物流公司管理细则.doc

物流企业管理细则 物流企业管理细则 第一章：总则 1.1为加强对企业物流工作管理，做到有章可循，愈加科学合理地进行商品物资统一采购和合理储存，以保证我司生产活动正常运转，不停减少生产成本，减少货损，特制定本细则。 1.2本制度从年月日起执行，并由厂长授权有关部门组织实行。 第二章：采购管理 2.1实行统一采购物资范围：生产所用所有原辅材料、包装材料;仪器、设备及配件耗材;试剂、试药;五金、玻璃器皿;劳保材料、办公用品等我司购进所有物资。 2.2生产科工作职责： 2.2.1根据我司产品特点，编制产品原辅材料、包装材料耗用定额，作为原辅材料、包装材料采购基础数据。 2.2.2根据生产计划，编制材料需求清单。 2.2.3根据我司产品销售趋势、生产加工能力，为减少采购成本，减少采购费用，会同销售、供应、仓储、质检、财务部门拟订大宗消耗原辅材料库存储备安全定额，报厂长同意后执行。 2.3供应部门工作职责： 2.3.1向供货厂商询价，筛选供货单位，报经厂长审批确认。原辅材料、包装材料采购按GMP供应商质量保证体系审计进行。 2.3.2对经厂长审批确认供货厂商，供应部门应与其协商，草拟采购协议，然后报厂长审批后确认。 2.3.3根据生产部门报送材料需求清单，核算仓库存量，结合材料库存安全定额，编制材料请购单，报经厂长同意后组织采购。 2.3.4采购物资运抵我司后，根据我司内部控制流程规定，由仓库签发入库单或待检查物资入库单，交我司有关部门办理质检、点数入库手续，并核销采购计划。 2.3.5对到货后付款材料物资，付款时审核供货厂商结算凭证、我司入库凭证，经审核无误后，签字确认，报送有关部门及厂长审批付款。 2.3.6对赊购物资在我司规定挂帐结算日，审核供货厂商提交入库单、退货凭证，根据采购协议规定条款，编制挂帐结算单，报送财务部门审核。 2.4财务部门工作职责 2.4.1做好采购协议立案管理工作。 2.4.2认真审核物资采购及销售货款结算、物资出入库手续制度执行成果，发现问题及时向有关领导汇报。 2.4.3对货款结算凭证进行合理性、合法性审核，发现问题督促有关部门纠正，防止给我司导致经济损失。 2.4.4设置有关明细账簿，及时办理记账手续，做到账目清晰。 2.4.5做好与仓库、采购、销售部门账账、账实查对工作。 2.5质量部门工作职责 2.5.1与有关部门配合做好原辅材料、包装材料供应商质量保证体系审计工作。 2.5.2及时对入库需检查原辅材料、包装材料进行抽样检查，并发放汇报单。 2.5.3对不合格原辅材料、包装材料作出对应处理决定。 2.5.4配合供应部门做好有关物资采购工作。 2.6仓储部门工作职责 2.6.1凡购进多种物资，必须及时按入库单验收点数，并填写实收数，及时记入库存台账。 2.6.2负责仓库平常管理工作，做到数量精确、质量完好、保证安全、收发迅速、面向生产，服务周到。 2.7设备部门工作职责 2.7.1做好仪器、设备、电器及其备品备件请购工作。 2.7.1配合仓库做好有关物资入库验收工作。 2.7.2配合供应部门做好有关物资采购工作。 2.8各部门其他有关职责 2.8.1各部门按规定做好所需物资请购工作，必须填写请购单，报经有关人员审核，并经厂长，必要时集团企业审批后，交供应部门办理采购事务。 2.8.2各部门在请购时，常用易损件及耗材应提前做好计划，以免在使用时出现衔接间断，由此影响生产进度导致责任由该部门负责人承担。 2.9采购操作流程： 2.9.1我司采购业务统一由有关部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。特殊状况经厂长同意由指定人员办理。 2.9.2供应部门应根据厂部下达生产计划及生产部门生产周期安排结合库存物资数量、生产耗用进度实际需要编制采购计划，报厂长同意后执行。 2.9.3供应部门根据同意采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购协议，采购协议应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济惩罚等项条款。 2.9.4采购物资运到我司时，先由供应部门对照查对采购计划，经确认无误后由仓库开具入库单，入库物资交仓库进行点数查对。需要检查由仓库填写请验单交质量部门进行取样检查，检查合格入库;不需要检查由有关部门进行验收入库，并在入库单上签字确认。 2.9.5无论是预付款还是到货付款，在结算付款时均需由供应部门填开付款申请单，连同有关凭证报经财务部门审核，并经厂长同意后，出纳人员方可付款。 2.9.6财务部门在对采购物品结算付款时，应当认真审核请购单、采购协议、付款申请单、入库单、发票或收款收据等有关单证，账目结算不清或未按协议规定期限付款以及不符合税务制度规定结算凭证财务部门不得办理审核手续。 