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YMSJ集团有限公司行政管理制度2023年1月 目 录第一章 会议管理规定1第二章 文献收发管理规定3第三章 公章管理规定5第四章 档案管理规定6第五章 办公用品和办公设备管理规定8第六章 业务接待管理规定11第七章 员工出差管理规定12第八章 车辆使用管理规定13第九章 食堂管理规定15第十章 安全管理规定16第一章 会议管理规定第一条 为改善会议效率，提高会议质量，特制定本规定。第二条 公司会议，分为例会和临时会议。第三条 公司例会安排：例会原则上按例行时间、地点、内容，组织召开。1. 总裁办公会例会：每周一次，研究部署公司工作，讨论决定公司重大问题。2. 经营活动分析会：每月一次，报告、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改善措施，不断提高公司经济效益。3. 质量分析会：报告、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题）、研究决定质量改善措施。每月一次，质量管理部组织召开。4. 技术工作会（含生产技术准备会）：报告、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和平常生产技术准备工作计划完毕情况，布置下月技术工作任务、研究拟定解决有关技术问题的措施方案。每月一次，研发中心组织召开。5. 生产调度会：调度、平衡生产进度、研究解决各子（分）公司不能自行解决的重大生产问题。每月一次，生产管理部组织召开。第四条 其它会议安排：1. 凡涉及多个部门负责人以上人员参与的各种会议，均须于会议召开前三天由主办部门报总裁办公室审核，总裁办拟定会议方案报总裁批准后，由总裁办统一安排召集会议。2. 总裁办每周应将公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并印发至公司领导、各部门及有关工作人员。3. 凡总裁办已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，主办部门应提前2天报请总裁办调整会议计划。未经总裁办批准，不得随意打乱正常会议计划。4. 对于准备不充足、内容反复、或作用不大的会议，总裁办有权拒绝安排；对于参与人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，总裁办有权安排合并召开。5. 部门内部会议由各部门负责人决定召开并负责组织；部门会议不得与公司会议冲突。第五条 会议与会人员选定标准：1. 对于该项议题的确握有资料、学有专精、富有经验者；2. 本次会议的结论将会对其有所影响者；3. 邀其与会参与讨论的好处比因其出席会议而致工作停顿所导致的损失更大者。第六条 会议准备：会议主办部门、与会人员和总裁办应分别作好有关准备工作1. 主办部门：拟好会议议程、提案，准备相关文献等；2. 与会人员：拟好报告总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等；3. 总裁办：贯彻会场、备好座位、茶具茶水、奖品、纪念品，告知与会人员等。第七条 会议记录：总裁办负责做会议记录并汇总保存。第八条 会议过程中总裁办把握会议进程：1. 与会者应严格遵守会议的开始时间；2. 会议组织者在开头就议题要旨做简洁的说明；3. 会议组织者告知与会人员会议议程；4. 会议结束前会议记录者将所整理的结论交全体人员表决确认；5. 会议记录者把决议付诸实行的程序理出加以确认。第九条 会后总裁办负责整理、保存会议重要文献，并传达、催办会议决定。第二章 文献收发管理规定第十条 为规范公司收发文献程序，提高工作效率，特制定本规定。第十一条 公司发文程序为：拟搞、审核(总裁办主任)、签发(公司总裁)、打印、发文、催办、归档、销毁等。1. 公司的文献由总裁办公室负责起草和审核，公司总裁签发；公司各部门的文献由各部门负责起草，总裁办公室审核，总裁签发。2. 文献签发后，送总裁办公室统一安排打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。3. 属于机密的文献，核稿人应注明“机密”字样，并拟定报送范围。机密文献由专人印制、报送。4. 文献统一由总裁办公室负责发送。