费用预算控制方法.doc

第一部分 费用控制方法集团费用根据可控性分为可控费用和不可控费用，其中可控费用分为长期可控费用和短期可控费用；主要通过滚动预算结合额度管理和行政管理的方法来控制；除特别规定的项目外，严禁先支出，后审批。1. 定义1.1不可控费用：为依权限机构负责人在特定期间内不可控制的费用，如折旧、摊销、总部统筹的费用（包括但不限于年金、财产保险）等；1.2可控费用：为依权限机构负责人在特定期间内可控制的费用，分为长期可控费用和短期可控费用；1.2.1长期可控费用：为规律性发生的、难以依该月的短期行动计划而变动的可控费用，如工资、社保、办公费等，预算时要求提供参考值（如人均标准等）；1.2.2 短期可控费用：临时性活动形成的可控费用，如差旅费、招待费、培训费等。预算时要求提供具体的行动计划进行对应；1.3 滚动预算：本文主要是指费用控制以月为单位滚动确定控制线和开支内容；1.4 固定费用是指不可控费用和集团有特殊规定不纳入可控范围的费用,变动费用是指可控费用。2. 具体控制措施2.1 确定费用控制线2.1.1 各机构每年9-12月份编制年度预算，每月25日（遇节假日视情况顺延）根据年度预算和实际经营状况的变化编制下月滚动预算；2.1.2 滚动预算编制中各机构负责人对累计可控费用实施控制，以累计可控费用控制计算额的95%为控制线，累计可控费用控制计算额的确定方法为： 集团总部、技术体系和未开始产生收入的公司按照可控费用累计预算额确定； 各公司按照“可控费用累计预算金额”和“累计自制件收入可控费用累计预算比率”两者孰低确定；可控费用累计预算比率=累计预算金额/累计自制件收入2.2 编制部门预算2.2.1 要求各机构将预算任务分解至各下属责任部门，并由责任部门基于零基预算的基础上，对费用按以上三类分别确定滚动预算金额： 固定不可控费用：据实估算； 长期可控费用：按“人均标准人数”或确定额度作为参考值预算； 短期可控费用：要求提供具体的行动计划，参照费用报销标准，以具体行动支出估计为预算；2.2.2 各机构负责人对各部门的滚动预算汇总情况进行审核，制定本月计划控制措施，确定滚动预算初稿。具体审核内容如下： 长期可控费用各项参考值是否合理，是否已发动全员采取必要措施降低单位标准； 短期可控费用所对应的各项行动计划是否必要，如必要，是否可降低标准； 2.2.3 如审核后费用超出控制线，各机构负责人根据公司费用标准、行动计划的重要性或开支标准进行调整或删减，直至费用在控制线以下；2.3 预算批准。如累计可控费用在累计可控费用控制线的95%范围内的，可直接上报总部备案后执行；如核减后确实超出控制线的，需由机构负责人上报总部调整可控费用滚动预算，并说明特批理由及后期改进措施，待总部批准后再执行调整后的预算3. 各机构应严格按照已批准的预算总额，参照相应行动计划及费用额度进行费用控制，具体控制措施可由各机构负责人自行制定。 4. 各机构每月第8个工作日上报上月费用实际发生额及控制措施执行情况，其中总部费用由费用列支单位负责上报；5. 特例事项处理5.1 异常费用审批权限：异常费用指未纳入年度预算范围内的费用，如空运费、劳动补偿费、索赔费，各机构负责人可自行决定此类费用的处理，不必将此类费用报集团总部批准，但每月需上报总部备案，在每月费用实绩表中作说明。5.2 其它特殊事项审批权限：超支5%以内或金额5万以下的由CFO批准，超支5%-10%或金额5-10万的由CEO批准，超支10%以上或金额10万以上的由董事长批准； 5.3 第二部分 费用分类与核算内容定义1 不可控费用（包括但不限于）费用项目费用定义年金公司为职工缴纳的法定养老保险以外的补充养老保险。折旧费用固定资产折旧土地使用权摊销土地使用权摊销无形资产摊销无形资产摊销长期费用摊销长期费用摊销其他低值易耗品摊销其他低值易耗品摊销税金房产税、印花税、营业税、城镇土地使用税、其他税金财产保险费财产保险费2 长期可控费用（包括但不限于）费用项目费用定义工资按照集团统一政策发给职工的薪资、奖金，包括固定工资、加班工资、年度奖金。社保费用公司为职工缴纳的法定社会统筹保险，包括养老保险、医疗保险、工伤保险、生育保险、失业保险等。住房公积金公司为职工缴纳的住房公积金。