2.9.7出纳人员须在接到经厂长同意付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核与否具有签章齐全条件，对签章不齐付款凭证不得办理付款手续。若因付款时间较急，出纳人员可以先以电话请示方式报经厂长同意后办理付款手续，但必须在厂长回厂后补办审批手续。 2.9.8采购物资除经厂长同意直接交付使用部门使用及管理外，其他物料、工具等必须先通过仓库验收后由领用部门办理领用手续。 第三章：仓储管理 3.1物资验收入库 3.1.1物资入库，保管员应亲自同交货人办理交接手续，查对清点物资名称、数量与否一致，如发现不符现象，可以拒绝入库。 3.1.2物资入库后，需要检查应先进入待检区，未经检查合格不准进入合格区，更不准投入使用。 3.1.3材料验收合格，保管员按发票所列名称、规格型号、数量、计量验收就位，入库单各栏应填写清晰，交财务科计帐。 3.1.4不合格品应隔离寄存，及时处理，严禁投入使用。如工作马虎，混入生产，保管员应负失职责任。 3.1.5验收中发现问题，要及时告知仓库负责人处理。 3.2物资储存保管 3.2.1物资储存保管原则上应以货品属性、特点和用途分类寄存，并遵照GMP有关规定执行。 3.2.2物资堆放原则：在安全可靠前提下，根据物资特点，做到过目见数、检点以便、成行成列、清洁整洁。 3.2.3仓库保管员对库存、代保管、待检查材料及设备、容器和工具等负有经济责任和法律责任。仓库物资如有损失、报废、盘赢、盘亏等状况，保管员应及时汇报仓库负责人进行原因分析及调查。未经同意不得私自处理。 3.2.4仓库物资未经仓库负责人同意，一律不准私自借出。特殊状况应报经厂长同意。 3.2.5保管员应每月对物资进行实物盘点，报送厂长及有关部门，保证帐、卡、物一致。 3.2.6保管员应常常巡视仓库，检查有无可疑迹象，要认真做好防火、防潮、防盗工作，检查危险隐患，发现问题及时汇报。 3.2.7对于某些特殊物资，如易燃、易爆、剧毒等物资，应按国家有关规定储存保管。 3.3物资发放 3.3.1物资发放应遵照“先进先出”原则，做到一盘底、二查对、三发料、四减数。 3.3.2所有物资发放必须有领料单，注明所领物资名称、规格型号、数量、用途等，并有领料人和同意人签字，如同意人外出时必须电话确认，事后补签。对于手续不全领料行为保管员可以拒绝发货。 3.3.3发料必须与领料人当面点交清晰，防止差错出门。 3.3.4所有发料凭证，保管员应妥善保管，不可丢失。 3.4其他有关事项 3.4.1仓库要严格保卫制度，严禁非本库人员私自进入。 3.4.2仓库严禁烟火，保管员要懂得使用消防器材和必要防火知识，严禁在仓库内吸烟。 3.4.3仓库设有防鼠、防虫设施，严禁在库房内寄存食品。 3.4.4保管员应做好平常卫生工作。 3.4.5保管员工作调动时，必须办理移交手续，只有当移交手续办妥之后，才能离动工作岗位。 第四章：经济责任惩罚 4.1物资使用部门必须根据生产计划、生产管理实际需要，认真填制请购单。对贪图省事、乱报采购计划，导致我司资金使用挥霍，根据对应原则对有关负责人处以罚款。 4.2供应部门在保证品质前提下，必须充足考虑市场变化和库存成本等原因，制定大宗物品采购方案，贯彻供货单位。并对采购物品品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，导致我司经济损失，应负对应经济赔偿责任。 4.3财务部门必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向厂长汇报有关事情真相，并导致我司经济损失，予以对应经济和行政处分。 4.4质量部门必须对需要检查物料，根据规定质量原则进行取样检查。若发现品质不符时，必须及时汇报QA负责人及采购部门(必要时直接报厂长)处理，严禁对品质不符外购物品放行入库。因质检人员玩忽职守导致经济损失，予以对应经济和行政处分。 4.5仓库对外购物品办理验数入库手续，并对入库采购物品数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门汇报(必要时直接报厂长)，同步妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本措施规定操作，导致入库数量短缺应负经济赔偿责任。 4.6物资在储存过程中由于保管不善而导致我司经济损失，予以保管员对应经济和行政处分。 4.7发现危险隐患掩瞒不报而导致我司经济损失，予以保管员对应经济和行政处分。 4.8未严格执行领料手续发料而导致我司经济损失，予以保管员对应经济和行政处分。 物流企业管理细则 1 目 为加强企业物流管理，妥善保管仓库库存物资，使采购物资入库及领用、产品出入库规范化，防止发生不必要损失，特制定本细则。 2范围 本规定包括产成品入库、销售、外协加工、采购物资入库、材料领用出库有关管理。 3 物流管理规定 所有物资应做到:每日清点、查对，保持帐、卡、物三一致,并根据物资实际状况,对长期不用以及需报废帐务处理物资应及时清理,办理有关手续。 