送件人应将文献内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文献签发人报告报送结果。机密文献由专人按核定范围报送。5. 传阅文献由总裁办公室专人负责收回。6. 对公司领导的批示，总裁办公室应及时组织传达和贯彻，并对贯彻情况进行检查监督，及时将执行情况报告给总裁和分管领导。7. 文献和原稿，由总裁办公室分类归档，保存备查。第十二条 草拟公文应注意以下事项：1. 反映情况客观，实事求是。2. 文字准确精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。3. 人、地、物名、引文及时间具体、准确。第十三条 公司收文程序为：收文、分文、传送、催办、归档。1. 外来文献由总裁办公室负责签收，并分类登记收文名称、编号、日期、发文单位等事项。2. 收文由总裁办主任提出解决意见后，签收人于接件当天即按文献的规定报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。3. 各级领导对送来的公文应及时阅批，急件当天批复；一般文献三天内批复。4. 各级领导阅、批公文应认真仔细，阅完后要署名并注明日期，不得圈阅。需要签署意见的，要明确具体。5. 对公司领导指示的文献，总裁办公室应及时组织传达和贯彻。6. 文献阅示完毕后，由总裁办收回归档。文献不得丢失、不得超范围传阅、不得复制外传。第十四条 所有文献发放，应有登记、签罢手续。第三章 公章管理规定第十五条 公司印章是公司权力的象征，一经在文献上盖用，便具有强制性和法律效力。第十六条 公司、部门印章、业务专用章均由总裁办公室统一负责经公安局审批后刻制。印章的更换和作废，由总裁办公室统一按有关规定办理。第十七条 公司印章由总裁办公室保管；部门印章由各部门指定专人保管。公司印章使用，须总裁批准；各部门印章使用，须部门负责人批准。第十八条 所有印章使用必须设立公章使用登记簿，逐次登记，列明用章日期、文献内容、经办人、批准人、盖章人。第十九条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。第二十条 公司印章合用于：以公司名义签发的函件、公文、批件、批告、申请、介绍信、会议纪要、证明及法定代表人证明书、委托书、经营业务上的贷款报告等文献。 第二十一条 公司可有效对外的印章为：公司印章、财务专用章、各部门印章。上述印章严禁签在空白纸、单等上。第二十二条 公司公章、法人代表印章不得携出公司。公司其他印章原则上不允许携出公司，特殊情况需要携出公司时，须经总裁批准。第二十三条 为维护公司的合法权益及良好的信誉，严厉法律职责，上述规定必须严格遵照执行。如有违反，视情节轻重，导致后果大小，给予批评、罚款、降职、开除等处分直至追究其法律责任。第四章 档案管理规定第二十四条 公司的各类文献资料系指：以纸质、磁介质、胶片等载体记录的与公司生产经营有关的各类文字、图片、图像等。第二十五条 公司订购和收集的各类信息资料，其所有权属于公司，任何员工无权据为私有或未经授权提供应外单位。第二十六条 总裁办公室为公司档案的主管部门，除下述文献档案之外的其它公司文档均由总裁办建档保管：1. 公司一应会计凭证、帐册、财务报表、商业协议等会计档案由公司财务部建档保管。2. 公司所有员工聘用协议、对员工解聘辞退的决定、奖惩决定、工资待遇标准、劳动保险等人事档案由人力资源部建档保管。3. 有关研发、技术、质量、生产工艺等专业类资料由研发中心、质量管理部、生产管理部等对口部门归档保管。4. 随着公司发展，以上归口管理档案除人事档案外可悉归总裁办统一管理。第二十七条 总裁办归档范围涉及但不限于：1. 重要的会议材料，涉及会议报告、决议、总结、会议简报、会议记录等。2. 公司对外的正式发文和有关单位来往的文书。3. 公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、记录报表及简报等内部重要行文。4. 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第二十八条 总裁办应指定专人管理公司档案。档案管理人员应认真办理平时归档。1. 归档的文献材料按年度立卷；2. 文献归档遵循文献的形成规律和特点，保持文献之间的有机联系，区别不同的价值，以便于保管和运用；3. 归档的文献材料种数、份数以及每份文献的页数均应齐全完整。