福利费用于职工福利方面的支出，包括食堂餐费、临时餐费、团体旅游费、团体活动费、员工宿舍租金、饮用水费、冷饮费、除年度奖金外的各项员工奖金及节日发放、员工健康管理费、其他福利费等劳务费因生产经营过程中使用外部劳务而支付的费用，包括保安服务费、咨询、顾问费、其他劳务费等商业保险公司为职工缴纳的除社保费用、年金外的其他保险工会经费指向工会拨缴的按工资总额的百分之二计提的经费办公费用核算各种办公用品的耗用，以及其它直接与办公有关的费用，包括电脑耗材（墨盒等）、办公纸张、办公印刷品、文具、通讯网络费、邮政快件费、办公家具、电器租金、看板、铭牌、名片费用、证照费用、其他办公费等通讯费支付给电讯部门的固定电话、移动电话费用，以及以工资形式发放的通讯补贴车辆费用公司车辆以及租用车辆发生的所有费用（包括车辆油费、车辆保险费、年检费、车辆过路费、车辆修理费、租用车辆费用），以及按规定对私家车的补贴，劳保费用为职工劳动保护发放的各种劳保用品及相关费用，包括工作服装费用、手套费用、劳保鞋、卫生清洁用品费、其他劳保费等租赁费指租用外部资产而支付的费用，包括场地租赁费、设备租赁费运输费用指运送产品、材料而发生的运输费用，包括国内运费、海外运费、样件运费等，但不包括空运费佣金指对具有独立地位和经营资格的中间人因其在商业活动中提供服务而支付的报酬，一般以销售额提成的方式支付报关费用包括进口报关、出口报关能源费用指生产及办公耗用的各种能源费用，包括水费、电费、汽费、暖气费等加工费指委托外单位对公司存货进行加工而支付的加工费物料消耗指生产过程中消耗的主要材料以外的各种材料的消耗3 短期可控费用费用项目费用定义培训费用因培训员工而支付给培训机构的费用，分内部培训费用（含内训和外聘培训等）、外部培训费用（不含职业资格证培训）、职业资格证培训费用。因培训发生的差旅费在“差旅费”科目核算差旅费指出差期间发生的一般性费用，包括车船费用、住宿费用、出租车费、出差补贴；招待费用指为开展管理工作或业务活动发生的招待公司外人员的商务礼品费、餐饮娱乐费等各项费用审计费指外部机构对公司进行审计、审验、审核等鉴证性服务而收取的费用，包括审计费、验资费；体系审核费修理费指为维持设备、办公设施、厂房的正常状态或进行轻微改善而发生的修理改善性支出，包括办公设备维护费、设备日常修护费、设备大修费用、模检治具维护费、仪器仪表维护费、厂房维护费等4 费用报销核算口径规定（包括但不限于）费用按业务性质及部门职能性质记入“管理费用”、“营业费用”、“制造费用”、“研发费”科目：4.1 管理费用：是指企业行政管理部门为组织和管理企业生产经营所发生的各种费用，通常包括财务部、管理部、总经办、人事部的费用；4.2 营业费用：是指企业在销售商品、提供劳务等日常经营活动过程中发生的各项费用，通常包括业务部费用、销售货物运输费用等。 4.3 制造费用：是指企业为组织和管理企业生产经营所发生的费用。通常包括采购部、生管部、生产部、设备部、品保部、技术部从事研发活动以外的费用。4.4 研发费：是指企业投入研发相关的各项费用，通常包括研发人员工资及相关费用、研发材料投入、固定资产折旧等。研发费在管理费用下设专项明细核算。4.5 各科目核算时严格按规定确定口径，核算口径一经确定，不得随意变更（总部另行要求的除外）；第三部分 可控费用控制参考1 长期可控制费用1.1 人员直接费用：包括工资及社保费用、住房公积金、商业保险，按人力资源的相关指南执行；1.2 福利费包括食堂餐费、临时餐费、团体旅游费、团体活动费、员工宿舍租金、饮用水费、冷饮费、除年度奖金外的各项奖金及节日发放、员工健康管理费、其他福利费等；1.2.1 员工餐费按地区级差和预计出勤天数，制定员工餐费和加班餐费的标准，严格按实际出勤和标准控制；没有员工食堂的或特殊的驻外机构经过机构负责人批准，可按标准以统一订餐或现金形式发放；定期分析食堂费用的发生趋势，检查人均食堂费用是否在控制标准范围内；对食堂采购物资的价格实行公示制度，必要时，抽取食堂的物资实地了解价格，从外部调查核实采购价格的合理性；1.2.2 团体活动费主要指用于团队建设的费用，应避免把团队建设活动单纯理解为聚餐、娱乐、旅游；1.2.3 员工宿舍租金应重点控制集体宿舍以外的租金标准及其相关费用发生；1.2.4 饮用水费根据工作性质、劳动强度以及历史数据确定各部门的控制量，以发水票方式下发到各部门自行控制；1.2.5 团体旅游费、冷饮费、节假日发放、员工健康管理等福利根据人力资源中心制订的政策执行； 区域性的资源整合（如公司年度旅游同一地区内由一家公司负责与旅游公司商谈价格等），节约成本； 同一地区标准要求趋同；1.3 办公费用是指因日常工作的需要而购买的办公用品，如购买纸笔、印制名片、邮寄费、快递费、因工作需要公司统一订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需的用品等。1.3.1 办公用品按内容分可以分为专用耗材、消耗品、管制品： 专用耗材：打印机、传真机专用的硒鼓、墨盒、色带等耗材。 