2.竣工后的全貌（正面、侧面）
（二）重要活动 1.开工奠基仪式
2.竣工典礼仪式
3.对外移交仪式
4.来访参观
5.重要谈判
（三）施工过程 1.采用新技术新工艺新材料
2.工程关键部位
3.标志性阶段性进展、重点工程
4.工程事故
（四）质检与验收 1.中期质检
2.竣工验收

二、考察设计单位须提供的音像、图片资料
（一）选址工作及场地环境
（二）施工过程中的设计工作
（三）竣工效果图

三、施工监理单位须提供的音像、图片资料
（一）重要现场 1.主要或大宗材料
2.砂石等材料的取料场
3.材料设备到场情况及安装
（二）重要过程 1.重要环节旁站处
2.设备安装
3.重要工程施工过程
（三）质量问题与事故

注：可根据需要增加条目

附件3
竣工图章式样
70mm

15

竣 工 图
10

（此栏填写编制单位名称）
设 计 代 表

施工技术组负责人

施工技术组总工程师

监 理 工 程 师

编 制 时 间
年 月 日
30mm

60mm

附件4
案卷封面式样

档 号

项目名称
资料种类

案卷题名

编制单位
编制时间
密 级 保管期限

共 卷 第 卷

注:1、项目名称：填写项目名称的全称。
2、资料种类：选择填写考察设计资料、施工技术资料、施工监理资料、中期质检、竣工验收资料。
3、案卷题名：填写本卷卷名。包括专业名称和卷内主要文件内容，若项目分为多个单位工程，应写上单位工程名称。
4、编制单位：填写本卷编制单位的名称。
5、编制时间：归档整理工作完成时间。
6、保管期限：按要求填写永久、长期。
7、档号、密级等由接收单位填写。

附件5
卷内目录式样

序号
文件题名
日 期
页 次
备 注

注: 1.序号：以一份文件为单位，从阿拉伯数字1依次标注。
2.文件题名：填写文件标题的全称。
3.日期：填写文件形成的日期。
4.页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。
5.备注：填写需要说明的问题

附件6
卷内备考表

本案卷共有文件材料 页 其中：
文字材料 页， 图样材料 页，照片 张。

说明：(对卷内文件复印件情况、页码错误情况、内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况的说明。没有需要说明的，此项可不必填写说明。)

立卷人：
年 月 日
审核人： （施工技术组总工程师）
年 月 日

附件11
标签样本

附件7
光盘盒标签

8cm

8cm

光盘编码：

项目名称：

文件内容：

第 盘 共 盘

注：光盘编码由接收单位填写。

附件8
对外援助成套项目资料移交书

项目名称：
资料种类：(设计□ 施工□ 监理□)
移交概况：
共计 卷, 其中包括文字材料 卷，图样材料 卷。
文字/声像光盘 张，图纸光盘 张。
最终移交资料的种类、数量《移交资料明细表》。

尾款结算建议：鉴于所交资料（不存在/存在）不可弥补的缺陷（详见《接收资料存在不可弥补缺陷情况明细表》），建议由移交单位承担尾款的﹎﹎﹎%的合同处罚金。

移交单位（盖章）： 接收单位（盖章）：
商务部国际经济合作事务局

单位负责人： 单位负责人
部门负责人：
项目组负责人：

移 交 人： 接 收 人：
时间： 年 月 日 时间： 年 月 日
附件9
移交资料明细表

序号
纸质资料名称
所在卷号
备注

序号
电子文件名称
所在盘号
备注

附件10
接收资料存在不可弥补缺陷情况明细表

项目名称：
资料种类：
移交单位：
接收单位： 商务部国际经济合作事务局

序号
资料名称
不可弥补缺陷情况说明

注：本表由经济合作局填制