4. 归档的机密文献应标明密级，单独立卷，妥善保管。第二十九条 档案的借阅与提取：1. 总裁、副总裁、总裁办主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；2. 公司其别人员借阅非密级档案，须经总裁办主任批准，并办理借阅手续；3. 借阅密级档案须由总裁批准。4. 借阅档案必须爱惜，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失；如确属工作需要摘录和复制，密级档案必须由总裁批准方可摘录和复制，一般内部档案经总裁办主任批准方可摘录和复制。第三十条 档案的销毁：1. 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；2. 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总裁批准后方可销毁，一般内部档案，须经总裁办主任批准后方可销毁。3. 经批准销毁的档案，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。保证不丢失、不漏销。第三十一条 档案管理人员工作变动或因故离职时应将经办的文献材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第五章 办公用品和办公设备管理规定第三十二条 为规范公司办公用品管理，减少浪费，特制定本规定。第三十三条 办公用品、设备分类。1. 本规定所称办公用品指非固定资产类低值易耗和低值耐用品，分为易耗品和耐用品二种。 易耗品：易损耗、不能或不必要回收使用的办公用品；如铅笔、刀片、胶水、图钉、曲别针、复写纸、便条纸、信纸、橡皮、圆珠笔、订书钉、签字笔、修正液、电池等。 耐用品：不易损耗，使用期限较长的办公用品；如剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、计算器、印泥等。2. 本规定所指办公设备重要是固定资产类相对贵重的设备，如：电话机、打印机、传真机、碎纸机、复印机、电脑等。第三十四条 公司办公用品、设备使用由总裁办统一管理。1. 各部门所需办公用品或办公设备由总裁办公室负责统一采购，各部门根据实际需要领用。2. 印刷品（如信纸、信封、表格）的印刷保管由总裁办公室负责管理；部门特殊表单由各部门制定格式，总裁办统一订制后交各部门保管。第三十五条 办公用品、设备购买。1. 各部门可于每季度末提出下一季度的办公用品申购申请，由部门负责人审核签字，总裁办主任审核，总裁办主任有权根据各部门的工作性质、人员状况，将其计划进行必要的增减。2. 总裁办汇总各部门申购申请，根据上季所购办公用品节余情况等历史数据，做出下季度办公用品请购计划（含明细清单及预算），报总裁批准后，依据公司财务制度向财务部借款，指定专人进行询价、比较、购买。3. 购进之办公用品，应由总裁办专人保管，保管人根据请购计划及发票对所购办公用品进行验收、入帐。4. 办公设备可于各部门需要时提交申购申请，经总裁办主任审核、总裁批准后，由总裁办负责购买，验收、入帐后交付部门领用。第三十六条 办公用品、设备使用分为个人领用与部门领用两种。1. 个人领用指个人使用、保管的用品，如电话机、电脑、签字笔、铅笔、胶水等；2. 部门领用指部门内共同使用的用品，如打印机、复印机、碎纸机、传真机、打孔机、大型订书机等。第三十七条 办公用品、设备领取。1. 办公用品每月集中领用一次，除新增员工外，一般不予中期补发；办公设备可于需要时申领。2. 领用办公用品的，每月初各部门汇总本部各人办公用品需求，部门负责人签字后，派人到总裁办公室领取，领取人在领用记录上签字确认；部门领用办公用品的由领用人签字，注明部门领用。3. 领用办公设备的填写“办公设备申领单”，经部门负责人签字，然后到总裁办领取；领取时领用人在领用记录上签字确认。属部门领用办公设备的注明部门领用。4. 办公设备实行调剂制，部门需要使用时，总裁办一方面负责调剂，不能调剂再办理领用手续或进行购买。5. 总裁办公室为每个部门设立领用记录，于办公用品、设备领用时分别登记，注明领用部门、领用用品种类、数量、购入价格、设备型号、设备使用人、领用日期等。总裁办负责控制办公用品和设备的领用情况。第三十八条 办公用品、设备使用。1. 员工对办公用品和设备须爱惜，杜绝浪费，严禁贪污，努力减少消耗、费用。2. 