消耗品：购增值税票，账本、各种单证、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮、夹子、印泥、订书钉、复印纸、信纸、信封、胶带、订报刊等。 管制品：铅笔、圆珠笔、胶水、签字笔、修正液、剪刀、美工刀、订书机、钢笔、计算器、电池、各类书籍资料等。1.3.2 办公用品的领用根据实际工作需要和以往使用记录进行数量控制，并根据不同的部门和人员的工作性质作相应调整，其中管制品需以旧换新，专用耗材及部分管制品（订书机、装订机等）以部门共用方式领用，设定最高开支标准；各部门的办公费用限定最高额度,额度确定方法一般以“人均”控制为参考，人数按最新组织结构确定；1.3.3 办公用品严禁带出公司私用；新进人员到职时由各部门向行政部门提出文具请购，人员离职时，应将剩余文具交还行政部门；1.3.4 办公用品由公司指定部门统一负责购买、保管和发放，各部门不得私自购买。特殊活动购买物资可提出申请计划，报请机构负责人批准后购买；1.3.5 根据不同岗位制订办公设施的标准，如一般的办公人员电脑配置低于设计人员、根据工作需求配备彩色打印机等等；1.4 通讯费用包括固定通讯和移动通讯费.1.4.1 固定通讯费每个员工设置通话密码,根据工作性质制订每个岗位电话费额度，按确定的额度控制；1.4.2 与通讯公司签订协议，充分利用如IP等话费优惠；1.4.3 移动通讯费报销根据人力资源中心制订的政策执行；1.4.4 合理安排电话会议，尽可能减少通话方（同一区域共用一条线路），以降低电话会议费用1.5 车辆费用1.5.1 对出车实行里程控制，维修、加油实行一车一卡，不定期分析费用与出车里程，对异常进行检讨；1.5.2 控制派车，对经常出车的地方规划经济行车路线，加强区域沟通，优化出车车次；1.5.3 加强日常维护，合理确定车辆保养周期，定点维修、加油；1.5.4 由第三方不定期对定点机构评估，监督服务质量和价格；1.6 劳动保护费是购买劳动保护用品而发生的费用，根据员工工作性质与岗位确定数量或标准，宣导节约，在不影响工作质量的前提下提倡重复利用或其它措施；1.7 运输费用1.7.1 承运商的管理参照采购供方管理，引入比价、定期考评机制；1.7.2 定期根据经济环境变化（例如市场油价变动）调查并调整运输价格；1.7.3 优化包装和周转器具；1.7.4 定期召开供产销会议，加强内部沟通，减少/避免大车小用、紧急发运；1.7.5 货物发运运费计算过程经过审核；1.8 报关费用1.8.1 根据海关产品目录，合理确定适用税则号，避免因税则号错误导致多缴税金或降低出口退税率；1.8.2 加强部门沟通，及时报关，避免滞纳金；1.9 能源费用1.9.1 合理确定机器设备开关机时间,切实按规定操作；1.9.2 使用节能产品，降低能耗；1.9.3 节约办公用电，控制用办公电器的使用时间；1.9.4 减少不必要的加班；1.10 物料消耗1.10.1 分类管理，控制请购，充分比价，评估定点采购的可行性；1.10.2 对采购环节实施监督，重大的、常用的实施价格公示；1.10.3 领用控制，高价值的以旧换新；1.10.4 合理降低物料标准（例如A、B产品均要使用擦试布，A产品要求高，B产品要求较低，那么B产品可以使用便宜的擦试布）1.11 其它长期可控制费用参考短期可控费用控制方法。2 短期可控费用2.1 差旅费开支标准参见集团相关管理制度执行。2.2 招待费用：是指招待客人而产生的支出，包括餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等。2.2.1 招待费用以滚动预算和行政管理相结合的方法控制，在费用产生前，须列入滚动预算经过批准，突发事项，未超预算的，采用口头或书面的形式向行政领导提出批准后进行；超预算的，按本文“费用控制方法第3条”规定批准后执行； 送礼、招待等同一公司各部门间、同一地区各公司间应整合资源（客户、政府部门等），减少重复送礼、招待，节约费用；2.2.2 招待费用根据集团相关管理制度执行。2.3 培训费用重点减少与工作相关性不强的培训，尤其是不必要的出国考察；减少培训人数，多采用内部转训的方式；2.4 维修费。2.4.1 强化日常维护，保证要求的切实执行，降低维修机率，杜绝以修代保；2.4.2 加强人员培训，提高维护人员水平；2.4.3 做好设备废旧利用，充分利用资源；2.4.4 做好备品备件、检修材料的采购管理；2.5 其它短期可控费用由机构负责人在不超预算的前提下，根据实际情况从严控制；