3.1产成品 3.1.1产成品入库 3.1.1.1产品竣工并经质量检查员检查合格后，车间核算员填写“产成品入库单”，规定把入库单位、日期、产品图号、产品名称、规格、数量、单价、金额、工时等填写齐全，经车间主任签字同意，检查部门加盖“检查合格”章后，仓库管理员查对实物、合格证验收入库。仓库保管员必须严格把关，对于手续不全或单据填写不完整，不容许物资入库。 3. 1. 1. 1. 1产品图号、产品名称、规格、工时一律按技术部提供原则填写。 3. 1. 1. 1. 2入库单价一律按财务部提供产值(不含税)价格填写。 3.1.1.2验收入库产品按品种，按社会销货需要摆放整洁，做到合理、牢固、整洁、安全不超高。 3.1.2产成品出库 3.1.2.1 产品销售发出时,必须经质量检查部门认定无质量问题后，销售人员填写产品出库单及收发清单,财务部根据出库单开出门证，收发清单须购货单位签字或盖章后返回仓库,由仓库查对后返财务部。 3.1.2.2产品发货程序:第一步仓库保管员接到告知后，在仓库查看产品品种与否齐全，以备发货;第二步按销售员开具出库单上产品数量清点清晰发货;第三步提货人持产品出库单到财务部交款或办理有关手续，由财务部开据出门证;第四步仓库见出门证提货联后方可发货。 3.1.2.3对于社会零星销售要先收款后发货，若销售价格低于企业规定最低价，必须经企业总经理同意后方可发货。 3.1.2.4发出货品退回,由业务人员在货品退回当月及时办理退库手续,并经质检部门检查签字,有质量问题,应根据质检汇报单写有关处理汇报总经理指示后,交财务帐务处理。 3.1.2.5对于售后服务需用产品必须经总经理签批后，才能往外发货，同步经办人规定对方将旧产品返回，以旧换新，否则不予以发货。若是先发货，售后服务人员要在当月负责追回旧产品，并办理退库手续。 3.1.2.6所有发出商品应在当月及时办理结算,若遇特殊状况,最迟在2月内办理完结算手续。 3.2委托加工材料 委托加工材料出入手续由生产部协助受托加工单位办理,并负责委托加工材料收回。 3.2.1委托加工材料出库 3.2.1.1应填领料单并填写齐全。内容包括:领料单位、时间、材料类别、材料名称、型号及规格、计量单位、数量、单价、金额、用途、领料人、发料人、同意人签字。 3.2.1.2领料单一式三份, 仓库、财务、受托加工单位各一份。 3.2.1.3领料人持领料单到财务部开据出门证，仓库见出门证提货联方可发货。 3.2.2委托加工材料竣工入库 3.2.2.1 入库程序同材料入库程序相似，同步按入库数量减少委托加工材料数量， 3.2.2.2仓库办理入库时，应查对原出库数量，竣工返回入库数量与出库数量不符时,属加工报废或者丢失应填“委托加工赔偿清单”交受托单位签字确认后，随同发票和入库单、受托加工单位所持原出库时领料单，返财务部。 3.2.2.3委托加工成品入库价格应为：加工费加材料费，规定分别注明加工费、材料费，加工费按委托加工协议价格办理。 3.2.2.4委托加工材料规定当月返回，最长时间不能超过2个月，年终所有收回，若外协未竣工而不能收回，应致函对方予以确认。 3.3采购物资 3.3.1采购物资入库 3.3.1.1仓库保管员根据采购员填制并经检查员盖章后外购物资验收告知单查对实物，根据购货发票填写入库单，规定分清类别，内容完整，精确无误。 3.3.1.2无采购发票物资可根据同类物资账面价格或市场价格(采购员提供)办理估价入库，并在入库单上注明“暂估入库”，交采购员一份。开回发票后， 先开红票冲原暂估，注明“冲年月日暂估”，再办理正式入库。 3.3.2采购物资出库 3.3.2.1生产物资由领料部门根据生产计划成套领用，注明用途，认真填写领料单，经车间主任或生产部长签字同意后，仓库保管员方可发料。 3.3.2.2重要材料钢材领用。在仓库不能寄存状况下，需寄存生产现场，由车间代保管，购进后由仓库保管员协同领用车间核算员共同验收数量，仓库保管员办理入库，车间核算员按入库数量同步办理出库，月末将未用材料办理假退料手续，并填制“月份重要材料( )领用明细”报表。仓库每月对车间未用材料退库进行查对，无误后开据下月1日领料单，发现问题及时向领导汇报。 3.3.2.3对外销售材料由仓库保管员根据业务员填写收发清单，按账面价格填写领料单。用于售后服务材料必须经主管经理同意后，方可发货。 4考核措施 4.1仓库人员没按规定验收入库,每次考核10元。 4.2产品及材料出库手续不齐全，当事人每次考核5元。 4.3没有开出门证而出企业，每次考核门卫50元。 4.4售后服务发出产品,旧产品当月未返回每一笔业务考核当事人10元，第2个月仍未追回考核产品原值。 4.5发出商品办理结算不及时，超过1个月每一笔业务考核当事人10元，超过2个月停发工资。 4.6委托加工材料返回不及时, 导致直接经济损失由负责人承担。 4.7产品出厂检查出现失误，导致直接经济损失由负责人承担。