办公设备须维修的，应做出预算，经总裁办主任审核、总裁批准后（如预算数额小，可由总裁办主任审批），由总裁办统一安排维修。3. 办公设备和办公用品中的耐用品如损坏不能再使用，凡属产品自身质量问题或产品达成使用年限自然老化的，使用人办理交旧领新手续；属使用不妥等人为因素导致的损坏或丢失，由使用人或部门补偿或自购。4. 办公用品和设备严禁取回家私用。5. 员工离职时，应将剩余耐用品、办公设备及列管用品、设备一并缴交总裁办公室。第六章 业务接待管理规定第三十九条 为便于业务接待的统一管理、控制接待费用，特制定本规定。第四十条 集团市场部、海外事业部以及具有销售职能的下属公司，其业务接待由各部门、下属公司负责人审批，部门、下属公司内组织招待和控制支出。业务接待费用计入各部门、下属公司费用。第四十一条 集团其他部门以及不具有销售职能的下属公司，其业务接待由总裁办统一管理。1. 各部门、下属公司因工作往来须做接待的，应提交业务接待申请，注明接待事由、须接待人数、时间、规格等事项，由所在单位负责人签字，报总裁办主任审批；确须接待的，总裁办统一安排接待工作。2. 各部门、下属公司不通过总裁办，自行招待来宾的，其业务招待费用不予报销。第四十二条 业务接待本着热情周到与节俭办事相结合的原则，总裁办安排接待，遵循以下标准：1. 住宿标准：原则安排在招待所入住，一般不高于 元/每人天天；特别重要的客户可安排入住 星级宾馆，标准不高于 元/每人天天。2. 来宾用餐原则上安排在公司食堂，餐费标准： 元/人以下。3. 确须在外宴请的，宴请地点由总裁办统一安排；原则上每批客人限宴请一次，宴请标准控制在 元/人以下。4. 参与宴请接待的人员应从严控制。被接待人员在5人（含）以下的，接待人员原则不得超过3人；被接待人员在6人（含）以上的，接待人数原则不得超过被接待人数的50%。如接待特别重要的客人，参与接待人数可适当放宽。第七章 员工出差管理规定第四十三条 为提高出差工作的效率，加强出差费用的管理，特制定本规定。第四十四条 员工出差依下列程序办理： 1. 出差前应填报一式二联的出差申请，出差期限由部门负责人视情况需要，事前予以核定；获准的出差申请，一联由出差人据以办理借款、返回后报销手续，一联交人力资源部备案。2. 出差人凭核准的出差申请，依据财务规定，向财务部暂支相应数额的差旅费，返回后一周内填具报销单，并结清暂支款；未于一周内报销者，财务部应于其当月工资中扣回借款；如借款数额较大，可于工资中逐月扣除。第四十五条 出差的审核决定权限如下：1. 国内出差：业务人员出差由部门负责人核准；其他员工三日（含）内由部门负责人核准，四日（含）以上由总裁/分管副总核准；部门负责人出差一律由总裁/分管副总核准。2. 国外出差，一律由总裁/分管副总核准。第四十六条 出差途中除因病、遇意外灾害、或因工作实际需要电话联系，请示批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则不予报销差旅费，并依情节轻重论处。第四十七条 差旅费分为交通费、住宿费、膳食费、通讯费、交际费等，其报销标准见财务管理制度。第四十八条 出差费用凭有效单据、按相应标准报销，超标部分自理。第八章 车辆使用管理规定第四十九条 公司车辆必须为公司业务服务；为加强公司车辆的有效使用，特制定本规定。第五十条 原则上只允许中层以上管理人员因公用车和接待重要客户用车。员工特殊情况下因业务需要使用公车（例如财务人员存取大额钞票），经总裁/分管副总特批，可以使用公司车辆。第五十一条 用车程序：1. 用车部门应事先填写派车申请单，部门负责人签字，经总裁/分管副总签批后，提前一天送交总裁办公室，以便协调各部门用车需求；总裁办汇总各部门用车计划，统筹安排，调度派车。几个部门均须办理重要公务而车辆局限性时，优先满足提交派车申请较早的部门。2. 派车申请单一式三联，用车人持一联，总裁办留一联备案，一联交司机出车。3. 遇特殊因素未及办理出车手续而出车的，过后用车人要补办用车手续。4. 无正式签批手续又不合乎用车规定的，总裁办可不予派车。5. 市内办理一般性业务，原则上不予安排用车。第五十二条 派车申请单应注明用车部门和用车人，起始及到达地点，途经路线和工作任务。车辆启程时司机要如实填写出车路码数，归队后要立即填写归队路码数并计算出行驶里程，由用车人签字以示证明。司机要妥善保存自己行车的单据，月底汇总交至总裁办。第五十三条 总裁办应做好车辆使用情况记录。第五十四条 外单位商借汽车，须由经办部门签署意见、总裁或分管副总签批后，由总裁办主任在不影响公司正常业务的前提下，适当派车。第五十五条 原则上不允许员工因私用车。特殊情况在不影响公司正常业务的前提下，经总裁/分管副总批准，可办理派车手续，安排出车；但所产生的燃料费、人工费、车辆折旧费（折合 元/公里）和过路、过桥费，由用车人自理。第五十六条 车辆由专任司机驾驶，专任司机应实行定期检查及保养，维持机件寿命，保证行车安全。第五十七条 未经车队队长批准，严禁持有驾驶执照的非职业司机开车。如发生责任事故，其损失金额由开车者本人所有承担。第五十八条 车辆如需要送厂维修，须做出预算，总裁办主任审核，报总裁批准后，由总裁办公室统一安排。第五十九条 车辆须建立车辆档案，一车一档，由总裁办统一保管，车辆档案应涉及：1. 购车发票复印件；2. 车辆使用说明书；3. 车辆维修卡；4. 随车附件装箱单；5. 其它随车文字资料；6. 养路费购置登记；7. 车辆维修及保养记录；8. 车辆使用情况记录等。第六十条 行车事故档案应单独立卷。第六十一条 车辆管理实行细则由总裁办据本规定主旨制定。第九章 食堂管理规定第六十二条 食堂工作人员应严格遵守公司规章制度。文明服务，态度和蔼，热爱本职，认真负责。第六十三条 遵守财务纪律，严格登记手续。1. 公司任何人在食堂就餐均须按规定标准收费，不得公款吃喝。2. 有业务接待权的各部门在食堂进行业务接待的，应登记接待事由、来宾及陪餐人员、接待规格等事项，按食堂收费标准折算，计入其部门费用。3. 集团不具有销售职能的部门和下属公司，在食堂进行业务接待应报总裁办统一安排。4. 食堂不得擅自向外出售已进库的物品。第六十四条 坚持实物验收制度，做好成本核算，做到日清月结，帐实相符。第六十五条 爱惜公物：食堂的一切设备、餐具有登记、有帐目；损坏各类设备、餐具者，应照价补偿。第六十六条 食堂应做好清洁卫生工作，保证饭菜质量的同时，也为公司员工和来宾提供整洁的用餐环境。第六十七条 炊事人员应做好个人卫生，工作时要穿戴工作衣帽。炊事人员每年进行一次健康检查，无健康合格证者，不得在食堂工作。第六十八条 遵守财务制度，做好预算、计划采购；严禁采购腐烂、变质食物，防止食物中毒。第六十九条 做好安全工作。1. 使用炊事械具或用品要严格遵守操作规程，防止事故发生；2. 严禁带无关人员进入厨房、保管室；3. 易燃、易爆物品要严格按规定放置，杜绝意外事故的发生；4. 食堂工作人员下班前，要关好门窗，检查各类电源开关、设备等；5. 管理员要经常督促、检查，做好防盗工作。第十章 安全管理规定第七十条 为维护正常工作秩序，保证公司财产安全和职工在工作岗位上的人身安全，特制定本规定。第七十一条 集团公司及下属各公司，应定期检查安全工作，发现问题，及时采用措施解决。第七十二条 经常对全体员工进行安全教育，对新员工要认真执行“先培训、后上岗”的规定，做好安全培训。第七十三条 公司所有固定资产应按保险规定购保险，保证固定资产安全。第七十四条 贯彻防火措施。1. 办公室、工厂和仓库设立的消防栓不得挪作他用，应定期检查消防栓是否完好无损；2. 办公楼、工厂和仓库要按消防规范规定配备各种灭火物质；3. 易燃、易爆物品要按消防规范规定妥善存放，并派专人保管，不得乱放、混放；4. 进行明火作业，应先报领导批准，同时采用必要的防护措施；5. 防火通道必须保持畅通，严禁堆放任何物品堵塞通道；6. 严禁违反安全规范乱搭建筑物。第七十五条 抓好安全用电。1. 电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换；2. 严禁擅自接驳电源和使用额外电器，不准在办公室和生产场地使用电炉；3. 使用吸尘器等临时电器设备，应注意其电源插头的对的安插，避免因使用不妥导致对其它电器设备的损坏及影响其它电器设备的正常使用。第七十六条 贯彻防盗措施。1. 设立门卫制度；2. 财务室等重要部门安装自动报警器，下班时要接通报警器电源；3. 重要部门应安装铁闸铁窗，办公房间无人时要关好门窗、电灯；4. 公司财物不能随便乱放，重要文献及贵重物品必须锁好；5. 车辆停放时应采用必要的防盗措施。第七十七条 安全保卫人员要有高度责任感，经常检查，督促安全保卫措施的贯彻情况；发现问题，及时消除隐患，大胆管理，不能无原则放任迁就；对工作不负责导致事故的，一律追究责任。第七十八条 全体员工都有义务遵守本制度及有关安全规范，凡违章导致事故的，一律追究责任。